Onboarding von Remote-Mitarbeitern leicht gemacht: Ein praktischer Leitfaden für HR- und Personalverantwortliche

Die Kultur der Telearbeit hat einen Aufschwung erlebt und ist jetzt in jeder Ecke, jedem Winkel, jeder Kabine und jeder Wohnung zu finden. Die moderne Konvention, Dinge zu erledigen - angetrieben durch die neue Normalität der Telearbeit - hat jeden Arbeitsplatz in ein globales Dorf verwandelt.

Es ist noch nicht lange her, da erschien die Einstellung eines Mitarbeiters, der 15.000 Meilen entfernt war, als eine große Investition. Heute ist die Einstellung eines neuen Mitarbeiters aus der Ferne ein ganz normaler Vorgang. Und obwohl die Einstellung von Mitarbeitern aus der Ferne mit den gleichen Herausforderungen verbunden ist wie die Einstellung jedes anderen Mitarbeiters, liegt der wahre Wandel darin, wie wir sie willkommen heißen und einbinden.

Es geht nicht nur darum, Meetings von Konferenzräumen in Wohnzimmer zu verlegen. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Einarbeitung von Mitarbeitern aus der Ferne so zu gestalten, dass der Prozess reibungslos, ansprechend und störungsfrei verläuft. Das ist nicht schwierig, aber ohne die richtigen Tools oder die richtige Planung kann es leicht chaotisch werden. Deshalb ist es wichtig zu wissen, wie man einen neuen Mitarbeiter aus der Ferne einführt.

Damit Sie es richtig machen, haben wir einen umfassenden Leitfaden und eine praktische Checkliste für das Onboarding von externen Mitarbeitern zusammengestellt. Keine Verwirrung mehr am ersten Tag, keine fehlende Ausrüstung, kein endloses Hin und Her mit der IT-Abteilung - nur ein nahtloser Einstieg in das Team.

Ganz gleich, ob Sie Ihren ersten oder Ihren fünfzigsten Mitarbeiter aus der Ferne willkommen heißen, dieser dreistufige Leitfaden vereinfacht das Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne und sorgt dafür, dass Ihr Prozess nicht nur effektiv, sondern auch wirklich einladend ist.

Was ist das Onboarding von Remote-Mitarbeitern?

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern ist der Prozess der Begrüßung und Integration neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen, wenn diese von einem Standort außerhalb des Büros aus arbeiten - in der Regel von zu Hause aus oder über eine Remote-Einrichtung. Er umfasst alles vom Papierkram und der IT-Einrichtung bis hin zu Schulungen, Einführungen und der Unterstützung des Mitarbeiters, sich als Teil des Teams zu fühlen.

Da es keine persönliche Interaktion gibt, stützt sich das Remote-Onboarding stark auf digitale Tools wie Videoanrufe, Onboarding-Plattformen, Chat-Apps und Dokumente zur Zusammenarbeit. Ziel ist es, dass sich der neue Mitarbeiter vom ersten Tag an informiert, unterstützt und eingebunden fühlt, auch wenn er nicht persönlich anwesend ist.

Ein guter Remote-Onboarding-Prozess gibt den Ton für die Erfahrung des Mitarbeiters an und trägt dazu bei, ein frühes Engagement, Vertrauen und Klarheit über seine Rolle und die Unternehmenskultur aufzubauen.

Die Herausforderungen beim Onboarding von Remote-Mitarbeitern

Das Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne birgt eine Reihe einzigartiger Hürden, die sich darauf auswirken können, wie schnell und sicher sich die neuen Mitarbeiter einleben. Von Kommunikationslücken bis hin zu verzögertem Feedback können diese Herausforderungen die gesamte Mitarbeitererfahrung beeinflussen. Hier sind fünf wichtige Hindernisse, auf die Sie achten sollten.

