9 modelli di lettere di promozione per il dipartimento delle risorse umane

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Una lettera di promozione è un modo professionale con cui i datori di lavoro comunicano con i propri dipendenti e offrono loro una promozione.

Riconoscere il duro lavoro e il talento dei collaboratori, dei membri del team e dei senior manager e offrire loro lettere di promozione ben redatte favorisce il sentimento positivo e aumenta la motivazione dei dipendenti.

Ma prima di redigere la vostra prossima lettera di promozione, date un'occhiata ai principali modelli di lettera di promozione per aiutarvi a formattarla in modo efficace.

A questo proposito, ecco una guida completa sulla stesura delle lettere di promozione nella vostra organizzazione con 9 modelli di esempio di lettere di promozione orientate ai risultati.

Che cos'è una lettera di promozione?

Una lettera di promozione è uno scambio formale di comunicazioni tra il datore di lavoro e il dipendente che riceve la promozione per il suo duro lavoro e i suoi contributi positivi.

Una lettera di promozione ben redatta protegge l'azienda e il dipendente chiarendo tutti i dettagli della nuova posizione, come lo stipendio, la linea di autorità coinvolta, la data della promozione, ecc.

In futuro, se dovesse sorgere qualche confusione tra voi e il vostro dipendente, la lettera di promozione è un documento di comunicazione permanente a cui fare riferimento.

Esistono due tipi di lettere relative alla promozione professionale:

  • Lettera di promozione: Lettera dell'azienda che informa il dipendente della sua promozione.
  • Annuncio di promozione: Una lettera dell'azienda che offre un'opportunità di promozione ai propri dipendenti.

È necessario distinguere una lettera di promozione da un annuncio di promozione per assicurarsi di intraprendere l'azione giusta durante l'attuazione delle iniziative di riconoscimento dei dipendenti.

Una lettera di promozione viene utilizzata per estendere le congratulazioni al dipendente e delinea i dettagli formali relativi alla promozione. Un annuncio di promozione, invece, serve a informare i dipendenti dell'apertura di una nuova posizione lavorativa.

A seconda della struttura e delle dimensioni dell'azienda, una lettera di promozione di un dipendente viene scritta da un responsabile delle assunzioni o da un responsabile delle risorse umane.

Indipendentemente dal professionista che redige la lettera di promozione, è importante aggiungere elementi personalizzati, soprattutto se si utilizza un modello di lettera di promozione.

Come scrivere una lettera di promozione?

La stesura di una lettera di promozione richiede un'attenzione ai dettagli che può aiutarvi ad aumentare l'efficacia della comunicazione e ad apprezzare meglio gli sforzi del vostro dipendente. Ecco alcuni consigli da tenere a mente durante la stesura della lettera di promozione:

1. Utilizzare un modello formale

Anche se le lettere di promozione sono meno formali dei documenti ufficiali utilizzati in un'azienda, devono comunque essere in linea con un certo grado di formalità.

Potete prendere in considerazione l'utilizzo di strumenti di scrittura AI che possono fornirvi diversi esempi per creare una lettera di promozione perfetta. In questo modo potrete ridurre al minimo gli sforzi per scrivere da zero, risparmiando tempo e fatica.

In questo modo si riducono le possibilità di errore e si garantisce che i dipendenti ricevano rapidamente le lettere di promozione per esaminare tutti i dettagli della nuova posizione.

2. Modificare e correggere la lettera

Anche se per redigere una lettera di promozione si utilizza un modello formale infallibile, sono necessari diversi input personalizzati. Una volta aggiunti i dettagli sul dipendente e sulla promozione, le possibilità di errore possono aumentare.

Pertanto, è necessario modificare e correggere la lettera di promozione prima di inoltrarla al dipendente. Leggete la bozza della lettera o chiedete ai membri del vostro team di esaminare la lettera di promozione per individuare eventuali errori, come importi retributivi imprecisi o titoli errati, prima che venga consegnata al dipendente promosso.

