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Sapete come si dice: una squadra è forte quanto il suo anello più debole. È quindi importante avere i talenti giusti, con le competenze giuste, nei ruoli giusti e al momento giusto. Solo così si può creare una sinfonia di talenti, in cui ogni membro del team svolge il proprio ruolo alla perfezione.
Tuttavia, è possibile raggiungere questo obiettivo solo se si dispone di un solido piano della forza lavoro. Fortunatamente, alla fine di questo articolo, capirete i dettagli della pianificazione della forza lavoro, da cos'è la pianificazione della forza lavoro a come costruirne una per la vostra azienda.
Immergiamoci in questa storia.
Che cos'è la pianificazione della forza lavoro?
La pianificazione della forza lavoro comporta una serie di analisi e previsioni per garantire che il personale della vostra azienda sia dotato dei giusti talenti, esperienze e conoscenze. Questa pianificazione può essere effettuata utilizzando un software di gestione della forza lavoro come Runn. Ecco un esempio.
Esistono due modelli principali di pianificazione della forza lavoro: la pianificazione strategica della forza lavoro e la pianificazione operativa della forza lavoro.
Pianificazione strategica della forza lavoro
It is all about looking at the big picture and the long-term needs of your business. It’s a process of forecasting your future workforce’s needs based on your business key goals and objectives. By using this, you can map out a game plan for the future - onboarding new talent, training and retaining your current workforce, etc.
Pianificazione operativa della forza lavoro
Si tratta di assicurarsi di avere la giusta quantità di personale e di competenze per le esigenze operative quotidiane dell'azienda. Immaginate questo: gestite un negozio al dettaglio ed è la stagione delle vacanze. La pianificazione operativa della forza lavoro prevede l'assunzione di un maggior numero di dipendenti con le giuste competenze per soddisfare l'aumento dei clienti.
Che cos'è la pianificazione della forza lavoro? In generale, la pianificazione della forza lavoro è un modo olistico di gestire il team e di assicurarsi che sia in linea con gli obiettivi aziendali.
Importanza della pianificazione della forza lavoro
La pianificazione della forza lavoro è necessaria per diversi motivi. Innanzitutto, vi aiuta a trovare il giusto equilibrio nel vostro team. Senza un piano, si rischia di concentrare eccessivamente un'area del team a scapito di un'altra. Questo porta a un team squilibrato e inefficace. Questo va evitato.
Inoltre, la pianificazione della forza lavoro prevede l'identificazione delle lacune di competenze all'interno della vostra forza lavoro. Una volta individuate queste lacune, è possibile colmarle senza problemi. In questo modo, potrete assicurarvi che la vostra forza lavoro abbia le competenze necessarie per rimanere competitivi sul mercato.
Infine, la pianificazione della forza lavoro aiuta a garantire la conformità. In molti settori esistono normative e leggi specifiche che regolano l'occupazione. Un piano della forza lavoro ben congegnato può aiutarvi a garantire il rispetto di queste normative e leggi.
Vantaggi della pianificazione della forza lavoro
Circa l'89% delle aziende ha integrato la pianificazione della forza lavoro nel proprio piano aziendale. Se volete unirvi a queste aziende, ecco i vantaggi che vi aspettano.
1. Determinare i rischi
Aiuta a determinare i rischi prima che influenzino gli obiettivi dell'organizzazione. La pianificazione della forza lavoro può aiutare a individuare i rischi potenziali prima che possano influire sugli obiettivi aziendali. Quando si identificano questi rischi, si può essere proattivi e mitigare qualsiasi problema prima che si presenti.
Immaginate di essere un piccolo imprenditore che sta per lanciare un nuovo prodotto. Tutto è pronto, ma all'improvviso un dipendente chiave si licenzia.
Un piano della forza lavoro efficace vi avrebbe aiutato a identificare il rischio potenziale di abbandono di un talento chiave. Poi, avreste creato in modo proattivo le strategie per mitigare il rischio, invece di affannarvi a trovare un sostituto all'ultimo minuto.
2. Strumenti e report potenti
Fornisce strumenti e report che spiegano l'impatto delle decisioni. La pianificazione della forza lavoro vi offre strumenti e report potenti che vi aiutano a capire se le vostre decisioni hanno un impatto positivo o negativo sulla forza lavoro.
Grazie ai sondaggi e al software di gestione della forza lavoro, è possibile identificare gli schemi e le tendenze della forza lavoro. Saprete quale reparto sta diminuendo o crescendo.
Potrete anche accedere a dati chiave come il tasso di turnover dei dipendenti, la produttività, ecc. Tassi di turnover elevati e bassa produttività nel tempo possono significare che avete preso decisioni sbagliate e viceversa. Grazie a queste informazioni, potrete prendere decisioni basate sui dati per migliorare la vostra forza lavoro.