1. Fehlen einer persönlichen Verbindung

Eine der größten Herausforderungen beim Remote-Onboarding ist es, neuen Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dazuzugehören. Ohne persönliche Kontakte ist es schwieriger, Vertrauen, Beziehungen und ein Gefühl der Zugehörigkeit aufzubauen. Dies kann dazu führen, dass sich die Mitarbeiter isoliert und unsicher über ihren Platz im Team fühlen.

2. Lücken in der Kommunikation

In einer entfernten Umgebung können selbst kleine Kommunikationsverzögerungen oder unklare Anweisungen zu Verwirrung führen. Neu eingestellte Mitarbeiter zögern vielleicht, Fragen zu stellen, vor allem wenn sie nicht wissen, an wen sie sich wenden sollen. Ohne angemessene Anleitung haben sie möglicherweise Schwierigkeiten, sich in den Tools, Prozessen oder Erwartungen zurechtzufinden.

3. Verzögerungen beim technischen Aufbau

Die richtige Ausrüstung, den richtigen Zugang und die richtigen Tools vor dem ersten Arbeitstag bereitzustellen, kann beim Onboarding aus der Ferne knifflig sein. Wenn Laptops, Software-Logins oder Kommunikationsplattformen nicht bereit sind, kann dies die Schulung verzögern und die Produktivität und das Selbstvertrauen des neuen Mitarbeiters von Anfang an beeinträchtigen.

4. Begrenztes kulturelles Eintauchen

Kultur lässt sich oft am besten persönlich erleben - durch Teaminteraktionen, Bürorituale oder informelle Gespräche. Remote-Mitarbeiter können diese Momente verpassen, was es schwierig macht, die Unternehmenswerte zu verinnerlichen oder zu verstehen, wie Menschen normalerweise arbeiten und interagieren.

5. Kein Echtzeit-Feedback

Beim Remote-Onboarding kann sich das Feedback verzögert oder unpersönlich anfühlen. Neu eingestellte Mitarbeiter wissen oft tagelang nicht, ob sie auf dem richtigen Weg sind, was ihr Selbstvertrauen beeinträchtigen und ihren Fortschritt verlangsamen kann. Anleitung in Echtzeit ist wichtig, wird aber in virtuellen Umgebungen oft übersehen.

Vor dem ersten Tag, Arbeit am Tag Null

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern hat einen großen Haken: Niemand kommt zur Arbeit, um den Prozess zum Laufen zu bringen. Stattdessen läuft es auf eine sorgfältig ausgearbeitete Kadenz mit allen Verfahrensinformationen hinaus, die für eine DIY-Anbindung an die Unternehmenskultur erforderlich sind.

Die meisten Formalitäten, die am Tag Null anfallen, umfassen den Papierkram (später) und die Eingabe des Lebenslaufs des Mitarbeiters in das System, was am Tag Null erledigt werden kann. Dies würde die Verwaltung des Papierkrams erleichtern, wenn sich die Personalabteilung am Tag der Einstellung mit dem externen Mitarbeiter in Verbindung setzen müsste.

Ein weiterer wichtiger Nutzen des "Day Zero" besteht darin, sicherzustellen, dass die vorhandenen Teammitglieder den neuen Mitarbeiter, der aus der Ferne kommt, gut kennen. Im Gegensatz zu Mitarbeitern, die im Büro arbeiten, kann ein neuer Remote-Mitarbeiter nicht wahllos Leute anwählen und mit ihnen sprechen.

Daher müssen die bestehenden Teammitglieder auf die neuen Mitarbeiter aufmerksam gemacht werden, damit sie sich schnell in die Kultur einleben können.

Onboarding eines externen Mitarbeiters: Ein Leitfaden in drei Schritten

Im Gegensatz zu Mitarbeitern, die zum Arbeiten in die Büroräume kommen, kann sich ein externer Mitarbeiter nicht in die Arbeitsplatzkultur einfügen, indem er einfach Teil des Unternehmens wird. Die räumliche Entfernung ist beängstigend, und das Unternehmen muss sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter keine falsche Vorstellung davon bekommt.

