La guida in tre fasi per l'inserimento dei dipendenti remoti

La cultura del lavoro a distanza è cresciuta e si trova in ogni angolo, fessura, cubicolo e appartamento. La convenzione moderna di portare a termine le cose e la nuova normalità del lavoro a distanza hanno reso ogni luogo di lavoro un villaggio globale.

In passato, avere un collaboratore a 15.000 chilometri di distanza sembrava un investimento enorme per un'organizzazione, ma ora è un evento comune l'assunzione di un dipendente remoto.
Quando si tratta di metterlo in chiaro, ammettiamolo: non ci sono svantaggi nel nominare una forza lavoro remota, tranne i soliti svantaggi dell'assunzione di ogni dipendente.

Ma il gioco non cambia solo dalle riunioni in sala conferenze a quelle in salotto. L'inserimento di un dipendente remoto non è complicato, ma potrebbe esserlo se le risorse umane non sono al corrente dei dettagli.

Tenendo presente questo aspetto, vi proponiamo una guida completa su come inserire i dipendenti remoti e mantenere il processo fluido e senza intoppi. Non dovrete più passare il primo giorno in piedi sulla scrivania, in attesa di una sedia e di un PC (e poi di un tecnico informatico che venga a configurarlo): basterà un benvenuto sereno seguito da un inizio di lavoro.

Il processo di onboarding per i dipendenti remoti non è mai semplice. Questa guida in tre fasi è sufficientemente completa per iniziare e rendere più semplice l'onboarding da remoto.

Prima del primo giorno, lavorare sul giorno zero

L'onboarding dei dipendenti remoti comporta una grossa fregatura: nessuno viene al lavoro per avviare il processo. Si tratta invece di una cadenza accuratamente elaborata con tutte le informazioni procedurali necessarie per un aggancio fai-da-te alla cultura dell'organizzazione.

La maggior parte delle formalità del giorno zero comprende le pratiche burocratiche (in seguito) e l'inserimento dei dati anagrafici del dipendente nel sistema, che può essere fatto il giorno zero. Questo semplificherebbe la gestione delle pratiche quando le Risorse Umane dovranno contattare il dipendente remoto il giorno stesso del suo ingresso.

Un altro uso importante del giorno zero è quello di assicurarsi che i membri del team esistenti siano ben consapevoli del nuovo arrivato da remoto. A differenza dei dipendenti che lavorano in ufficio, un nuovo dipendente remoto non può chiamare a caso le persone e parlare con loro.

Per questo motivo, i compagni di squadra esistenti devono essere informati dell'arrivo di quelli nuovi per dare loro un caloroso benvenuto, in modo che si inseriscano rapidamente nella cultura.

L'inserimento di un dipendente remoto: Una guida in tre fasi

A differenza dei dipendenti che si recano in ufficio per lavorare, un dipendente remoto non può inserirsi nella cultura del posto di lavoro semplicemente facendo parte dell'organizzazione. La distanza fisica è scoraggiante e l'organizzazione deve assicurarsi che non crei una percezione sbagliata nella mente del nuovo arrivato.

Esaminiamo tutti i pilastri della nostra lista di controllo del processo di onboarding da remoto, in modo che la prossima volta che un dipendente da remoto sale a bordo, lo manteniamo soddisfatto e sorridente anche quando le distanze fisiche lo separano.

Fase 1: avvio dei dipendenti

Tutti ricordiamo i nostri colloqui passati: abbiamo dovuto aspettare un paio d'ore per dare il nostro John Hancock su centinaia di pagine e poi aspettare che ne venissero assegnate altre ai nostri compagni di squadra.

Questo non è possibile con l'onboarding remoto. Ecco come sbrigare tutte le formalità legali e le pratiche burocratiche durante l'onboarding virtuale di un dipendente remoto.

➡ Sbrigare le pratiche burocratiche

Spesso si dice che le pratiche burocratiche dovrebbero essere espletate prima del primo giorno di lavoro per i dipendenti remoti, ma è più facile a dirsi che a farsi. Prima che un potenziale dipendente entri ufficialmente a far parte dell'azienda, è necessario espletare diverse formalità legali e amministrative e, per farlo, è meglio ricorrere a moduli e firme elettroniche.

Una volta che i documenti sono stati firmati, sigillati e consegnati, è il momento di guidarli attraverso tutto ciò che l'organizzazione ha da offrire.

➡ L'orientamento dei dipendenti a distanza

Una cosa è agganciare un dipendente remoto con un grosso raccoglitore, un'altra è accompagnarlo. Le risorse umane possono farlo. Un orientamento personalizzato tra le Risorse Umane/CXO e il nuovo arrivato è meglio dell'invio di un video e, in tale orientamento, vengono spiegate alcune delle ragioni più importanti per cui il dipendente ha scelto di entrare a far parte del gruppo:

• Vantaggi finanziari: Una spiegazione che va dalla ripartizione della busta paga ai programmi di risparmio fiscale, alla compilazione della dichiarazione dei redditi e alle offerte di incentivi (se presenti), renderebbe le cose chiare senza ombra di dubbio.
• Vantaggi e benefici per la salute: Dato che il benessere dello stile di vita è un fattore cruciale prima che un dipendente accetti un lavoro, evidenziare quali sono i programmi di benefici per la salute, come l'assicurazione, i programmi di assistenza per i dipendenti e i vantaggi offerti, darebbe loro un senso di sicurezza.
• Introduzione al lavoro da svolgere: Una volta che i vantaggi sono stati messi sul tavolo, l'orientamento può concludersi con una breve introduzione al team con cui il nuovo dipendente lavorerà, per poi pianificare un incontro e un saluto con il manager.

