Come scegliere la giusta piattaforma per l'esperienza dei dipendenti: Una guida completa

Se volete aumentare il vostro fatturato annuale, vedere il prezzo delle azioni salire alle stelle e il tasso di abbandono dei dipendenti diminuire, ne avete bisogno. Ma non accontentatevi di "qualsiasi cosa".

Una piattaforma di esperienze all-in-one può aiutarvi a curare le migliori esperienze per i vostri dipendenti, dall'onboarding all'uscita.

Adobe è passata a una piattaforma di credenziali digitali che utilizza analisi avanzate per identificare gli interessi dei dipendenti e ha apportato modifiche in base al loro feedback. Hanno monitorato i sentimenti dei dipendenti e hanno apportato modifiche a livello aziendale per offrire ai loro dipendenti esperienze migliori, tra cui:

• 📅 20 giorni aggiuntivi di ferie retribuite per i dipendenti colpiti da disastri naturali e pandemie
• 🕑 orari di lavoro flessibili per adattarsi alle esigenze di chi si prende cura dei bambini e delle loro famiglie
• 💸 Aumento del rimborso per il benessere di 600 dollari.
• Serie di pause caffè bisettimanali

L'esempio di Adobe dimostra due punti importanti:

• I dipendenti guardano oltre i regali nominali. Vogliono esperienze fenomenali che dimostrino che l'azienda "tiene a loro".
• Lo strumento/piattaforma giusta gioca un ruolo fondamentale nella personalizzazione di queste esperienze per una forza lavoro multigenerazionale.

Lista di controllo per la valutazione delle chiavi

Qual è la prima cosa da fare quando si vuole acquistare un buon computer portatile? Ricercare le diverse marche di computer portatili e creare un elenco comparativo in base alle proprie esigenze. Si tratta di un elenco simile a questo: Intel vs Mac? 256 GB o 1 TB di RAM? Di quali funzioni e software avete bisogno? È adatto al vostro budget? Vi serve per il lavoro o per la navigazione di base e le e-mail?

La valutazione di una piattaforma/strumento di esperienza per la vostra azienda funziona in modo simile. Il fatto che il mercato sia pieno di opzioni non rende le cose più facili. Stilate un elenco per assicurarvi che la vostra scelta finale risponda alle esigenze dei dipendenti e dell'azienda.

Una piattaforma ideale piattaforma per l'esperienza dei dipendenti dovrebbe avere queste caratteristiche:

Capacità di una piattaforma o strumento per l'esperienza dei dipendenti

Nel valutare una piattaforma/strumento per l'esperienza dei dipendenti, cercate una soluzione che risponda anche alle esigenze dei vostri dipendenti, mappandola sui driver della vostra strategia di esperienza.

Per fare un ulteriore passo avanti, si potrebbero mappare le funzionalità della piattaforma in base a ciascuna delle cinque fasi del ciclo di vita dei dipendenti, per ottimizzare ulteriormente la strategia di esperienza dei dipendenti. Anche se è difficile trovare una piattaforma che abbia tutte le funzionalità, è consigliabile sceglierne una che offra il massimo delle funzionalità per aiutarvi a spuntare le caselle di controllo. Utilizzate la guida qui sotto come riferimento:

Criteri per la scelta della piattaforma o dello strumento giusto per l'esperienza dei dipendenti

La piattaforma o lo strumento per l'esperienza digitale di oggi deve essere basato sul cloud, progettato in modo UX, incentrato sull'utente con un'interfaccia facile da usare, collaborativo, integrato e in grado di fornire ai dipendenti l'accesso in movimento a tutto ciò di cui hanno bisogno per impegnarsi con i loro colleghi, la leadership e l'azienda.

Così come siamo passati da "soluzioni puntuali" nelle risorse umane a esperienze integrate, end-to-end per i dipendenti, dobbiamo passare da sistemi transazionali a quelli che io chiamo "sistemi di produttività" o sistemi che facilitano la vita lavorativa dei dipendenti. - Josh Bersin

Nessuna pressione, giusto? Una scelta sbagliata può trasformarsi in un costoso grattacapo, quindi utilizzate i seguenti criteri come guida per la scelta finale:

1. Codifica pacchettizzata vs. codifica personalizzata

Quando si decide tra uno strumento o una piattaforma pronta per l'uso, che non richiede l'uso di codice, e una soluzione interna che deve essere codificata da zero, è fondamentale soppesare attentamente i pro e i contro.

