دليل الخطوات الثلاث لإعداد الموظفين عن بعد

لقد ازدهرت ثقافة العمل عن بعد ، وهي موجودة في كل زاوية وشق وحجرة وشقة. إن اتفاقية العصر الحديث لإنجاز الأمور والوضع الطبيعي الجديد للعمل عن بعد جعلت كل مكان عمل قرية عالمية.

في وقت سابق ، بدا وجود شريك على بعد 15000 ميل وكأنه استثمار ضخم لمؤسسة ما ، ولكن الآن أصبح من الشائع أن يتم تعيين موظف عن بعد.
عندما يتعلق الأمر بوضعها هناك ، دعونا نواجه الأمر - لا توجد عيوب في تعيين قوة عاملة عن بعد - باستثناء العيوب المعتادة لتوظيف كل موظف.

لكن اللعبة لا تتغير فقط من الاجتماعات في غرفة المؤتمرات إلى الاجتماعات في غرفة المعيشة. إن إحضار موظف عن بعد على متن الطائرة ليس أمرا مرهقا ، ولكن قد يكون ذلك إذا لم تكن الموارد البشرية على دراية بالتفاصيل الدقيقة.

مع أخذ ذلك في الاعتبار ، نقدم دليلا شاملا حول كيفية إعداد الموظفين عن بعد والحفاظ على العملية سلسة وحريرية. لا مزيد من قضاء اليوم الأول واقفا على المكتب ، في انتظار كرسي وجهاز كمبيوتر (ثم يأتي رجل تكنولوجيا المعلومات ويجهزه) - مجرد ترحيب هادئ يتبعه النزول إلى العمل.

عملية الإعداد للموظفين عن بعد ليست سهلة أبدا. هذا الدليل المكون من ثلاث خطوات شامل بما يكفي لتبدأ ويجعل الإعداد عن بعد أسهل.

قبل اليوم الأول، اعمل في اليوم صفر

يأتي إعداد الموظفين عن بعد مع صيد كبير - لا أحد يأتي إلى العمل لبدء العملية وتشغيلها. بدلا من ذلك ، فإنه يتلخص في إيقاع مصمم بعناية مع جميع المعلومات الإجرائية المطلوبة لربط DIY بثقافة المنظمة.

تتضمن معظم الإجراءات الرسمية في اليوم صفر الأعمال الورقية (لاحقا) وتغذية السيرة الذاتية للموظف في النظام ، والتي يمكن القيام بها في اليوم صفر. هذا من شأنه أن يجعل إدارة الأوراق أسهل عندما تضطر الموارد البشرية إلى التواصل مع الموظف البعيد في اليوم الذي ينضمون فيه.

استخدام مهم آخر لليوم صفر هو التأكد من أن أعضاء الفريق الحاليين على دراية جيدة وحقيقية بانضمام المبتدئ عن بعد. على عكس الموظفين الذين يعملون في المكتب ، لا يمكن للموظف الجديد عن بعد الاتصال بالأشخاص بشكل عشوائي والتحدث إليهم.

وبالتالي يجب توعية زملاء الفريق الحاليين بالجدد القادمين للترحيب الحار بالاستقرار في الثقافة بسرعة.

إعداد موظف عن بعد: دليل من ثلاث خطوات

على عكس الموظفين الذين يزورون مباني المكتب للعمل ، لا يمكن للموظف عن بعد أن يتسلل إلى ثقافة مكان العمل بمجرد كونه جزءا من المنظمة. المسافة المادية شاقة ، ويجب على المنظمة التأكد من أنها لا تخلق تصورا خاطئا في ذهن النجار الجديد.

دعونا نغطي كل ركيزة من ركائز قائمة التحقق من عملية الإعداد عن بعد بحيث في المرة القادمة التي يأتي فيها موظف عن بعد على متن الطائرة ، نبقيهم راضين ومبتسمين حتى عندما تمزقهم المسافات الجسدية.

الخطوة 1: إعداد الموظفين وتشغيلهم

نتذكر جميعا مقابلاتنا السابقة - كيف اضطررنا إلى الانتظار لبضع ساعات لإعطاء جون هانكوك لدينا على مئات الصفحات ثم الانتظار للحصول على المزيد ليتم تعيينه لزملائنا في الفريق.