➡ Tête-à-tête con il manager

La maggior parte dei manager vuole scambiare due parole con i nuovi arrivati prima di introdurli nel team, per dare una prima impressione di ferro su come vengono fatte le cose. L'impostazione è cruciale quando si tratta di far salire a bordo dipendenti remoti, poiché questa sarebbe la prima interazione che direbbe a un dipendente cosa ci si aspetta da lui. Questo include un'introduzione agli obiettivi, alla missione, alla visione e alla direzione del team.

Fase 2: Accogliere il dipendente remoto nella cultura aziendale

Un aspetto positivo dell'inserimento di un dipendente nella struttura dell'ufficio è che può percepire da solo l'atmosfera che si respira in giro. Si potrebbe entrare in sintonia con qualcuno grazie alla sua simpatia per Guerre Stellari, o un altro potrebbe rimanere con un membro del team.

In ogni caso, questo non è possibile quando si tratta di accogliere un dipendente remoto. Per questo motivo, accogliere un dipendente remoto nella cultura aziendale è un'altra cosa, ed ecco come fare:

La cultura virtuale è il miglior ospite.

When it comes to employees working from a thousand miles away, the culture should be virtual, and a virtual culture isn’t built over email threads. With employee engagement leading to almost 40% of people quitting their jobs every year and jumping another ship in search of a happier one, virtual culture would ensure that the remote employees stick.

Empuls is the perfect solution for a global workforce and the one who works from the same office. This employee engagement solution builds an engaged and motivated culture with remote employees feeling the vibe on Empuls itself. People celebrating big wins, sharing a laugh, appreciating colleagues over a job well done, or just being there—it brings a smile onto the remote employee’s face.

➡ Fate il pieno di energia con alcuni giochi virtuali per rompere il ghiaccio

Sure, scrolling through an organization’s Empuls account would give them a good idea. They might join a few groups according to their hobbies and preferences, but a personal connection with the team would go with some icebreaker games. From two truths and a lie to a walkthrough of one’s place, icebreaking is fun, and it makes the remote employee coming onboard feel at home.

➡ Mantenere online i team in ufficio

I dipendenti che lavorano all'interno dell'ufficio devono prestare attenzione ai membri del loro team remoto. Assegnate un compagno di viaggio virtuale al dipendente remoto appena arrivato - preferibilmente dello stesso profilo, se possibile - e fategli ripercorrere tutto quello che ha fatto per una o due settimane. Le persone che hanno incontrato, i loro ruoli e tutto il resto. Questo aiuterebbe a infondere un senso di appartenenza nel dipendente remoto.

➡ Inviare un regalo virtuale

Gift baskets are cool and all, but let’s face it—they don’t come cheap. However, gift vouchers are an exemplary way to welcome your new remote employees onboard. Be it giving your employees a work-from-home upgrade, closet makeover, or a budget for their essential needs—Empuls is the perfect way to send it over.

Fase 3: mettere al lavoro i dipendenti remoti!

Un consiglio molto utile per far entrare i dipendenti nella modalità di lavoro non appena entrano in azienda è quello di inviare loro un documento dettagliato sul ruolo lavorativo con un compito simulato. Questo non deve essere usato come mezzo per valutare le capacità del dipendente, ma solo come mezzo per ungere le ruote. Ecco altre cose da fare per metterli in condizione di giocare:

➡ Comunicazione cristallina

A partire da una conversazione su cosa fare sul lavoro fino alle riunioni quotidiane, ai piani bisettimanali e al brainstorming mensile per i progetti, la comunicazione è un must in ogni aspetto dei dipendenti remoti. Metteteli in contatto con un canale di comunicazione adeguato e aiutateli a svolgere i compiti fin dall'inizio.

Strumenti tecnologici per la collaborazione

Dall'impostazione dell'ID di posta elettronica, alla registrazione di una suite per ufficio basata su cloud, fino all'app più importante, la videoconferenza, fornite tutti gli strumenti tecnologici ai dipendenti remoti in modo che possano utilizzarli.

➡ Meccanismo di feedback

A one-to-one feedback session would benefit both the manager and the newly onboarded remote employee to understand the expectations and performances. Empuls come with a pulse survey, which is the ultimate feedback mechanism to brew the champion’s ultimate breakfast.

Semplificate il tutto con un software intranet per i dipendenti

Come già detto, l'onboarding dei dipendenti è una fase cruciale per ottenere la produttività dei nuovi assunti. Anche se la gestione del processo è considerata compito delle risorse umane, non si tratta solo di loro, ma di un lavoro collettivo di squadra. Questo può essere semplicemente sincronizzato con un software intranet per i dipendenti.

Give your new joiners a chance to express themselves with a short introduction and their likings well, not in a middle-school way but with Empuls. Empuls makes it easy for new employees to get oriented with the culture. This employee engagement platform takes special consideration by introducing newbies to everyone where they can connect, collaborate, and chat about everything work and life.

Siete pronti a imbarcare la vostra squadra remota?

L'onboarding dei dipendenti remoti è una parte considerevole della matrice della forza lavoro futura ed è importante avere a portata di mano una lista di controllo del processo di onboarding di base che garantisca che tutto sia coperto. Questi tre passaggi sono giusti per portare a bordo i vostri prossimi dipendenti. Buona assunzione!