كتابة بريد إلكتروني ترحيبي رائع للموظفين الجدد
هل تتساءل عن كيفية كتابة بريد إلكتروني ترحيبي بموظف جديد؟ ابدأ بتذكر شعورك في يومك الأول في الشركة. اسأل نفسك عما كنت ترغب في معرفته في يومك الأول.
الموظفون الجدد هم رصيد هائل لأي مؤسسة، وهم استثمار حاسم في تحقيق رؤية الشركة ورسالتها وأهدافها. يبدأ الاحتفاظ طويل الأجل بأي موظف جديد عند التوظيف وبينما ينضم الموظف إلى الفريق.
توضح لك هذه المقالة كيفية كتابة بريد إلكتروني ترحيبي للموظفين الجدد ، وقبولهم بلطف في مؤسستك ، وبدء مشاركة الموظفين من البداية.
تساعد رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية على بدء علاقات صحية بين الموظف وصاحب العمل من خلال إظهار الموظفين أنك تهتم بهم. تتجاوز رسائل البريد الإلكتروني الترحيبية الرائعة شكر شخص ما على الانضمام ، وتزويده بمعلومات مفيدة ، والحفاظ على دافع "المنضم الجديد" عاليا من خلال جعله متحمسا للانضمام إليك.
لماذا تعتبر كتابة رسالة بريد إلكتروني ترحيبية للموظفين الجدد مهمة؟
في حين أن عملية الإعداد هي نقطة حرجة في دورة حياة المواهب ، ومن بينها يلعب اليوم الأول الدور الأكثر أهمية خارج مرحلة الحث.
إن رسالة البريد الإلكتروني الترحيبية الكبيرة للموظفين الجدد تسد الفجوة بين المفاهيم المسبقة للمرشح عن المنظمة (جيدة أو سيئة) والواقع الذي تريده المنظمة منهم أن يصدقوه. حتى أن رسائل البريد الإلكتروني هذه تعمل كمحفز لرضا الموظفين والاحتفاظ بهم.
أكثر من نقطة اتصال ترحيبية
بمجرد أن يقبل المرشح رسميا عرض التوظيف ، تعتبر جميع الاتصالات عبر البريد الإلكتروني التي تصل إليه بعد ذلك جزءا من الترحيب بالموظف. يلعب كل منها دورا في بدء رحلة الموظف بنجاح.
لدى الموظف الجديد على نطاق واسع ثلاث فئات من رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إليه في مراحل مختلفة قبل يومه الأول.
1. إقرار بقبول العرض
مباشرة بعد قبول الموظف للعرض ، يجب إرسال إقرار بالاستلام من المنظمة إلى المرشح. يجب أن يحتوي هذا البريد الإلكتروني على العناصر الأساسية للدفء الذي يرحب بالموظف على متن الطائرة.
بخلاف المقدمة التي ترحب بسعادة بالموظفين ، يمكن أن تتضمن هذه الرسالة الإلكترونية أيضا:
- ربط تفاصيل تسجيل الدخول وتسجيل الدخول إلى نظام إدارة المرشحين في المنظمة لتحميل وثائق الإعداد الخاصة بهم ، بما في ذلك نماذج كشوف المرتبات والإقرار باستلام سياسات وإجراءات محددة.
- قائمة بجميع وثائق الإعداد المطلوبة التي يجب تقديمها وإرفاق نسخة من السياسات والإجراءات التي يحتاج المرشح إلى الاعتراف بها من قبل المرشح.
2. البريد الإلكتروني للتحقق من الخلفية
البريد الإلكتروني الثاني الذي سيتم إرساله بشكل عام هو من بائع التحقق من الخلفية في المؤسسة ، والذي يتضمن استبيانا للتحقق من الخلفية. تأكد من أن هذا البريد شخصي ودافئ - وهو أمر يعكس ثقافة مؤسستك.
3. جدول التوجيه
بشكل عام ، يكون البريد النهائي قبل اليوم الأول ، وهو البريد الإلكتروني لجدول التوجيه ، هو على الأرجح التفاعل الأخير الذي يحدث قبل اليوم الأول للموظف الجديد.
