12 errori comuni nel processo di feedback dei dipendenti e suggerimenti per evitarli

Il feedback dei dipendenti è uno degli aspetti più difficili della gestione, come sottolinea anche un caso di studio della Harvard Business Review. Trovare il giusto equilibrio tra critica costruttiva e mantenimento della fiducia dei dipendenti è essenziale, eppure molti manager hanno difficoltà a farlo.

Quando il processo di feedback dei dipendenti è difettoso, può portare al disimpegno, a una cattiva comunicazione e persino a un calo delle prestazioni.

Uno dei maggiori errori nel processo di feedback dei dipendenti è quello di trattare il feedback come un evento unico piuttosto che come una conversazione continua. Un feedback poco frequente o mal fornito può creare confusione, lasciando i dipendenti incerti sui loro progressi o sulle aree di miglioramento. 

Inoltre, un feedback vago o eccessivamente critico può demotivare i dipendenti anziché guidarli verso la crescita.

In questo blog esploreremo gli errori più comuni nel processo di feedback dei dipendenti e come evitarli per costruire un team più impegnato e performante.

Errori comuni nel processo di feedback dei dipendenti da evitare

Se avete dei dipendenti alle vostre dipendenze, ecco i 12 errori più comuni nel processo di feedback dei dipendenti che dovete evitare e come i manager possono migliorarli la soddisfazione dei dipendenti con il processo di feedback.

1. Non dare alcun feedback ai dipendenti

Forse l'idea di sedersi e analizzare le prestazioni di un valutazione delle prestazioni di un dipendente di un dipendente è un compito che non riuscite ad affrontare. Forse non avete tempo o volete evitare un conflitto.

Il problema di non fornire feedback ai dipendenti è che si perde la fiducia del personale. Inoltre, si scoraggia la possibilità di fissare obiettivi di miglioramento per i propri dipendenti.

Se non avete tempo per un colloquio individuale, create invece un'e-mail accurata e precisa. In un processo di valutazione delle prestazioni, esponete tutto ciò che i vostri dipendenti devono fare per migliorare le prestazioni e allo stesso tempo elogiare tutto ciò che stanno facendo bene.

2. Ignorare l'anonimato dei dipendenti

Quando i dipendenti temono ripercussioni, esitano a condividere un feedback onesto. La mancanza di anonimato nel feedback dei dipendenti porta a risposte filtrate, che limitano la comprensione dei problemi del luogo di lavoro. Senza uno spazio sicuro in cui esprimere le proprie preoccupazioni, le organizzazioni perdono opportunità cruciali per migliorare il coinvolgimento e la fidelizzazione.

Garantire l'anonimato incoraggia una partecipazione onesta. Le domande anonime di feedback dei dipendenti aiutano a scoprire problemi reali che potrebbero non emergere nelle conversazioni dirette.

L'utilizzo di strumenti di feedback sicuri e la comunicazione di come verranno utilizzate le risposte creano fiducia. I dipendenti che si sentono sicuri sono più propensi a condividere intuizioni significative che portano a miglioramenti fondamentali.

3. Il riconoscimento non fa parte dei turni di lavoro

Se i dipendenti non sanno quando è il momento dei bonus o quando si avvicina la revisione di metà anno, sono nervosi e confusi. Non capire quando o come si viene valutati e infine premiati è inquietante e inutile per tutti.

"Assicurarsi di avere un programma regolare per tutti questi aspetti è giusto e coerente. Aiuterà a organizzare voi, i vostri obiettivi aziendali e i progetti portati avanti dalla vostra forza lavoro. Dedicare del tempo ai colloqui individuali dimostra ai dipendenti che la loro voce conta. Ha il vantaggio di affrontare i potenziali problemi prima che si trasformino in problemi gravi", - spiega Dean Bennett, responsabile delle assunzioni.

4. Riconoscimento dall'alto

Sebbene le lodi del capo o anche del capo possano essere molto soddisfacenti, se questo è l'unico riconoscimento utilizzato, vi ritroverete con una forza lavoro infelice.

Dare ai colleghi la possibilità di riconoscere, elogiare e premiare il lavoro degli altri è positivo a molti livelli. In primo luogo, dà ai dipendenti il potere di prendere decisioni e dimostra che tali decisioni vengono rispettate e prese in considerazione.

