Come gestire i dipendenti e bilanciare le esigenze lavorative quotidiane

La gestione dei dipendenti e la presenza di leader forti sono aspetti strutturali fondamentali di qualsiasi azienda di successo. I dipendenti sono la forza motrice di ogni passo avanti. Assicurarsi che le loro esigenze siano soddisfatte garantirà alla vostra azienda di progredire in modo coerente ed efficace.

"Una buona gestione è l'arte di rendere i problemi così interessanti e le loro soluzioni così costruttive che tutti vogliono mettersi al lavoro e affrontarli" - PaulHawken.

Essere un manager è difficile e sapere come gestire i dipendenti non è sempre una passeggiata. I dipendenti possono essere professionisti nel loro campo, ma sono esseri umani unici con preferenze personali, incentivi e sfide.

Prestare attenzione alle loro esigenze e fornire loro risorse adeguate non solo li renderà felici e motivati, ma renderà il vostro lavoro di manager molto più semplice.

Ecco alcuni strumenti e trucchi utili per costruire e gestire un team forte di dipendenti felici.

Definire la gestione dei dipendenti

La gestione dei dipendenti può avere molti aspetti quotidiani. Il ruolo è simile a quello tipico delle risorse umane. È definito da varie misure di valutazione dei dipendenti, disciplina, monitoraggio, comunicazione, delega di incarichi e reclutamento.

I manager dei dipendenti sono percepiti come il "genitore" del loro team. Forniscono rapporti sulle prestazioni, assumono i nuovi membri e gestiscono i programmi di ricompensa o di incentivazione. Inoltre, fanno rispettare le politiche aziendali e si occupano di tutte le questioni importanti dei dipendenti.

La gestione di un team di persone, a qualsiasi titolo, può presentare sfide uniche. I manager devono prepararsi ad affrontarle per poter supervisionare efficacemente i propri dipendenti.

I dipendenti sono più che semplici lavoratori. Ognuno di loro ha abitudini e temperamenti propri che il manager deve conoscere per fornire supporto e supervisione.

Essere manager di un dipendente è un'impresa complessa che richiede un livello particolare di consapevolezza emotiva e di know-how professionale.

Importanza di una gestione efficace dei dipendenti

Una gestione efficace dei dipendenti è fondamentale per la produttività e l'efficienza di qualsiasi ambiente di lavoro. Senza un leader preparato e competente, i risultati dei dipendenti possono diventare dispersivi e incoerenti, rendendo più difficile il raggiungimento del successo dell'azienda.

Con l'aumento del numero di lavoratori a distanza in tutto il mondo, la necessità di avere manager competenti è aumentata. I lavoratori della stessa azienda possono essere sparsi in tutto il mondo. Tuttavia, hanno bisogno di una comunicazione frequente e di una delega di progetto da parte di un manager.

Dal punto di vista della produttività e del morale, manager competenti sono preziosi per le aziende di ogni dimensione. Se si sentono adeguatamente supportati, è molto più probabile che i dipendenti lavorino di più e con più slancio. Inoltre, il loro incentivo a puntare in alto sarà più consistente.

Un manager esperto e intuitivo investe continuamente su se stesso e sulla propria forza lavoro. Dando l'esempio e creando una cultura del lavoro positiva, contribuirà anche a mantenere bassi i costi aziendali. Il costo del turnover del personale può essere esaustivo a molti livelli. Ma con pratiche di gestione adeguate, i livelli di fedeltà e soddisfazione del personale non hanno motivo di vacillare. In sostanza, i manager dei dipendenti svolgono un ruolo essenziale per il successo del luogo di lavoro.

Tattiche per migliorare la gestione dei dipendenti

Quando si ha a che fare con le persone, non si sa mai come sarà la giornata. Dai rapporti in ufficio alle scarse prestazioni lavorative, è necessario attrezzarsi per affrontare le varie situazioni e i vari imprevisti che possono presentarsi.

