30+ messaggi ed e-mail di benvenuto per i nuovi dipendenti [+consigli per scriverne uno].

Quanto è importante inviare un messaggio di benvenuto ai nuovi dipendenti il primo giorno? Per cominciare, è un ottimo modo per mostrare la cultura della vostra azienda.

In secondo luogo, è un modo per dimostrare ai nuovi dipendenti che sono apprezzati perché hanno scelto di unirsi a voi. Infine, fa sentire il dipendente benvenuto e aperto a creare nuove connessioni all'inizio del suo percorso nella vostra azienda.

L'ingresso di un nuovo dipendente è un momento emozionante per qualsiasi azienda. Il primo giorno di lavoro di un dipendente è importante, in quanto gli viene presentato un nuovo ambiente di lavoro e un nuovo gruppo di colleghi.

Aiutare il dipendente a sentirsi più a suo agio con un messaggio di benvenuto è un ottimo modo per iniziare.

Se siete un supervisore, potete creare un kit di benvenuto per i dipendenti, che può contenere una lettera di benvenuto per il nuovo dipendente, un blocco note divertente, magliette con il marchio, una tazza, una penna, un manuale per i dipendenti contenente dettagli sulla politica aziendale, sui benefici per i dipendenti, ecc.

Perché è importante scrivere un'e-mail di benvenuto ai nuovi dipendenti?

Il processo di onboarding è un punto critico del ciclo di vita dei talenti, e tra questi il primo giorno gioca il ruolo più importante della fase di inserimento.

Un'ottima e-mail di benvenuto ai nuovi dipendenti colma il divario tra le preconcezioni del candidato sull'organizzazione (buone o cattive) e la realtà che l'organizzazione vuole fargli credere. Queste e-mail fungono addirittura da catalizzatore per la soddisfazione e la fidelizzazione dei dipendenti.

Più punti di contatto per la comunicazione di benvenuto

Una volta che un candidato accetta ufficialmente un'offerta di assunzione, tutte le comunicazioni via e-mail che lo raggiungono in seguito sono considerate parte dell'accoglienza del dipendente. Ognuna di esse ha un ruolo nell'iniziare con successo il percorso del dipendente.

Il nuovo dipendente ha in linea di massima tre categorie di e-mail inviate in fasi diverse prima del suo primo giorno di lavoro.

1. Riconoscimento dell'accettazione dell'offerta

Subito dopo l'accettazione dell'offerta da parte del dipendente, l'organizzazione deve inviare una conferma di ricezione al candidato. Questa e-mail deve contenere gli elementi essenziali del calore con cui il dipendente viene accolto a bordo.

Oltre all'introduzione che dà felicemente il benvenuto ai dipendenti, questa e-mail potrebbe anche includere:

• Link e dati di accesso al sistema di gestione dei candidati dell'organizzazione per caricare i documenti di onboarding, compresi i moduli per la busta paga e la conferma di ricezione di politiche e procedure specifiche.
• Elencare tutti i documenti di onboarding richiesti che devono essere presentati e allegare una copia delle politiche e delle procedure di cui il candidato deve prendere atto.

2. Email di controllo del background

Il secondo messaggio di posta elettronica che viene generalmente inviato è quello del fornitore del controllo dei precedenti dell'organizzazione, che include un questionario per il controllo dei precedenti. Assicuratevi che questa mail sia personale e calorosa, in grado di riflettere la cultura dell'organizzazione.

3. Programma di orientamento

In genere, l'ultimo messaggio prima del primo giorno di lavoro, l'e-mail con il programma di orientamento, è probabilmente l'ultima interazione che avviene prima del primo giorno del nuovo dipendente.

Questa e-mail non deve solo dare un caloroso benvenuto al dipendente, ma deve anche fornire informazioni molto importanti sull'orientamento dei neoassunti, come ad esempio:

• Date
• Orari
• Argomenti
• Dettagli dei diversi POC di orientamento

Come scrivere un'e-mail di benvenuto per un nuovo dipendente?

