Scrivere un'ottima e-mail di benvenuto per i nuovi dipendenti

Vi state chiedendo come scrivere un'e-mail di benvenuto a un nuovo dipendente? Iniziate ricordando come vi siete sentiti il primo giorno in azienda. Chiedetevi cosa avreste voluto sapere il primo giorno.

I nuovi dipendenti sono un'enorme risorsa per qualsiasi organizzazione e rappresentano un investimento fondamentale per raggiungere la visione, la missione e gli obiettivi dell'azienda. La fidelizzazione a lungo termine di un nuovo dipendente inizia al momento dell'assunzione e durante l'ingresso nel team.

Questo articolo mostra come scrivere un'e-mail di benvenuto ai nuovi dipendenti, per accoglierli gentilmente nella vostra organizzazione e dare il via al coinvolgimento dei dipendenti fin dall'inizio.

Le e-mail di benvenuto aiutano ad avviare relazioni sane tra dipendenti e datore di lavoro, dimostrando ai dipendenti che ci tenete. Un'ottima email di benvenuto va oltre il ringraziamento per l'adesione, fornendo informazioni utili e mantenendo alta la motivazione del "nuovo arrivato", rendendolo entusiasta di unirsi a voi.

Perché è importante scrivere un'e-mail di benvenuto ai nuovi dipendenti?

Il processo di onboarding è un punto critico del ciclo di vita dei talenti, e tra questi il primo giorno gioca il ruolo più importante della fase di inserimento.

Un'ottima e-mail di benvenuto ai nuovi dipendenti colma il divario tra le preconcezioni del candidato sull'organizzazione (buone o cattive) e la realtà che l'organizzazione vuole fargli credere. Queste e-mail fungono addirittura da catalizzatore per la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.

Più punti di contatto per la comunicazione di benvenuto

Una volta che un candidato accetta ufficialmente un'offerta di assunzione, tutte le comunicazioni via e-mail che lo raggiungono in seguito sono considerate parte dell'accoglienza del dipendente. Ognuna di esse ha un ruolo nell'iniziare con successo il percorso del dipendente.

Il nuovo dipendente ha in linea di massima tre categorie di e-mail inviate in fasi diverse prima del suo primo giorno di lavoro.

1. Riconoscimento dell'accettazione dell'offerta

Subito dopo l'accettazione dell'offerta da parte del dipendente, l'organizzazione deve inviare una conferma di ricezione al candidato. Questa e-mail deve contenere gli elementi essenziali del calore con cui il dipendente viene accolto a bordo.

Oltre all'introduzione che dà felicemente il benvenuto ai dipendenti, questa e-mail potrebbe anche includere:

• Link e dati di accesso al sistema di gestione dei candidati dell'organizzazione per caricare i documenti di onboarding, compresi i moduli per la busta paga e la conferma di ricezione di politiche e procedure specifiche.
• Elencare tutti i documenti di onboarding richiesti che devono essere presentati e allegare una copia delle politiche e delle procedure di cui il candidato deve prendere atto.

2. Email di controllo del background

Il secondo messaggio di posta elettronica che viene generalmente inviato è quello del fornitore del controllo dei precedenti dell'organizzazione, che include un questionario per il controllo dei precedenti. Assicuratevi che questa mail sia personale e calorosa, in grado di riflettere la cultura dell'organizzazione.

3. Programma di orientamento

In genere, l'ultimo messaggio prima del primo giorno di lavoro, l'e-mail con il programma di orientamento, è probabilmente l'ultima interazione che avviene prima del primo giorno del nuovo dipendente.

Questa e-mail non deve solo dare un caloroso benvenuto al dipendente, ma deve anche fornire informazioni molto importanti sull'orientamento dei neoassunti, come ad esempio:

• Date
• Orari
• Argomenti
• Dettagli dei diversi POC di orientamento

Come scrivere un'e-mail di benvenuto per un nuovo dipendente?

Anche se la stesura di un'e-mail di benvenuto deve essere molto personale per la vostra organizzazione e la vostra cultura, ci sono modi per capire come iniziarla. Ricordare la propria situazione il primo giorno vi mette quasi nella prospettiva dei nuovi assunti. Chiedetevi cosa avreste voluto sapere quando stavate iniziando.

