Workforce Planning: A Strategic Guide to Future-Proofing Your Team

Sapete come si dice: una squadra è forte quanto il suo anello più debole. È quindi importante avere i talenti giusti, con le competenze giuste, nei ruoli giusti e al momento giusto. Solo così si può creare una sinfonia di talenti, in cui ogni membro del team svolge il proprio ruolo alla perfezione. 

Tuttavia, è possibile raggiungere questo obiettivo solo se si dispone di un solido piano della forza lavoro. Fortunatamente, alla fine di questo articolo, capirete i dettagli della pianificazione della forza lavoro, da cos'è la pianificazione della forza lavoro a come costruirne una per la vostra azienda. 

Immergiamoci in questa storia. 

Che cos'è la pianificazione della forza lavoro? 

Workforce planning involves a series of analyses and forecasts to ensure that you are staffing your business with the right talent, experience, and knowledge. This planning can be carried out using workforce management software like Runn. Here’s an example. 

Esistono due modelli principali di pianificazione della forza lavoro: la pianificazione strategica della forza lavoro e la pianificazione operativa della forza lavoro. 

1. Strategic workforce planning 

It is all about looking at the big picture and the long-term needs of your business. It’s a process of forecasting your future workforce’s needs based on your business key goals and objectives. By using this, you can map out a game plan for the future - onboarding new talent, training and retaining your current workforce, etc. 

2. Operational workforce planning 

Si tratta di assicurarsi di avere la giusta quantità di personale e di competenze per le esigenze operative quotidiane dell'azienda. Immaginate questo: gestite un negozio al dettaglio ed è la stagione delle vacanze. La pianificazione operativa della forza lavoro prevede l'assunzione di un maggior numero di dipendenti con le giuste competenze per soddisfare l'aumento dei clienti. 

Che cos'è la pianificazione della forza lavoro? In generale, la pianificazione della forza lavoro è un modo olistico di gestire il team e di assicurarsi che sia in linea con gli obiettivi aziendali. 

Why is workforce planning important for your business? 

A sound workforce management plan is more than a nice-to-have—it’s a necessity. It brings several strategic advantages: 

• Team balance: Without a plan, your workforce may become skewed—overstaffed in one area, understaffed in another. This imbalance reduces overall team effectiveness. 
• Skills optimization: Through identifying and addressing skills gaps, you ensure your team has the competencies needed to stay competitive. 
• Regulatory compliance: Industries are governed by labor laws and regulations. Workforce planning helps ensure your hiring, staffing, and scheduling practices remain compliant. 

By addressing these areas, your business can avoid last-minute scrambles, improve employee satisfaction, and prepare for both opportunities and disruptions, which we will discuss in the section of importance. 

What is the importance of workforce planning? 

La pianificazione della forza lavoro è necessaria per diversi motivi. Innanzitutto, vi aiuta a trovare il giusto equilibrio nel vostro team. Senza un piano, si rischia di concentrare eccessivamente un'area del team a scapito di un'altra. Questo porta a un team squilibrato e inefficace. Questo va evitato. 

Further, workforce planning involves identifying skill gaps within your workforce. When you find these skill gaps, you can close them up effortlessly. Thus, you can ensure that your workforce has the skills required for you to stay competitive in the market. 

Infine, la pianificazione della forza lavoro aiuta a garantire la conformità. In molti settori esistono normative e leggi specifiche che regolano l'occupazione. Un piano della forza lavoro ben congegnato può aiutarvi a garantire il rispetto di queste normative e leggi. 

What are the benefits of workforce planning? 

Around 89% of businesses have integrated workforce planning into their business plan. If you’re looking to join these businesses, here are the benefits to expect. 

1. Determinare i rischi 

Aiuta a determinare i rischi prima che influenzino gli obiettivi dell'organizzazione. La pianificazione della forza lavoro può aiutare a individuare i rischi potenziali prima che possano influire sugli obiettivi aziendali. Quando si identificano questi rischi, si può essere proattivi e mitigare qualsiasi problema prima che si presenti. 

Immaginate di essere un piccolo imprenditore che sta per lanciare un nuovo prodotto. Tutto è pronto, ma all'improvviso un dipendente chiave si licenzia. 