Anche se la stesura di un'e-mail di benvenuto deve essere molto personale per la vostra organizzazione e la vostra cultura, ci sono modi per capire come iniziarla. Ricordare la propria situazione il primo giorno vi mette quasi nella prospettiva dei nuovi assunti. Chiedetevi cosa avreste voluto sapere quando stavate iniziando.

Immaginate le lacune che avete avuto nel capire come si sarebbero svolti i giorni successivi e il resto delle vostre giornate lavorative. Mentre scrivete l'e-mail, ricordate che il suo scopo principale è quello di aiutare a collocare il nuovo arrivato e farlo sentire a casa. Per raggiungere questo obiettivo, dovreste anche evitare cose come il fallimento del DKIM e garantire una corretta autenticazione delle e-mail, in modo da fare una buona prima impressione sui destinatari delle vostre e-mail.

Struttura di un'ottima email di benvenuto a un nuovo dipendente

Ecco una breve struttura di un'ottima e-mail di benvenuto a un nuovo dipendente:

1. Introduzione

In questa parte dell'e-mail dovete dire al vostro nuovo dipendente quanto siete felici che sia entrato a far parte della vostra organizzazione. Non è necessario che questa sezione sia molto lunga, bastano poche frasi. L'importante è che il nuovo dipendente sappia che siete felici che sia entrato a far parte dell'azienda.

Iniziare a lavorare in una nuova azienda è una decisione importante, quindi è importante che i dipendenti si sentano sicuri della loro scelta. ‍

2. Dare un'idea del primo giorno e della strada da percorrere.

Assicuratevi di comunicare al nuovo assunto quando sarà il suo primo giorno di lavoro e dove presentarsi nella vostra e-mail. Cercate di dare loro un'idea di massima del programma del primo giorno.

Saranno più rilassati se avranno delle aspettative su ciò che faranno, sia che si tratti di orientamento per tutto il giorno o di lavoro. Se c'è qualcosa che devono portare con sé o in ufficio in anticipo, informateli nell'e-mail di benvenuto.

3. Conclusione

Questo è anche un buon momento per dire loro perché li avete ritenuti adatti alla posizione e perché li avete portati a bordo.

Esaminate la progressione da neoassunto a dipendente esperto. Potete anche dire loro dove li vedete muoversi all'interno dell'azienda.

E-mail di benvenuto ‍ idee di contenuto

Ecco il tipo di contenuto da utilizzare per l'invio di un'e-mail di benvenuto:

1. Un oggetto accattivante

Assicuratevi che l'oggetto della vostra e-mail sia accattivante e il più specifico possibile, poiché è la prima cosa che i nuovi assunti vedranno. La riga dell'oggetto deve essere scritta in modo che sia mirata e coinvolgente.

In altre parole, la riga dell'oggetto deve far capire ai dipendenti lo scopo dell'e-mail, ma deve anche essere interessante, utilizzando verbi attivi, vocativi ed elementi di curiosità per incoraggiare i dipendenti ad aprire l'e-mail.

2. Scegliere un tono in base alla cultura della propria azienda

Come tutto il resto dell'organizzazione, anche l'e-mail di benvenuto deve riflettere la cultura aziendale.

L'e-mail di benvenuto di un ufficio divertente e moderno può essere più divertente rispetto, ad esempio, a un'azienda con una cultura più conservatrice, come un'università o un'organizzazione del settore pubblico.

Indipendentemente dal tono, l'osservanza di quanto segue può aiutare l'e-mail a diventare altamente efficace:

• Uso di frasi brevi e semplici.
• Evitate lo slang e i gerghi.
• Evitare il linguaggio burocratico.
• Usate verbi attivi e aggettivi positivi.
• Evitare avverbi ridondanti come "molto", "davvero" o "veramente".
• Evitate le maiuscole e i punti esclamativi: potrebbero rendere la vostra e-mail troppo forte o emotiva.

3. Essere visivi

Anche se una buona e-mail testuale vecchio stile può essere ancora molto rilevante, date un'occhiata ai vari strumenti gratuiti presenti sul mercato che vi permettono di inviare e-mail visive per ottenere un impatto migliore.

