Ketidakhadiran Pekerja di Tempat Kerja: Panduan Lengkap

Setiap pekerja dalam organisasi anda adalah bahagian penting dalam perniagaan anda. Ini benar sama ada pekerja itu adalah pekerja barisan hadapan peringkat kemasukan atau eksekutif yang sangat berpengalaman. Sumbangan setiap orang penting, dan apabila salah seorang pekerja yang dihargai itu tidak hadir? Tiada apa-apa yang berfungsi dengan baik seperti yang sepatutnya. Laporan Biro Statistik Buruh telah menunjukkan bahawa kadar ketidakhadiran untuk semua pekerja gaji dan gaji sepenuh masa adalah 3.2%. 

Ketidakhadiran pekerja adalah salah satu cabaran terbesar yang dihadapi majikan hari ini. Beberapa tahap ketiadaan dijangka dan diterima

• Pekerja jatuh sakit, 
• Isu penjagaan kanak-kanak
• Keletihan mental dan fizikal
• Kewajipan keluarga atau peribadi
• Percutian yang telah dirancang

Tetapi apabila ketidakhadiran yang tidak dirancang itu menambah, seluruh perniagaan menderita. Menurut satu kajian, ketidakhadiran boleh menelan belanja organisasi $ 225.8 bilion, $ 1,685 setiap pekerja setahun.

Itulah sebabnya kami mencipta panduan lengkap ini untuk ketidakhadiran pekerja. Anda akan mempelajari semua yang anda perlu tahu tentang bagaimana ia disebabkan dan apa yang boleh anda lakukan untuk mengelakkannya daripada merosakkan perniagaan anda.

Mari kita mulakan!

Apakah ketidakhadiran pekerja?

Takrif ketidakhadiran pekerja adalah ketidakhadiran pekerja yang kerap dari tempat kerja mereka. Ketidakhadiran ini lebih daripada sekali-sekala - ia berlaku secara lazim, dan kekerapan tinggi mereka bermakna mereka tidak biasa bagi kebanyakan pekerja lain.

Sudah tentu, ada sebab yang sah pekerja tidak hadir bekerja. Hari sakit berlaku, dan pekerja memerlukan masa untuk pulih daripada penyakit. Terdapat kecemasan penjagaan keluarga yang muncul, serta peristiwa cuaca yang tidak dijangka yang boleh mengganggu keupayaan untuk mendapatkan atau melakukan kerja. Pekerja juga perlu mengambil masa bercuti dari pejabat untuk berehat dan mengisi semula supaya mereka boleh melakukan yang terbaik apabila mereka kembali.

Walau bagaimanapun, ketidakhadiran pekerja adalah lebih banyak daripada daun biasa dan dijangka ini, yang diambil kira dalam dasar syarikat dan biasanya dibayar. Ketidakhadiran melibatkan ketidakhadiran yang tidak dirancang yang banyak berlaku dan boleh termasuk melangkau hari kerja sama sekali, meninggalkan kerja lebih awal, atau tiba lewat. Ia adalah corak tingkah laku yang berterusan dari masa ke masa dan mempunyai kesan merosakkan kepada pasukan dan syarikat.

Punca ketidakhadiran pekerja

Jadi mengapa ketidakhadiran pekerja berlaku? Terdapat beberapa sebab biasa.

1. Penglibatan pekerja yang rendah

Pekerja yang tidak terlibat dengan kerja mereka tidak diilhamkan untuk pergi lebih jauh. Mereka menyelesaikan tugas harian mereka dengan usaha yang minimum dan kemudian pulang ke rumah. Terlepas dari kerja anda tidak memberi inspirasi kepada orang ramai untuk bekerja tepat pada masanya dan bersemangat setiap hari - sebenarnya, ia boleh menggalakkan ketidakhadiran yang berlebihan.

2. Keletihan di tempat kerja

Jika pekerja anda mempunyai terlalu banyak perkara untuk dilakukan di atas pinggan mereka setiap hari, dan mereka tidak pernah kelihatan berehat, mereka akhirnya akan terbakar. Keletihan di tempat kerja adalah isu yang nyata dan berkembang, terutamanya jika syarikat anda cuba mengurangkan kos dengan tidak mengambil pekerja yang mencukupi. Walaupun ini mungkin membantu menjimatkan wang dalam jangka pendek, dari masa ke masa pekerja akan terbakar dan mula ponteng kerja kerana mereka sangat terharu.