Un piano della forza lavoro efficace vi avrebbe aiutato a identificare il rischio potenziale di abbandono di un talento chiave. Poi, avreste creato in modo proattivo le strategie per mitigare il rischio, invece di affannarvi a trovare un sostituto all'ultimo minuto. 

2. Strumenti e report potenti 

Fornisce strumenti e report che spiegano l'impatto delle decisioni. La pianificazione della forza lavoro vi offre strumenti e report potenti che vi aiutano a capire se le vostre decisioni hanno un impatto positivo o negativo sulla forza lavoro. 

Grazie ai sondaggi e al software di gestione della forza lavoro, è possibile identificare gli schemi e le tendenze della forza lavoro. Saprete quale reparto sta diminuendo o crescendo. 

You’ll also access key data such as employee turnover rates, productivity, etc. High turnover rates and low productivity over time could mean you’ve been making wrong decisions, and vice versa. With this information, you can make data-driven decisions to improve your workforce. 

3. Approfondimenti su domanda e offerta 

Helps you understand problems with supply and demand. Planning your workforce also helps you gain insights into the issues related to workforce supply and demand. When you regularly assess your current and future workforce needs, you can find out areas with shortages or surpluses of employees.  

With this information, you can make better-informed decisions to balance talent demand and supply. These decisions could include layoffs, training, hiring, etc. 

Supponiamo di gestire un negozio in cui si è costantemente a corto di personale nei fine settimana. Un piano della forza lavoro vi aiuta a capire il problema della domanda di personale. Quindi, è possibile pianificare l'assunzione (l'approvvigionamento) di altri dipendenti per coprire la domanda. 

4. Rilevare in modo proattivo i problemi 

Assicura il riconoscimento di potenziali problemi che limitano la produttività. Infine, la pianificazione della forza lavoro vi permette di individuare in modo proattivo i problemi che possono frenare il vostro team. Identificando questi problemi è più facile affrontarli. 

La valutazione periodica è parte integrante della pianificazione della forza lavoro. La valutazione può essere semplice come un incontro in tempo reale con i vostri dipendenti per capire come si sentono rispetto alle loro responsabilità, ai loro ruoli e alla loro soddisfazione lavorativa complessiva. 

Questo vi aiuta a identificare gli elementi che possono limitare la produttività dei vostri dipendenti: scarsa soddisfazione sul lavoro, errata classificazione dei dipendenti, ecc. 

When you identify these issues, you can then solve them using the appropriate strategies. These strategies could include investing in training plans, implementing flexible working arrangements, or even incentivizing your employees. 

When should you use workforce planning? 

Workplace planning is not a one-time initiative. It should be an ongoing, dynamic process that adapts to your business's current and future needs. Here are the key moments to implement or revisit your workforce plan: 

• When forecasting future growth or expansion 
• When entering new markets or geographies 
• When experiencing high turnover or retention challenges 
• When preparing for technology shifts or industry disruptions 
• When reevaluating operational efficiency 

Whether it’s the end of a fiscal quarter or the start of a new product launch, revisiting your workforce management plan during these pivotal times can help your team stay prepared. 

5 Fasi di pianificazione efficace della forza lavoro 

Dopo aver capito cos'è la pianificazione della forza lavoro e quali sono i suoi vantaggi, vediamo di illustrarne l'attuazione. 

1. Garantire l'attenzione a lungo termine 

Quando si tratta di pianificazione della forza lavoro, è facile farsi prendere dalla quotidianità e concentrarsi sulle esigenze immediate. 

Ma per costruire un team veramente solido e sostenibile, è necessario pensare al di là del prossimo anno o del prossimo trimestre e concentrarsi su cinque, dieci o addirittura 20 anni. 

Long-term focus is even more necessary if your business operates in a niche subject to changes and disruptions. For example, the technology field. If you don’t consider roles that you’ll need in the future in your workforce plan - web3 and AI prowess, innovative email verification approaches, IoT, etc - your workforce might become obsolete. 

L'orientamento a lungo termine significa anche pensare alla pianificazione della successione e alla pensione. È importante pensare ai ruoli vitali che potrebbero essere difficili da ricoprire quando gli attuali dipendenti li lasceranno. In questo modo, sarete in grado di riempire i posti e garantire la continuità aziendale. 