"Ricordate che questo tipo di riconoscimento non deve essere generico, ma riconoscere risultati specifici come il raggiungimento degli obiettivi di un progetto. Tutto ciò contribuisce a creare un senso di unità tra i colleghi, a costruire amicizie e a far salire il morale alle stelle", - afferma Rodney Vaz, responsabile delle risorse umane presso Reviewed and Writing Populist. 

Potete anche utilizzare strumenti come Empuls che consentono la revisione peer-to-peer.

5. Fare del denaro l'unica ricompensa

Un sistema di ricompensa monetaria ricompensa monetaria è uno strumento standard per riconoscimento dei dipendenti ed è essenziale nella maggior parte dei settori.

Dopo la revisione annuale, il bonus dimostra che il personale conosce il suo valore e apprezza il suo contributo, ma ci sono altri sistemi di ricompensa da considerare.

Anche i giorni di ferie in più, le agevolazioni come l'abbonamento alla palestra o un eccellente piano di assistenza sanitaria possono essere sfruttati per dimostrare il valore del personale.

In molti casi, quanto più creative sono le alternative monetarie, tanto più il personale saprà che avete preso in considerazione ciò che lo motiva personalmente e apprezzerà il pensiero in più.

Il segreto è impostare queste ricompense extra al giusto livello. Se il sistema di ricompense è un gioco da ragazzi, la vincita non sarà considerata abbastanza unica.

I dipendenti perderanno la motivazione e si sentiranno fuori portata se le cose sono troppo complesse. È difficile trovare un equilibrio, ma la differenza che può fare quando lo si ottiene è enorme.

La distribuzione di badge e la creazione di una classifica dei dipendenti possono essere altre ricompense non monetarie, che rappresentano un fattore di attrazione significativo per un elevato coinvolgimento dei dipendenti.

È possibile migliorare l'impegno dei dipendenti e la produttività con il giusto sistema di ricompensa.‍

6. Essere autoreferenziali

Se quando si dà un feedback negativo si parla continuamente di come si farebbe qualcosa, si rischia di far risentire il dipendente, il che non aiuta mai il suo impegno.

Inoltre, potrebbero non imparare a correggere i propri errori e a migliorare il proprio comportamento. Potreste anche commettere l'errore di annoiarli con inutili dettagli sul vostro successo, che probabilmente non hanno nulla a che fare con il loro miglioramento.

Fate attenzione alle vostre parole e concentratevi sul dare suggerimenti per il loro miglioramento e, se opportuno, includete alcuni elementi della vostra storia nella recensione.

7. Feedback poco frequenti o una tantum

I sondaggi di feedback annuali o poco frequenti non riescono a cogliere l'evoluzione dei problemi sul posto di lavoro. I lunghi intervalli tra una sessione di feedback e l'altra rendono difficile affrontare i problemi in tempo reale, con il risultato di ottenere informazioni obsolete e di perdere opportunità di miglioramento. Un processo di feedback coerente aiuta le organizzazioni a essere reattive e allineate con le esigenze dei dipendenti.

Check-in regolari, sondaggi e meccanismi di feedback in tempo reale garantiscono un dialogo continuo. Le frequenti domande di sondaggio per il feedback dei dipendenti forniscono informazioni tempestive, consentendo alle organizzazioni di apportare le modifiche necessarie. Un feedback continuo fa sì che i dipendenti si sentano ascoltati, apprezzati e più impegnati nel loro ruolo.

8. Parlare solo di ciò che non funziona

La maggior parte dei dipendenti teme le revisioni perché i capi parlano costantemente di ciò che non funziona, mentre dovrebbero concentrarsi su ciò che funziona e fornire il supporto adeguato per ispirare il miglioramento dei tratti della personalità e dell'impegno del dipendente.

Concentrarsi solo sugli aspetti negativi non è costruttivo e non cambia nulla, ma può solo aumentare l'astio dei clienti e impedire loro di progredire. Un'azienda non dovrebbe avere una cultura della colpa, ma piuttosto un ambiente che supporta la crescita e fornisce le strutture e le risorse adeguate per il cambiamento.