لا ينبغي أن يرحب هذا البريد الإلكتروني بالموظف ترحيبا حارا فحسب ، بل يحتاج أيضا إلى تقديم معلومات مهمة للغاية حول توجه الموظف الجديد المعين له ، مثل:
- بلح
- جداول
- المواضيع
- تفاصيل POCs ذات التوجه المختلفة
كيفية كتابة بريد إلكتروني ترحيبي لموظف جديد؟
في حين أن صياغة رسالة بريد إلكتروني ترحيبية يجب أن تكون شخصية للغاية لمؤسستك وثقافتك ، فهناك طرق لمعرفة كيفية بدء تشغيلها. إن تذكر محنتك الخاصة في يومك الأول يضعك في منظور المنضمين الجدد تقريبا. اسأل نفسك عما كنت ترغب في معرفته أثناء بدايتك.
حدد الفجوات التي كانت لديك في معرفة كيفية تقدم الأيام القليلة القادمة وبقية أيام عملك. أثناء كتابة البريد الإلكتروني ، تذكر أن الغرض الأكثر أهمية منه هو المساعدة في تحديد موقع النجار الجديد وجعله يشعر بأنه في المنزل. لتحقيق ذلك ، يجب عليك أيضا تجنب فشل أشياء مثل DKIM ، وضمان مصادقة البريد الإلكتروني المناسبة ، بحيث يمكنك ترك انطباع أول جيد على أجهزة استقبال البريد الإلكتروني الخاصة بك.
هيكل رسالة بريد إلكتروني ترحيبية رائعة لموظف جديد
فيما يلي هيكل موجز لرسالة بريد إلكتروني ترحيبية رائعة لموظف جديد:
1. مقدمة
هذا الجزء من البريد الإلكتروني هو المكان الذي تحتاج فيه إلى إخبار موظفك الجديد بمدى سعادتك بانضمامه إلى مؤسستك. لا يلزم أن يكون هذا القسم طويلا جدا ، ويجب أن تكفي بعض الجمل. الشيء الرئيسي هو أنهم يعرفون أنك سعيد بانضمامهم إلى الشركة.
يعد البدء في شركة جديدة قرارا كبيرا للغاية ، لذلك من المهم أن يشعر الموظفون بالأمان في اختيارهم.
2. إعطاء لمحة عن اليوم الأول والطريق إلى الأمام
تأكد من إخبار موظفك الجديد بموعد يومه الأول ومكان ظهوره في بريدك الإلكتروني. حاول أن تعطيهم مخططا تقريبيا لجدول يومهم الأول.
سيكونون أكثر استرخاء إذا كان لديهم بعض التوقعات لما سيفعلونه ، سواء كان ذلك التوجيه طوال اليوم أو البدء في بعض الأعمال. إذا كان هناك أي شيء يحتاجون إلى إحضاره معهم أو إلى المكتب في وقت مبكر ، فأخبرهم بذلك في بريدك الإلكتروني الترحيبي.
3. الخاتمة
هذا هو أيضا الوقت المناسب لإخبارهم لماذا اعتقدت أنهم مناسبون تماما لهذا المنصب ولماذا أحضرتهم على متن الطائرة.
انتقل إلى التقدم من موظف جديد إلى موظف ذي خبرة. يمكنك حتى إخبارهم أين تراهم يتحركون في الشركة.
أفكار محتوى البريد الإلكتروني الترحيبية
في ما يلي نوع المحتوى الذي يجب عليك استخدامه أثناء إرسال بريد إلكتروني ترحيبي:
1. سطر موضوع جذاب
تأكد من أن سطر موضوع بريدك الإلكتروني جذاب ومحدد قدر الإمكان ، لأنه أول شيء سيراه الموظفون الجدد. يجب كتابة سطر الموضوع بطريقة هادفة وجذابة على حد سواء.
بمعنى آخر ، يجب أن يسمح سطر الموضوع للموظفين بمعرفة الغرض من البريد الإلكتروني ولكن يجب أن يكون مثيرا للاهتمام أيضا - استخدام الأفعال النشطة والأصوات وعناصر الفضول لتشجيع الموظفين على فتح بريدك الإلكتروني.
