Erfolgreiche Kommunikation bei der Einführung Ihres Mitarbeiteranerkennungsprogramms

If you’ve ever planned a fun Friday activity with snacks and games only to see a handful of employees turn up, you’ve experienced firsthand why having an employee recognition communication plan matters!

It’s the same with your reward and recognition program. Don’t bring the ship to shore only to see it crash on the rocks! Months of strategizing, budgeting, and setting up the perfect tool will go to waste if employees are left in the dark due to poor communication.

“The single biggest problem with communication is the illusion that it has taken place.” - George Bernard Shaw

To see the maximum return on your program investment (through widespread adoption and engagement), a structured communication plan is key. Every employee should:

✔ Know about the program – What it is, how it works, and why it matters.
✔ Be excited to participate – Clear messaging that drives enthusiasm and engagement.
✔ Understand the rewards – Transparency on awards, recognition methods, and benefits.

An employee recognition communication plan ensures that your efforts don’t go unnoticed. This blog will walk you through proven strategies on how to communicate a reward and recognition program effectively, making sure employees not only embrace it but actively engage with it.

Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg

Um die Anerkennungskultur in Ihrem Unternehmen zu fördern und die Gesamtproduktivität zu steigern, haben Sie ein umfassendes Anerkennungsprogramm entwickelt, das Ihre Mitarbeiter in jeder Phase ihrer Unternehmenszugehörigkeit motiviert.

Es reicht jedoch nicht aus, einfach nur in das Programm zu investieren, wenn Ihre Mitarbeiter über dessen Ziele und Vorteile im Unklaren sind.

Damit Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm ein Erfolg wird, müssen Sie Folgendes tun:

• Skizzieren Sie die Ziele und den Ablauf des Programms.
• Kommunizieren Sie den Zeitplan für die Einführung und stellen Sie das Team vor, das das Programm verwaltet.
• Definieren Sie Verhaltensweisen, die für eine Anerkennung in Frage kommen, und deren Vorteile für die Mitarbeiter.

Gewinnen Sie die Akzeptanz Ihrer Mitarbeiter, indem Sie durch eine gut geplante Kommunikationskampagne, in deren Mittelpunkt die Einführung steht, für das Programm werben.

Warum

• Sensibilisierung für das Programm und seine Rolle bei der Förderung einer Kultur der Wertschätzung.
• Die Mitarbeiter sollen für das Programm begeistert werden, indem sie vor der Markteinführung auf das Programm aufmerksam gemacht werden.
• Förderung einer breiten Akzeptanz des Programms nach seiner Einführung, damit die Beiträge aller Beteiligten anerkannt werden.

Wie

• Stellen Sie ein Budget für die Kommunikationskampagne zur Verfügung und holen Sie sich die Zustimmung der Unternehmensleitung.
• Planen Sie ein Firmenevent rund um die Markteinführung mit vorbereitender Kommunikation.
• Bauen Sie den Schwung mit E-Mails, Plakaten, Benachrichtigungen und sogar Mundpropaganda auf.

Wenn

• 1-2 Monate vor der eigentlichen Markteinführung; zu früh, und die Begeisterung wird verpuffen, zu spät, und es wird nicht genug Schwung geben.
• Machen Sie auch nach dem eigentlichen Start weiter, um die Spannung aufrechtzuerhalten und den ROI zu maximieren.

Ihre Kommunikation auf alle Arten von Teilnehmern zuschneiden

Auch wenn das Programm für reguläre Mitarbeiter und für Mitarbeiter auf Führungsebene gleichermaßen gilt, muss Ihr Kommunikationsplan auf jede Gruppe zugeschnitten sein.

1. Für Arbeitnehmer

Als Zielgruppe des Anerkennungsprogramms sollten sich Ihre Kommunikationsbemühungen auf die Ziele des Programms, die Einzelheiten des Prozesses, die zu verwendenden Instrumente und die kurz- und langfristigen Vorteile des Programms für die Mitarbeiter konzentrieren.

Wenn möglich, wählen Sie einige Schlüsselpersonen aus, die sich für das Programm einsetzen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über Besprechungen, Einführungsunterlagen, Intranet, soziale Netzwerke, Notizen am Schwarzen Brett, E-Mails und vieles mehr.

2. Für Manager

Als wichtige Beteiligte am Anerkennungsprogramm müssen Manager und Vorgesetzte mit dem Grundgedanken des Programms vertraut gemacht werden. Da sie für die Initiierung der Anerkennung und die Beantwortung von Fragen ihrer Teams verantwortlich sind, müssen sie den Prozess, die Technologie und die Funktionsweise des Tools/der Plattform verstehen.

Treffen mit Interessenvertretern, Schulungssitzungen, Frage- und Antwortpakete und E-Mails würden dazu beitragen, die Führungskräfte der mittleren Ebene auf den neuesten Stand zu bringen und sie mit dem Programm vertraut zu machen.

