Employee Engagement Action Plan: Proven Tactics to Boost Workplace Motivation and Retention
Learn how to build a winning employee engagement strategy with actionable tips to enhance morale, foster motivation, and retain top talent in your workplace.
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A well-structured employee engagement plan is no longer a “nice-to-have”—it’s a strategic necessity for organizations that want to boost morale, improve retention, and drive performance. Whether you're designing an employee engagement programme from scratch or fine-tuning an existing one, a clear engagement action plan can make all the difference.
By combining thoughtful planning with actionable steps, HR leaders can create a powerful employee engagement action plan that resonates across all levels of the organization. In this article, we explore how to develop an employee engagement strategy, share proven frameworks, and highlight practical ways to bring your engagement goals to life.
What does the stratistics say?
According to recent Gallup surveys, only 32% of full- and part-time employees in the U.S. are currently engaged, with an alarming 18% falling into the actively disengaged category.
This decline in engagement has given rise to a pressing concern for organizations, especially as the ratio of engaged to actively disengaged workers reaches its lowest point in almost a decade.
As businesses grapple with this unsettling trend, a parallel challenge arises: the struggle to retain talent.
A study involving over 600 U.S. businesses with 50-500 employees revealed that an overwhelming 63.3% find retaining employees more challenging than the initial recruitment process. In the wake of this predicament, over a third of the workforce is actively or casually seeking new job opportunities, culminating in a staggering $2.9 million per day spent by U.S. employers in their pursuit of replacement workers—amounting to a staggering $1.1 billion annually.
In the face of these challenges, the critical question arises: What does it take to retain top talent and rekindle the flame of employee engagement?
The answer lies not in merely fostering employee happiness or satisfaction but in the deliberate cultivation of a robust employee engagement planning. In this blog, we delve into the intricacies of developing an effective action plan to reignite workplace engagement.
Importancia del compromiso de los empleados en el lugar de trabajo
El compromiso de los empleados no es sólo una palabra de moda; es un motor clave del éxito de las organizaciones. Los empleados comprometidos tienen más probabilidades de estar motivados, entusiasmados y alineados con los objetivos de la empresa.
Esta alineación se traduce en beneficios tangibles, como el aumento de la productividad, la mejora de la satisfacción del cliente y un impacto positivo en la cuenta de resultados. Además, los empleados comprometidos actúan como embajadores de la organización. Es más probable que hablen positivamente de su lugar de trabajo, contribuyendo a una marca de empleador positiva y atrayendo a los mejores talentos.
¿Quién es responsable de la planificación de las acciones de compromiso de los empleados?
La responsabilidad de la planificación de acciones para el compromiso de los empleados suele recaer en un esfuerzo de colaboración en el que participan múltiples partes interesadas de una organización. Aunque la estructura y las funciones específicas pueden variar de una organización a otra, suelen participar los siguientes actores clave
1. Equipo directivo/de gestión
Los ejecutivos de alto nivel, los altos directivos y los gerentes desempeñan un papel crucial a la hora de impulsar el compromiso de los empleados. Marcan la pauta de la cultura de la organización y son responsables de crear un entorno que fomente el compromiso.
2. Departamento de Recursos Humanos (RH)
Los profesionales de RR.HH. suelen asumir un papel de liderazgo en la gestión y facilitación de las iniciativas de compromiso de los empleados. Pueden realizar encuestas, analizar datos y trabajar con otros departamentos para desarrollar planes de acción basados en la información recibida.
3. Gerentes y supervisores
Los directivos y supervisores de primera línea tienen contacto directo con los empleados. Desempeñan un papel fundamental a la hora de comprender las dinámicas individuales y de equipo, proporcionar feedback y aplicar estrategias para mejorar el compromiso a nivel de equipo.
4. Equipos o comités de compromiso de los empleados
Algunas organizaciones establecen equipos o comités específicos dedicados al compromiso de los empleados. Estos grupos pueden incluir representantes de distintos departamentos y niveles de la organización.
5. Empleados
El compromiso de los empleados es una vía de doble sentido, y los propios empleados tienen un papel que desempeñar en el proceso de planificación de la acción. Sus aportaciones, comentarios y participación en la planificación y ejecución de las iniciativas son esenciales para el éxito.
