La guida del leader delle risorse umane ai sondaggi di opinione dei dipendenti

Le aziende si trovano a lottare costantemente per attrarre e trattenere i migliori talenti nell'attuale mercato del lavoro competitivo.

Tuttavia, non è sufficiente attrarre i migliori dipendenti, ma è altrettanto importante trattenerli. Quando le aziende non danno priorità alla fidelizzazione dei dipendenti, è più probabile che soffrano di turnover volontario, che costa alla maggior parte delle aziende statunitensi 1.000 miliardi di dollari ogni anno.

Il costo del turnover copre i costi diretti di sostituzione e i costi indiretti, come la perdita di produttività e di tempo, la copertura temporanea e la formazione dei nuovi dipendenti. Questi costi di turnover possono essere costosi per qualsiasi leader d'azienda e possono finire per uccidere la loro attività.

Un responsabile delle risorse umane potrebbe chiedersi: "Cosa posso fare per ridurre i costi del turnover e migliorare la fidelizzazione dei dipendenti nella mia azienda?". Ottima domanda! Oltre a creare una cultura aziendale sana e attraente, si può andare oltre utilizzando i sondaggi di opinione dei dipendenti.

In questa guida alle risorse, vi presenteremo tutto ciò che c'è da sapere sui sondaggi di opinione dei dipendenti.

Che cosa sono i sondaggi sul polso dei dipendenti?

Queste indagini misurano la soddisfazione, la fedeltà e l'impegno dei dipendenti e forniscono alle aziende i dati necessari per prendere decisioni informate e proattive.

La maggior parte dei dipartimenti delle risorse umane si è tradizionalmente affidata a sondaggi formali e su larga scala per valutare i sentimenti dei dipendenti.

Sebbene queste indagini sui dipendenti, spesso annuali, siano tutt'altro che estinte, sono chiaramente in decl ino perché sono troppo lunghe, forniscono dati obsoleti e hanno uno scarso impatto poiché le azioni intraprese tendono a essere reattive.

Questi problemi con i sondaggi annuali hanno portato alla crescente popolarità dei sondaggi sul polso dei dipendenti e, di conseguenza, riteniamo che ogni azienda dovrebbe utilizzare i sondaggi sul polso.

Perché i sondaggi sul polso dei dipendenti sono importanti?

A differenza delle indagini annuali sull'impegno, le aziende dovrebbero utilizzare le indagini di polso con maggiore frequenza, perché svolgono un ruolo significativo nel miglioramento della cultura aziendale.

Poiché non è consigliabile aspettare un intero anno per valutare se il morale è aumentato o diminuito, i sondaggi di opinione sono utili perché:

1. Fornire informazioni in tempo reale sulla vostra azienda

Nel corso degli anni, la ricerca Gallup ha dimostrato che la maggior parte dei dipendenti non è impegnata: solo il 15% in tutto il mondo e solo il 34% negli Stati Uniti sono impegnati.

Nel maggio 2020, la percentuale di lavoratori impegnati negli Stati Uniti ha registrato una storica ascesa al 38%. Tuttavia, un mese dopo, Gallup ha registrato il calo più significativo nella sua storia di monitoraggio dell'impegno dei dipendenti negli Stati Uniti, risalente al 2000.

Vedendo come i dati relativi all'impegno hanno fluttuato nell'arco di un mese, si capisce che non è ragionevole aspettare un anno intero per monitorare l'impegno dei dipendenti nella propria organizzazione.

Pertanto, i sondaggi di opinione per il coinvolgimento dei dipendenti possono aiutarvi a notare questi cambiamenti fluidi in tempo reale, a individuare i segnali di allarme, a mostrare le aree di miglioramento e a intraprendere le azioni successive in modo proattivo.

2. Ottenere un alto tasso di risposta da parte dei dipendenti

Le domande utilizzate per le indagini di polso sui dipendenti sono spesso concise e facili da completare, per cui suscitano un maggior numero di risposte. Più risposte si ricevono, più dati si hanno a disposizione per identificare problemi e temi - e migliori sono i risultati del sondaggio.

3. Consentire ai leader delle risorse umane di utilizzare l'analitica per ottenere l'impatto.

Non è una novità che i professionisti delle risorse umane chiedano sempre di avere un posto a tavola. In altre parole, i leader delle risorse umane chiedono di partecipare al processo decisionale strategico e di avere un impatto significativo all'interno delle loro organizzazioni. Perché questo è un problema per le Risorse Umane?

Un modo per le risorse umane di guadagnarsi la fiducia del CEO è quello di utilizzare gli analytics per anticipare le esigenze aziendali.

I responsabili delle risorse umane possono prevedere i problemi prima che si manifestino utilizzando le metriche HR, come la produttività, il turnover, la retention o i tassi di coinvolgimento. In qualità di leader delle risorse umane, la comprensione dei sondaggi di opinione può contribuire a fornire i dati necessari per svolgere un ruolo più strategico.

6 fattori da considerare prima di utilizzare i sondaggi a impulsi

Quando decidete di utilizzare i sondaggi di opinione per la vostra azienda, riteniamo che sia essenziale che consideriate i seguenti fattori:

1. Supporto

In qualità di leader delle risorse umane, avrete bisogno del sostegno dei dirigenti per le vostre iniziative in materia di risorse umane. Tuttavia, il coinvolgimento dei dirigenti avverrà molto probabilmente dopo che avrete dimostrato loro l'impatto sul business dell'utilizzo dei sondaggi per il coinvolgimento dei dipendenti.

Fate sapere ai vostri leader aziendali il tipo di dati che possono aspettarsi e in che modo saranno utili all'organizzazione.

2. La comunicazione

Dopo aver approvato l'uso dei sondaggi, i leader devono incoraggiare i dipendenti a partecipare.