9. Non agire in base al feedback

La raccolta di feedback è inutile se non segue un'azione. Quando i dipendenti condividono le loro preoccupazioni ma non vedono alcun cambiamento, la fiducia nel processo di feedback si indebolisce, portando al disimpegno.

Senza un chiaro follow-up, i dipendenti si sentono inascoltati, riducendo la partecipazione alle indagini future. Anche se ogni suggerimento non può essere attuato, il riconoscimento del feedback e la comunicazione delle decisioni favoriscono la trasparenza e la fiducia.

Le organizzazioni devono analizzare le tendenze, dare priorità alle questioni chiave e aggiornare i dipendenti sui progressi compiuti per rendere il feedback significativo. Un follow-up regolare dimostra l'impegno a migliorare e rafforza una cultura in cui il feedback spinge al cambiamento. Ignorare i suggerimenti dei dipendenti porta alla frustrazione, rendendo improbabile un impegno futuro.

10. Pensare di sapere cosa rende il personale motivato

Se è vero che strumenti motivazionali come i concorsi per il personale possono essere un ottimo incentivo per migliorare le prestazioni, non tutti si divertono o si impegnano con le stesse cose.

Una semplice parola di elogio o di incoraggiamento avrà lo stesso effetto di una vittoria in una classifica. La chiave per un processo di feedback sereno è conoscere personalmente i dipendenti e capire cosa li rende motivati e felici.

Non tutto deve essere una competizione o una sfida; a volte, un approccio più morbido è la via da seguire. Istituendo un sistema di ricompense generalizzato, si rischia di creare un senso di isolamento nei dipendenti. Ciò provoca anche risentimento e mancato coinvolgimento nell'organizzazione e nei suoi obiettivi.

11. Domande di feedback mal formulate

Le domande dei sondaggi pratici per il feedback dei dipendenti devono essere chiare e imparziali. Le domande vaghe o provocatorie danno luogo a risposte inaffidabili, limitando la capacità dell'organizzazione di intraprendere azioni significative. Domande come "Sei soddisfatto del tuo lavoro?" non riescono a identificare aree specifiche di preoccupazione, mentre le domande che danno per scontato che siano positive scoraggiano un feedback onesto.

Le domande di feedback ben strutturate da porre ai dipendenti includono un mix di risposte a scelta multipla, scale di valutazione e risposte aperte. I sondaggi ben strutturati generano informazioni utili, aiutando le aziende a migliorare l'esperienza e il coinvolgimento dei dipendenti. D'altro canto, sondaggi mal concepiti portano a dati fuorvianti e a perdere opportunità di crescita.

12. Nessuna comunicazione bidirezionale

Il feedback deve essere un dialogo, non un processo a senso unico. Quando i dipendenti non vedono alcuna risposta ai loro input, si disimpegnano, rendendo inefficace il processo di feedback dei dipendenti. La mancanza di comunicazione bidirezionale crea frustrazione e fa sì che il feedback venga percepito come una formalità piuttosto che come uno strumento di cambiamento.

Le organizzazioni devono incoraggiare discussioni aperte, in cui il feedback viene riconosciuto e preso in considerazione. Check-in regolari, riunioni di follow-up e strumenti interattivi contribuiscono a creare una cultura in cui i contributi dei dipendenti portano a miglioramenti reali. Senza una comunicazione continua, il feedback perde il suo impatto e diventa un esercizio vuoto.

Come migliorare il processo di feedback dei dipendenti: Suggerimenti per evitare errori

Un processo di feedback dei dipendenti efficace è strutturato, orientato ai dati e all'azione. La semplice raccolta delle risposte non è sufficiente: le organizzazioni devono assicurarsi che il feedback sia significativo, che venga implementato nel processo decisionale e che faccia parte di un dialogo continuo. Ecco come creare un processo che offra un valore reale:

1. Stabilire obiettivi chiari e allineati con gli obiettivi aziendali

Identificate l'obiettivo principale del vostro feedback: state cercando di valutare l'efficacia della leadership, di misurare il morale del team o di migliorare la comunicazione? Ad esempio, se i tassi di turnover sono elevati, ponete domande mirate per ottenere il feedback dei dipendenti sulla soddisfazione lavorativa, la crescita professionale e il supporto sul posto di lavoro. Stabilire uno scopo chiaro aiuta a raccogliere informazioni utili all'azione, invece di raccogliere risposte generiche.