3. Kurang fleksibiliti

Walaupun jadual fleksibel semakin popular, banyak majikan masih tidak menawarkannya. Ini boleh menyebabkan ketidakhadiran pekerja kerana pekerja berjuang untuk mengimbangi kehidupan mereka, keutamaan keluarga mereka, dan komitmen kerja mereka semua pada masa yang sama.

4. Gangguan di tempat kerja

Ia masuk akal bahawa jika pekerja tidak berasa selesa atau selamat di tempat kerja, mereka akan mula bekerja kurang. Gangguan boleh dilakukan secara lisan atau fizikal (atau kedua-duanya), dan boleh datang daripada pihak atasan dan pengurus atau rakan sekerja. Ini juga menjadikan pekerja kurang berminat dengan kerja mereka, jadi prestasi mereka menderita.

Bagaimana untuk mengukur ketidakhadiran pekerja?

Mengukur ketidakhadiran pekerja agak mudah: hanya mengambil bilangan ketidakhadiran yang tidak dapat dijelaskan dalam tempoh masa, membahagikannya dengan jumlah tempoh masa, dan kemudian darabkan hasilnya dengan 100 untuk mendapatkan peratusan ketidakhadiran selama sebulan, seperempat, atau setahun.

Formula ketidakhadiran: ((bilangan ketidakhadiran yang tidak dapat dijelaskan) / jumlah tempoh) x 100 = % ketidakhadiran

Bahagian seterusnya, bagaimanapun, agak rumit. Tidak ada satu nombor untuk memberitahu anda jika tahap ketidakhadiran pekerja anda terlalu tinggi. Mempunyai tahap sifar adalah ideal, tentu saja, tetapi ia juga tidak begitu realistik. Anda perlu menilai sendiri jika nampaknya tahap ketidakhadiran pekerja anda lebih tinggi daripada yang sepatutnya.

Dan apabila anda mengira tahap ketidakhadiran pekerja, pastikan anda tidak memasukkan ketidakhadiran yang sah dan dirancang dari kerja seperti hari sakit dan percutian, atau anda tidak akan mempunyai pandangan yang tepat mengenai masalah ketidakhadiran pekerja anda.

Ketidakhadiran pekerja adalah masalah besar bagi banyak organisasi. Ini adalah longkang besar pada prestasi perniagaan - sebenarnya, dianggarkan bahawa ketidakhadiran pekerja membebankan majikan $ 1,685 setiap pekerja, setahun.

Ketidakhadiran juga merosakkan pekerja lain dalam pasukan yang perlu meningkatkan beban kerja mereka sendiri untuk melindungi ahli pasukan yang sering tidak hadir. Dan kesan ketidakhadiran terhadap prestasi pekerja untuk pekerja yang tidak hadir itu sendiri juga nyata - mereka berjuang untuk merasa seperti sebahagian daripada pasukan dan organisasi yang berjaya, dan menjadi lebih demoralisasi.

Bagaimana untuk menguruskan ketidakhadiran di tempat kerja?

Majikan sering berjuang dengan cara menangani ketidakhadiran pekerja - mereka tahu ia membebankan mereka wang dan semangat, tetapi mereka tidak pasti bagaimana untuk menyelesaikan masalah itu. Ini boleh mengecewakan, dan begitu banyak pengurus dan pemimpin memilih untuk mengabaikan masalah atau mengambil jalan keluar untuk menamatkan pekerja kerana ketidakhadiran yang berlebihan.

Tetapi kedua-duanya hanyalah penyelesaian jangka pendek - mereka tidak menangani punca-punca ketidakhadiran pekerja, dan oleh itu masalah itu mungkin akan kembali lagi tidak lama lagi. Sebaliknya, majikan harus mencuba langkah-langkah ini untuk mengurangkan ketidakhadiran pekerja.

1. Mengukur tahap ketidakhadiran pekerja

Langkah pertama untuk menyelesaikan sebarang masalah ialah mengenal pasti skala isu. Mengukur ketidakhadiran menggunakan formula di atas akan membantu anda melihat sama ada ia adalah isu besar. Dan anda boleh membandingkan tahap ketidakhadiran di jabatan dan peranan yang berbeza serta untuk melihat di mana masalah terbesar. Ini akan membantu anda bersiap sedia untuk menangani masalah ini.