Immaginate le lacune che avete avuto nel capire come si sarebbero svolti i giorni successivi e il resto delle vostre giornate lavorative. Mentre scrivete l'e-mail, ricordate che il suo scopo principale è quello di aiutare a collocare il nuovo arrivato e farlo sentire a casa. Per raggiungere questo obiettivo, dovreste anche evitare cose come il fallimento del DKIM e garantire una corretta autenticazione delle e-mail, in modo da fare una buona prima impressione sui destinatari delle vostre e-mail.

Struttura di un'ottima email di benvenuto a un nuovo dipendente

Ecco una breve struttura di un'ottima e-mail di benvenuto a un nuovo dipendente:

1. Introduzione

In questa parte dell'e-mail dovete dire al vostro nuovo dipendente quanto siete felici che sia entrato a far parte della vostra organizzazione. Non è necessario che questa sezione sia molto lunga, bastano poche frasi. L'importante è che il nuovo dipendente sappia che siete felici che sia entrato a far parte dell'azienda.

Iniziare a lavorare in una nuova azienda è una decisione importante, quindi è importante che i dipendenti si sentano sicuri della loro scelta. ‍

2. Dare un'idea del primo giorno e della strada da percorrere.

Assicuratevi di comunicare al nuovo assunto quando sarà il suo primo giorno di lavoro e dove presentarsi nella vostra e-mail. Cercate di dare loro un'idea di massima del programma del primo giorno.

Saranno più rilassati se avranno delle aspettative su ciò che faranno, sia che si tratti di orientamento per tutto il giorno o di lavoro. Se c'è qualcosa che devono portare con sé o in ufficio in anticipo, informateli nell'e-mail di benvenuto.

3. Conclusione

Questo è anche un buon momento per dire loro perché li avete ritenuti adatti alla posizione e perché li avete portati a bordo.

Esaminate la progressione da neoassunto a dipendente esperto. Potete anche dire loro dove li vedete muoversi all'interno dell'azienda.

E-mail di benvenuto ‍ idee di contenuto

Ecco il tipo di contenuto da utilizzare per l'invio di un'e-mail di benvenuto:

1. Un oggetto accattivante

Assicuratevi che l'oggetto della vostra e-mail sia accattivante e il più specifico possibile, poiché è la prima cosa che i nuovi assunti vedranno. La riga dell'oggetto deve essere scritta in modo che sia mirata e coinvolgente.

In altre parole, la riga dell'oggetto deve far capire ai dipendenti lo scopo dell'e-mail, ma deve anche essere interessante, utilizzando verbi attivi, vocativi ed elementi di curiosità per incoraggiare i dipendenti ad aprire l'e-mail.

2. Scegliere un tono in base alla cultura della propria azienda

Come tutto il resto dell'organizzazione, anche l'e-mail di benvenuto deve riflettere la cultura aziendale.

L'e-mail di benvenuto di un ufficio divertente e moderno può essere più divertente rispetto, ad esempio, a un'azienda con una cultura più conservatrice, come un'università o un'organizzazione del settore pubblico.

Indipendentemente dal tono, l'osservanza di quanto segue può aiutare l'e-mail a diventare altamente efficace:

• Uso di frasi brevi e semplici.
• Evitate lo slang e i gerghi.
• Evitare il linguaggio burocratico.
• Usate verbi attivi e aggettivi positivi.
• Evitare avverbi ridondanti come "molto", "davvero" o "veramente".
• Evitate le maiuscole e i punti esclamativi: potrebbero rendere la vostra e-mail troppo forte o emotiva.

3. Essere visivi

Anche se una buona e-mail testuale vecchio stile può essere ancora molto rilevante, date un'occhiata ai vari strumenti gratuiti presenti sul mercato che vi permettono di inviare e-mail visive per ottenere un impatto migliore.

Durante la progettazione di un modello di questo tipo, assicuratevi che il modello di e-mail stilizzato si adatti alle linee guida del vostro marchio.

4. Verificare la presenza di errori di battitura e di grammatica

Gli errori di battitura e di grammatica giocano un ruolo fondamentale nel modo in cui un dipendente percepisce l'organizzazione, come una sorta di prima impressione. Probabilmente è superfluo dirlo, ma è sempre importante ricontrollare le e-mail prima di inviarle. Prendete in considerazione i seguenti suggerimenti quando scrivete un'e-mail di benvenuto a un nuovo dipendente:

• Assicuratevi che il correttore ortografico del vostro browser sia attivo e controllate l'ortografia di tutte le e-mail prima di inviarle.
• Utilizzate il controllore di grammatica e punteggiatura di Prepostseo o Grammarly.
• Capire gli errori comuni di grammatica e punteggiatura per evitarli.
• Leggete le vostre e-mail ad alta voce per renderle più efficaci

Cosa includere in un'e-mail di benvenuto per i nuovi dipendenti?

