Bagaimana untuk menamatkan pekerja dengan profesionalisme dan empati pada tahun 2024

Bergelut dengan keperluan menamatkan pekerja adalah tugas yang menuntut kemahiran dan pengendalian yang teliti. Mendekati proses ini dengan kepekaan dan pemikiran strategik bukan sahaja bertimbang rasa kepada pekerja tetapi juga penting untuk memelihara reputasi syarikat.

Dalam catatan blog ini, kami akan menyelidiki seni nuansa bagaimana untuk menamatkan pekerja dengan cara yang betul. Dengan garis panduan langkah demi langkah ini, pertimbangan undang-undang, dan kepentingan empati, kami akan melengkapkan anda dengan alat untuk menavigasi tugas yang mencabar ini sambil menegakkan profesionalisme dan rasa hormat.

Mengapa anda perlu menamatkan pekerja?

Terdapat pelbagai sebab yang sah untuk menamatkan pekerja. Sebab-sebab ini biasanya berpunca daripada prestasi, tingkah laku, atau perubahan pekerja dalam syarikat.

Beberapa sebab biasa termasuk:

1. Prestasi buruk

Jika pekerja secara konsisten gagal memenuhi jangkaan pekerjaan, walaupun latihan dan sokongan yang mencukupi, mungkin perlu menamatkan pekerjaan mereka. Prestasi yang buruk boleh memberi kesan negatif kepada semangat pasukan, produktiviti, dan kejayaan keseluruhan organisasi.

2. Pelanggaran dasar syarikat

Jika pekerja secara konsisten mengabaikan dasar syarikat, terlibat dalam tingkah laku yang tidak beretika, atau melanggar peraturan tempat kerja, ia boleh mengganggu persekitaran kerja dan menjejaskan nilai dan reputasi syarikat.

3. Salah laku serius

Salah laku seperti kecurian, gangguan, penipuan, atau keganasan boleh mewujudkan persekitaran kerja yang bermusuhan dan membahayakan keselamatan dan kesejahteraan pekerja lain. Dalam kes sedemikian, penamatan mungkin diperlukan untuk melindungi organisasi dan pekerjanya.

4. Insubordination

Jika pekerja secara konsisten enggan mengikut arahan, mencabar pihak berkuasa, atau tidak menghormati penyelia dan rakan sekerja, ia boleh mengganggu rantaian arahan dan memberi kesan negatif kepada kerja berpasukan dan kerjasama.

5. Isu kehadiran

Ketidakhadiran yang berlebihan, kegelisahan, atau ketidakhadiran yang kerap tidak dapat dijelaskan boleh mengganggu jadual kerja dan menghalang produktiviti. Sekiranya isu kehadiran pekerja berterusan walaupun terdapat kaunseling dan tindakan pembetulan, penamatan mungkin dipertimbangkan.

6. Penghapusan atau penstrukturan semula pekerjaan

Perubahan dalam keperluan perniagaan, kemajuan teknologi, atau peralihan strategik mungkin memerlukan syarikat untuk menyusun semula atau menghapuskan kedudukan tertentu. Dalam kes sedemikian, pekerja mungkin ditamatkan perkhidmatan kerana peranan mereka menjadi berlebihan.

7. Kegagalan peningkatan prestasi

Jika pekerja telah diberi masa dan sokongan yang munasabah untuk meningkatkan prestasi mereka tetapi gagal memenuhi piawaian yang diperlukan, penamatan mungkin dianggap sebagai pilihan terakhir.

8. Kekangan belanjawan

Faktor ekonomi atau cabaran kewangan mungkin membawa kepada keperluan untuk mengurangkan kos buruh, yang boleh mengakibatkan pemberhentian atau penamatan.

9. Kesihatan atau keselamatan pekerja

Sekiranya kesihatan fizikal atau mental pekerja menimbulkan risiko kepada diri mereka sendiri atau orang lain, dan penginapan yang munasabah tidak dapat dibuat, mungkin perlu menamatkan pekerjaan mereka untuk memastikan keselamatan.