6. Equipos de comunicación interna
Una comunicación eficaz es crucial para el éxito de las iniciativas de compromiso. Los equipos de comunicación interna son responsables de garantizar que la información sobre las iniciativas de compromiso se comunique con claridad y llegue a todos los empleados.
7. Equipos de formación y desarrollo
Si el desarrollo de habilidades y la formación se identifican como áreas de mejora en las encuestas de compromiso, los equipos de formación y desarrollo pueden participar en la elaboración y ejecución de los programas pertinentes.
8. Equipos de diversidad e inclusión
En las organizaciones que dan prioridad a la diversidad y la inclusión, estos equipos pueden participar para garantizar que las iniciativas de compromiso sean inclusivas y aborden las necesidades de una plantilla diversa.
El esfuerzo de colaboración de estas partes interesadas ayuda a garantizar un enfoque holístico de la planificación de acciones para el compromiso de los empleados, teniendo en cuenta diversas perspectivas y abordando los retos y puntos fuertes únicos de la organización. Las funciones y responsabilidades específicas pueden estar recogidas en el plan estratégico general de la organización o en las políticas de RRHH.
How to design an employee engagement action plan?
Here is a step-by-step guide to designing an employee engagement action plan and running it end to end.
Step 1: Scan the internal environment of the organization
Scanning the internal environment constitutes studying the various ways the organization’s employees, management, stakeholders, business strategy, culture, resources, and capabilities engage with each other.
Por ejemplo, ¿cuáles son los diferentes puntos de contacto que la dirección tiene con los empleados? ¿Cuáles son las diferentes herramientas de productividad utilizadas en la organización? ¿Cómo aplica la organización una estrategia empresarial? ¿Cuáles son las distintas prestaciones laborales que se ofrecen? ¿Con qué frecuencia lleva a cabo el equipo directivo programas de divulgación?
RRHH no sólo tiene que plantear estas cuestiones que son exclusivas de su organización, sino también autoevaluar a la organización en cuanto a su desempeño en cada una de estas interacciones.
Las herramientas que pueden utilizarse para realizar este estudio son:
- Debates en grupo
- Entrevistas a los empleados/partes interesadas
- Encuestas a los empleados
- Datos de los recursos
- Revisiones de rendimiento
- Comentarios
- Employee surveys & pulse checks: Empuls makes it easy to run anonymous engagement and feedback surveys at regular intervals. You can analyze sentiment and trends to assess engagement levels and identify pain points across the organization.
- Employee NPS (eNPS): Quickly assess employee loyalty and advocacy using built-in eNPS tools.
- Analytics dashboards: Empuls offers real-time insights into engagement drivers and workforce mood, helping HR leaders understand internal strengths and weaknesses.
Paso 2: Analizar el entorno externo de la organización
El entorno externo de una organización consiste en el panorama competitivo, económico, político, sociocultural y tecnológico del mercado en el que trabaja la organización. Es importante tenerlos en cuenta a la hora de elaborar un programa anual de compromiso de los empleados. Afectan a la eficacia de todas las iniciativas estratégicas.
Abhijit Bhaduri, author of the best seller ‘The Digital Tsunami’ mentions how technology trends like Augmented Reality and Holography can be effectively used in job simulation and employee experience. Thus having a careful watch on changing competitive benchmarks, industry trends, digital tools for employee engagement, etc and prove useful to reinvent a program to create an engaged workforce.
Para llevar a cabo esta exploración se pueden utilizar las siguientes herramientas:
- Estudio de mercado
- Benchmarking
- Análisis de la competencia
- Análisis de tendencias
The expected outcome of this step: Opportunities and Threats of the (HR) organization.
- Benchmarking capabilities: Empuls helps HR teams benchmark internal engagement data against industry standards, which is especially useful when evaluating competitive positioning.
- Trend analysis support: The platform supports integrations with external HR data tools and allows exporting insights for deeper analysis of trends impacting employee engagement.
Paso 3: Establecer los objetivos de compromiso de los empleados de la organización
The process of goal setting typically constitutes defining objectives that the organization wants to achieve in their people front – their culture, human capital, their people policies, etc. Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats can be a context to determine the objectives.
Por ejemplo, una suposición como la siguiente: "Nuestros competidores utilizan las referencias de los empleados como una fuerte fuente para reclutar su talento. Los empleados recomendados tienden a ser los mejores y más retenidos talentos en la industria", es una amenaza que podría llevar a una organización a considerar "Mejorar las referencias de los empleados" como su objetivo de RRHH.