Ecco gli altri elementi che dovreste includere nella vostra e-mail di benvenuto:

1. Video di benvenuto

Si può ottenere molto con i contenuti visivi e seguendo le inclusioni video più importanti che si possono avere incorporate nella mail di benvenuto.

1. Un video di benvenuto da parte dell'amministratore delegato della direzione Risorse Umane
2. Un video di aggiornamento dell'azienda
3. Un video "sull'azienda
4. Un video sulla cultura o sul "divertimento al lavoro

2. Allegati

A seconda della fase dell'e-mail di benvenuto (riconoscimento/controllo del background/orientamento), è necessario includere nell'e-mail gli allegati appropriati. Assicuratevi che questi allegati siano denominati correttamente prima di allegarli.

Allegate i documenti che richiedono una lettura approfondita, come i termini e le condizioni di assunzione e l'elenco dei vantaggi e dei benefici offerti ai dipendenti, in modo che questi ultimi non debbano scervellarsi per leggere le clausole prima di firmarle durante il loro primo giorno di lavoro.

3. Liste di controllo

Le liste di controllo sono un ottimo modo per aiutare i dipendenti ad assicurarsi di avere con sé i documenti richiesti il primo giorno.

Includete la lista di controllo nel corpo dell'e-mail o come allegato stampabile. La lista di controllo è suddivisa nelle seguenti sezioni:

• Compiti da completare prima del primo giorno di lavoro del dipendente.
• Compiti da completare nel primo giorno intero di lavoro del dipendente.
• Compiti da completare nel periodo di orientamento del dipendente (ad esempio)

4. Mappa stradale dell'orientamento

Un modo interessante per le organizzazioni che si distribuiscono su più piani di assicurarsi che il dipendente non si sia letteralmente "perso" nella sede è quello di fornirgli una mappa del percorso del primo giorno.

In pratica, una mappa dell'ufficio (approssimativa e liberamente condivisibile), gli orari e le attività possono essere scritte all'interno del luogo in cui si svolgeranno. Queste mappe sono estremamente utili per i grandi programmi di orientamento che si svolgono in sale di formazione e reparti.

Oltre all'orientamento in aula, fornire una mappa di "incontro" può aiutare a mettere in contatto i nuovi dipendenti con altre persone che dovrebbero conoscere per costruire le loro reti interne. Anche in questo caso, le mappe possono essere costituite da dettagli sull'ubicazione dell'ufficio dell'individuo.

Questi incontri li aiutano anche a conoscere meglio l'azienda, parlando con i dipendenti di altri reparti e comprendendo meglio i ruoli e le responsabilità dei loro colleghi.

5. Punti di contatto importanti

I dettagli completi (nome, e-mail e numeri di telefono) delle persone che devono essere contattate prima, durante o dopo il primo giorno devono essere forniti al dipendente in anticipo.

Questi dettagli dovrebbero essere quelli del loro:

• Orientamento POC
• Amministrazione e POC IT
• HR POC
• Direttore
• Contatti del compagno di orientamento

6. Risorse per l'apprendimento

I dipendenti possono iniziare a lavorare rapidamente grazie ai link al materiale didattico fondamentale, come ad esempio:

• Sito web dell'azienda
• Blog e risorse didattiche
• Casi di studio e documentazione sui prodotti
• Portali L&D
• Link agli strumenti e allo stack tecnologico utilizzati nella loro funzione

7. Dettagli di accesso

Fate in modo che i dipendenti facciano rete con i loro futuri colleghi fin dal primo giorno. Date loro accesso alle piattaforme sociali dell'ufficio, come Empuls , per scoprire ed esplorare meglio l'ambiente dell'ufficio, i gruppi di lavoro e i gruppi di interesse. Condividete i link al loro gruppo di lavoro specifico, in modo che possano scoprire facilmente i loro colleghi.

8. Dettagli di un compagno di orientamento

Le ricerche dimostrano che fornire a un nuovo dipendente un compagno della sua stessa funzione aiuta a ridurre la confusione iniziale e l'incertezza che tutti i nuovi dipendenti devono affrontare e migliora il coinvolgimento dei dipendenti.

Un buddy aiuta il dipendente a sentirsi a proprio agio e può affiancare un dipendente nuovo o addirittura trasferito durante il suo inserimento. Offre consigli, risorse e indicazioni sugli aspetti quotidiani del lavoro nel reparto e nell'organizzazione.