2. Nyatakan punca ketidakhadiran

Adalah wajar untuk hanya mahu menegur pekerja yang tidak hadir lebih kerap daripada yang sepatutnya, dan memberitahu mereka untuk tidak melakukannya lagi. Walau bagaimanapun, itu tidak akan menyelesaikan punca masalah dan oleh itu ia mungkin tidak akan menghentikan tingkah laku.

Sebaliknya, anda harus menyiasat mengapa pekerja atau sekumpulan pekerja tidak datang bekerja sekerap yang mereka harapkan. Punca-punca ketidakhadiran pekerja boleh menjadi sesuatu yang kecil, atau ia boleh menjadi corak kerja berlebihan yang teruk atau gangguan di tempat kerja yang luas.

Bagaimana anda benar-benar boleh tahu apa yang menyebabkan pekerja mengelak kerja mereka? Jangan menganggap bahawa anda tahu - tanya mereka secara langsung. Menggunakan alat tinjauan pekerja seperti alat dalam Empuls boleh membantu anda bertanya soalan yang betul untuk sampai ke akar masalah. Adalah lebih baik untuk tidak menyempitkan fokus tinjauan kepada isu-isu yang anda fikir mungkin menyebabkannya supaya anda tidak membawa pekerja kepada jawapan tertentu. Sebaliknya, beri mereka ruang terbuka untuk berkongsi pemikiran mereka supaya mereka boleh jujur.

Sekiranya masalahnya hanya seorang pekerja, pengurus mereka harus duduk dan mengadakan perbualan yang terbuka dan jujur dengan mereka tentang mengapa mereka tidak bekerja sebanyak yang sepatutnya. Perbualan tidak sepatutnya mengenai kesalahan atau hukuman - hanya sampai ke akar masalah.

3. Hormati pandangan pekerja

Sebaik sahaja anda telah meninjau pekerja untuk mengetahui mengapa terdapat masalah ketidakhadiran, langkah seterusnya boleh menjadi yang paling sukar: mengambil maklum balas dan benar-benar mendengarnya. Sukar untuk mendengar tentang faktor-faktor di tempat kerja anda yang membuat pekerja sangat tidak berpuas hati bahawa mereka ponteng kerja, tetapi sangat penting. Faktor-faktor ini tidak hanya akan menjejaskan pekerja yang tidak hadir jika mereka sangat serius - mereka boleh menyeret semangat keseluruhan di syarikat anda.

Mengambil pekerja dengan serius apabila mereka memberitahu anda bahawa mereka terlalu banyak bekerja atau diganggu adalah penting. Itu membina kepercayaan. Atau masalahnya boleh menjadi masalah peribadi, seperti masalah kesihatan mental. Mendengar masalah tersebut dan mencari penyelesaian yang boleh dilaksanakan juga membina kepercayaan.

4. Meningkatkan penglibatan pekerja

Kekurangan penglibatan pekerja adalah salah satu masalah terbesar yang menyebabkan ketidakhadiran pekerja - dan ia juga merupakan salah satu yang paling boleh diperbaiki. Meningkatkan penglibatan pekerja adalah salah satu cara terbaik untuk menyelesaikan isu ketidakhadiran pekerja yang mahal dan kompleks.

Alat penglibatan pekerja untuk mengurangkan ketidakhadiran

Anda boleh meningkatkan penglibatan pekerja dalam pelbagai cara. Beberapa alat yang paling berkesan untuk berbuat demikian ialah:

• Platform pengiktirafan seperti Empuls, di mana pekerja boleh memberi dan menerima pengiktirafan untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Pengiktirafan pekerja adalah faktor utama dalam penglibatan dan motivasi.
• Alat komunikasi yang boleh membina ikatan, terutamanya dengan pekerja terpencil. Banyak syarikat menggunakan Slack, Teams, atau saluran lain untuk terus berhubung dan mendaftar masuk.
• Alat tinjauan yang boleh mendaftar masuk dengan pekerja secara berkala untuk menimbulkan sebarang masalah kecil atau serius sebelum mereka meletupkan masalah yang lebih besar.