The S.M.A.R.T. methodology is predominantly used and is famously known for its ability to guide and help achieve goals. It draws the following guidelines.
Por ejemplo, un objetivo como "Mejorar las referencias de los empleados de la empresa" debe ser:
- Específicos, por ejemplo: "Nos proponemos mejorar las referencias de nuestros empleados".
- Mensurable, por ejemplo: "Nos proponemos mejorar el porcentaje de recomendación de nuestros empleados de X a Y".
- Alcanzable, por ejemplo: "Ya estamos en X, por lo que lograr Y debería ser práctico".
- Relevante, por ejemplo, "Las referencias de los empleados son un arma de doble filo que ayuda a reclutar nuevos empleados y que también indica indirectamente las puntuaciones de los promotores netos de los empleados".
- En el momento oportuno, por ejemplo: "Este aumento de las remisiones de los empleados tiene que producirse en este ejercicio".
The expected outcome of this step: A timeline and a priority list of SMART goals.
- Goal-driven campaigns: Empuls enables you to set up engagement initiatives with clear KPIs—such as recognition frequency, participation rates, or survey scores—aligning well with SMART goal frameworks.
- Customizable action plans: The platform helps align goals with actions by offering pre-built templates for engagement and recognition campaigns.
Paso 4: Análisis de carencias
Tras fijar los objetivos, el siguiente paso es identificar el statu quo de las variables y reconocer la distancia que hay que recorrer para alcanzar las metas previstas.
Esto puede hacerse con varias herramientas, pero un análisis de espina de pescado (Ishikawa) es una herramienta bastante sencilla y eficaz para profundizar en los problemas exactos que deben abordarse para alcanzar estos objetivos. A continuación se muestra una instantánea de cómo se realiza el análisis de espina de pescado (Lean Six Sigma).
- Organizar un grupo de discusión interfuncional.
- Permitirles identificar las causas profundas (lagunas) que afectan a la consecución de un objetivo prescrito.
- Las causas profundas (lagunas) pueden clasificarse en "Personas", "Procesos", "Políticas", etc., y profundizar en ellas.
- El análisis de la causa raíz recomienda comprender hasta 5 niveles de "¿Por qué?" de cada causa para derivar la causa raíz exacta.
- Enumerar la lista final de causas fundamentales (Gaps).
Por ejemplo, un análisis de la espina dorsal de la "Recomendación de los empleados" podría sacar a la luz causas fundamentales como las "Desigualdades salariales", la "Falta de seguros para los empleados", la "Insuficiencia de los mecanismos de retroalimentación de los empleados", etc.
The expected outcome of this step: Qualitative /Quantitative Gaps in the existing process.
- Feedback loops & deep dives: Empuls allows for targeted feedback collection around specific themes (e.g., leadership, communication, well-being), aiding root cause analysis.
- Engagement heatmaps: Visual tools in Empuls help pinpoint departments or teams where gaps are widest, making it easier to conduct a “Fishbone Analysis” and prioritize interventions.
Step 5: Choice of strategy for action plan
Once the exact gaps in the process are listed, these need to be prioritized to execute. There generally are a number of paths to achieve goals, thus, selecting the right strategy for the action plan (or a gap to tackle) is a critical component of execution.
El análisis de espina de pescado permite además filtrar y priorizar estas lagunas mediante el siguiente método:
Con respecto a cada una de la lista final de causas fundamentales, evalúe lo siguiente:
- ¿Cómo repercute la resolución de esta brecha en la consecución de los objetivos? (Impacto)) (Valore esto en una escala de 1: significa un impacto bajo a 10: significa un impacto alto)
- ¿En qué medida es económicamente factible/fácil trabajar para resolver esta carencia? (Facilidad) (Valore esto en una escala de 1: muy difícil a 10: muy fácil)
- Calcule el valor de [Impacto + Facilidad] y tabúlelo con la respectiva causa raíz
- Order the list of root causes (gaps) in decreasing order of the sum (A Pareto chart)
Por ejemplo, una brecha como "Desigualdades salariales" tiene una facilidad baja (por el alto coste que supone) y un impacto alto, mientras que "Mecanismos insuficientes de retroalimentación de los empleados" tiene una facilidad alta (porque el coste de implementación es bajo) pero tiene un impacto moderado. En función de la viabilidad financiera y de los profesionales de la empresa, los dirigentes deberían optar por abordar estrategias adecuadas.
