How to Calculate Variable Cost: A Simple Guide for Smarter Business Budgeting

Se siete proprietari di un'azienda o se state pensando di avviarne una, è probabile che vi siate imbattuti nel termine Costo Variabile. Le attività commerciali sono caratterizzate da diversi tipi di costi e forse il più importante di tutti è il costo variabile.

Il costo variabile aiuta le aziende a stabilire il prezzo dei loro prodotti o servizi e contribuisce alla definizione del budget complessivo del processo produttivo.

In finanza e contabilità, il costo variabile è definito come il tipo di costo che cambia con la produzione, le vendite e i ricavi lordi. È un costo ricorrente per l'azienda e aumenta e diminuisce in base alla quantità di beni o servizi prodotti o forniti.

Le aziende che hanno costi variabili elevati hanno maggiori probabilità di avere margini di profitto più bassi, ma sono anche aziende che possono raggiungere il punto di rottura molto facilmente. Approfondiamo i dettagli dei costi variabili, gli esempi di costi variabili e il calcolo dei costi variabili per la vostra azienda con esempi.

What are variable costs?

In finance and accounting, variable costs are expenses that change in direct proportion to a company’s production or sales volume. These recurring costs rise as output increases and fall when production slows down.

Companies with high variable costs may have lower profit margins but often reach their break-even point faster. Understanding variable costs helps businesses optimize pricing strategies and streamline budgeting during the production process.

Esempi di costi variabili

In un'azienda o in un impianto di produzione esistono diversi tipi di costi variabili.

Alcuni esempi comuni di costi variabili sono:

1. Lavoro

La manodopera è il primo costo variabile. La manodopera viene anche definita "manodopera a cottimo", in quanto è il salario che viene pagato ai lavoratori in base alla loro produzione come compenso per il loro lavoro. La maggior parte delle strutture produttive e manifatturiere sostiene costi di manodopera che devono essere pagati giornalmente/settimanalmente e questo costo è variabile, in quanto aumenta quando il numero di ore/unità prodotte è maggiore e diminuisce quando è minore.

2. Le materie prime

Le materie prime sono un altro costo importante e sono associate alla quantità di produzione pianificata. Essendo un tipico costo variabile, i costi delle materie prime aumentano quando è previsto un livello di produzione più elevato e diminuiscono quando l'azienda deve produrre meno. Il costo delle materie prime o costo diretto del materiale è il costo associato all'acquisto del materiale che viene utilizzato per realizzare i prodotti.

3. Costi di spedizione

I costi di spedizione o di trasporto sono i costi che un'azienda deve sostenere per trasportare i materiali all'impianto di produzione e i prodotti dalla produzione alla distribuzione o al deposito.

Anche questo costo aumenta o diminuisce con il numero di merci trasportate e varia quindi con il livello di produzione.

Other examples of variable costs include:

• Commissioni per l'utilizzo delle carte di credito da parte dell'azienda (soprattutto nel settore dei servizi)
• Provvigioni come straordinari, commissioni di vendita, ecc. in una struttura di produzione/vendita al dettaglio.
• Il costo dell'imballaggio è un costo variabile negli impianti di produzione

How to calculate variable costs?

La formula per il calcolo del costo variabile è:

È importante che le aziende calcolino e conoscano i loro costi variabili, perché li aiutano a mettere a bilancio i fondi durante la fase di produzione e a fissare il prezzo al dettaglio del prodotto.

Analizzando quanto si spende per la produzione di un prodotto, un produttore può stabilire il prezzo di vendita al dettaglio in modo che l'azienda possa andare in pareggio e ottenere profitti dalla vendita di questi beni.

Una semplice formula per calcolare il costo variabile consiste nell'annotare tutti i costi sostenuti per un'unità prodotta e moltiplicarli per il numero totale di unità prodotte.