La griglia a 9 caselle può essere utile per la pianificazione della successione. Questo strumento vi aiuta ad analizzare e classificare i vostri dipendenti in base alle loro prestazioni e al loro potenziale, come mostrato di seguito. È possibile scegliere facilmente i dipendenti con il potenziale e le prestazioni migliori per la successione. 

Potete anche concentrarvi sul lungo termine implementando un programma di gestione dei talenti nel vostro piano. Un programma di gestione dei talenti vi aiuta a coltivare i talenti fino a quando non saranno in grado di assumere posizioni chiave nella vostra organizzazione. Ciò è particolarmente necessario se si considera che entro il 2030 85 milioni di posti di lavoro potrebbero non essere occupati a causa della scarsità di dipendenti qualificati. 

2. Individuare le carenze di competenze 

I gap di competenze sono quelle aree in cui i vostri dipendenti non hanno le conoscenze o le abilità necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro. Una volta identificate queste lacune, è possibile inserire nel piano del personale delle strategie per colmarle. 

Per individuare queste lacune, è necessario condurre valutazioni coerenti delle prestazioni. Ad esempio, attraverso revisioni settimanali, sondaggi, registri di produttività, feedback a 360 gradi, ecc. Utilizzando questa valutazione, è possibile scoprire le aree chiave in cui i dipendenti potrebbero avere difficoltà e necessitare di ulteriore formazione. 

Potete anche studiare le tendenze del settore e i cambiamenti tecnologici per identificare le lacune. Ad esempio, se una nuova tecnologia si sta diffondendo nel vostro settore e il vostro team non ha le competenze necessarie per lavorarci, può rappresentare un'enorme lacuna. 

Infine, è possibile utilizzare una matrice delle competenze per rappresentare i risultati dell'analisi del gap di competenze. Come illustrato di seguito, questo documento include tutte le competenze necessarie per ogni ruolo dell'organizzazione. È quindi possibile mappare le competenze con quelle attualmente possedute dai membri del team. In questo modo si ottiene un quadro più chiaro di dove sono le lacune. 

Una volta identificate queste carenze di competenze, capirete dove concentrare il vostro piano operativo e strategico della forza lavoro. 

3. Pianificare il futuro della forza lavoro utilizzando gli scenari 

La pianificazione di scenario o di emergenza consiste nel considerare vari esiti potenziali e il modo in cui possono influire sulla vostra forza lavoro. Questo vi aiuta a guardare oltre e a verificare l'impatto potenziale delle vostre decisioni sulla vostra forza lavoro. 

Iniziate a identificare questi scenari. Potete scoprirli utilizzando i dati esistenti, ovvero eventi accaduti ad aziende come la vostra. 

Also, you can find scenarios by identifying the factors that can affect your workforce in the future. These factors could be the emergence of new technology, a new approach to enhance your marketing plan, changes in the economy, or disruptions in the industry. 

Una volta identificati questi fattori, è possibile iniziare a dipingere diversi scenari. 

Imagine this: you are a retail store owner and a factor you identified is the e-commerce disruption. One scenario you can consider is that e-commerce becomes everyone's go-to. As such, fewer customers will visit your brick-and-mortar store. 

In questo scenario, è necessario pianificare una riduzione della forza lavoro in negozio e concentrarsi maggiormente sulle vendite online. A questo proposito, è possibile formare i dipendenti attuali sull'e-commerce o assumere nuovi talenti. 

Dall'analogia di cui sopra, sapete già cosa fare se si presenta uno scenario del genere. La cosa fondamentale da fare è essere proattivi. 

4. Richiesta di consulenza esterna 

Nella pianificazione della forza lavoro, nessuno ha tutte le risposte. Fortunatamente, è qui che entrano in gioco i consulenti esterni. Potete avvalervi della loro competenza ed esperienza per ottenere una nuova prospettiva sul vostro piano del personale. 

Inoltre, i consulenti possono aiutarvi se state progettando di espandere la vostra attività in un nuovo Paese. Possono offrirvi preziose informazioni sulle normative. 

You can also understand cultural differences and labor markets. You can gain insights into how businesses deal with legal issues, from labor disputes to tort like breach of fiduciary cases, paraquat lawsuits, and fraud in your new location. 