The expected outcome of this step: An employee engagement program - the list of all the strategies that aim to address the top priority gaps.
- Customizable programs: Whether you're improving feedback channels or enhancing recognition, Empuls offers configurable workflows to design and deploy the right solution.
- Impact vs. effort planning: With data from Empuls, HR can prioritize strategies that balance high impact with low implementation cost, using insight-driven decision-making.
Paso 6: Creación del equipo
The team that leads the implementation of the employee engagement process/program is important for its success. Depending upon the expertise a particular action plan requires - the team needs to have members who can contribute to it.
For example, a ‘Creating a robust employee feedback mechanism’ requires questionnaire design experts, technology experts (if automation is required), and HR experts (to lead and implement the plan - in a way that increases engagement.).
The expected outcome of this step: List of team members and their roles in each of the high-priority employee engagement action plan ideas.
- Cross-functional collaboration: Empuls includes internal communication features like a social intranet, announcements, and groups that foster cross-functional collaboration.
- Admin roles & permissions: Assign roles to different team members to lead or manage specific aspects of engagement campaigns.
Paso 7: Medición del rendimiento
El aspecto de la "mensurabilidad" de los objetivos SMART proporciona métricas que deben observarse para evaluar el impacto de las estrategias para alcanzar los objetivos.
Por ejemplo, para el objetivo "Aumentar las referencias de los empleados de X a Y", el porcentaje real de referencias de los empleados sobre el total de la contratación es la métrica que hay que vigilar.
The expected outcome of this step: Value of the Metric used for measuring employee engagement.
- Real-time reporting: Measure engagement metrics like participation, feedback response rates, recognition frequency, and employee sentiment.
- ROI tracking: Empuls tracks the ROI of engagement initiatives, such as referral rates or retention improvements, helping validate impact.
- Custom KPIs: Build and monitor KPIs specific to your engagement goals directly within the platform.
Step 8: Analysing variance
Hay que calcular la diferencia entre el rendimiento real y el estándar para encontrar una brecha adicional en la aplicación. Por ejemplo, si las estrategias no permitieron alcanzar el Y% esperado de remisiones de empleados en el tiempo estipulado, es necesario reevaluarlas y reconsiderarlas.
Paso 9: Tomar medidas correctivas
Re-evaluation of strategies should follow the entire flow of setting goals and selecting strategies (From Step 1 through 9). The reason why a plan is ineffective or a goal is not being achieved could be because of a wrong assumption throughout the course of planning.
Por ejemplo, la razón por la que el objetivo "Mejorar las referencias de los empleados de la empresa" no se está alcanzando podría deberse a las siguientes razones, entre otras muchas plausibles.
- El objetivo a alcanzar se asumió de forma errónea: "Y" era un objetivo demasiado alto.
- El plazo es demasiado corto.
- En el análisis de la espina de pescado se omitió un factor determinante, por ejemplo, la "recompensa por derivación a los empleados que la remiten".
- Un error de cálculo en el análisis de impacto. Por ejemplo, el impacto de las "desigualdades salariales" fue menor de lo previsto.
- El equipo no tenía una habilidad importante necesaria para la implementación. Por ejemplo, digamos que el diseño del cuestionario en la implementación de la retroalimentación de los empleados.
Empuls for employee engagement
Digital tools for employee engagement can help you create and grow a high-performance, high-engagement work culture. However, they work best only when the strategy for the action plan is created so that it emphasizes recognition and feedback and helps employees feel connected to their organization’s mission and values.
Using digital tools for employee engagement - like Empuls can help you design the best engagement plan to suit your organizational DNA. With Empuls, you can set:
- Recognition & rewards: Empuls automates peer-to-peer recognition and integrates rewards to reinforce positive behaviors.
- Employee wellness & communication: Encourage holistic engagement with wellness challenges and internal communications that reach employees at every level.
- Personalized engagement journeys: Tailor campaigns and communication based on employee lifecycle stages (onboarding, anniversaries, exits, etc.)
Empuls supports a data-driven, actionable, and scalable approach to employee engagement planning. It aligns with each phase of your action plan - rom diagnostics and goal setting to implementation and performance measurement - while also offering tools that boost culture, communication, and connection. Schedule a demo today and talk to our executives to find out more about Empuls. You can also start a 30-day free trial now.