Durante la progettazione di un modello di questo tipo, assicuratevi che il modello di e-mail stilizzato si adatti alle linee guida del vostro marchio.

4. Verificare la presenza di errori di battitura e di grammatica

Gli errori di battitura e di grammatica giocano un ruolo fondamentale nel modo in cui un dipendente percepisce l'organizzazione, come una sorta di prima impressione. Probabilmente è superfluo dirlo, ma è sempre importante ricontrollare le e-mail prima di inviarle. Prendete in considerazione i seguenti suggerimenti quando scrivete un'e-mail di benvenuto a un nuovo dipendente:

• Assicuratevi che il correttore ortografico del vostro browser sia attivo e controllate l'ortografia di tutte le e-mail prima di inviarle.
• Utilizzate il controllore di grammatica e punteggiatura di Prepostseo o Grammarly.
• Capire gli errori comuni di grammatica e punteggiatura per evitarli.
• Leggete le vostre e-mail ad alta voce per renderle più efficaci

Cosa includere in un'e-mail di benvenuto per i nuovi dipendenti?

Ecco gli altri elementi che dovreste includere nella vostra e-mail di benvenuto:

1. Video di benvenuto

Si può ottenere molto con i contenuti visivi e seguendo le inclusioni video più importanti che si possono avere incorporate nella mail di benvenuto.

1. Un video di benvenuto da parte dell'amministratore delegato della direzione Risorse Umane
2. Un video di aggiornamento dell'azienda
3. Un video "sull'azienda
4. Un video sulla cultura o sul "divertimento al lavoro

2. Allegati

A seconda della fase dell'e-mail di benvenuto (riconoscimento/controllo del background/orientamento), è necessario includere nell'e-mail gli allegati appropriati. Assicuratevi che questi allegati siano denominati correttamente prima di allegarli.

Allegate i documenti che richiedono una lettura approfondita, come i termini e le condizioni di assunzione e l'elenco dei vantaggi e dei benefici offerti ai dipendenti, in modo che questi ultimi non debbano scervellarsi per leggere le clausole prima di firmarle durante il loro primo giorno di lavoro.

3. Liste di controllo

Le liste di controllo sono un ottimo modo per aiutare i dipendenti ad assicurarsi di avere con sé i documenti richiesti il primo giorno.

Includete la lista di controllo nel corpo dell'e-mail o come allegato stampabile. La lista di controllo è suddivisa nelle seguenti sezioni:

• Compiti da completare prima del primo giorno di lavoro del dipendente.
• Compiti da completare nel primo giorno intero di lavoro del dipendente.
• Compiti da completare nel periodo di orientamento del dipendente (ad esempio)

4. Mappa stradale dell'orientamento

Un modo interessante per le organizzazioni che si distribuiscono su più piani di assicurarsi che il dipendente non si sia letteralmente "perso" nella sede è quello di fornirgli una mappa del percorso del primo giorno.

In pratica, una mappa dell'ufficio (approssimativa e liberamente condivisibile), gli orari e le attività possono essere scritte all'interno del luogo in cui si svolgeranno. Queste mappe sono estremamente utili per i grandi programmi di orientamento che si svolgono in sale di formazione e reparti.

Oltre all'orientamento in aula, fornire una mappa di "incontro" può aiutare a mettere in contatto i nuovi dipendenti con altre persone che dovrebbero conoscere per costruire le loro reti interne. Anche in questo caso, le mappe possono essere costituite da dettagli sull'ubicazione dell'ufficio dell'individuo.

Questi incontri li aiutano anche a conoscere meglio l'azienda, parlando con i dipendenti di altri reparti e comprendendo meglio i ruoli e le responsabilità dei loro colleghi.

5. Punti di contatto importanti

I dettagli completi (nome, e-mail e numeri di telefono) delle persone che devono essere contattate prima, durante o dopo il primo giorno devono essere forniti al dipendente in anticipo.