Methoden zur Förderung und Einführung Ihres Anerkennungsprogramms für Mitarbeiter

Von Einführungs-E-Mails über Plakate, Kampagnen, Bürgerversammlungen bis hin zu Intranet-Popups - es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Begeisterung für die Einführung wecken können.

Die Personalabteilung sollte die erste Kommunikation einige Wochen vor der eigentlichen Einführung einleiten; so haben die Mitarbeiter Zeit, das Programm, seinen Wert, die angebotenen Belohnungen und die Möglichkeiten zur Verbesserung ihrer gesamten beruflichen Entwicklung zu verstehen.

• 📰 Pressemitteilung: Starten Sie die Kommunikation mit einer aussagekräftigen Pressemitteilung, die das Programm vorstellt, seine Ziele umreißt und die Voraussetzungen für den Start schafft.
• 📧 E mails: Eine einzige Ankündigungs-E-Mail ist nicht genug! Eine E-Mail-Drip-Kampagne mit Teasern vor der Markteinführung, Startankündigungen und Nachfassaktionen nach der Markteinführung wird die Wirkung des Programms maximieren.
• 📢 Digitales und gedrucktes Marketing: Machen Sie auf Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm aufmerksam. Stellen Sie digitale Schilder und Ständer in den Büroräumen auf, vom Empfangsbereich bis zur Cafeteria, an schwarzen Brettern oder an jedem anderen Ort, an dem Sie die meisten Blicke auf sich ziehen können, um das Programm bekannt zu machen. Gleichzeitig sorgen digitale Werbemaßnahmen wie Bildschirmschoner, Pop-up-Benachrichtigungen und Laufschriften dafür, dass das Programm in den Köpfen der Mitarbeiter verankert ist.
• 🗣 Intranet und interne soziale Medien: Das Intranet des Unternehmens funktioniert wie ein internes soziales Medium, um die Markteinführung zu besprechen, Informationen bereitzustellen und den Mitarbeitern vor der Markteinführung einen kleinen Einblick zu geben. Nutzen Sie Umfragen und Quizze, um zu Vorschlägen aufzufordern, Feedback zu diskutieren und ein Bannerbild zu verwenden, um die Einführung bekannt zu machen.
• 👨‍💻 Townhall/Aktivitäten: Bauen Sie Vertrauen und Glaubwürdigkeit auf, indem Sie die Unternehmens- und Personalleiter die kritischen Aspekte des Programms und seiner Umsetzung während der unternehmensweiten Townhall-Sitzung (vor Ort oder virtuell) hervorheben lassen. Laden Sie zu Diskussionen und Fragen ein , um die Mitarbeiter einzubeziehen, planen Sie unterhaltsame Aktivitäten und verteilen Sie kleine Geschenke, um die Aufmerksamkeit zu wecken.

Real-life R&R Startet mit einem 'Wow'-Faktor

Diese Unternehmen haben sich nicht nur durch ihre Anerkennungsprogramme einen Namen gemacht, sondern auch durch die Art und Weise, wie sie ihr F&R-Programm ins Leben gerufen haben, und durch den Rummel, der darum gemacht wurde.

Heineken hat sein R&R-Programm neu verpackt und mit allem Drum und Dran neu aufgelegt. Im Vorfeld der Einführung wurde eine Omnichannel-Kommunikation mit E-Mails, täglichen Posts in den sozialen Medien, Aufstellern und Postern, SMS an die Mitarbeiter, PC-Bildschirmschonern und vielem mehr durchgeführt.

Cox Communications plante ein einwöchiges Launch-Festival mit umfassenden Aktivitäten rund um seine Spark R&R-Plattform. Daraus wurde eine jährliche Veranstaltung, die mit einer lustigen, unternehmensweiten Themen-E-Mail beginnt, in der die Spark-Woche angekündigt wird.

Die Art und Weise, wie den Mitarbeitern mitgeteilt wird, "wer" eine Anerkennung erhält und "warum", hängt von der Kultur der Organisation ab. - SHRM

Eine Checkliste für HR, die ihre R&R einführen wollen

Eine kurze Checkliste hilft Ihnen, Ihre Einführungsstrategie zu festigen und sicherzustellen, dass Ihr Kommunikationsplan für die Einführung Ihres Mitarbeiteranerkennungs- und -belohnungsprogramms einsatzbereit ist.

Do's ✅

• Bereiten Sie eine Kommunikationsstrategie für die Zeit vor der Markteinführung vor und holen Sie die Zustimmung und das Budget der höheren Führungsebene ein.
• Erstellen Sie einen agilen Kampagnenplan, verfolgen Sie die Ergebnisse mithilfe eines Projektplanungstools und ernennen Sie einen Kampagnenleiter, der die ordnungsgemäße Durchführung sicherstellt.
• Entscheiden Sie, worauf Sie sich konzentrieren wollen - auf das F&R-Programm selbst oder auf den Grund für seine Umsetzung und Einführung.
• Testen Sie die Kampagne mit einer kleinen Gruppe, um die richtige Botschaft zu finden, und optimieren Sie sie auf der Grundlage des Feedbacks.
• Achten Sie darauf, dass Ihre Kommunikation - Plakate, E-Mails, Grafiken, Tonfall und Stil - mit dem Branding des Unternehmens übereinstimmt.
• Gehen Sie am Einführungstag aufs Ganze, um die Spannung zu erhöhen und die Mitarbeiter zum Mitmachen zu bewegen.
• Stellen Sie den Mitarbeitern bei der Einführung den geschäftlichen Nutzen und die Vorteile vor.
• Führen Sie regelmäßig Veranstaltungen durch und werben Sie für die Meilensteine des Programms, um den Schwung auch nach dem Start aufrechtzuerhalten.