Ecco alcune tattiche molto utilizzate dai manager che vogliono sapere come gestire i dipendenti nel modo più produttivo e di successo:

1. Progettare canali di comunicazione aperti

Una comunicazione aperta tra dipendenti e supervisori è fondamentale per una sana dinamica aziendale. I vostri dipendenti devono sentirsi a proprio agio nel parlarvi di argomenti importanti (come problemi nella loro vita personale che influiscono sul loro rendimento, lamentele sul lavoro o comportamenti inappropriati in ufficio). La cosa migliore è rendere questo processo facile e accessibile per loro.

2. Chiedere un feedback

I vostri dipendenti si fideranno e rispetteranno molto di più se si sentiranno a loro agio nel darvi un feedback sulle vostre politiche e sui vostri approcci alla gestione. Non sempre saprete che qualcosa che state facendo infastidisce o inibisce le prestazioni di un dipendente, a meno che non sia lui stesso a dirvi che l'opzione deve essere accessibile.

3. Programmi di riconoscimento e ricompensa per i dipendenti

I rinforzi positivi per il buon comportamento, le prestazioni e l'etica lavorativa possono essere molto utili. Incentivando i dipendenti a puntare in alto con un programma di ricompense competente, è possibile promuovere un senso di motivazione e il desiderio di ottenere risultati migliori sul posto di lavoro.

I programmi di ricompensa e i riconoscimenti per le prestazioni lavorative elevate stimolano i dipendenti a impegnarsi di più e aumentano il morale sul posto di lavoro. Entrambi sono estremamente importanti per un rapporto sano tra dipendenti e dirigenti.

4. Creare un ambiente favorevole

I dipendenti in un ambiente di supporto prospereranno, e spetta a voi crearlo. Offrite supporto in ogni aspetto del lavoro e date seguito alla vostra offerta. Dire semplicemente che si può aiutare non è sufficiente. Dovete intervenire e assistere attivamente, laddove possibile.

I bravi manager guidano con pazienza e incoraggiamento e hanno un approccio pratico, facendo sentire i dipendenti supportati e capaci. Questo porta a un aumento della produttività e a una cultura del lavoro eccellente.

5. Incoraggiare la crescita

Incoraggiare la crescita non è solo un bene per i dipendenti. È un bene anche per l'azienda. I bravi leader sono innovativi e sempre pronti a imparare cose nuove, e questo può essere trasmesso ai dipendenti.

Che si tratti di incoraggiare la partecipazione a corsi di formazione, di migliorare le proprie competenze o di promuovere l'idea di approfondire gli studi, la promozione della crescita crea un team più forte e capace. Se dimostrate ai dipendenti che siete in costante apprendimento, anche loro saranno ispirati a crescere e ad affrontare nuove sfide.

6. Essere un ascoltatore attivo

C'è una differenza tra sentire e ascoltare. La gestione dei dipendenti richiede che si ascolti veramente ciò che i dipendenti dicono e che si agisca di conseguenza. Ciò significa che quando i dipendenti parlano, voi rispondete di conseguenza e agite in base a ciò che hanno detto.

Non dovete essere d'accordo con quello che dicono o fare esattamente quello che chiedono, ma dovete dimostrare di averli ascoltati correttamente. Se vedono che rispondete a ciò che hanno detto, si sentiranno sicuri di parlare con voi anche degli argomenti più difficili.

7. Stabilire obiettivi e aspettative

Obiettivi e aspettative chiaramente definiti danno ai dipendenti qualcosa a cui tendere. Se questi parametri non sono definiti, i membri del team possono facilmente rimanere senza timone e isolati. La mancanza di obiettivi, inoltre, fa sì che i dipendenti non si sentano sicuri del loro scopo e può portare a una perdita di motivazione.

Con uno scopo unificato, i team sono ispirati a lavorare insieme e a raggiungere un obiettivo. Gli obiettivi creano una sensazione di coesione quando i dipendenti collaborano per raggiungere un traguardo.