Questi dettagli dovrebbero essere quelli del loro:

• Orientamento POC
• Amministrazione e POC IT
• HR POC
• Direttore
• Contatti del compagno di orientamento

6. Risorse per l'apprendimento

I dipendenti possono iniziare a lavorare rapidamente grazie ai link al materiale didattico fondamentale, come ad esempio:

• Sito web dell'azienda
• Blog e risorse didattiche
• Casi di studio e documentazione sui prodotti
• Portali L&D
• Link agli strumenti e allo stack tecnologico utilizzati nella loro funzione

7. Dettagli di accesso

Fate in modo che i dipendenti facciano rete con i loro futuri colleghi fin dal primo giorno. Date loro accesso alle piattaforme sociali dell'ufficio, come Empuls , per scoprire ed esplorare meglio l'ambiente dell'ufficio, i gruppi di lavoro e i gruppi di interesse. Condividete i link al loro gruppo di lavoro specifico, in modo che possano scoprire facilmente i loro colleghi.

8. Dettagli di un compagno di orientamento

Le ricerche dimostrano che fornire a un nuovo dipendente un compagno della sua stessa funzione aiuta a ridurre la confusione iniziale e l'incertezza che tutti i nuovi dipendenti devono affrontare e migliora il coinvolgimento dei dipendenti.

Un buddy aiuta il dipendente a sentirsi a proprio agio e può affiancare un dipendente nuovo o addirittura trasferito durante il suo inserimento. Offre consigli, risorse e indicazioni sugli aspetti quotidiani del lavoro nel reparto e nell'organizzazione.

Se avete deciso di adottare un sistema "buddy", la mail di benvenuto è il posto giusto per presentare il compagno assegnato al dipendente.

9. Domande frequenti

Includete le risposte alle domande più critiche che i nuovi assunti potrebbero avere prima o durante l'orientamento.

Cos'è un messaggio di benvenuto?

Un messaggio di benvenuto è un saluto condiviso dall'azienda, dal manager o dal team con un nuovo dipendente. Esprime l'apprezzamento per la presenza del dipendente e costituisce un inizio positivo per il primo giorno.

Un messaggio di benvenuto può assumere la forma di un biglietto, di un'e-mail, di una lettera o di una cartolina e può essere accompagnato da un regalo di benvenuto. Può essere condiviso di persona il primo giorno o consegnato in anticipo al destinatario.

Soprattutto durante la pandemia, quando le persone cambiano lavoro e non hanno la possibilità di conoscere il proprio team in anticipo, un messaggio di benvenuto amichevole è molto utile per mettere a proprio agio il nuovo dipendente.

Cosa c'è di meglio di un biglietto caldo e accogliente che li motiva a dare il meglio di sé fin dall'inizio.

Come si dice: "La fidelizzazione dei dipendenti inizia con un ottimo onboarding".

Come scrivere un messaggio di benvenuto per un nuovo dipendente?

Un messaggio di benvenuto non deve necessariamente essere lungo o dettagliato. Se realizzato con cura, può avere il giusto impatto. Ecco i punti chiave da tenere a mente quando si scrive un messaggio di benvenuto per un nuovo dipendente.

Una lettera o un messaggio di benvenuto ha due scopi principali per un nuovo dipendente. In primo luogo, deve dare il benvenuto al dipendente e, in secondo luogo, deve evidenziare i primi passi da compiere per il dipendente.

Di seguito, scoprirete anche diversi modelli di messaggi e-mail di benvenuto.

1. Essere chiari sul proprio scopo

Utilizzate frasi come "Congratulazioni per essere entrato a far parte del nostro team" o "Benvenuto nel nostro team" nell'oggetto dell'e-mail o all'inizio di un biglietto o di una cartolina. La giusta messaggistica nella comunicazione interpersonale aggiunge un tono di approccio al messaggio.

2. Usare un tono amichevole

Il messaggio deve essere redatto in modo da riflettere la sincera soddisfazione per l'arrivo di un nuovo dipendente.

Sebbene il linguaggio generale debba essere professionale, il messaggio deve esprimere calore e ribadire le qualità positive che rendono il dipendente adatto.