Verbote ❌

• Lassen Sie es nicht bis zur letzten Minute auf sich warten, um die Zustimmung und das Budget der Geschäftsleitung einzuholen. Die Kampagne wird nicht rechtzeitig in Gang kommen.
• Verwenden Sie nicht die altmodische Methode mit Stift und Papier oder Excel-Tabellen. Sie reicht nicht aus, um mit einem dynamischen Kampagnenplan Schritt zu halten und ist fehleranfällig.
• Verteilen Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht auf zu viele Dinge. Das würde von der Bedeutung der Hauptbotschaft ablenken.
• Schicken Sie keine allgemeine Nachricht. Sie wird sich auf die Einführung und Umsetzung Ihres Anerkennungsprogramms auswirken.
• Verwenden Sie keine generischen Farben und Stile, da Ihre Kampagne sonst an Glaubwürdigkeit verlieren oder eine geringere Wirkung auf die Mitarbeiter haben könnte.
• Knausern Sie nicht am Einführungstag. Das Programm wird nicht erfolgreich sein, wenn die Mitarbeiter nicht mitziehen.
• Konzentrieren Sie sich nicht auf die peripheren Vorteile. Das wird eine breite Nutzung und Annahme verhindern.
• Denken Sie nicht, dass das Programm mit der Einführung beginnt und endet. Fördern Sie die breite Akzeptanz durch Aktivitäten und Kommunikation nach der Einführung.

Was kommt nach dem Start?

Da die Begeisterung leicht verpuffen kann, sollten Sie die Begeisterung mit Follow-up-E-Mails, Umfragen, Quiz und sogar Feedback-Fokusgruppen aufrechterhalten.

Öffnen Sie Ihre Kommunikationskanäle und fördern Sie die unternehmensweite Nutzung, um eine erfolgreiche Implementierung, die Akzeptanz nach der Einführung und ein dauerhaftes Engagement für Ihr Mitarbeiteranerkennungsprogramm sicherzustellen.

Vermitteln Sie gleichzeitig die Erfolgskennzahlen des Programms, zu denen Faktoren wie z. B:

• Produktivität
• Umschlagshäufigkeit
• Abwesenheitsquote
• Bewertung der Zufriedenheit
• ENPS(Net Promoter Score für Mitarbeiter)

Sicherstellung regelmäßiger Aktualisierungen über Versionsänderungen, strukturelle Änderungen, Modifikationen und interessante Statistiken für die Interessengruppen und Mitarbeiter des Programms.

Sorgen Sie dafür, dass auch die oberste Führungsebene mitspielt, indem Sie häufig mit ihren Teams kommunizieren und Leistungsträger und Gewinner anerkennen.

Dies schafft Vertrauen und zeigt den Mitarbeitern, dass das Unternehmen nicht nur in ein Instrument investiert, sondern fest an das Gesamtprogramm glaubt.

Launch your employee recognition program with Empuls

Announcing a new employee recognition program is just the first step—getting employees engaged and excited is what truly makes it successful. Empuls’ Social Intranet creates a space where communication feels natural, recognition is visible, and participation comes effortlessly.

Here’s how Empuls can support your program launch:

• Make it official with a company-wide announcement – Use the intranet to introduce the program, its purpose, and how employees can participate.
• Keep the conversation going – Foster engagement with interactive discussion forums where employees can ask questions, share their thoughts, and offer feedback.
• Encourage real-time recognition – With a built-in social feed, employees can celebrate each other’s achievements and create a culture of appreciation.
• Run quick polls to gauge sentiment – Gather instant feedback to understand what’s working and where improvements can be made.
• Create excitement with leaderboards and rewards – Motivate participation by highlighting top contributors and making recognition more engaging.

A well-communicated recognition program is one that employees embrace. With Empuls, recognition becomes more than a process—it becomes a part of your company culture.

Abschließende Überlegungen

A successful employee recognition program announcement goes beyond a simple email or meeting. To ensure widespread adoption, you need a structured employee recognition communication plan that educates, excites, and engages employees from day one.

By using multiple channels, reinforcing key messages, and creating ongoing conversations, you make recognition a natural part of your company culture. The key is not just in launching the program but in sustaining its momentum.

If you’re wondering how to communicate a reward and recognition program effectively, start by making it accessible, interactive, and meaningful. The more employees understand and connect with the program, the more likely they are to participate, keeping motivation and morale high.

FAQ's