3. Approfondimenti su domanda e offerta
Aiuta a comprendere i problemi di domanda e offerta. La pianificazione della forza lavoro aiuta anche a comprendere i problemi legati alla domanda e all'offerta di personale. Valutando regolarmente le esigenze attuali e future della forza lavoro, è possibile individuare le aree con carenze o eccedenze di personale. Grazie a queste informazioni, potrete prendere decisioni più informate per bilanciare la domanda e l'offerta di talenti. Queste decisioni possono includere licenziamenti, formazione, assunzioni, ecc.
Supponiamo di gestire un negozio in cui si è costantemente a corto di personale nei fine settimana. Un piano della forza lavoro vi aiuta a capire il problema della domanda di personale. Quindi, è possibile pianificare l'assunzione (l'approvvigionamento) di altri dipendenti per coprire la domanda.
4. Rilevare in modo proattivo i problemi
Assicura il riconoscimento di potenziali problemi che limitano la produttività. Infine, la pianificazione della forza lavoro vi permette di individuare in modo proattivo i problemi che possono frenare il vostro team. Identificando questi problemi è più facile affrontarli.
La valutazione periodica è parte integrante della pianificazione della forza lavoro. La valutazione può essere semplice come un incontro in tempo reale con i vostri dipendenti per capire come si sentono rispetto alle loro responsabilità, ai loro ruoli e alla loro soddisfazione lavorativa complessiva.
Questo vi aiuta a identificare gli elementi che possono limitare la produttività dei vostri dipendenti: scarsa soddisfazione sul lavoro, errata classificazione dei dipendenti, ecc.
Una volta identificati questi problemi, è possibile risolverli utilizzando le strategie appropriate. Queste strategie possono includere l'investimento in piani di formazione, l'implementazione di modalità di lavoro flessibili o persino l'incentivazione dei dipendenti.
5 Fasi di pianificazione efficace della forza lavoro
Dopo aver capito cos'è la pianificazione della forza lavoro e quali sono i suoi vantaggi, vediamo di illustrarne l'attuazione.
1. Garantire l'attenzione a lungo termine
Quando si tratta di pianificazione della forza lavoro, è facile farsi prendere dalla quotidianità e concentrarsi sulle esigenze immediate.
Ma per costruire un team veramente solido e sostenibile, è necessario pensare al di là del prossimo anno o del prossimo trimestre e concentrarsi su cinque, dieci o addirittura 20 anni.
L'attenzione a lungo termine è ancora più necessaria se la vostra azienda opera in una nicchia soggetta a cambiamenti e interruzioni. Ad esempio, il settore tecnologico. Se nel vostro piano del personale non considerate i ruoli di cui avrete bisogno in futuro - abilità nel web3 e nell'AI, approcci innovativi per la verifica delle e-mail, IoT, ecc - la vostra forza lavoro potrebbe diventare obsoleta.
L'orientamento a lungo termine significa anche pensare alla pianificazione della successione e alla pensione. È importante pensare ai ruoli vitali che potrebbero essere difficili da ricoprire quando gli attuali dipendenti li lasceranno. In questo modo, sarete in grado di riempire i posti e garantire la continuità aziendale.
La griglia a 9 caselle può essere utile per la pianificazione della successione. Questo strumento vi aiuta ad analizzare e classificare i vostri dipendenti in base alle loro prestazioni e al loro potenziale, come mostrato di seguito. È possibile scegliere facilmente i dipendenti con il potenziale e le prestazioni migliori per la successione.
Potete anche concentrarvi sul lungo termine implementando un programma di gestione dei talenti nel vostro piano. Un programma di gestione dei talenti vi aiuta a coltivare i talenti fino a quando non saranno in grado di assumere posizioni chiave nella vostra organizzazione. Ciò è particolarmente necessario se si considera che entro il 2030 85 milioni di posti di lavoro potrebbero non essere occupati a causa della scarsità di dipendenti qualificati.
2. Individuare le carenze di competenze
I gap di competenze sono quelle aree in cui i vostri dipendenti non hanno le conoscenze o le abilità necessarie per svolgere efficacemente il proprio lavoro. Una volta identificate queste lacune, è possibile inserire nel piano del personale delle strategie per colmarle.
Per individuare queste lacune, è necessario condurre valutazioni coerenti delle prestazioni. Ad esempio, attraverso revisioni settimanali, sondaggi, registri di produttività, feedback a 360 gradi, ecc. Utilizzando questa valutazione, è possibile scoprire le aree chiave in cui i dipendenti potrebbero avere difficoltà e necessitare di ulteriore formazione.
Potete anche studiare le tendenze del settore e i cambiamenti tecnologici per identificare le lacune. Ad esempio, se una nuova tecnologia si sta diffondendo nel vostro settore e il vostro team non ha le competenze necessarie per lavorarci, può rappresentare un'enorme lacuna.
Infine, è possibile utilizzare una matrice delle competenze per rappresentare i risultati dell'analisi del gap di competenze. Come illustrato di seguito, questo documento include tutte le competenze necessarie per ogni ruolo dell'organizzazione. È quindi possibile mappare le competenze con quelle attualmente possedute dai membri del team. In questo modo si ottiene un quadro più chiaro di dove sono le lacune.