Tuttavia, prima di rivolgersi a qualcuno per una consulenza, assicuratevi di capire per cosa avete bisogno di aiuto. Avete bisogno di consulenza su parti specifiche del piano, come lo sviluppo dei talenti o il coinvolgimento dei dipendenti? Oppure volete una revisione più olistica dell'intero piano? Una volta compreso questo aspetto, potrete comunicarlo efficacemente al consulente. 

Inoltre, fate ricerche. Trovate persone o aziende con esperienza nel vostro settore. Non esitate a chiedere raccomandazioni alle associazioni di categoria e ai vostri colleghi. Quando avrete una rosa di potenziali consulenti, assicuratevi di contattarli con una spiegazione chiara e concisa di ciò che volete. Saranno felici di aiutarvi. 

5. Tenere d'occhio il piano 

Questo passo sembra scontato. Ma sarete sorpresi da quanto sia facile creare un piano della forza lavoro e dimenticarsene. È necessario testare e monitorare regolarmente il piano per assicurarsi che tutto sia in regola. 

È possibile monitorare il piano fissando dei check-in regolari. Possono essere annuali, trimestrali o mensili. Durante questi momenti, rivedete il piano per valutarne i progressi. Ci sono competenze molto richieste che vi mancano? La vostra forza lavoro è sotto organico o sovra organico? Queste sono alcune delle domande che dovreste porvi. In base alle risposte, potrete modificare il vostro piano. 

Inoltre, raccogliete sempre il feedback del vostro team. Questo può avvenire attraverso incontri individuali. Chiedete loro quali sono le loro responsabilità e i loro ruoli per assicurarvi che tutto sia in regola. 

Inoltre, potrebbero verificarsi situazioni inaspettate in cui la vostra azienda potrebbe avere bisogno di ridimensionare le proprie attività. Quando si presentano, non abbiate paura di rivedere e ristrutturare il vostro piano. 

Empuls can help you strategize the whole workforce planning. In case you don’t know how to get started, read on. 

Empuls workforce planning engagement toolkit 

Here's a ready-to-use Empuls implementation template that you can follow or adapt for launching workforce planning surveys and scenario-based engagement strategies inside your organization. 

Part 1: Setup a workforce planning survey campaign 

Objective: Identify current skill gaps, forecast hiring needs, assess employee aspirations and readiness for change. 

Survey template: Workforce planning pulse check 

Deploy via: Empuls > Surveys > Create New > Use Template 
Frequency: Quarterly or Bi-Annually 
Trigger: Based on onboarding, promotions, or tenure milestones 

Part 2: Scenario-based engagement campaigns 

Objective: Test employee sentiment and adaptability to various strategic workforce scenarios. 

Use case 1: Hybrid vs. remote work model 

Poll setup: 

• Title: How would you prefer to work in the coming quarter? 
• Options: Fully Remote, Hybrid (2–3 days in office), Fully On-site 
• Launch via: Empuls > Townhall > Polls 

Follow-up quiz: "Which challenges have you faced with remote work?" 
(Options: Communication, Collaboration, Tools Access, Isolation) 

Result Usage: Create community groups for each segment (e.g., "Remote Champs", "Office Regulars") to drive tailored internal communication​. 

Part 3: Automate recognition based on survey insights 

Goal: Celebrate those who contribute to workforce planning through ideas or action. 

Award workflow example 

In chiusura 

Un piano del personale è necessario per raggiungere gli obiettivi aziendali. Ora avete capito cos'è la pianificazione della forza lavoro e quali vantaggi offre alla vostra azienda. 

Se volete implementarne uno, iniziate concentrandovi sul lungo termine e identificando le lacune di competenze. Quindi, utilizzate vari scenari per pianificare il futuro della vostra forza lavoro. È utile anche richiedere una consulenza esterna e tenere sotto controllo il piano. 

Follow these tips for effective workplace planning and reap the best results. But to get the result you want, consider Empuls. With it, you get: 

• Data-backed decision-making through people analytics 
• Higher visibility into team dynamics, motivation levels, and cultural alignment 
• Automated workflows for awards, recognition, and surveys that save admin time 
• Global compliance with tax-saving benefits, GDPR, SOC2, ISO 27001 adherence​ 
• Integration with HRMS and collaboration tools for seamless data syncing