2. اختر نغمة وفقا لثقافة شركتك
مثل كل شيء آخر في المؤسسة ، يجب أن يعكس بريدك الإلكتروني الترحيبي أيضا ثقافة شركتك.
يمكن أن يكون البريد الإلكتروني الترحيبي للمرح والمكتب الحديث أكثر مرحا من ، على سبيل المثال ، شركة لديها ثقافة أكثر تحفظا - مثل جامعة أو منظمة من القطاع العام.
بغض النظر عن النغمة ، فإن مراقبة ما يلي يمكن أن تساعد البريد الإلكتروني على أن يصبح فعالا للغاية:
- استخدام جمل قصيرة وبسيطة.
- تجنب العامية والمصطلحات.
- تخفيف وتجنب اللغة البيروقراطية.
- استخدم الأفعال النشطة والصفات الإيجابية.
- تجنب الظروف الزائدة عن الحاجة مثل "جدا" أو "حقا" أو "حقا".
- تجنب الأحرف الكبيرة وعلامات التعجب - هذه يمكن أن تجعل بريدك الإلكتروني إما قويا جدا أو عاطفيا.
3. كن مرئيا
على الرغم من أن البريد الإلكتروني النصي القديم والجيد يمكن أن يظل ملائمًا للغاية، إلا أنه يمكنك الاطلاع على الأدوات المجانية المتنوعة في السوق التي تتيح لك إرسال رسائل بريد إلكتروني مرئية للحصول على تأثير أفضل.
أثناء تصميم مثل هذا القالب، تأكد من أن قالب البريد الإلكتروني المنمق يناسب إرشادات علامتك التجارية.
4. تحقق من الأخطاء المطبعية والنحوية
تلعب الأخطاء المطبعية والنحوية دورا حاسما في كيفية إدراك الموظف للمنظمة التي يعمل بها مثل الانطباع الأول. ربما يكون من نافلة القول ، ولكن من المهم دائما التحقق مرة أخرى من رسائل البريد الإلكتروني قبل إرسالها. ضع في اعتبارك النصائح الرائعة التالية أثناء كتابة بريد إلكتروني للترحيب بالموظف الجديد:
- تأكد من تشغيل المدقق الإملائي في متصفحك والتدقيق الإملائي لجميع رسائل البريد الإلكتروني قبل إرسالها.
- استخدم المدقق النحوي وعلامات الترقيم بواسطة Prepostseo أو Grammarly.
- فهم الأخطاء النحوية وعلامات الترقيم الشائعة لتجنبها.
- اقرأ رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بصوت عال لجعلها فعالة بشكل أفضل
ما الذي يجب تضمينه في البريد الإلكتروني الترحيبي للموظف الجديد؟
فيما يلي مواد العرض الأخرى التي يجب عليك تضمينها في بريدك الإلكتروني الترحيبي:
1. فيديو ترحيبي
يمكن تحقيق الكثير من خلال المحتوى المرئي واتباع أهم تضمينات الفيديو التي يمكنك تضمينها في البريد الترحيبي.
- فيديو ترحيبي من قبل الرئيس التنفيذي لقائد الموارد البشرية
- فيديو تحديث الشركة
- فيديو "عن الشركة"
- ثقافة أو فيديو "المرح في العمل"
2. المرفقات
اعتمادا على مرحلة البريد الإلكتروني الترحيبي (الإقرار / التحقق من الخلفية / التوجيه) ، يجب تضمين المرفقات المناسبة في البريد الإلكتروني. تأكد من تسمية هذه المرفقات بشكل صحيح قبل إرفاقها.
إرفاق المستندات التي تتطلب قراءة كبيرة ، مثل شروط وأحكام التوظيف وقائمة بامتيازات الموظفين والمزايا التي يتم تقديمها - بحيث لا يحتاج الموظف إلى التدافع من خلال البنود قبل توقيعها خلال يومهم الأول.
3. قوائم المراجعة
تعد قوائم المراجعة طريقة رائعة لمساعدة الموظفين على التأكد من أنهم يحملون المستندات المطلوبة في يومهم الأول.
قم إما بتضمين قائمة التحقق داخل نص البريد الإلكتروني أو كمرفق قابل للطباعة. يتم تقسيم قائمة التحقق هذه إلى الأقسام التالية:
- المهام التي يجب إكمالها قبل اليوم الأول للموظف.
