Comunicazione con i dipendenti: Definizione e tipi di comunicazione

Prima di entrare nel merito di cosa sia la comunicazione con i dipendenti e del suo significato sul posto di lavoro, cerchiamo di capire il termine con un semplice esempio.

Dal punto di vista organizzativo o aziendale, questo esempio insegna cinque lezioni cruciali:

• 👉 Lezione n. 1: una comunicazione efficace con i dipendenti è fondamentale
• 👉 Lezione n. 2: La scarsa comunicazione può avere un impatto negativo sulla crescita di un'azienda.
• 👉 Lezione n. 3: Comunicare gli aggiornamenti più importanti in tutta l'azienda è fondamentale.
• 👉 Lezione n. 4: avere una solida piattaforma di coinvolgimento delle persone è più importante che mai
• 👉 Lezione n. 5: oltre alle opportunità di vendita perse, una comunicazione inefficace o scadente da parte dei dipendenti può avere ripercussioni su diversi aspetti di un'azienda, tra cui i livelli di coinvolgimento dei dipendenti, il tasso di turnover dei dipendenti, il servizio clienti, i tempi di consegna dei progetti, i costi delle controversie e i rendimenti degli azionisti.

Oggi, la fluidità della comunicazione dei dipendenti sul posto di lavoro determina il modo in cui si svolgono le operazioni e l'impatto tangibile sul RoI. Una comunicazione efficace è il fondamento di una forza lavoro impegnata, e cerchiamo di capirlo in dettaglio con alcuni esempi interessanti.

Che cos'è la comunicazione con i dipendenti

Prima della pandemia, i dipendenti si affidavano alla collaborazione in tempo reale e alla comunicazione sincrona con i colleghi. Ma oggi non è più così.

Dato che gli ambienti di lavoro a distanza sono destinati a rimanere, i datori di lavoro hanno la necessità di:

• Ripensare le strategie di comunicazione con i dipendenti
• Adopt asynchronous communications
• Mantenere i dipendenti ben informati
• Eliminare i silos interdipartimentali
• Migliorare l'esperienza dei dipendenti
• Ridurre il sovraccarico di informazioni
• Assicuratevi che ci sia una social intranet che permetta ai dipendenti di rimanere connessi

La comunicazione tra i dipendenti è fondamentale per il successo di un'azienda. È il "collante" che tiene insieme un'azienda. Una strategia di comunicazione efficace aiuta a migliorare la produttività dei dipendenti, il loro impegno e la collaborazione sul posto di lavoro. Tutti elementi che contribuiscono a creare una solida cultura aziendale.

Il modo in cui comunicate la visione, i valori e le strategie della vostra azienda ha un impatto diretto sui sentimenti dei vostri dipendenti nei confronti dell'azienda.

Ora che avete compreso le basi della comunicazione con i dipendenti, vediamo quali sono le tipologie e la loro importanza con alcuni esempi interessanti.

Quali sono i tipi di comunicazione con i dipendenti?

Dal punto di vista organizzativo, l'obiettivo principale della "comunicazione" è quello di garantire un funzionamento efficace. Indipendentemente dal canale, le comunicazioni aziendali avvengono sia internamente che esternamente.

Parlando di comunicazione interna ed esterna, bisogna considerarle due entità diverse? Sì, perché hanno obiettivi distinti. Perché hanno obiettivi distinti, trasmettono messaggi a diversi destinatari e supportano l'azienda in vari modi.

Ma dovrebbero lavorare in modo indipendente? Assolutamente no, perché entrambi devono allineare gli sforzi e garantire che i loro messaggi siano diretti e unificati.

Sebbene entrambi i tipi di comunicazione siano essenziali per la crescita di un'azienda, la differenza tra loro è l'ambiente in cui avvengono.

Che cos'è la comunicazione efficace e inefficace con i dipendenti?

La comunicazione è la vera essenza della vita. Ogni giorno inviamo e riceviamo milioni di messaggi, sia verbali che non verbali. Che si tratti del presidente che fa un discorso importante, di un insegnante che tiene una lezione o di un'azienda che promuove il suo prodotto, la comunicazione ha un potere immenso di cambiare la società, la cultura e la vita delle persone.

Una comunicazione efficace crea legami positivi tra le persone, mentre una comunicazione inefficace crea confusione, conflitti, morale basso e frustrazione. Cerchiamo di capirlo nel dettaglio.

Che cos'è la comunicazione efficace dei dipendenti sul posto di lavoro

Una buona comunicazione sul posto di lavoro non serve solo a prevenire potenziali conflitti (anche se questo è un vantaggio fondamentale). Una comunicazione efficace gioca un ruolo fondamentale nella costruzione di relazioni solide, nell'efficacia del team, nel coinvolgimento dei dipendenti e nella redditività dell'azienda. Il segreto di una comunicazione efficace sul posto di lavoro non è solo la comunicazione. Si tratta di capire.

