HR-E-Mails für eine effektivere Kommunikation schreiben: 6 Strategien

Es ist frustrierend. Sie sind ein Personalspezialist, ein Vorgesetzter oder ein Direktor, der für die Weitergabe wichtiger Informationen an die Mitarbeiter des Unternehmens verantwortlich ist. Vielleicht gibt es Änderungen bei den Leistungen, neue Leistungsoptionen, Urlaubsrichtlinien und Antragsverfahren und vieles mehr.

Die von Ihnen durchgeführten Analysen zeigen jedoch, dass, selbst wenn die E-Mails geöffnet werden, die Zeit, die mit dem Lesen dieser E-Mails verbracht wird, viel zu kurz ist, als dass die Empfänger den Inhalt tatsächlich aufgenommen hätten. Sie wissen dies auch, weil Mitarbeiter in Ihren Büros auftauchen und Anfragen stellen, die darauf hindeuten, dass sie diese E-Mails nicht gelesen haben.  

Wie kann man das korrigieren?

Die kurze Antwort lautet, dass Sie Ihre E-Mails weniger langweilig gestalten müssen, damit die ohnehin schon beschäftigten Mitarbeiter innehalten und sie zur Kenntnis nehmen. Die längere Antwort lautet, dass Sie Ihre E-Mail-Kommunikation so ändern müssen, dass sie Ihre Mitarbeiter anspricht und sie zum Öffnen der E-Mails veranlasst.

Im Folgenden finden Sie sechs Strategien zum Verfassen effektiver E-Mails, die für eine bessere Kommunikation am Arbeitsplatz hilfreich sein können.

6 wichtige HR-E-Mail-Strategien für eine effektive E-Mail-Kommunikation am Arbeitsplatz

Kommunikation ist der Schlüssel zum Aufbau einer starken Organisation. Hier sind die Tipps für Personalverantwortliche zum Verfassen einer E-Mail für eine effektive Kommunikation am Arbeitsplatz":

1. Diese langweiligen und allgemeinen Betreffzeilen müssen verschwinden

Denken Sie an die E-Mails, die Sie tatsächlich öffnen. Was motiviert Sie, wenn Sie diese lange Liste durchgehen? Wahrscheinlich sind es die Betreffzeilen der E-Mails. Es gibt ein psychologisches Element in den Betreffzeilen, das man nicht ignorieren kann.

Sie müssen an Emotionen appellieren. Journalisten wissen das - deshalb sind ihre Schlagzeilen so fesselnd. Sie wecken Neugierde, Angst, etwas zu verpassen, eine mögliche Überraschung (Wissensdurst) und mehr.

Denken Sie über Ihre Betreffzeile nach.

Wie können Sie sie überzeugender gestalten? Betrachten Sie diese beiden Beispiele:

• "Es werden jetzt neue Leistungsoptionen angeboten" vs.
• "Sie haben neue Krankenversicherungsoptionen, die Sie prüfen sollten"

Die zweite Betreffzeile ist weitaus überzeugender. Die Krankenversicherung ist für die Menschen unverzichtbar. Was könnten diese neuen Optionen sein? Ihre Mitarbeiter werden es wissen wollen, damit sie nichts verpassen.

2. Eine E-Mail, ein Betreff

Es kann sein, dass es einige Richtlinien- oder Verfahrensänderungen gibt, die alle gleichzeitig kommen. Die Versuchung ist groß, eine lange E-Mail zu verfassen, in der all diese Änderungen auf einmal erklärt werden.

Ein großer Fehler.

Jede gesendete E-Mail darf sich nur auf ein Thema beziehen. Die Betreffzeile der E-Mail darf sich nur auf dieses eine Thema beziehen, und auch der Text der E-Mail darf nur dieses Thema behandeln. Das bedeutet, dass Ihre E-Mails kürzer sind - etwas, das die Empfänger zu schätzen wissen. Der andere große Vorteil ist, dass es keine Verwirrung über den Betreff der E-Mail gibt.

Wenn Sie die Empfänger auffordern, etwas zu tun, sollten Sie sehr klar und präzise sagen, was sie tun müssen und wie sie es tun sollen.

3. Segmentieren Sie Ihre E-Mails

Dieser Vorschlag bezieht sich auf die vorherige Strategie. Einer der größten Fehler war es, eine "ganzheitliche" E-Mail an alle Mitarbeiter zu verfassen, mit vielen Abschnitten, von denen jeder nur für ein Segment der Mitarbeiterpopulation gilt.