3. Equilibrio tra formale e casual

Nella stesura di una lettera di promozione professionale, usate un tono formale ma cordiale. È vero che potete usare un punto esclamativo per concludere la frase di congratulazioni al vostro dipendente, ma dovreste evitare di usare un linguaggio informale.

Inoltre, evitate di usare abbreviazioni gergali ed emoji per far sì che la lettera di promozione non perda il suo valore e la sua serietà.

Per concludere, potete scrivere una lettera di promozione con l'aiuto di un modello formale, mantenendo un tono formale ma amichevole. Inoltre, correggete la vostra lettera di promozione e assicuratevi di aver trattato tutti gli elementi essenziali di una lettera di promozione di un dipendente.

Dettagli importanti da includere in una lettera di promozione di un dipendente

Una volta redatta la lettera di promozione, è necessario controllare alcuni dettagli fondamentali in ogni lettera di promozione lavorativa. In primo luogo, è fondamentale includere un riconoscimento dettagliato del nuovo ruolo del dipendente. In secondo luogo, è necessario aggiungere una chiara descrizione della nuova struttura di reporting per eliminare la confusione sulla gerarchia di autorità.

Infine, è necessario includere congratulazioni entusiastiche per i risultati raggiunti dal dipendente per rafforzare il rapporto tra datore di lavoro e dipendente. Approfondiamo la comprensione degli elementi importanti citati in una lettera di promozione di un dipendente.

1. Data di decorrenza della promozione

Per mantenere la massima trasparenza, informate il dipendente sulla data di entrata in vigore del nuovo ruolo. Questo può aiutare il dipendente a presentarsi tempestivamente al nuovo reparto o al nuovo supervisore per iniziare a svolgere i compiti legati al nuovo ruolo.

È inoltre necessario inviare copie della lettera di promozione al vecchio e al nuovo supervisore se la promozione del dipendente comporta il trasferimento da un reparto all'altro. In questo modo si può ridurre l'onere per i supervisori, in modo che possano pianificare e rispondere di conseguenza.

Definendo una data, tutti i membri dell'azienda, comprese le risorse umane, la contabilità e il responsabile delle buste paga interessati dalla promozione, capiranno chiaramente quando aspettarsi la transizione. Questo può aiutare a evitare problemi come il mancato pagamento dello stipendio corretto per la nuova posizione, tra gli altri.

2. Dettagli della nuova posizione

Questi sono i dettagli importanti da includere in una lettera di promozione di un dipendente, come ad esempio:

  • Titolo della nuova posizione lavorativa
    I dipendenti devono conoscere la loro designazione e il loro posto nella struttura organizzativa dell'azienda. Questo può ridurre gli attriti durante la promozione e fornire maggiore chiarezza al dipendente.
  • Nuovo o rivisto tasso di retribuzione: I dipendenti devono conoscere l'importo esatto del loro nuovo stipendio, indicando chiaramente nella lettera di promozione l'orario di retribuzione, ad esempio settimanale, bisettimanale o mensile. Inoltre, è necessario menzionare il periodo di prova per aggiornare i benefit, se applicabile.
  • Benefici e vantaggi aggiuntivi: Dovreste menzionare i benefici aggiuntivi, i bonus, i giorni di ferie, le stock option o altri vantaggi che la nuova posizione lavorativa potrebbe includere. Inoltre, se la nuova posizione lavorativa richiede che il dipendente cambi sede o reparto, includere i dettagli aggiuntivi nella lettera di promozione del dipendente.
  • Nuovi obblighi e responsabilità: È possibile includere dettagli relativi alle nuove responsabilità e ai nuovi obblighi della posizione lavorativa. I dipendenti devono conoscere le aspettative dell'azienda nei loro confronti una volta assunto il nuovo ruolo.

Per evitare di rendere la lettera di promozione troppo lunga, delineate brevemente le responsabilità che possono essere ampliate in seguito in un documento separato.