Chi vuole utilizzare i costi variabili per determinare il costo complessivo del prodotto può utilizzare i due approcci seguenti:

1. Metodo dei costi diretti

Il metodo dei costi diretti calcola tutti i costi variabili diretti che concorrono alla produzione di un'unità o delle unità totali e non considera i costi fissi, come l'affitto, gli stipendi, i macchinari o l'ammortamento.

In questo metodo vengono presi in considerazione i costi diretti di produzione di un prodotto, come i materiali diretti, la manodopera diretta, le spese di imballaggio unitario, le spese di trasporto unitario, ecc.

2. Metodo del margine di contribuzione

Il metodo del margine di contribuzione viene utilizzato per calcolare la redditività di un prodotto o di un servizio deducendo i costi variabili totali dai ricavi totali delle vendite. Questo metodo aiuta a capire quanto profitto si può ottenere vendendo un prodotto e aiuta a determinare il prezzo dell'unità.

Per migliorare la redditività, l'azienda deve avere un prezzo di vendita elevato o un costo variabile basso.

Le migliori pratiche per la gestione dei costi variabili

La gestione dei costi variabili aiuta a prendere molte decisioni importanti, come la definizione del prezzo di vendita del prodotto, l'analisi delle spese e la conseguente riduzione delle spese generali, la pianificazione del budget di produzione, ecc.

Le imprese devono sforzarsi di gestire i costi variabili per ottenere una maggiore redditività.

Ecco alcune best practice per la gestione dei costi variabili:

1. Lower material costs

Buying in bulk and at discounted wholesale prices can help in lowering the material costs. Low material cost helps in keeping the unit costs less but it can be sold at a nominal sales price, improving the profitability.

2. Economies of scale

It is a common practice that producing higher in volume helps in cutting down the overall variable costs and therefore companies try to go in for larger volumes to achieve economies of scale.

3. Lower labor cost

Reducing your overall labor expenses is important as labor costs add up and can significantly increase your variable cost. Investing in automated machinery can help bring down variable cost in the long run.

Queste sono alcune delle migliori pratiche del settore che possono aiutare a ridurre i costi variabili, in modo da mantenere bassi i costi di produzione dei prodotti e quindi migliorare il profitto netto.

While managing variable costs like labor, materials, and shipping is essential, there's another powerful lever often overlooked—employee engagement. That’s where Empuls steps in.

1. Reduce high labor-related variable costs

Challenge: Labor is one of the biggest variable costs. High turnover, absenteeism, and disengagement inflate labor expenses and hurt productivity.

Empuls solution:

• Boost retention with AI-powered recognition & rewards, service awards, and career milestone celebrations​.
• Reduce absenteeism and increase morale through pulse surveys and data-driven engagement strategies​.
• Provide early access to earned wages, reducing stress and absenteeism from financial emergencies​.

2. Improve efficiency to achieve economies of scale

Challenge: Companies often need to scale output to reduce per-unit variable costs, but disengaged teams are less productive.

Empuls solution:

• Drive high-performing teams with continuous feedback loops and AI nudges for managers to act on insights​.
• Use goal alignment tools and community platforms to foster accountability and focus​.

3. Drive value without increasing variable overheads

Challenge: Incentive and perk programs can become costly if not managed well.

Empuls solution:

• Use bill-on-redemption rewards—pay only when employees redeem, avoiding unnecessary variable spending​.
• Offer stackable savings through perks & discounts that feel like a pay hike without increasing payroll​.

Empuls isn't just a “nice-to-have” for HR—it’s a strategic tool for reducing avoidable variable costs, increasing workforce ROI, and scaling productivity without proportional cost increases.

Conclusione

Variable costs are a fundamental part of running any business, especially in manufacturing and service industries. By understanding how they work and implementing best practices to manage them, businesses can improve pricing strategies, control production budgets, and maximize profits.

Start by identifying your variable costs, use the right calculation methods, and continuously look for ways to optimize. Smart management of variable costs is a key driver of sustainable growth.