Le soluzioni personalizzate richiedono un team IT e un hardware altamente specializzato, che può far lievitare i costi generali. Una piattaforma costruita da zero può avere tutti i componenti desiderati, ma è anche pesante in termini di codice, configurazione e manutenzione.

Le imprese globali complesse con più di 50.000 dipendenti distribuiti geograficamente, con spazio sufficiente, budget (IT, hosting e costi energetici), team interni (IT, dati e sicurezza) e necessità di pesanti personalizzazioni, preferiscono costruire la propria piattaforma/strumento per adattarla alle proprie esigenze aziendali.

Supponiamo che vogliate esplorare alcune delle offerte specializzate in pacchetti presenti sul mercato. In questo caso, le soluzioni menzionate di seguito sono di solito completamente mature, facilmente implementabili (low/no-code), conformi, personalizzabili (fino a un certo punto), veloci da scalare, mantenere e configurare e protette da una forte crittografia.

Poiché si integrano anche con la maggior parte degli strumenti aziendali e delle fonti di dati esistenti tramite API, risparmiano molto tempo e fatica ai team IT interni. Questa soluzione per l'esperienza dei dipendenti, confezionata e autosufficiente, è ideale per le piccole e medie imprese (PMI) con 50-1000 dipendenti.

Automazione: La maggior parte delle soluzioni di esperienza digitale presenti sul mercato utilizza funzionalità di Machine Learning (ML), Intelligenza Artificiale (AI) e Performance Analytics per automatizzare il processo senza sacrificare gli interessi dei dipendenti. Ciò semplifica il lavoro delle risorse umane, lasciando loro il tempo di concentrarsi sulla pianificazione strategica delle diverse iniziative di esperienza.

Personalizzazione: Sebbene una soluzione personalizzata offra un maggior grado di personalizzazione (codificata da zero), le piattaforme/gli strumenti digitali sono dotati di costruttori visivi che consentono ai superutenti e agli amministratori un certo grado di flessibilità. Alcuni componenti possono essere modificati/spostati per personalizzare la piattaforma, come l'aggiunta di un logo personalizzato, di un marchio e di altre proprietà intellettuali; per ulteriori modifiche, è meglio contattare il fornitore con richieste di cambiamento (che di solito vengono accettate e rispettate).

• 🧩 Integrazione: La maggior parte delle moderne piattaforme/strumenti per l'esperienza si integrano con un'ampia gamma di strumenti per lavorare senza soluzione di continuità in tutti i reparti:
• Collaborazione (Google Workspace, Zapier, JIRA, Outlook),
• Single sign-on (Google Workspace, Azure AD, Bitium SAML, Okta SSO/Inbound SAML),
• Comunicazione (Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo),
• Social media (LinkedIn, Workplace di Facebook, Amazon)
• HRIS/HRMS, LMS (Workday, MS Azure, SFTP in entrata, Keka, Darwinbox, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR)
• Monitoraggio della produttività (Hubstaff, Clockify, Groupe.io, Asana, Monday - si consiglia di confrontare Asana con Monday.com prima di scegliere)
• Benessere (Headspace, radio Calm)
• 🔧 Manutenzione: Una piattaforma/strumento di esperienza a basso/nessun codice è facile da mantenere senza il pesante coinvolgimento di un team IT. Questi strumenti sono progettati per essere facili da usare e da aggiornare.
• 👨‍🔧Configuration: Guide dettagliate, guide rapide e altra documentazione per l'utente semplificano l'installazione e la configurazione di una soluzione pre-progettata e confezionata rispetto alla codifica di una soluzione personalizzata.
• 🔒Sicurezza: Le soluzioni pacchettizzate offrono una serie di misure di sicurezza e livelli di crittografia, tra cui chiavi SSH, SSL , HTTPS, TLS, per impedire l'accesso non autorizzato, proteggere la sicurezza dei dati e prevenire le violazioni della rete e dei sistemi.
• 🔐 Privacy dei dati: Le piattaforme di esperienza memorizzano, trasmettono e gestiscono i dati critici dei dipendenti e dell'azienda, rendendoli vulnerabili agli attacchi se non sono protetti dalle leggi e dalle normative sulla privacy dei dati, tra cui CCPA, GDPR 2016/679 dell'UE, DPA 2018 (Regno Unito), Privacy Act 1988 (Australia), Information Technology Act 2000 e Information Technology Rules 2011.
• ☑️Compliance: Verificare se la piattaforma/strumento di esperienza scelta incorpora le necessarie conformità normative ed è in linea con le leggi statali/federali/internazionali, tra cui ISO, VAPT, SOC-2, InfoSec, GDPR, EU-US Privacy shield.