3. Presentare l'organizzazione

Date al nuovo dipendente un assaggio di ciò che significa lavorare nell'azienda, compresi i vantaggi e i benefici, la cultura del lavoro e le attività divertenti che può aspettarsi.

Assicuratevi di non condividere troppe informazioni nel messaggio di benvenuto stesso, ma aggiungete un kit di benvenuto che illustri in dettaglio le modalità dell'azienda.

4. Dite loro cosa aspettarsi il primo giorno

Se state inviando un'e-mail o un messaggio di benvenuto prima che il dipendente si sia iscritto, potete aggiungere informazioni sull'offerta di lavoro, sulla data di inizio, sull'orario di arrivo, sul fatto che il dipendente si unirà a un ufficio fisico o lavorerà da remoto, ecc.

Dite loro se il primo giorno è previsto un programma di orientamento (virtuale o meno). Il messaggio di benvenuto può fornire una panoramica di ciò che ci si aspetta, comprese eventuali presentazioni o attività di gruppo.

Il documento deve anche informare il dipendente di tutto ciò che potrebbe essere richiesto di portare o avere a portata di mano, come ad esempio i documenti.

Idee per messaggi di benvenuto ai nuovi dipendenti con modelli

Contesti diversi richiedono messaggi di benvenuto leggermente diversi, ma tutti dovrebbero riflettere buona volontà, rispetto e positività per il nuovo rapporto di lavoro. Ecco alcune idee per iniziare:

Un breve messaggio di benvenuto ai nuovi dipendenti

I dipendenti assunti per attributi o talenti specifici possono essere elogiati nel messaggio di benvenuto. Questo li aiuterà a sentirsi speciali e li incoraggerà a mostrare tali caratteristiche fin dal primo giorno di lavoro.

1. "Welcome to the team, <employee name! We've been looking for someone to bring new creative insights to the table, and you fit the bill perfectly. We can't wait to see what you come up with!"

2. "Welcome aboard, <employee name>! We're delighted to have you here, and we're confident that your enthusiastic, go-getter attitude will be a valuable asset to our company. Looking forward to growing with you!"

3. "Welcome on board, <employee name>! We love the creative skills you have, and we are sure you'll be a valuable asset to our marketing team. Looking forward to collaborating on many successful projects with you!"

4. "Welcome to the team, <employee name>! We're impressed by your knowledge of and experience in sales, and we look forward to working with you on new projects. Thanks for joining us!"

5. "Welcome aboard, <employee name>! We brought you onboard because we saw the enthusiastic leadership streak in you. We look forward to having you head our new projects!"

Come dice Oprah Winfrey, "il cervello, come il nostro cuore, ama il riconoscimento, l'apprezzamento e l'incoraggiamento".

Aiutate un laureato a sentirsi benvenuto con questi brevi messaggi di benvenuto

Sapete bene quanto possa essere intimidatorio per un giovane laureato entrare per la prima volta in un ufficio. Un biglietto di benvenuto amichevole può aiutarli ad ambientarsi meglio e a sentirsi liberi di provare cose nuove sul lavoro.

6. "Thank you for joining us, <employee name>! We look forward to helping you learn and grow with us as a team. Do feel free to come to any of us for help whenever you need it - we're here for you!"

7. "Welcome on board, <employee name>! We're proud to be the place where you start your career, and we're here to give you a hand whenever you need it. Looking forward to helping you grow!"

8. "Welcome aboard, <employee name>! We're delighted to have a young, dynamic person like you join our team. We look forward to the new ideas you'll bring to the table!"

9. "Great to have you here, <employee name>! We know that getting used to your first job can seem intimidating at first, and we want you to know that we're all here for you. Feel free to come to us for help whenever you need it!"

10. "Welcome to the team, <employee name>! We're always looking for fresh talent to join our ranks and bring new ideas with them. We're excited about what you have to share, and we're here to help whenever you need us!"

Messaggi di benvenuto a bordo per i nuovi dipendenti - Rispettare la loro esperienza

Quando i nuovi assunti hanno una serie di competenze o esperienze uniche, è possibile riconoscerle utilizzando i seguenti modelli.