لا يمكن تحمل ذلك من خلال الإعداد عن بعد. إليك كيفية مسح جميع الإجراءات القانونية والأوراق أثناء الإعداد الافتراضي لموظف عن بعد.

➡ الحصول على الأوراق بعيدا عن الطريق

غالبا ما يقال إن الأعمال الورقية يجب أن تتم قبل اليوم الأول للموظفين عن بعد ، ولكن القول أسهل من الفعل. يجب إكمال العديد من الإجراءات القانونية والشكلية قبل أن يأتي الاحتمال رسميا ولإنجازه ، من الأفضل إنجاز الأعمال الورقية من خلال النماذج الإلكترونية والتوقيعات الإلكترونية.

بمجرد توقيع الأوراق وختمها وتسليمها ، فقد حان الوقت لإرشادهم خلال كل ما تقدمه المنظمة.

➡ توجيه الموظف عن بعد

ربط موظف عن بعد مع الموثق الدهون هو شيء واحد والمشي من خلال هو شيء آخر. الموارد البشرية يمكن أن تجعل ذلك يحدث. يعد التوجيه الشخصي بين HR / CXO والنجار الجديد أفضل من إرسال مقطع فيديو ، وفي هذا التوجه ، يتم شرح بعض الأسباب المهمة للغاية التي جعلت الموظف يختار الانضمام:

• المزايا المالية: بدءا من تحليل شيك الراتب إلى خطط الادخار الضريبي ، وتقديم العائدات ، وعروض الحوافز (إن وجدت) ، فإن التفسير من شأنه أن يوضح الأمور دون أدنى شك.
• الفوائد والامتيازات الصحية: مع صحة نمط الحياة ، وهو عامل حاسم قبل أن يتولى الموظف وظيفة ، فإن تسليط الضوء على خطط الفوائد الصحية مثل التأمين وبرامج مساعدة الموظفين والامتيازات الموجودة على الطاولة من شأنه أن يمنحهم شعورا بالأمان.
• مقدمة عن الوظيفة المطروحة: بمجرد أن تكون الفوائد على الطاولة ، يمكن أن ينتهي التوجيه بمقدمة موجزة عن الفريق الذي سيعمل معه الموظف الجديد ثم يخطط في النهاية للقاء وتحية مع المدير.

➡ Tête-à-tête مع المدير

يرغب معظم المديرين في الحصول على كلمة مع المنضمين الجدد بمفردهم قبل تقديمهم إلى الفريق لإعطاء انطباع أول صارم حول كيفية القيام بالأمور. يعد إعداده أمرا بالغ الأهمية عند إحضار الموظفين عن بعد على متن الطائرة ، لأن هذا سيكون أول تفاعل يخبر الموظف بما هو متوقع منه. يتضمن ذلك مقدمة عن أهداف الفريق ومهمته ورؤيته وإلى أين من المفترض أن يتجه.

الخطوة 2: الترحيب بالموظف عن بعد في الثقافة

النقطة الإيجابية حول تأهيل الموظف في مبنى المكتب هي أنه يشعر بالحيوية من تلقاء نفسه. قد يتزامن المرء مع شخص ما بسبب تشبيهه بحرب النجوم ، أو قد يلتزم آخر بأحد أعضاء الفريق.

في كلتا الحالتين ، هذا غير ممكن عند إعداد موظف عن بعد. وبالتالي ، فهي لعبة كرة مختلفة للترحيب بموظف عن بعد في الثقافة ، وإليك كيفية القيام بذلك:

➡ الثقافة الافتراضية هي أفضل مضيف.

عندما يتعلق الأمر بالموظفين الذين يعملون من على بعد ألف ميل ، يجب أن تكون الثقافة افتراضية ، ولا يتم بناء ثقافة افتراضية عبر سلاسل رسائل البريد الإلكتروني. مع مشاركة الموظفين التي تؤدي إلى ما يقرب من 40٪ من الناس ترك وظائفهم كل عام والقفز على سفينة أخرى بحثا عن سفينة أكثر سعادة ، فإن الثقافة الافتراضية ستضمن التزام الموظفين عن بعد.

Empuls is the perfect solution for a global workforce and the one who works from the same office. This employee engagement solution builds an engaged and motivated culture with remote employees feeling the vibe on Empuls itself. People celebrating big wins, sharing a laugh, appreciating colleagues over a job well done, or just being there—it brings a smile onto the remote employee’s face.