Lassen Sie uns jede Säule unserer Checkliste für den Remote-Onboarding-Prozess abdecken, damit wir beim nächsten Mal, wenn ein Remote-Mitarbeiter an Bord kommt, dafür sorgen, dass er zufrieden ist und ein Lächeln auf den Lippen hat, selbst wenn die physischen Entfernungen ihn auseinanderreißen.

Schritt 1: Die Mitarbeiter in Gang bringen

Wir alle erinnern uns an frühere Vorstellungsgespräche, bei denen wir einige Stunden warten mussten, um auf Hunderten von Seiten unsere Meinung zu äußern, und dann darauf warteten, dass unseren Teamkollegen weitere Seiten zugewiesen wurden.

Das kann man sich beim Remote-Onboarding nicht leisten. Hier erfahren Sie, wie Sie alle rechtlichen Formalitäten und den Papierkram beim virtuellen Onboarding eines Remote-Mitarbeiters klären können.

➡ Den Papierkram hinter sich bringen

Es wird oft gesagt, dass der Papierkram vor dem ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters erledigt sein sollte, aber das ist leichter gesagt als getan. Bevor ein potenzieller Mitarbeiter offiziell an Bord kommt, müssen verschiedene rechtliche und formale Dinge erledigt werden, und am besten ist es, den Papierkram über elektronische Formulare und Unterschriften zu erledigen.

Sobald der Papierkram unterschrieben, besiegelt und zugestellt ist, ist es an der Zeit, sie durch alles zu führen, was die Organisation zu bieten hat.

➡ Die Orientierung für ausländische Mitarbeiter

Einem externen Mitarbeiter eine dicke Mappe in die Hand zu drücken ist eine Sache, ihn dabei zu begleiten eine andere. Die Personalabteilung kann es möglich machen. Eine persönliche Orientierung zwischen HR/CXO und dem neuen Mitarbeiter ist besser als ein Video, und in dieser Orientierung werden einige der sehr wichtigen Gründe erläutert, warum sich der Mitarbeiter für den Einstieg entschieden hat:

• Finanzielle Vorteile: Von der Aufschlüsselung des Gehaltsschecks bis hin zu Steuersparmodellen, der Abgabe der Steuererklärung und eventuellen Prämienangeboten - eine Erklärung würde die Dinge zweifelsfrei klären.
• Gesundheitsleistungen und Vergünstigungen: Da das Wohlbefinden des Lebensstils ein entscheidender Faktor ist, bevor ein Arbeitnehmer einen Job annimmt, würde es ihm ein Gefühl der Sicherheit geben, wenn er wüsste, welche Gesundheitsleistungen wie Versicherungen, Hilfsprogramme für Mitarbeiter und Vergünstigungen angeboten werden.
• Einführung in die jeweilige Tätigkeit: Sobald die Vorteile auf dem Tisch liegen, kann die Orientierung mit einer kurzen Vorstellung des Teams, mit dem der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, und schließlich mit der Planung eines Treffens mit dem Manager enden.

➡ Tête-à-tête mit dem Manager

Die meisten Manager möchten mit den neuen Mitarbeitern selbst sprechen, bevor sie sie in das Team einführen, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen, wie die Dinge laufen. Bei der Einstellung von externen Mitarbeitern ist dies von entscheidender Bedeutung, da dies die erste Interaktion ist, bei der ein Mitarbeiter erfährt, was von ihm erwartet wird. Dazu gehört auch eine Einführung in die Ziele, die Mission und die Vision des Teams und in die Richtung, in die es sich entwickeln soll.