10. Peletakan jawatan secara sukarela

Kadang-kadang, pekerja boleh memilih untuk meletak jawatan atas sebab peribadi, peluang kemajuan kerjaya, atau tawaran yang lebih baik dari syarikat lain. Walaupun ini bukan penamatan yang dimulakan oleh majikan, ia masih membawa kepada pemergian pekerja dari organisasi.

Apabila mempertimbangkan penamatan, penting untuk memastikan bahawa alasannya sah, didokumenkan dan diselaraskan dengan dasar syarikat dan peraturan undang-undang. Keputusan untuk memberhentikan pekerja perlu dibuat selepas pertimbangan yang teliti dan, sebaik-baiknya, harus menjadi jalan terakhir selepas cuba menangani isu ini melalui kaunseling, rancangan peningkatan prestasi, atau langkah-langkah lain yang sesuai.

Bagaimana untuk menamatkan pekerja dengan cara yang betul

Berikut ialah cara menamatkan pekerja dengan cara yang betul

1. Penyediaan

Sebelum memulakan proses penamatan, penting untuk memastikan bahawa anda mempunyai sebab yang sah untuk penamatan tersebut. Ini boleh termasuk prestasi buruk, pelanggaran dasar syarikat, perubahan keperluan perniagaan, atau alasan lain yang sah. Semak rekod prestasi pekerja, sejarah kehadiran, dan sebarang dokumentasi yang berkaitan untuk memastikan keputusan anda berasas.

2. Pematuhan undang-undang dan dasar

Pastikan anda sudah biasa dengan undang-undang dan peraturan pekerjaan dalam bidang kuasa anda. Pastikan proses penamatan mengikut undang-undang dan dasar dan prosedur syarikat anda. Ini akan membantu anda mengelakkan sebarang cabaran atau pertikaian undang-undang di kemudian hari. Elakkan amalan diskriminasi dan pastikan keputusan itu berdasarkan kriteria objektif.

3. Dokumentasi

Sepanjang tempoh pekerja, simpan dokumentasi menyeluruh mengenai ulasan prestasi mereka, maklum balas, amaran, dan sebarang insiden yang telah menyebabkan keputusan untuk ditamatkan. Dokumentasi ini akan menjadi bukti jika pekerja mencabar penamatan atau jika isu undang-undang timbul.

4. Pilih masa dan tempat yang sesuai

Pilih masa dan tempat untuk mesyuarat penamatan yang menghormati privasi pekerja dan meminimumkan potensi rasa malu. Jadualkan mesyuarat peribadi di ruang yang tenang dan sulit. Elakkan tempoh atau masa yang sibuk apabila pekerja mungkin mempunyai komitmen peribadi atau mesyuarat penting.

5. Jadilah langsung dan telus

Dalam mesyuarat penamatan, mulakan dengan menangani isu secara langsung dan telus. Sampaikan dengan jelas sebab penamatan itu. Elakkan menggunakan bahasa yang samar-samar atau eufemisme, kerana ini boleh menyebabkan kekeliruan atau salah faham. Jika boleh, berikan contoh atau contoh tertentu yang membawa kepada keputusan itu.

6. Gunakan komunikasi empati

Semasa menyampaikan berita, mendekati keadaan dengan empati dan sensitiviti. Menyedari bahawa penamatan adalah pengalaman yang sukar bagi pekerja. Dengar dengan penuh perhatian terhadap reaksi dan soalan mereka. Mengekalkan sikap yang tersusun dan empati sepanjang perbualan.

7. Butiran tawaran dan sokongan

Berikan pekerja maklumat penting mengenai proses penamatan. Ini termasuk maklumat mengenai pakej pemberhentian, gaji akhir, hari percutian yang tidak digunakan, dan apa-apa faedah lain yang mereka berhak. Menawarkan bantuan dalam mengumpul barangan peribadi dari ruang kerja mereka dan mengalihkan tanggungjawab mereka kepada ahli pasukan lain.