- المهام التي يجب إكمالها في أول يوم كامل من عمل الموظف.
- المهام التي يجب إكمالها في فترة توجيه الموظف (على سبيل المثال)
4. خارطة طريق التوجيه
هناك طريقة مثيرة للاهتمام للمؤسسات التي تنتشر عبر الطوابق للتأكد من أن الموظف ليس حرفيا "ضائعا" في المبنى وهي تزويدهم بخريطة طريق لليوم الأول.
في الأساس ، يمكن كتابة مخطط للمكتب (تقريبي وقابل للمشاركة بحرية) ، والتوقيتات ، والنشاط داخل موقع الخريطة المقرر أن يحدث. هذه مفيدة للغاية لبرامج التوجيه الكبيرة التي تحدث عبر غرف التدريب والإدارات.
بالإضافة إلى التوجيه في الفصول الدراسية، يمكن أن يساعد توفير خارطة طريق "اللقاء والتحية" في ربط الموظفين الجدد بالأفراد الآخرين الذين يجب أن يعرفوهم لبناء شبكاتهم الداخلية. يمكن أن تتكون الخرائط مرة أخرى من تفاصيل موقع مكتب الفرد.
كما تساعدهم هذه الاجتماعات على معرفة المزيد عن الشركة من خلال التحدث إلى الموظفين في الإدارات الأخرى واكتساب فهم أعمق لأدوار ومسؤوليات زملائهم.
5. نقاط الاتصال الهامة
يجب إعطاء التفاصيل الكاملة (الاسم والبريد الإلكتروني وأرقام الهواتف) للأشخاص الذين يحتاجون إلى الاتصال بهم قبل أو أثناء أو بعد اليوم الأول للموظف مسبقا.
يجب أن تكون هذه التفاصيل الخاصة بهم:
- توجيه POC
- المشرف وتكنولوجيا المعلومات POC
- HR POC
- مدير
- تفاصيل الاتصال بصديق التوجيه
6. مصادر التعلم
اجعل الموظفين يبدأون بسرعة من خلال روابط إلى مواد تعليمية مهمة مثل:
- موقع الشركة
- المدونة وموارد التعلم
- دراسات الحالة وتوثيق المنتج
- بوابات L & D
- رابط إلى الأدوات والمكدس التقني المستخدم في وظيفتها
7. تفاصيل تسجيل الدخول
اجعل الموظفين يتواصلون بالفعل مع أقرانهم الذين سيصبحون كذلك منذ اليوم الأول. امنحهم إمكانية الوصول إلى المنصات الاجتماعية للمكتب مثل Empuls لاكتشاف واستكشاف المزيد عن بيئة مكتبهم ومجموعات العمل ومجموعات الاهتمامات. شارك الروابط إلى مجموعات العمل الخاصة بهم حتى يتمكنوا من اكتشاف أقرانهم بسهولة.
8. تفاصيل صديق التوجيه
تظهر الأبحاث أن تزويد الموظف الجديد بصديق من وظيفته الخاصة يساعد على تقليل الارتباك الأولي وعدم اليقين الذي يواجهه جميع الموظفين الجدد ويحسن مشاركة الموظفين.
يساعد الصديق الموظف على الشعور بالراحة ويمكنه الشراكة مع موظف جديد أو حتى منقول أثناء تعريفه. يقدمون المشورة والموارد والتوجيه فيما يتعلق بالجوانب اليومية للعمل في القسم وفي المنظمة.
إذا كنت قد قررت أن يكون لديك نظام "صديق" ، فإن البريد الترحيبي هو المكان المناسب لتقديم صديق الموظف المخصص.
9. الأسئلة الشائعة
قم بتضمين الإجابات على الأسئلة الأكثر أهمية التي قد تكون لدى الموظفين الجدد قبل أو أثناء التوجيه.
نماذج قوالب لرسائل البريد الإلكتروني الترحيبية للموظفين الجدد
فيما يلي مجموعة شاملة من محتوى البريد الإلكتروني الترحيبي بالموظفين الجدد. استخدمها لإشراك الموظفين بشكل فعّال، ويمكن أن تكون النماذج أدناه مناسبة للثقافات والاحتياجات التنظيمية المختلفة، لذا استخدمها وفقاً لذلك.