Ecco uno schema di come si presenta una comunicazione efficace sul posto di lavoro:

1. Gestione efficace dei conflitti

• Trasmettere le informazioni in modo chiaro per evitare interpretazioni errate che possono portare a conflitti.
• Disporre di politiche che delineino le modalità di segnalazione e gestione dei conflitti.
• Equipaggiare i dipendenti e i dirigenti a gestire i conflitti attraverso una formazione regolare.

2. Miglioramento dell'impegno dei dipendenti

• Comunicate i vostri valori e la vostra visione affinché tutti li conoscano e si allineino ad essi.
• Definire chiare aspettative di lavoro in modo che tutti lavorino per un obiettivo condiviso.
• Creare un ambiente che favorisca la collaborazione e le relazioni sane sul posto di lavoro.

3. Cultura inclusiva sul posto di lavoro

• Coinvolgere i dipendenti in ogni decisione e sollecitare le loro opinioni.
• Condividere il messaggio giusto, al momento giusto e attraverso il canale giusto.
• Coltivare una cultura di conversazione aperta, in cui i dipendenti siano liberi di condividere pensieri e idee.

4. Migliore esperienza dei dipendenti e dei clienti

• Offrire ai dipendenti un'esperienza pari a quella dei clienti.
• Cercare il feedback dei dipendenti e agire di conseguenza per farli sentire ascoltati e apprezzati.
• Comunicare e sottolineare la necessità di ascoltare e agire in base al feedback dei clienti.

Che cos'è la comunicazione inefficace dei dipendenti sul posto di lavoro?

Se da un lato ci vogliono tempo e sforzi per stabilire una comunicazione efficace tra i dipendenti, dall'altro la comunicazione inefficace cresce come un'erbaccia inutile quando non si presta attenzione.

Una comunicazione inefficace tra i dipendenti deriva da una strategia mal allineata, dall'incapacità di eseguirla, dall'utilizzo di un mezzo di comunicazione sbagliato, da un cattivo tempismo e persino da sfumature come la scelta delle parole o il tono di voce. Il suo impatto aumenta le possibilità di malintesi, danneggia le relazioni, rompe la fiducia e aumenta la rabbia e l'ostilità.

Ecco uno schema di come si presenta una comunicazione inefficace sul posto di lavoro:

1. Nessuna o scarsa strategia di comunicazione

Quando un'organizzazione non si prende il tempo di creare una strategia di comunicazione efficace o non riesce a guidarla correttamente, può danneggiare negativamente l'azienda. Infatti, si verifica un effetto domino di scarso morale, comunicazione frustrante, maggiore assenteismo e minore produttività, che porta a un maggiore turnover dei dipendenti e a minori profitti aziendali. Per evitare la cattiva comunicazione è necessario utilizzare tutti gli strumenti e i modi necessari, come gli avvisi via SMS e altri tipi di comunicazione per aumentare il livello di comunicazione all'interno dell'azienda.

2. Cattive pratiche di comunicazione

Un'organizzazione che non corregga le cattive pratiche di comunicazione, come i toni impropri e l'uso di un linguaggio negativo, può invece apparire come un marchio che promuove tali pratiche. Ciò non solo crea gravi conflitti e aggressioni sul posto di lavoro, ma anche infelicità e stress. I dipendenti possono sentirsi complessivamente sconfitti.

3. Scarsa collaborazione

Un'organizzazione che non promuove la collaborazione tra pari e tra team soffre di silos informativi e ostacola l'innovazione. Quando le organizzazioni ostacolano la comunicazione aperta e la collaborazione, soffocano l'efficienza e l'innovazione. Lavorare in silos ha un effetto corrosivo anche sulla cultura del luogo di lavoro. Genera conflitti, sfiducia e risentimento. La messaggistica istantanea e le e-mail non sono sufficienti per consentire ai dipendenti di lavorare in modo produttivo e interfunzionale.

4. Scarse relazioni con i clienti

Un'organizzazione che non investe in una buona comunicazione e in buone relazioni con i dipendenti potrebbe soffrire di cattive relazioni con i clienti, perché i dipendenti potrebbero trasferire ai clienti la stessa esperienza negativa che ricevono sul lavoro. Non solo, i dipendenti che non hanno una guida adeguata da parte del top management o che sono esclusi dal dialogo sulle loro attività quotidiane hanno meno probabilità di conoscere i modi per soddisfare i clienti.

Conclusione

Ricordate che l'obiettivo è trasformare la vostra azienda in una comunità fiorente sia all'interno che all'esterno. Accentuare la cultura aziendale permette ai dipendenti di sperimentare ciò che l'azienda rappresenta e li allinea alla visione aziendale.

Iniziate con i processi menzionati sopra e seguiteli. Ascoltate con la stessa attenzione con cui parlate, perché spesso i datori di lavoro non colgono le allusioni che possono essere dette per scherzo.

Quando la vostra azienda inizia a operare come un'unica unità, avete una forza potente con cui il settore deve fare i conti. Utilizzate tutte le frecce della vostra faretra (o aggiungetene altre) per garantire che ciò avvenga.