2. Cloud-based vs on-premises

È facile decidere tra una soluzione basata sul cloud e una soluzione on-premise che pesa sull'infrastruttura. Con la velocità, la flessibilità, la qualità e la scalabilità in gioco, è facile indovinare a favore di chi penderà la bilancia.

Data l'attuale tendenza al lavoro ibrido, una soluzione SaaS on-demand e basata sul cloud è la scelta obbligata per le aziende che puntano all'efficienza e all'economicità. Optare per una piattaforma/strumento basato sul cloud consente di risparmiare tempo, spazio e denaro. Offre maggiore sicurezza, previene la perdita di dati, si aggiorna in tempo reale e può essere scalata in base alla domanda.

D'altro canto, gli strumenti on-premise sono preferiti dalle aziende con team al 100% in sede che desiderano effettuare personalizzazioni estese e che dispongono di risorse IT e spazio a sufficienza.

3. Costi prevedibili e non prevedibili

Scegliete con saggezza lo strumento della piattaforma per l'esperienza, perché avrà un impatto sul vostro budget complessivo. Se i costi di licenza sono superiori ai profitti, l'investimento non vale la pena. Un punto importante da considerare è quello dei costi prevedibili e imprevedibili.

Per le aziende che scelgono di costruire la propria piattaforma/strumento di esperienza, esiste una certa imprevedibilità nei costi di hosting, risorse totali, consulenza e infrastruttura. Questi tendono a variare e ad aumentare di anno in anno, aumentando le spese generali.

D'altra parte, le aziende che optano per l'acquisto di una piattaforma/strumento per l'esperienza possono aspettarsi di pagare un canone uniforme con poche o nessuna variazione nel corso degli anni. La maggior parte delle piattaforme offre un pacchetto completo che include comunicazione, integrazioni, analisi, funzioni di sistema, sicurezza e conformità, sondaggi, fatturazione e assistenza nel prezzo totale.

Inoltre, il fornitore si fa carico di tutte le fluttuazioni dei prezzi dell'IT, della rete e dell'infrastruttura, che vengono assorbite nei canoni di licenza. Questo rende la struttura dei prezzi di una soluzione di esperienza pacchettizzata semplice e trasparente. Queste piattaforme offrono anche la possibilità di suddividere il budget per le diverse iniziative di esperienza. Si può scegliere tra un piano mensile e uno annuale.

• 💸 Budget generale: Un budget predefinito o complessivo che viene assegnato come somma forfettaria al programma dell'esperienza.
• 💸Budget personalizzato: Si tratta di budget specifici assegnati a diverse iniziative nell'ambito del programma di esperienza. Ad esempio, Adobe ha introdotto tre diverse iniziative - 600 dollari di rimborso per il benessere, 20 giorni di ferie supplementari e una serie di pause caffè bisettimanali - ciascuna con un budget diverso.
• 💸Piano mensile: Le aziende che valutano diverse piattaforme/strumenti possono scegliere di esplorare le loro opzioni con piani mensili. Non essendoci un impegno a lungo termine, è possibile provare diverse piattaforme fino a trovarne una che si adatti alle esigenze aziendali, alle dimensioni del team e al budget. Una volta trovata la soluzione perfetta, è più saggio passare a un piano annuale.
• 💸Piano annuale: I piani annuali sono ideali per le aziende che sanno cosa vogliono e che hanno trovato la piattaforma/strumento giusto per la loro attività.

4. Personalizzazione vs generalizzazione

Le aziende che figurano ai primi posti dell'Employee Experience Index sono risultate vincenti perché prestano attenzione ai loro dipendenti e tengono conto delle loro esigenze, allineando le loro offerte all'obiettivo aziendale generale.

In questo caso, una piattaforma/strumento per l'esperienza digitale offre la comodità di sondaggi, feedback, chatbot e notifiche via e-mail e analizza i dati ottenuti in tempo reale per ottenere informazioni utili. Questi dati possono essere ulteriormente utilizzati per offrire esperienze personalizzate ai dipendenti, come nel caso di Adobe, che ha utilizzato i feedback dei sondaggi dei dipendenti per aumentare il rimborso per il benessere a 600 dollari.