نموذج 1
النغمة: عارضة
نمط: البصرية
تم الإرسال بواسطة: مدير الموارد البشرية
نموذج 2
النغمة: رسمية
نمط: البصرية
أرسلت بواسطة: الموارد البشرية
نموذج 3
النغمة: غير رسمية
نمط: وصفي
أرسلت بواسطة: الموارد البشرية
نموذج 4
النغمة: رسمية
نمط: وصفي
تم الإرسال بواسطة: مدير الموارد البشرية
نموذج 5
النغمة: غير رسمية
نمط: وصفي
أرسلت بواسطة: مدير
مقدمات البريد الإلكتروني البديلة
نموذج 1
إنه لأمر رائع أن تكون في فريقنا ونيابة عن جميع أعضاء الفريق ، نود أن نرحب بنا ترحيبا حارا. نحن على يقين من أن مساهماتك ستكون لا تقدر بثمن لأهداف الفريق ونتائجه. نأمل أن نراكم في [تاريخ الانضمام].
نموذج 2
مرحبا بكم في [اسم الشركة]. نشكرك على قبول خطاب عرض العمل ونتوقع أن نراك تصبح أحد أكثر الأصول قيمة لشركتنا. أتمنى كل التوفيق ونتطلع إلى مقابلتك في [التاريخ].
نموذج 3
نرحب بكم على متن الطائرة نيابة عن الجميع في [اسم الشركة]. نتطلع إلى وجودك كعضو في الفريق ونأمل أن توفر لك [الشركة] فرصا كافية لعرض قدراتك ومهاراتك ونتائجك المتوقعة منك.
نموذج 4
تهانينا على أن تصبح جزءا من شركتنا. لدينا ثقافة حيث ستحصل على فرصة لتنمية حياتك المهنية وتطوير علاقات ودية مع الموظفين الآخرين. لدينا آمال كبيرة منك ونتوقع أن تكون مرتبطا بنا لفترة أطول.
نموذج 5
مرحبا بكم في الشركة. لقد سمعنا الكثير عنك ونتوقع أنك بالتأكيد ستؤدي بشكل جيد وتلبي توقعاتنا. تهانينا على بدء رحلتك الجديدة مع شركتنا وحظا سعيدا لمستقبلك.
نموذج 6
إنه لأمر مدهش أن يكون لديك شخص موهوب وماهر للغاية في فريقنا. نرحب بكم في فريقنا ونؤكد لكم أفضل وسائل الراحة والثقافة في شركتنا. نتوقع أن يتم تطبيق كفاءتك في أفضل حالاتها وسيتم تحقيق وظائف أفضل من قبلك في المستقبل.
نموذج 7
تهانينا القلبية على الحصول على وظيفة مع [اسم الشركة]. أرحب ترحيبا حارا بالفريق وأتمنى أن تحققوا مستويات عالية في مسيرتكم المهنية هنا. نحن نتطلع إلى رؤيتك كمساهم فعال في [الشركة] واكتشاف العلاقات الودية مع زملائك.
نموذج 8
مرحبًا بك. تهانينا على اختيارك ك [منصب] في [اسم الشركة].
أود أن أذكر أن هناك العديد من الفرص في [الشركة] التي يمكنك الاستفادة منها ، وذلك للتقدم مهنيا. هناك الكثير من الفرص للنمو الوظيفي في [الشركة]. نأمل أن نراك تدعم فريقك بأفضل جهودك وأن تصبح موظفا عالي العائد في الشركة.
نموذج 9
مرحبا بكم في الفريق، [الاسم]. نحن متحمسون لانضمامك على متن الطائرة. نتوقع منك تحقيق أهدافك وتطوير مهنة رائعة معنا. حظا سعيدا لدورك في [الشركة] وتهانينا على أن تصبح جزءا لا يتجزأ من الفريق.
عينة 10
إنه لأمر رائع أن تكون في [شركة]. نتمنى أن يكون لديك وقت رائع هنا - مع فرص كبيرة لتحقيق والنمو. نهنئك على دورك الجديد ك[دور] ونأمل أن نراك تتفوق.