8. Mengekalkan kerahsiaan

Menekankan kepentingan mengekalkan kerahsiaan mengenai butiran penamatan. Ini bukan sahaja menghormati privasi pekerja tetapi juga membantu memelihara reputasi syarikat.

9. Harta dan akses syarikat

Semasa atau selepas mesyuarat penamatan, kumpulkan mana-mana harta syarikat daripada pekerja. Ini boleh termasuk kunci, kad akses, komputer riba, atau peralatan lain yang mungkin mereka gunakan semasa pekerjaan mereka.

10. Memuktamadkan tugas pentadbiran

Mengemaskini sistem dan rekod dalaman untuk menggambarkan status penamatan pekerja. Maklumkan jabatan-jabatan yang berkaitan, seperti sumber manusia, it, dan gaji, mengenai penamatan supaya mereka boleh mengambil tindakan yang sesuai untuk memudahkan peralihan yang lancar.

11. Berkomunikasi dengan pasukan

Bergantung pada keadaan, pertimbangkan bagaimana dan bila untuk menyampaikan pemergian kepada seluruh pasukan. Kekalkan privasi pekerja yang berlepas sambil memastikan pasukan kekal termaklum tentang sebarang perubahan yang mungkin menjejaskan aliran kerja mereka.

12. Berikan langkah seterusnya

Tawarkan panduan tentang langkah-langkah yang boleh diambil oleh pekerja yang ditamatkan perkhidmatan seterusnya. Maklumkan kepada mereka tentang sumber seperti faedah ular tedung (jika berkenaan), sokongan carian pekerjaan, kaunseling kerjaya, dan rujukan berpotensi dari syarikat.

13. Susulan

Menunjukkan sokongan berterusan dengan menjadualkan mesyuarat susulan dalam masa seminggu atau lebih selepas penamatan. Ini membolehkan pekerja menangani sebarang pertanyaan, kebimbangan, atau perkara logistik yang mungkin timbul ketika mereka beralih dari syarikat.

Contoh surat penamatan pekerja sampel

Berikut ialah 3 Contoh surat penamatan pekerja contoh untuk memberhentikan pekerja dengan cara yang betul.

1. Surat penamatan kerana prestasi yang lemah

Surat ini memaklumkan pekerja penamatan mereka berdasarkan isu prestasi yang berterusan, menyatakan penghargaan atas sumbangan mereka dan memberikan butiran mengenai gaji dan faedah akhir.

2. Surat penamatan disebabkan penstrukturan semula syarikat

Surat ini memberitahu pekerja penamatan mereka disebabkan penstrukturan semula syarikat, menekankan bahawa keputusan itu tidak berkaitan dengan prestasi mereka dan menawarkan sokongan dalam mencari peluang pekerjaan baru

3. Surat penamatan kerana melanggar dasar syarikat

Surat ini menyampaikan penamatan pekerja untuk pelanggaran dasar, menyatakan dasar melanggar dan menekankan keseriusan pelanggaran tersebut, sambil memberikan maklumat mengenai gaji dan faedah akhir.

Bagaimana untuk tidak menamatkan pekerja

Menamatkan pekerja adalah proses halus yang memerlukan pertimbangan yang teliti dan profesionalisme. Untuk memastikan anda tidak mengendalikan keadaan, berikut ialah cara untuk tidak memberhentikan pekerja:

1. Penamatan mengejut

Elakkan penamatan pekerja tanpa sebarang amaran atau perbincangan terlebih dahulu. Penamatan secara tiba-tiba boleh menyebabkan kekeliruan, kebencian, dan komplikasi undang-undang. Adalah penting untuk memberikan maklum balas yang jelas dan peluang yang mencukupi untuk penambahbaikan sebelum melakukan penamatan.

2. Kekurangan dokumentasi

Jangan memberhentikan pekerja tanpa dokumentasi yang betul mengenai isu prestasi, pelanggaran atau sebab lain yang sah. Tanpa bukti yang jelas, keputusan anda mungkin dianggap sewenang-wenangnya atau tidak adil, yang membawa kepada cabaran undang-undang yang berpotensi.