Schritt 2: Einbindung des externen Mitarbeiters in die Unternehmenskultur

Ein positiver Punkt beim Onboarding eines Mitarbeiters in den Büroräumen ist, dass er/sie die Stimmung in seinem/ihrem Umfeld selbst spüren kann. Es kann sein, dass man sich mit jemandem aufgrund seiner Vorliebe für Star Wars anfreundet, oder dass ein anderer bei einem Teammitglied bleibt.

So oder so ist dies beim Onboarding eines externen Mitarbeiters nicht möglich. Daher ist es ein anderes Spiel, einen externen Mitarbeiter in die Unternehmenskultur aufzunehmen:

➡ Die virtuelle Kultur ist der beste Gastgeber.

Wenn es um Mitarbeiter geht , die tausende von Kilometern entfernt arbeiten, sollte die Kultur virtuell sein, und eine virtuelle Kultur wird nicht über E-Mail-Threads aufgebaut. Angesichts der Tatsache, dass fast 40 % der Mitarbeiter jedes Jahr ihren Job kündigen und ein anderes Schiff auf der Suche nach einem glücklicheren verlassen, würde eine virtuelle Kultur dafür sorgen, dass die Mitarbeiter in der Ferne bleiben.

Empuls ist die perfekte Lösung für eine globale Belegschaft und für diejenigen, die vom selben Büro aus arbeiten. Diese Lösung für das Mitarbeiterengagement baut eine engagierte und motivierte Kultur auf, in der die Mitarbeiter die Stimmung auf Empuls selbst spüren. Menschen, die große Erfolge feiern, gemeinsam lachen, Kollegen für ihre gute Arbeit loben oder einfach nur da sind - das zaubert ein Lächeln auf das Gesicht der Remote-Mitarbeiter.

➡ Starten Sie mit ein paar virtuellen Kennenlernspielen

Sicher, ein Blick auf das Empuls einer Organisation würde ihnen einen guten Eindruck vermitteln. Sie könnten je nach ihren Hobbys und Vorlieben ein paar Gruppen beitreten, aber eine persönliche Verbindung mit dem Team wäre mit einigen Eisbrecher-Spielen möglich. Von zwei Wahrheiten und einer Lüge bis hin zu einem Rundgang durch die eigene Wohnung - Eisbrecherspiele machen Spaß und sorgen dafür, dass sich der neue Mitarbeiter an Bord wie zu Hause fühlt.

➡ Halten Sie Ihre Teams im Büro online

Die in den Büroräumen arbeitenden Mitarbeiter müssen auf ihre externen Teammitglieder Rücksicht nehmen. Weisen Sie dem neu hinzugekommenen Remote-Mitarbeiter einen virtuellen Begleiter zu - möglichst mit dem gleichen Profil - und lassen Sie ihn alles durchgehen, was er ein oder zwei Wochen lang gemacht hat. Die Menschen, die sie kennengelernt haben, welche Aufgaben sie hatten und alles andere. Dies würde dazu beitragen, dass der Remote-Mitarbeiter ein Gefühl der Zugehörigkeit entwickelt.

➡ Verschicken Sie ein virtuelles Geschenk

Geschenkkörbe sind ja ganz nett, aber seien wir ehrlich - sie sind nicht billig. Geschenkgutscheine sind jedoch ein vorbildliches Mittel, um Ihre neuen Mitarbeiter an Bord willkommen zu heißen. Ganz gleich, ob Sie Ihren Mitarbeitern ein Upgrade für die Arbeit von zu Hause aus, eine neue Garderobe oder ein Budget für ihre Grundbedürfnisse schenken möchten - Empuls ist der perfekte Weg, dies zu übermitteln.

Schritt 3: Bringen Sie die externen Mitarbeiter zum Arbeiten!