3. La struttura di reporting del ruolo lavorativo

Il dipendente deve sapere chi sarà il suo supervisore e chi controllerà il passaggio al nuovo ruolo. Nella lettera di promozione è necessario includere una sezione in cui viene menzionata la struttura di reporting della nuova posizione lavorativa.

Può rappresentare un'opportunità per evidenziare il motivo per cui la direzione ha scelto la promozione di un dipendente. In questo modo si aumenta l'entusiasmo e la fiducia per la nuova posizione lavorativa.

4. La struttura salariale della nuova posizione lavorativa

Evidenziando l'esatta struttura salariale si può garantire che i dipendenti conoscano i loro aumenti e la loro ripartizione salariale. Può anche aiutare a chiarire eventuali dubbi e confusioni quando vengono assegnati gli stipendi o gli incentivi ai dipendenti promossi.

5. Eventuali dettagli aggiuntivi

Quando si invia una lettera di promozione, si possono includere documenti formali che delineano le condizioni della promozione, come un nuovo pacchetto di benefit, ecc. Una volta inclusi tutti i dettagli più importanti, il dipendente promosso può rivederla e firmarla per completare il processo. Il dipendente può quindi passare da un ruolo all'altro per aiutare la vostra organizzazione a raggiungere nuovi traguardi.

Ma è necessario sapere qual è il momento giusto per inviare una lettera di promozione a un dipendente, per garantire che il processo di promozione si svolga senza intoppi.

Quando inviare una lettera di promozione?

L'invio di una lettera di promozione è pianificato e sistematico. Il momento migliore per inviare una lettera di promozione è quando il dipendente e il manager concordano verbalmente il nuovo ruolo.

Si dovrebbe evitare di sorprendere un dipendente con una lettera di promozione ufficiale, perché il dipendente dovrebbe avere il tempo di discutere i nuovi ruoli e le nuove responsabilità con i propri manager. Questo può aiutare il dipendente a determinare se la nuova posizione o il nuovo ruolo sono in linea con i suoi obiettivi di carriera e se è disposto ad accettare la posizione lavorativa.

Una volta completato il processo di verifica e una volta che il dipendente è pronto a ricoprire la nuova posizione, è possibile inviargli la lettera di promozione ufficiale per dare la conferma definitiva.

Ma ci sono tipi specifici di lettere di promozione che si possono scrivere? Assolutamente sì! Abbiamo ristretto il campo dei 9 modelli di lettere di promozione.

9 modelli di lettera di promozione tra cui scegliere

È possibile inviare più lettere di promozione ai dipendenti a seconda dei ruoli, dei dettagli e di altri aspetti. Ecco i 9 migliori modelli di lettera di promozione che potete utilizzare per la vostra azienda.

1. Esempio di lettera di promozione formale

Una lettera di promozione formale è diretta e fornisce informazioni utili. Può aiutare il dipendente a ottenere l'approvazione ufficiale della promozione e a procedere con il processo.

Ecco un modello di lettera di promozione formale che potete rubare:

Dear <employee’s name>,

Congratulations on your promotion to <job title>. Your new position at the <department title/office location> will be effective <month, day, year>.

You will report to <Manager Name>, Director of <department name>. You can reach them via email at <email address> or by phone at <phone number> if you have any questions.

As discussed, your annual salary for the position will be <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>. We have attached an updated contract with new employment terms, including the benefits package. Please review and send us back a signed copy.

Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.

Warm regards,
<employer/manager name>

2. Esempio di lettera di promozione casuale

Potete usare un tono un po' informale per esprimere i motivi principali per cui il dipendente è stato scelto per una promozione lavorativa. La lettera di promozione causale può anche trasmettere un maggior grado di entusiasmo e dovrebbe far sentire il dipendente apprezzato e riconosciuto.

Ecco un modello di lettera di promozione casuale:

Dear <employee’s name>,

I’m pleased to inform you that the core management has unanimously decided to promote you to the position of <job title>, effective <month, day, year>, with an annual salary of <salary amount>. You will be under the supervision of <Manager Name>, <department name>.