➡ اضربها مع بعض ألعاب كاسحة الجليد الافتراضية

Sure, scrolling through an organization’s Empuls account would give them a good idea. They might join a few groups according to their hobbies and preferences, but a personal connection with the team would go with some icebreaker games. From two truths and a lie to a walkthrough of one’s place, icebreaking is fun, and it makes the remote employee coming onboard feel at home.

➡ حافظ على فرقك في المكتب عبر الإنترنت

يحتاج المستشارون الذين يعملون داخل مباني المكتب إلى الانتباه إلى أعضاء فريقهم عن بعد. قم بتعيين صديق افتراضي للموظف عن بعد الذي انضم حديثا - ويفضل أن يكون من نفس الملف الشخصي إن أمكن - واسمح له بالمشي عبر كل ما فعله لمدة أسبوع أو أسبوعين. الأشخاص الذين التقوا بهم ، وما هي أدوارهم ، وكل شيء آخر. هذا من شأنه أن يساعد في شرب الشعور بالانتماء في الموظف عن بعد.

➡ إرسال هدية افتراضية

Gift baskets are cool and all, but let’s face it—they don’t come cheap. However, gift vouchers are an exemplary way to welcome your new remote employees onboard. Be it giving your employees a work-from-home upgrade, closet makeover, or a budget for their essential needs—Empuls is the perfect way to send it over.

الخطوة 3: اجعل الموظفين عن بعد يعملون!

نصيحة مفيدة للغاية لإدخال الموظفين في وضع العمل بمجرد انضمامهم هي إرسال مستند دور وظيفي مفصل إليهم مع مهمة وهمية. لا ينبغي استخدام هذا كوسيلة لتقييم ما يمكن للموظف القيام به ، ولكن مجرد طريقة لتشحيم العجلات. فيما يلي بعض الأشياء الأخرى التي يجب القيام بها لإعدادها باستخدام واجهة اللعبة:

➡ اتصال واضح وضوح الشمس

بدءا من محادثة حول ما يجب القيام به في العمل إلى التجمعات اليومية ، والخطط كل أسبوعين ، والعصف الذهني الشهري للمشاريع ، يعد التواصل أمرا ضروريا في كل جانب من جوانب الموظفين عن بعد. اجعلهم مدمنين على قناة الاتصال المناسبة وساعدهم في المهام في البداية.

➡ أدوات تقنية للتعاون

بدءا من إعداد معرف البريد الإلكتروني ، والتسجيل في مجموعة مكتبية مستندة إلى مجموعة سحابية ، والأكثر أهمية - تطبيق مؤتمرات الفيديو - احصل على جميع الأدوات التقنية للموظفين عن بعد حتى يتمكنوا من اللعب بها.

➡ آلية التغذية الراجعة

A one-to-one feedback session would benefit both the manager and the newly onboarded remote employee to understand the expectations and performances. Empuls come with a pulse survey, which is the ultimate feedback mechanism to brew the champion’s ultimate breakfast.

تبسيطها باستخدام برنامج إنترانت للموظفين

كما هو مذكور أعلاه ، يعد إعداد الموظف مرحلة حاسمة في التخلص من الإنتاجية من المبتدئين. في حين أن إدارة الإجراءات تعتبر مهمة الموارد البشرية ، إلا أن الأمر لا يتعلق بها فحسب ، بل بجهد جماعي جماعي. يمكن ببساطة مزامنة هذا مع برنامج إنترانت للموظفين.

Give your new joiners a chance to express themselves with a short introduction and their likings well, not in a middle-school way but with Empuls. Empuls makes it easy for new employees to get oriented with the culture. This employee engagement platform takes special consideration by introducing newbies to everyone where they can connect, collaborate, and chat about everything work and life.

هل أنت مستعد لضم فريقك عن بعد؟

يعد إعداد الموظفين عن بعد جزءا كبيرا من مصفوفة القوى العاملة المستقبلية ، ومن المهم أن يكون لديك قائمة مرجعية أساسية لعملية الإعداد في متناول اليد تضمن تغطية كل شيء. هذه الخطوات الثلاث مناسبة تماما لجلب خطواتك التالية من الموظفين على متن الطائرة. توظيف سعيد!