Ein sehr praktischer Tipp, um Mitarbeiter sofort nach ihrem Eintritt in den Arbeitsmodus zu versetzen, besteht darin, ihnen ein detailliertes Dokument mit einer Musteraufgabe zu schicken. Dies sollte nicht dazu dienen, die Fähigkeiten des Mitarbeiters zu bewerten, sondern nur dazu, die Räder zu schmieren. Im Folgenden finden Sie einige weitere Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um die Mitarbeiter auf das Spiel vorzubereiten:

➡ Kristallklare Kommunikation

Angefangen bei einem Gespräch darüber, was bei der Arbeit zu tun ist, bis hin zu täglichen Besprechungen, zweiwöchentlichen Plänen und monatlichen Brainstormings für Projekte - Kommunikation ist ein Muss für jeden Aspekt von Remote-Mitarbeitern. Binden Sie sie an den richtigen Kommunikationskanal an und unterstützen Sie sie von Anfang an bei ihren Aufgaben.

➡ Technische Hilfsmittel für die Zusammenarbeit

Von der Einrichtung einer E-Mail-ID über die Registrierung bei einer Cloud-basierten Office-Suite bis hin zur wichtigsten App für Videokonferenzen - stellen Sie den Mitarbeitern an entfernten Standorten alle technischen Hilfsmittel zur Verfügung, damit sie damit herumspielen können.

➡ Rückkopplungsmechanismus

Ein persönliches Feedback-Gespräch würde sowohl dem Manager als auch dem neu eingestellten Mitarbeiter helfen, die Erwartungen und Leistungen zu verstehen. Empuls verfügt über eine Pulsbefragung, die das ultimative Feedback-Mechanismus ist, um das ultimative Frühstück des Champions zu brauen.

Mit Empuls wird das Remote-Onboarding zu einer vernetzten, lohnenden Erfahrung

Remote Onboarding sollte sich nicht wie das Lesen eines Handbuchs anfühlen - es sollte sich anfühlen, als würde man einem Team beitreten, das sich wirklich kümmert. Empuls hilft Unternehmen dabei, eine warme, ansprechende und aufschlussreiche Onboarding-Reise zu schaffen, indem es Kommunikation, Feedback, Anerkennung und Belohnungen auf einer Plattform vereint.

Über das soziale Intranet können neue Mitarbeiter mit Teamkollegen interagieren, die Unternehmenskultur erkunden und sich auf dem Laufenden halten, ohne sich verloren oder isoliert zu fühlen. Manager können sie mit personalisierten Nachrichten willkommen heißen, ihnen das breitere Team vorstellen und sicherstellen, dass sie sich vom ersten Tag an einbezogen fühlen.

Empuls bietet auch Onboarding-spezifische Umfragen zur Erfassung von Echtzeit-Feedback, damit Sie genau wissen, wie sich neue Mitarbeiter anpassen und wo Unterstützung benötigt wird. Keine Annahmen, nur ehrliche Einblicke.

Und vergessen Sie nicht die Macht der kleinen Geste -Belohnungen für den Einstieg. Mit Empuls können Sie neue Mitarbeiter mit digitalen Willkommensgeschenken, Meilensteinboni oder Anerkennungspunkten überraschen, die ihre erste Woche zu einem unvergesslichen Erlebnis machen. Es geht nicht nur um das Onboarding - es geht darum, dass sich die Mitarbeiter wie zu Hause fühlen, auch wenn sie noch nie das Büro betreten haben.

Es geht nicht nur darum, jemanden an Bord zu holen, sondern auch darum, zu verstehen, wie er sich dabei fühlt. Und genau dabei hilft Empuls Ihnen, es richtig zu machen.

Sind Sie bereit, Ihr Team aus der Ferne zu betreuen?

Das Onboarding von Remote-Mitarbeitern ist ein wesentlicher Bestandteil der zukünftigen Personalmatrix, und es ist wichtig, eine grundlegende Checkliste für den Onboarding-Prozess zur Hand zu haben, um sicherzustellen, dass alles abgedeckt ist. Diese drei Schritte sind genau richtig, um Ihre nächsten Mitarbeiter an Bord zu bringen. Viel Spaß beim Einstellen!