After monitoring and evaluating your past <X amount of months or years> performance for the past as <previous job title>, we at <Company Name> appreciate your hard work and commitment and are happy to reward you for your efforts.

We have attached the updated contract with new employment terms. You can connect with me at <email address> or phone at <phone number> if you have any questions.

We look forward to seeing you achieve great things in your new role. Congratulations!

Warm regards,
<employer/manager name>

3. Lettera di ringraziamento per la promozione

Per scrivere una lettera di ringraziamento per una promozione è necessario seguire un certo formato. In questo modo, vi assicurerete di includere tutto ciò che desiderate e di mantenere il flusso della vostra lettera.

Ecco un modello di lettera di ringraziamento per una promozione:

Dear <Mr./Mrs./Ms./Miss><last name>,

I wanted to thank you for my recent promotion to <new job title> and let you know how much I appreciate your support. It's such a great opportunity that I've looked forward to for some time, and I'm grateful for your confidence in my abilities.

I'm grateful for <something specific the employer did that helped you get the promotion>. You've helped me <list of ways your manager has helped you>. I look forward to <something you'll be doing in your new role> with this new position.

Thanks again for your help. I'm truly grateful for your support.

Warm regards,
<Your first name> <your last name>

4. Lettera di congratulazioni per la promozione

I risultati eccezionali e le promozioni devono essere indubbiamente riconosciuti all'interno del vostro ecosistema lavorativo.

Ecco un modello di lettera di congratulazioni per la promozione:

Dear <employee’s name>,

I want to congratulate you on your magnificent accomplishment. Improvements in your work will inspire and motivate other <department name> employees to work efficiently and get promoted.

The company heavily relies on your work and team spirit qualities to assign you the promotion, and we expect the same level of determination from you as a <new role>.

It will be an opportunity to prove yourself as a <new designation>, and we hope you will coordinate with co-workers to run the work properly.

We hope you will handle your new responsibilities with great hard work and determination.

We wish you great prosperity and success and hope you achieve great heights in your career.

Wish you all the best.

Warm regards,
<employer/manager name/co-worker>

5. Lettera di promozione per product manager

Essendo al livello gerarchico più alto della vostra organizzazione, dovete seguire un tono formale di lettera di promozione per i product manager.

Ecco un modello di lettera di promozione per product manager:

Dear <employee’s name>,

Congratulations. As a unanimous decision taken by the management, you are selected for the position of senior product manager. Your new position will be effective <month, day, year>. As discussed, once you accept this new position, you’ll receive a <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>.

This new position will put you under the direct supervision of the <product manager’s head>. Your responsibilities as a senior product manager include <employee’s new responsibilities and duties>.

We have attached an updated contract with new employment terms, including the benefits package. Please review and send us back a signed copy.

Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.

Warm regards,
<employer/manager name>

6. Lettera di promozione per il team di vendita

Come i product manager, anche i dipendenti del team vendite devono ricevere una lettera di promozione professionale se vengono presi in considerazione per una promozione.

Ecco un modello di lettera di promozione per il team di vendita:

Dear <employee’s name>,

I’m happy to inform you that the core management has finalized your promotion to the job position of <sales job title>, effective <month, day, year>, with a <weekly/bi-weekly/monthly> salary of [salary amount].

You will be under the supervision of <supervisor name and job title>. Monitoring and evaluating your performance for the past two years as <employee’s previous job title> revealed a dedication, persistence, and impressive work ethic that contributed to the company’s objectives.

We shall continue to expect the same consistency and great results from you in the new role. We hope you will set an example for others in the organization.

Again, congratulations on the new position. Looking forward to your continued success at <Company Name>.

Warm regards,
<employer/manager name>

7. Formato della lettera ufficiale per la richiesta di promozione

Una volta che l'annuncio di promozione è stato condiviso con i dipendenti, è un ottimo momento per inviare una lettera ufficiale di richiesta di promozione alla gerarchia superiore.