According to Gartner, once leaders can answer the question, "what's in it for me?", then half the battle for high response rates is already won.

• ➡ Far capire ai dipendenti perché dovrebbero partecipare e quanto saranno preziosi i dati per l'organizzazione.
• Informateli su come e quando li inviterete a partecipare. I dipendenti devono sapere cosa aspettarsi durante la compilazione dei sondaggi.
• ➡ Fate sapere ai dipendenti chi può accedere alle loro risposte e se hanno la possibilità di rimanere anonimi.

3. La trasparenza

Per far sì che i dipendenti si fidino del vostro processo di feedback e siano più disposti a partecipare a futuri sondaggi di opinione e di coinvolgimento dei dipendenti, dovranno conoscere i risultati di ogni sondaggio di opinione e comprendere i piani di miglioramento dell'azienda.

Preparatevi a informare i dipendenti sui risultati del sondaggio e a sollecitare il loro coinvolgimento nella pianificazione delle fasi successive.

5. Frequenza

Stabilite la frequenza con cui intendete somministrare i sondaggi. Le indagini di polso dovrebbero essere più frequenti di una volta, cioè possono essere mensili, trimestrali o semestrali.

Tuttavia, nel fare ciò, assicuratevi che i vostri dipendenti non sperimentino l'affaticamento da sondaggio, quandole persone smettono di rispondere ai sondaggi perché pensano che il loro feedback non sia rilevante.

Per determinare la frequenza dei sondaggi, è bene informarsi:

• Quanto è probabile che i dati cambino entro una settimana, un mese o un trimestre? Si è verificato un cambiamento significativo, come una ristrutturazione o un licenziamento di massa, nella vostra azienda? Domande come queste possono aiutarvi a determinare la frequenza dei vostri sondaggi.
• ➡ Quanto è fattibile intraprendere azioni significative in base ai sondaggi - L'azienda ha fatto dei progressi dall'ultimo sondaggio? I dipendenti devono vedere tali miglioramenti prima di poter partecipare volentieri alle indagini successive.

6. Design

Quando si progettano i sondaggi a impulsi, bisogna considerare quanto segue:

• ➡ Lunghezza e durata dell'indagine - Mantenere le domande concise e dirette. Considerate di porre 5-15 domande a cui si possa rispondere in 5 minuti.
• ➡ Struttura delle domande - Considerare l'utilizzo di domande diverse, come quelle a scelta multipla, su scala Likert, a matrice, su scala di valutazione o a risposta aperta.
• Utilizzate le domande per chiedere il feedback dei dipendenti su argomenti specifici, in modo da poter monitorare i cambiamenti nel tempo. Gli argomenti possono includere la cultura dell'ambiente di lavoro, la diversità e l'inclusione, i premi e i riconoscimenti o l'equilibrio tra lavoro e vita privata.

7. Piattaforma software per il sondaggio Pulse

È chiaro che non esiste un'applicazione e una piattaforma per sondaggi di polso uguale per tutti, quindi ciò che ha funzionato per un'altra azienda potrebbe non funzionare necessariamente per la vostra.

Quando valutate le app e le piattaforme di sondaggio per la vostra azienda, dovreste porvi queste domande:

• La piattaforma è economicamente vantaggiosa?
• È facile da usare?
• ✅ Il design è mobile responsive?
• Garantisce il totale anonimato dei rispondenti?
• ✅ Può essere personalizzato in base alle nostre esigenze?
• Garantisce la sicurezza e il backup dei dati?
• Quanto è facile raccogliere e analizzare i report?

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La nostra piattaforma di sondaggi pulse offre anche modelli di sondaggi pronti all'uso e supportati da ricerche per diversi aspetti del ciclo di vita dei dipendenti, come l'onboarding, l'apprendimento, il benessere, la diversità e le uscite.

Possiamo configurare la cadenza, le domande e il pubblico in base alle vostre esigenze. Soprattutto, garantiamo l'anonimato di tutte le risposte.

Come somministrare i sondaggi di opinione ai dipendenti?

Una volta considerati tutti i fattori di cui sopra, si può procedere alla somministrazione del sondaggio con questi semplici passaggi:

• Annunciate l'indagine: Come già detto, potete aumentare le probabilità di ottenere un alto tasso di risposta condividendo tutti i dettagli che i dipendenti devono conoscere sull'indagine. Per ottenere un effetto migliore, è preferibile che sia l'amministratore delegato ad annunciare l'indagine.
• Lanciare l'indagine: Inviare il link dell'indagine ai dipendenti. È possibile utilizzare sia le e-mail che i messaggi di testo, in modo che possano utilizzare quello che è più accessibile.
• Inviare promemoria: È necessario ricordarlo ai dipendenti durante le riunioni o le conversazioni, in modo che il sondaggio resti una priorità per loro.
• Condividere i risultati e analizzarli: Dopo aver chiuso l'indagine, dovrete condividere i risultati del sondaggio con i dipendenti e analizzarne i risultati. È possibile creare dei focus group per identificare i temi, affrontare problemi specifici e studiare possibili soluzioni organizzative.
• Pianificare le azioni successive al sondaggio: Questo è il punto cruciale del processo di sondaggio. Il team esecutivo e i dipendenti devono conoscere le fasi successive, compresa una tempistica fattibile e le persone coinvolte. Questa fase determinerà anche la probabilità di avere alti tassi di risposta in futuro.
• Ripetere: è necessario ripetere il processo regolarmente. Tuttavia, ricordate di evitare la stanchezza da sondaggio. Come già detto, i dipendenti devono vedere dei miglioramenti prima di partecipare volentieri ai sondaggi successivi.

La prossima parte della nostra guida alle risorse contiene 15 domande di sondaggio che dovreste porre ai vostri dipendenti.

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