Niemand möchte sich durch eine lange E-Mail wühlen, um die Abschnitte zu finden, die nur ihn betreffen, ganz gleich, wie gut Sie sie in Unterabschnitte unterteilen. Teilen Sie Ihre Empfängerliste auf und versenden Sie separate E-Mails, die sich nur auf das jeweilige Segment Ihrer Mitarbeiter beziehen.

4. Den Ton und den Stil neu modellieren

Die Botschaft, die Sie zu vermitteln haben, mag wichtig sein. Aber muss sie in einer steifen und förmlichen Sprache und einem steifen Ton beschrieben werden? Wahrscheinlich nicht. Sie können sich auflockern, eine informellere Sprache verwenden und trotzdem Ihre Botschaft vermitteln.

Sie können sogar einige Emojis einfügen, um Ihre persönlichen Gefühle zu zeigen oder die des Empfängers zu antizipieren. Wenn es beispielsweise ein neues Formular gibt, das die Mitarbeiter ausfüllen und an Sie zurücksenden müssen, zeigen Sie Ihr Mitgefühl mit einem Emoji, das "igitt" bedeutet. Sie werden es zu schätzen wissen, dass Sie verstehen, wie sie sich fühlen.

Wenn sich die E-Mail auf ein gesellschaftliches Ereignis bezieht, können Sie fröhliche Emojis einfügen. Dadurch wirken Sie viel menschlicher - jemand, der Gefühle und Emotionen hat, genau wie sie.

5. Überprüfen Sie immer die Grammatik und Zeichensetzung

Sie wirken faul, wenn Sie E-Mails verschicken, ohne auf Rechtschreibung, Grammatik oder Zeichensetzung zu achten. Wenn Sie faul wirken, ist das genau die Reaktion, die Sie von vielen Ihrer Empfänger erhalten werden.

Wenn Sie faul sind, können sie auch gleich antworten. Schreibassistenzdienste wie Grammarly, Rytr oder Unemployed Professors oder Korrekturleseprogramme wie Scribbr können für professionelle Hilfe genutzt werden. Vermeiden Sie die Verwendung von Slang und Abkürzungen wie "LOL", "BRB", "OMG" in E-Mails, die sich auf geschäftliche Kommunikation beziehen. Überprüfen Sie immer die Empfängerzeile, bevor Sie eine E-Mail senden.

6. Bildmaterial hinzufügen

Visuelle Darstellungen erregen Aufmerksamkeit. Und sie sind eine großartige Möglichkeit, ein wenig Humor in Ihre E-Mails zu bringen. Die Verwendung von GIFs und Memes mit einer eingebetteten Nachricht kann sehr wirkungsvoll und fesselnd sein. Seien Sie hier ein wenig kreativ - Sie werden es zu schätzen wissen, und die Empfänger werden viel eher bereit sein, das zu tun, worum Sie sie bitten, oder die von Ihnen bereitgestellten Informationen aufzunehmen. Vergessen Sie nicht zu überprüfen, ob Ihre Empfänger Ihre E-Mails erhalten haben, und wenn Sie Probleme mit der Zustellbarkeit haben, verwenden Sie den DMARC-Bericht und überprüfen Sie, dass Sie keine DMARC-Datensatz-Fehler gefunden haben.

Schlussfolgerung

E-Mails werden geöffnet und vollständig gelesen, wenn sie ansprechend und das Ergebnis einer gewissen Kreativität des Absenders sind. Aber kommunizieren Sie nicht zu viel per E-Mail. Sie sind zwar Personalverantwortlicher, aber Sie sind auch ein Mensch, der ein gutes Verhältnis zu den Mitarbeitern Ihres Unternehmens haben sollte.

Diese Beziehung kann durch die von Ihnen gesendeten E-Mails gestärkt werden - solche, die wichtige Informationen enthalten, solche, die eine Antwort erfordern, und solche, die sowohl gute als auch schlechte Nachrichten übermitteln. Wenn Sie diese sechs Strategien beim Verfassen einer E-Mail anwenden, egal ob es sich um eine geschäftliche E-Mail, eine E-Mail der Personalabteilung oder eine persönliche E-Mail handelt, werden Sie mit Sicherheit mehr E-Mails öffnen und lesen.