Ecco un formato di lettera ufficiale per il modello di richiesta di promozione:

Dear <Mr./Mrs./Ms./Miss><last name>,

I wanted to communicate with you and talk about the open position of <desired role>.

During my <time duration> at the company, I have worked hard and learned much, including <share your learnings>. My current experience, skills, and strong contributions mean I can be an excellent candidate for <job role>.

During the last year, I also helped <something that helps you stand out>. Additionally, I also help my co-workers resolve their queries and bottlenecks.

I would request a meeting to discuss the possibility of a promotion. Thank you for your time.

Warm regards,
<Your first name> <your last name>

8. Lettera di presentazione per la promozione di un manager della vendita al dettaglio

Gestire le operazioni quotidiane di un negozio può essere un processo frenetico; potete apprezzare e riconoscere il duro lavoro del vostro retail manager promuovendolo.

Ecco un modello di lettera di presentazione per la promozione di un manager della vendita al dettaglio:

Dear <employee’s name>,

Congratulations on your promotion to <job title>. Your new position at the <department title/office location> will be effective <month, day, year>.

You will report to <Manager Name>, Director of <department name>. You can reach them via email at <email address> or by phone at <phone number> if you have any questions.

We have monitored your remarkable interpersonal skills and ability to lead. You have also excelled at building a team of motivated and hardworking associates.

As discussed, your annual salary for the position will be <salary amount> paid <pay intervals, such as biweekly>.

We hope you take our company to new heights by maintaining the same dedication and commitment toward your work.

Warm regards,
<employer/manager name>

9. Formato della lettera di promozione per aumento

Evidenziare l'aumento di stipendio può essere un aspetto importante da considerare.

Ecco un modello di lettera di promozione di incremento:

Dear <employee name>,

Congratulations!

<The company’s name> is pleased to inform you that you have been promoted from <previous job position> to <new job position> in <office location> region.

Also, your monthly remuneration has been revised to <new income>.

It shall be effective from <month, day, year>.

All the other terms and conditions remain unchanged.

We appreciate your efforts and expect you to continue to take up all new challenges with the same enthusiasm.

Warm regards,
<employer/manager name>

Oltre a questi, possono esistere diversi tipi di lettere di promozione, ma possono essere classificati in modelli di lettere di promozione formali e casuali.

But selecting deserving employees for promotion to send them quick letters can be time-consuming and hectic for the HR teams. That’s where advanced employee engagement platforms like Empuls can simplify your process

Principali risultati

La promozione dei dipendenti può aumentare efficacemente la fidelizzazione e garantire la creazione di un ecosistema lavorativo sano. Inoltre, incoraggia gli altri dipendenti a lavorare sodo e aiuta l'organizzazione a raggiungere gli obiettivi aziendali desiderati.

È possibile utilizzare i modelli di esempio di lettera di promozione sopra elencati per ridurre al minimo i problemi legati alla creazione di lettere ufficiali ed eliminare le possibilità di un collo di bottiglia. Ma è anche importante integrare uno strumento olistico di coinvolgimento dei dipendenti per riconoscere, premiare e connettersi con la vostra forza lavoro. Provate la versione demo gratuita della piattaforma di gestione dei dipendenti all-in-one per ottimizzare il riconoscimento dei dipendenti.

Domande frequenti

Ecco le risposte ad alcune domande frequenti sulle lettere di promozione.

Q. Che cos'è una lettera di promozione di un prodotto?

Si tratta di uno scambio formale tra il datore di lavoro e il dipendente per regolare l'accordo di promozione verbale e creare un documento ufficiale.

Q. Che cos'è una lettera di promozione delle vendite?

Una lettera di promozione consegnata al team di vendita per riconoscere i loro sforzi e il loro impegno verso gli obiettivi aziendali si chiama lettera di promozione delle vendite.

Q. Come scrivere una lettera promozionale alle risorse umane?

In una lettera di promozione è necessario includere dettagli come la data della promozione, il ruolo, lo stipendio, il supervisore di riferimento e altri dettagli importanti.

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