3. Penamatan awam atau memalukan

Jangan menamatkan pekerja di hadapan rakan sekerja mereka atau ahli kakitangan lain. Ini boleh menyebabkan penghinaan dan memberi kesan negatif kepada moral pasukan. Sentiasa mengadakan perbincangan penamatan secara peribadi untuk menghormati maruah pekerja.

4. Komunikasi yang tidak jelas

Elakkan menggunakan bahasa yang samar-samar atau penjelasan yang tidak jelas apabila menyampaikan sebab penamatan. Tidak jelas boleh membawa kepada salah faham dan juga tuduhan tidak adil. Jadilah langsung, spesifik, dan telus mengenai sebab-sebabnya.

5. Kurang empati

Jangan mendekati keadaan dengan sikap dingin atau mengenepikan. Menamatkan pekerja adalah pengalaman yang menyedihkan, dan kurang empati boleh memburukkan lagi kesan emosi. Tunjukkan pemahaman dan belas kasihan sepanjang proses.

6. Mengabaikan prosedur undang-undang dan sumber manusia

Kegagalan mematuhi keperluan undang-undang dan prosedur kerja syarikat boleh membawa kepada akibat undang-undang. Sentiasa pastikan proses penamatan mematuhi undang-undang buruh tempatan dan dasar dalaman untuk mengelakkan pertikaian undang-undang yang berpotensi.

7. Mengabaikan kesan emosi

Jangan memandang rendah kesan emosi penamatan. Harga diri dan kesejahteraan mental pekerja boleh terjejas teruk oleh peristiwa ini. Menyediakan sumber, sokongan dan bimbingan untuk membantu mereka mengharungi tempoh mencabar ini.

8. Tidak mempertimbangkan peralihan

Elakkan mengabaikan aspek praktikal pemergian pekerja. Memberi panduan untuk mengumpul barangan peribadi, mengembalikan harta syarikat, dan tanggungjawab peralihan. Mengabaikan butiran ini boleh menimbulkan kekeliruan dan isu logistik.

9. Mempercepatkan proses

Penamatan tidak boleh tergesa-gesa. Berikan masa yang mencukupi untuk pekerja bertanya soalan, mendapatkan penjelasan, dan menyatakan kebimbangan mereka. Mempercepatkan proses itu dapat memberi gambaran bahawa keputusan itu dibuat sewenang-wenangnya.

10. Mengabaikan kesahihan dan kontrak

Jangan abaikan terma kontrak pekerjaan atau sebarang kewajipan undang-undang yang berkaitan dengan penamatan. Semak sebarang perjanjian kontrak, klausa tidak bersaing dan faedah pemberhentian untuk memastikan anda bertindak mengikut batas undang-undang.

11. Kekurangan susulan

Jangan memberhentikan pekerja dan kemudian memotong semua komunikasi. Kekurangan susulan boleh menyebabkan pekerja yang diberhentikan merasa ditinggalkan. Menawarkan sokongan selepas penamatan, menjawab soalan mereka, dan berikan panduan mengikut keperluan.

12. Menyalahkan atau memalukan

Elakkan meletakkan kesalahan semata-mata kepada pekerja semasa perbincangan penamatan. Fokus pada fakta dan sebab-sebab keputusan, bukannya menyerang atau memalukan mereka.

Kesimpulan

Menamatkan pekerja adalah proses yang kompleks yang memerlukan kebijaksanaan, kepekaan, dan pematuhan kepada piawaian undang-undang dan etika. Dengan mengelakkan perangkap biasa ini, anda boleh memastikan bahawa penamatan dilakukan dengan hormat, profesional, dan dengan cara yang meminimumkan kesan negatif terhadap kedua-dua pekerja dan organisasi.

Setiap situasi penamatan adalah unik, jadi sesuaikan langkah-langkah ini mengikut konteks tertentu dan budaya syarikat. Merawat pekerja dengan maruah, hormat, dan keadilan sepanjang proses adalah penting untuk mengekalkan persekitaran kerja yang positif dan memelihara reputasi organisasi.