2. Progettare domande specifiche ed equilibrate

I sondaggi mal formulati portano a risposte vaghe o fuorvianti. Invece di chiedere "Ti senti supportato?", strutturatelo come "Quanto spesso il tuo manager fornisce un feedback costruttivo sul tuo lavoro?". Includete domande di feedback da porre ai dipendenti che bilanciano dati qualitativi e quantitativi, come scale di valutazione (da 1 a 10), scelta multipla e campi aperti per approfondimenti.

3. Utilizzare una piattaforma di feedback alimentata dall'intelligenza artificiale per ottenere migliori informazioni

La raccolta tradizionale di feedback tramite fogli di calcolo o e-mail spesso comporta una scarsa partecipazione e un'analisi lenta. Strumenti come Empuls automatizzano il processo, garantendo un maggiore coinvolgimento, l'anonimato e l'analisi del sentiment in tempo reale. Le dashboard alimentate dall'intelligenza artificiale evidenziano gli schemi, segnalano i potenziali problemi e tengono traccia delle tendenze dei feedback nel tempo.

4. Colmare il divario tra feedback e azione

L'errore principale delle organizzazioni è quello di raccogliere feedback ma di non agire di conseguenza. Una volta analizzate le risposte, condividete i punti chiave con i dipendenti in un forum aperto o in riunioni di team. Ad esempio, se i feedback evidenziano problemi nella distribuzione del carico di lavoro, è bene avviare discussioni sull'allocazione delle risorse piuttosto che aspettare il prossimo ciclo di sondaggi. La trasparenza su ciò che viene fatto con i contributi dei dipendenti crea fiducia e incoraggia la partecipazione futura.

5. Rendere il feedback un processo continuo e bidirezionale

I sondaggi annuali da soli non colgono i problemi in tempo reale. Incorporare check-in regolari, sondaggi mensili e discussioni sul feedback nelle valutazioni delle prestazioni.

I manager dovrebbero cercare attivamente di ottenere dai dipendenti domande di feedback per migliorare il loro approccio alla leadership, come ad esempio "Cosa posso fare per sostenere meglio la tua crescita professionale?". Un sistema di feedback strutturato e continuo assicura che le sfide sul posto di lavoro siano affrontate in modo proattivo anziché reattivo.

Le organizzazioni possono migliorare l'impegno, rafforzare la leadership e promuovere una cultura della comunicazione aperta che favorisca cambiamenti misurabili affinando il processo di feedback dei dipendenti con obiettivi chiari, sondaggi strutturati, analisi guidate dall'intelligenza artificiale e cicli di feedback continui.

Evitare i comuni errori di feedback dei dipendenti con Empuls

Un processo di feedback difettoso può portare al disimpegno, alla sfiducia e alla perdita di opportunità di crescita. Empuls aiuta le organizzazioni a ottimizzare la raccolta dei feedback, a eliminare i pregiudizi e a trasformare le intuizioni in azioni concrete.

• Sondaggi automatizzati e strutturati: Prevenire cicli di feedback incoerenti con sondaggi regolari e basati sui dati.
• Risposte anonime e oneste: Incoraggiare la trasparenza con canali di feedback sicuri.
• Analisi in tempo reale: Evitate le interpretazioni errate sfruttando gli approfondimenti basati sull'intelligenza artificiale.
• Spunti di miglioramento attuabili: Assicurarsi che il feedback porti a cambiamenti significativi sul posto di lavoro.

Con Empuls, le organizzazioni possono creare una cultura del feedback costruttivoassicurandosi che i dipendenti si sentano ascoltati ed evitando le comuni insidie del processo di feedback.

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Conclusione

Un processo di feedback dei dipendenti ben strutturato è essenziale per costruire un team impegnato e performante. Evitare gli errori più comuni nel processo di feedback dei dipendenti, come feedback incoerenti, comunicazioni vaghe e mancanza di follow-up, assicura che il feedback porti a un reale miglioramento.

Creando una cultura di dialogo aperto, agendo sulle intuizioni e rendendo il feedback un processo continuo, le organizzazioni possono promuovere la fiducia, aumentare il morale e migliorare la produttività complessiva del luogo di lavoro.