In confronto, le aziende con un programma di esperienze limitato/assente che offrono esperienze generalizzate vedono un alto tasso di abbandono dei dipendenti, una bassa produttività, un calo dei ricavi e un basso prezzo delle azioni sul mercato. Si tratta di una reazione a catena: quando i dipendenti sono insoddisfatti, ciò si ripercuote sull'azienda. Il caso General Motors del 2014 è stato un classico caso che ha evidenziato i pericoli di offrire ai dipendenti un'esperienza meno che soddisfacente.

5. Approfondimenti dinamici rispetto ai report storici

Ponetevi una semplice domanda: preferite i report dinamici con approfondimenti pratici o i dati storici complessi per costruire i vostri report? Pensate a quale dei due può rendere più facile il vostro lavoro e avrete una risposta. Sebbene i report e i dati storici siano essenziali per l'analisi complessiva, da soli non possono presentare un quadro imparziale del vostro programma di esperienza.

Le moderne piattaforme per l'esperienza digitale creano report dinamici e dashboard personalizzati che offrono approfondimenti che guidano il processo decisionale. Questi report tracciano il ciclo di vita e le interazioni dei dipendenti in tempo reale per comprendere il coinvolgimento di ogni iniziativa.

• 📋 Report intelligenti: Rapporti sulle prestazioni, sui ricavi, sulle scorte e sulla produttività, sondaggi, moduli di feedback, ecc. possono aiutare a calcolare il ROI dell'esperienza, i punteggi di coinvolgimento, l'utilizzo del programma, l'impatto e l'adozione in tutta l'organizzazione, proprio come ha fatto Arby's con il suo programma Brand Champ.
• Cruscotti personalizzati: I cruscotti personalizzati e altre visualizzazioni di dati da approfondimenti azionabili possono aiutare l'azienda ad adattare il programma ai dipendenti e ad allinearlo con obiettivi più ampi.

6. Team ibridi o in ufficio

La maggior parte delle aziende con programmi di esperienza si è già mossa per tener conto dell'attuale tendenza a un modello di lavoro ibrido. Una delle prime considerazioni da fare quando si sceglie una piattaforma/strumento per l'esperienza è capire se è adatta al proprio team.

Avete un team al 100% in ufficio, una forza lavoro completamente remota o un team ibrido distribuito in un'area geografica piccola o grande? Un team in ufficio può utilizzare uno strumento per l'esperienza on-premise con accesso al desktop e al web, poiché la maggior parte delle iniziative per l'esperienza viene condotta o avviata in ufficio.

Tuttavia, un team remoto/ibrido ha bisogno della comodità di una piattaforma/strumento digitale basato su cloud con connettività in qualsiasi momento, ovunque e su qualsiasi dispositivo. Un'applicazione mobile per iOS e Android con un'interfaccia utente intuitiva o un'applicazione desktop per laptop/PC con accesso offline offre ai dipendenti visibilità e collaborazione in un ambiente di lavoro ibrido/remoto.

Ad esempio, i team remoti possono partecipare a eventi virtuali di team/social per confrontarsi con i loro colleghi e leader.

• 👷 Operaie dirigenti: Un'ulteriore suddivisione per identificare e classificare le iniziative di esperienza per i colletti blu e i dirigenti aziendali è fondamentale perché garantisce una distribuzione equa. Entrambe le categorie devono essere ugualmente incluse/coinvolte e le esperienze devono essere adeguatamente personalizzate per ciascuna categoria. I dirigenti che danno la direzione strategica all'azienda e i dipendenti regolari che svolgono il lavoro sul campo formano insieme il corpo collettivo, che è l'"azienda".
• 👨‍💻Multi supporto linguistico: Un team ibrido è solitamente distribuito in diverse località geografiche e parla diverse lingue. La soluzione deve offrire un supporto multilingue per rivolgersi a tutti loro e riunirli utilizzando un'unica piattaforma/strumento di esperienza.

L'esperienza dei dipendenti è una collina su cui morire

Se trattate bene i vostri dipendenti, essi giureranno su di voi fino all'avvento del regno! Non tagliate la corda nella scelta di una buona piattaforma di esperienza e sarete ricompensati con un aumento dei ricavi, una maggiore produttività, un incremento dell'eSAT e un basso turnover dei dipendenti. Dipendenti felici significano un'azienda fiorente, quindi scegliete con saggezza.