Una volta identificate queste carenze di competenze, capirete dove concentrare il vostro piano operativo e strategico della forza lavoro.
3. Pianificare il futuro della forza lavoro utilizzando gli scenari
La pianificazione di scenario o di emergenza consiste nel considerare vari esiti potenziali e il modo in cui possono influire sulla vostra forza lavoro. Questo vi aiuta a guardare oltre e a verificare l'impatto potenziale delle vostre decisioni sulla vostra forza lavoro.
Iniziate a identificare questi scenari. Potete scoprirli utilizzando i dati esistenti, ovvero eventi accaduti ad aziende come la vostra.
Inoltre, è possibile individuare gli scenari identificando i fattori che possono influenzare la forza lavoro in futuro. Questi fattori possono essere l'emergere di nuove tecnologie, un nuovo approccio per migliorare il vostro piano di marketing, cambiamenti nell'economia o interruzioni nel settore.
Una volta identificati questi fattori, è possibile iniziare a dipingere diversi scenari.
Immaginate di essere il proprietario di un negozio al dettaglio e di aver individuato come fattore di disturbo l'e-commerce. Uno scenario che potete prendere in considerazione è che l'e-commerce diventi la scelta di tutti. Di conseguenza, un numero minore di clienti visiterà il vostro punto vendita.
In questo scenario, è necessario pianificare una riduzione della forza lavoro in negozio e concentrarsi maggiormente sulle vendite online. A questo proposito, è possibile formare i dipendenti attuali sull'e-commerce o assumere nuovi talenti.
Dall'analogia di cui sopra, sapete già cosa fare se si presenta uno scenario del genere. La cosa fondamentale da fare è essere proattivi.
4. Richiesta di consulenza esterna
Nella pianificazione della forza lavoro, nessuno ha tutte le risposte. Fortunatamente, è qui che entrano in gioco i consulenti esterni. Potete avvalervi della loro competenza ed esperienza per ottenere una nuova prospettiva sul vostro piano del personale.
Inoltre, i consulenti possono aiutarvi se state progettando di espandere la vostra attività in un nuovo Paese. Possono offrirvi preziose informazioni sulle normative.
Potete anche capire le differenze culturali e i mercati del lavoro. Potrete conoscere il modo in cui le aziende affrontano le questioni legali, dalle controversie di lavoro agli illeciti, come le violazioni fiduciarie, le cause per paraquat e le frodi nella vostra nuova sede.
Tuttavia, prima di rivolgersi a qualcuno per una consulenza, assicuratevi di capire per cosa avete bisogno di aiuto. Avete bisogno di consulenza su parti specifiche del piano, come lo sviluppo dei talenti o il coinvolgimento dei dipendenti? Oppure volete una revisione più olistica dell'intero piano? Una volta compreso questo aspetto, potrete comunicarlo efficacemente al consulente.
Inoltre, fate ricerche. Trovate persone o aziende con esperienza nel vostro settore. Non esitate a chiedere raccomandazioni alle associazioni di categoria e ai vostri colleghi. Quando avrete una rosa di potenziali consulenti, assicuratevi di contattarli con una spiegazione chiara e concisa di ciò che volete. Saranno felici di aiutarvi.
5. Tenere d'occhio il piano
Questo passo sembra scontato. Ma sarete sorpresi da quanto sia facile creare un piano della forza lavoro e dimenticarsene. È necessario testare e monitorare regolarmente il piano per assicurarsi che tutto sia in regola.
È possibile monitorare il piano fissando dei check-in regolari. Possono essere annuali, trimestrali o mensili. Durante questi momenti, rivedete il piano per valutarne i progressi. Ci sono competenze molto richieste che vi mancano? La vostra forza lavoro è sotto organico o sovra organico? Queste sono alcune delle domande che dovreste porvi. In base alle risposte, potrete modificare il vostro piano.
Inoltre, raccogliete sempre il feedback del vostro team. Questo può avvenire attraverso incontri individuali. Chiedete loro quali sono le loro responsabilità e i loro ruoli per assicurarvi che tutto sia in regola.
Inoltre, potrebbero verificarsi situazioni inaspettate in cui la vostra azienda potrebbe avere bisogno di ridimensionare le proprie attività. Quando si presentano, non abbiate paura di rivedere e ristrutturare il vostro piano.
In chiusura
Un piano del personale è necessario per raggiungere gli obiettivi aziendali. Ora avete capito cos'è la pianificazione della forza lavoro e quali vantaggi offre alla vostra azienda.
Se volete implementarne uno, iniziate concentrandovi sul lungo termine e identificando le lacune di competenze. Quindi, utilizzate vari scenari per pianificare il futuro della vostra forza lavoro. È utile anche richiedere una consulenza esterna e tenere sotto controllo il piano.
Seguite questi consigli per una pianificazione efficace del luogo di lavoro e raccogliete i migliori risultati.