11. "Welcome on board, <employee name>! We're proud to have someone with your skills and abilities on our team. We can't wait to see the fantastic things you’ll achieve here!

12. "Thank you for joining us, <employee name>! We're delighted to have someone with your experience, and we know you'll be a valuable asset to the team. Looking forward to working with you!"

13. "Welcome to the team, <employee name>! It's great to work with someone who's seen as much of the <insert sector> world as you have. We look forward to the insights you have to bring!"

14. "Welcome aboard, <employee name>! We're always on the lookout for experienced, dynamic individuals to join our creative team, and you're the best person we could find for the job! We can't wait to see what you do."

15. "Welcome to the team, <employee name>! Your experience and abilities impressed us, and we couldn't be gladder to have you on board. Here's to many years of doing great things together!"

Come manager, responsabili delle risorse umane o proprietari di un'azienda, non potete permettervi di continuare ad assumere continuamente. La fidelizzazione dei dipendenti è una parte importante di ogni organizzazione e non è un compito facile.

Tuttavia, è fondamentale trovare un equilibrio tra il reclutamento e la fidelizzazione per avere una forza lavoro soddisfatta. Il successo è più facile da raggiungere con una forza lavoro soddisfatta.

Messaggi di benvenuto incoraggianti per i nuovi dipendenti

Molti nuovi dipendenti entrano in un'organizzazione con la mentalità di dover tenere la testa bassa e fare esattamente quello che fanno gli altri.

Tuttavia, l'azienda potrebbe volere che portino nuove prospettive, e il messaggio di benvenuto dovrebbe rispecchiare questo aspetto.

16. "Welcome on board, <employee name>! We're a company that believes in learning and growing every day, and hires like you help us achieve that. We can't wait to see what you do!"

17. "Welcome to the team, <employee name>! We're a team that values creativity, innovative thinking, and a go-getter attitude, and you're someone who embodies all these qualities. We look forward to hearing your ideas soon!"

18. "Welcome to the team, <employee name>! We're a growing company looking to work with people who can make a difference, and we're delighted to count you among that number. Looking forward to helping you make waves!"

19. "Great to have you here, <employee name>! We hired you out of all the applicants because we saw the energy and innovative mindset we prize as a team in you. We can't wait to see how you shake things up around here."

20. "Welcome on board, <employee name>! We chose you to help us make a difference, and we look forward to seeing how you change things up. Do feel free to share your ideas with any of us at any time - we value it!"

Modelli di esempio per le e-mail di benvenuto ai nuovi dipendenti

Di seguito è riportata un'ampia raccolta di contenuti per le e-mail di benvenuto ai nuovi assunti. Utilizzateli per un coinvolgimento efficace dei dipendenti. Gli esempi riportati di seguito possono essere adatti a culture ed esigenze organizzative diverse, quindi utilizzateli di conseguenza.

Campione 1

Tono: Casual

Stile: Visivo

Inviato da: Responsabile Risorse Umane

Campione 2

Tono: formale

Stile: Visivo

Inviato da: RISORSE UMANE

Campione 3

Tono: informale

Stile: Descrittivo

Inviato da: RISORSE UMANE

Campione 4

Tono: formale

Stile: Descrittivo

Inviato da: Responsabile Risorse Umane

Campione 5

Tono: informale

Stile: Descrittivo

Inviato da: Responsabile

Avvolgimento

Tutti i dipendenti amano essere apprezzati, accolti e rispettati e se riuscite a creare una sensazione di apertura e calore fin dal primo giorno di lavoro, i loro livelli di produttività subiranno un'impennata.

Se non ci credete, potete tenere traccia delle loro prestazioni utilizzando la soluzione per il coinvolgimento dei dipendenti Empuls. È responsabilità del datore di lavoro trattare bene i membri del team.

La massimizzazione dell'impegno e della motivazione dei dipendenti ha un impatto diretto sulla produttività. Attirare e trattenere talenti di alta qualità determina la sopravvivenza a lungo termine della vostra azienda.

Come accogliete i vostri nuovi dipendenti?