8. Costruire la fiducia e favorire lo sviluppo dei dipendenti

In qualsiasi team, la fiducia è importante. I dipendenti devono credere che i loro capi possano aiutarli e guidarli nella giusta direzione. Inoltre, devono sapere che il leader si fida di loro per svolgere il lavoro e non li controlla.

La fiducia favorisce anche lo sviluppo dei dipendenti, che si sentono sicuri sul posto di lavoro. Questo li dota degli strumenti necessari per sviluppare nuove competenze e una maggiore comprensione dell'azienda.

9. Mantenere la trasparenza

In qualità di leader, spetta a voi praticare sempre la trasparenza. Evitate di nascondere informazioni e non mentite mai ai dipendenti. Se la verità viene a galla, metterete a rischio la vostra relazione e la vostra posizione di leadership e perderete il rispetto del vostro team.

Sapere come gestire i dipendenti significa capire che l'onestà è sempre la cosa migliore, anche se non è del tutto positiva. Condividere feedback trasparenti e onesti fa parte della guida di un team.

10. Monitorare e misurare regolarmente le prestazioni

Se il vostro team non sa quanto sta performando o dove deve migliorare, lo status quo non può cambiare. La gestione delle prestazioni è una competenza importante per i leader e il monitoraggio delle metriche ne fa parte. I KPI regolari sono l'ideale per questo scopo.

Measuring performance highlights where employees are excelling and where they may need assistance. If this is clearly tracked, you can motivate employees to perform and grow and learn.

Strumenti da implementare per una migliore gestione dei dipendenti

I manager tendono ad avere un peso notevole in ufficio. Ma non c'è nulla di male nell'utilizzare strumenti e software efficaci che vi aiutino a svolgere i vostri compiti di gestione. Dopo tutto, anche voi siete solo degli esseri umani!

1. Strumenti di comunicazione

La comunicazione è la forza vitale di qualsiasi azienda o organizzazione. Semplificando i metodi di comunicazione, sia voi che i dipendenti che gestite capirete di cosa avete bisogno gli uni dagli altri, mentre vi concentrate su altre importanti attività quotidiane. Dall'inizio della pandemia, sono disponibili decine di strumenti di comunicazione tra uffici. Utilizzateli a vostro vantaggio.

2. Strumenti HRMS

Coltivare e analizzare la storia dei dati di un lavoratore può essere noioso se eseguito manualmente. Riducete le ore di lavoro utilizzando strumenti di gestione delle risorse umane che vi aiutino a comprendere meglio la traiettoria dei vostri dipendenti e a gestire le buste paga e l'onboarding in ufficio.

3. Strumenti di monitoraggio delle prestazioni

Il monitoraggio delle prestazioni dei dipendenti che supervisionate costituisce spesso una parte importante del vostro ruolo di manager. Utilizzate gli strumenti di tracciamento delle prestazioni per monitorare quali sono i dipendenti che eccellono e quali quelli che restano indietro. Queste informazioni possono essere utili per prendere decisioni sulla gestione dei dipendenti. Possono guidare le vostre decisioni in merito a promozioni, retrocessioni e altre aree di performance che potrebbero richiedere il vostro contributo.

4. Strumenti di gestione e presentazione dei progetti

Il coordinamento e l'esecuzione dei progetti sul posto di lavoro sono fondamentali per qualsiasi lavoro di gestione dei dipendenti. È necessario avere una comprensione fondamentale di chi è più adatto a svolgere un determinato compito. Uno strumento di gestione dei progetti come il diagramma di Gantt può chiarire queste decisioni e rendere l'organizzazione molto più rapida e semplice.

Punti di forza

I manager svolgono un ruolo enorme nel successo di qualsiasi azienda grande o piccola. Essere un leader forte richiede tempo e impegno, ma esistono strumenti e tecniche per semplificare il processo.

Sapere come gestire i dipendenti e bilanciare il lavoro è un'abilità cruciale che, una volta appresa, prepara i membri del team al successo. Se riuscite a motivare i dipendenti, a creare un ambiente di lavoro eccellente e a creare fiducia, diventerete un manager efficace che dà l'esempio.