Se avete deciso di adottare un sistema "buddy", la mail di benvenuto è il posto giusto per presentare il compagno assegnato al dipendente.

9. Domande frequenti

Includete le risposte alle domande più critiche che i nuovi assunti potrebbero avere prima o durante l'orientamento.

Modelli di esempio per le e-mail di benvenuto ai nuovi dipendenti

Di seguito è riportata un'ampia raccolta di contenuti per le e-mail di benvenuto ai nuovi assunti. Utilizzateli per un coinvolgimento efficace dei dipendenti. Gli esempi riportati di seguito possono essere adatti a culture ed esigenze organizzative diverse, quindi utilizzateli di conseguenza.

Campione 1

Tono: Casual

Stile: Visivo

Inviato da: Responsabile Risorse Umane

Campione 2

Tono: formale

Stile: Visivo

Inviato da: RISORSE UMANE

Campione 3

Tono: informale

Stile: Descrittivo

Inviato da: RISORSE UMANE

Campione 4

Tono: formale

Stile: Descrittivo

Inviato da: Responsabile Risorse Umane

Campione 5

Tono: informale

Stile: Descrittivo

Inviato da: Responsabile

Presentazioni alternative via e-mail

Campione 1

È un piacere averla nel nostro team e, a nome di tutti i membri del team, le porgiamo il nostro caloroso benvenuto. Siamo certi che il suo contributo sarà prezioso per gli obiettivi e i risultati del team. Ci auguriamo di vederla il [data di ingresso].

Campione 2

Benvenuto in [nome della società]. La ringraziamo per aver accettato la lettera di offerta di lavoro e ci aspettiamo di vederla diventare una delle risorse più preziose della nostra azienda. Le auguriamo il meglio e ci auguriamo di incontrarla il [data].

Campione 3

Le diamo il benvenuto a bordo a nome di tutti i dipendenti di [nome della società]. Non vediamo l'ora di averla come membro del team e speriamo che [azienda] le offra sufficienti opportunità per mettere in luce le sue capacità, le sue competenze e i risultati che ci si aspetta da lei.

Campione 4

Congratulazioni per essere entrati a far parte della nostra azienda. Abbiamo una cultura in cui avrete l'opportunità di far crescere la vostra carriera e di sviluppare relazioni cordiali con gli altri dipendenti. Nutriamo grandi speranze nei suoi confronti e ci aspettiamo di averla con noi per un periodo più lungo.

Campione 5

Benvenuto in azienda. Abbiamo sentito parlare molto di lei e ci aspettiamo che si comporti bene e che soddisfi le nostre aspettative. Congratulazioni per aver iniziato il suo nuovo percorso con la nostra azienda e in bocca al lupo per il suo futuro.

Campione 6

È straordinario avere nel nostro team una persona di grande talento e competenza. Le diamo il benvenuto nel nostro team e le assicuriamo il meglio dei servizi e della cultura della nostra azienda. Ci aspettiamo che la sua competenza venga applicata al meglio e che in futuro possa ottenere posizioni lavorative migliori.

Campione 7

Congratulazioni per l'assunzione in [nome della società]. Le porgo un caloroso benvenuto nel team e le auguro di raggiungere grandi traguardi nella sua carriera qui. Ci auguriamo di vederla contribuire efficacemente a [azienda] e di scoprire relazioni cordiali con i suoi colleghi.

Campione 8

Benvenuti a bordo. Congratulazioni per essere stato selezionato come [posizione] presso [nome della società].

Vorrei farle notare che in [azienda] ci sono diverse opportunità che potrebbe sfruttare per fare carriera. Ci sono molte opportunità di crescita professionale in [azienda]. Spero di vederla sostenere il suo team con il massimo impegno e diventare un dipendente di alto livello dell'azienda.

Campione 9

Benvenuto nel team, [nome]. Siamo entusiasti di averla a bordo. Ci aspettiamo che raggiunga i suoi obiettivi e che sviluppi una grande carriera con noi. Le auguriamo buona fortuna per il suo ruolo in [azienda] e ci congratuliamo per essere diventato parte integrante del team.

Campione 10

È fantastico averla in [azienda]. Le auguriamo di trascorrere qui un periodo meraviglioso, con grandi opportunità di realizzazione e di crescita. Ci congratuliamo con lei per il suo nuovo ruolo di [ruolo] e speriamo di vederla eccellere.