Lois et règlements en matière de ressources humaines que tous les professionnels des ressources humaines devraient connaître en 2024

Contributeur invité -

Le rôle des ressources humaines (RH) devient de plus en plus complexe et multiforme. En se basant sur les données de 25 industries pour une semaine de novembre, le Conference Board en 1948 a montré que le salaire moyen des hommes était de 60,37 $ et celui des femmes de 40,88 $.

En outre, le nombre moyen d'heures travaillées s'élevait respectivement à 41,2 et 39 heures. Bien que les salaires des femmes dans tous les secteurs soient encore inférieurs à ceux des hommes, à notre époque, l'inclusion et la diversité ont ouvert la voie à l'équité et à l'égalité. 

C'est là que les lois et règlements en matière de ressources humaines entrent en jeu pour mettre en œuvre les changements induits par la législation sur le lieu de travail afin de refléter la civilité. Les professionnels des ressources humaines doivent désormais naviguer dans un labyrinthe de lois et de règlements qui régissent tout, des normes de travail aux espaces de travail numériques.

Il est impératif de se tenir au courant de ces changements pour deux raisons principales : garantir la conformité légale et favoriser un environnement de travail sûr, respectueux et propice à la productivité.

Ce guide complet vise à mettre en lumière les principaux domaines de changement dans la législation et la réglementation des ressources humaines que tout professionnel des ressources humaines devrait connaître.

Changements dans la législation du travail

1. Mise à jour du salaire minimum

Le débat sur le salaire minimum n'est pas nouveau, mais on ne saurait trop insister sur l'importance de se tenir au courant des modifications apportées aux lois sur le salaire minimum. Partout dans le monde, les juridictions révisent en permanence les normes relatives au salaire minimum afin de garantir aux travailleurs un revenu décent.

Le respect des réglementations fédérales et locales est crucial, en particulier pour les entreprises opérant sur plusieurs sites où des lois différentes sur le salaire minimum peuvent s'appliquer. Pour plus d'informations sur cette législation changeante, continuez à lire.

2. Réglementation des heures supplémentaires

La législation du travail est devenue plus stricte en ce qui concerne le paiement des heures supplémentaires. Ces changements soulignent la nécessité de tenir des registres méticuleux et de veiller à ce que les employés non exemptés soient rémunérés pour leurs heures de travail supplémentaires.

La non-conformité peut entraîner des amendes importantes et ternir la réputation d'une entreprise. Il est essentiel que les professionnels des ressources humaines connaissent les changements les plus récents en matière de réglementation des heures supplémentaires et qu'ils les appliquent de manière appropriée.

Par exemple, en 2019, Walmart a accepté de payer 14 millions de dollars pour régler un recours collectif alléguant que l'entreprise n'avait pas payé les salaires appropriés pour les heures supplémentaires à ses employés. Cela souligne l'importance pour les professionnels des ressources humaines de se tenir au courant de l'évolution de la législation du travail concernant les heures supplémentaires.

3. Horaires de travail flexibles

L'horaire de travail de 9 à 5 devient de plus en plus une relique du passé. De nouvelles lois sur le travail accordent aux employés le droit de demander des horaires de travail flexibles.

Les employeurs doivent prendre ces demandes au sérieux et ne peuvent les rejeter que pour des raisons professionnelles raisonnables. Cette tendance n'est pas seulement favorable aux employés, mais il a également été démontré qu'elle améliore la productivité et la satisfaction des employés.

4. Droits des travailleurs indépendants et des freelances

L'essor de l'économie parallèle a fondamentalement changé la nature du travail, et les lois commencent maintenant à rattraper leur retard.

Plusieurs nouveaux textes législatifs visent à étendre les protections traditionnelles de l'emploi, comme le salaire minimum et les avantages sociaux, aux travailleurs occasionnels et aux freelances.

Les services des ressources humaines doivent suivre ces évolutions, car elles pourraient avoir un impact sur les obligations contractuelles et les classifications des travailleurs.

Diversité, équité et inclusion (DEI)

1. Politiques de non-discrimination révisées

Les politiques de non-discrimination font l'objet de révisions importantes. De nouvelles catégories protégées sont ajoutées, notamment des dispositions relatives à l'identité et à l'expression sexuelles.

Les services des ressources humaines doivent rapidement réviser les politiques de l'entreprise pour refléter ces changements et doivent également s'engager dans des programmes de formation complets pour s'assurer que le personnel est informé de ces changements de politique.

2. Règlements visant à promouvoir la diversité sur le lieu de travail

De nouvelles réglementations sont en cours d'adoption et obligent les entreprises d'une certaine taille à divulguer leurs indicateurs de diversité et à atteindre des objectifs en la matière.

Ces lois sont conçues pour encourager la création de lieux de travail plus inclusifs. Le non-respect de ces lois peut non seulement avoir des répercussions juridiques, mais aussi nuire à l'image de l'entreprise et à sa capacité à attirer des talents.

Par exemple, en 2020, Google a été critiqué pour son manque de diversité, en particulier dans les postes de direction. L'entreprise a depuis amélioré sa transparence en publiant des rapports sur la diversité, mais l'affaire souligne l'examen minutieux auquel les organisations peuvent être confrontées en ce qui concerne les pratiques d'IED.

3. Normes et mesures d'inclusivité

Au-delà de la simple prévention de la discrimination, les lieux de travail modernes se doivent d'être proactifs en matière d'inclusion.

Les mesures d'inclusion normalisées, telles que l'amélioration des dispositifs d'accessibilité pour les employés handicapés et les canaux de communication sensibles aux différents contextes culturels, deviennent la norme. Les professionnels des ressources humaines devraient prendre l'initiative de mettre en œuvre ces mesures.

L'urgence de traiter les plaintes liées à la discrimination et au harcèlement a toujours été grande, mais de nouvelles lois ont mis l'accent sur ce point.

Des délais et des protocoles d'information plus stricts sont désormais en place, exigeant des départements des ressources humaines qu'ils agissent rapidement et de manière transparente pour résoudre les problèmes liés à l'IED.

Réglementation en matière de santé et de sécurité

L'impact de la pandémie de COVID-19 continue de se faire sentir sur les lieux de travail. Les lignes directrices relatives au travail à distance, aux politiques de vaccination et aux mesures de sécurité sont constamment mises à jour.

Le respect de ces lois et directives en constante évolution est une tâche gargantuesque, mais vitale pour le maintien d'une main-d'œuvre en bonne santé.

2. Soutien et politiques en matière de santé mentale

L'importance de la santé mentale sur le lieu de travail est de plus en plus reconnue, ce qui a conduit à l'adoption de nouvelles lois obligeant les entreprises à offrir à leurs employés un soutien en matière de santé mentale.

Il peut s'agir de services de conseil ou de prestations de santé mentale plus complètes, et le non-respect de ces règles peut avoir des répercussions importantes.

Par exemple, avant la pandémie, Johnson & Johnson avait déjà mis en place un programme complet de résilience en matière de santé mentale qui fournissait des ressources et un soutien aux employés confrontés au stress et à des problèmes de santé mentale. Cela illustre l'importance croissante accordée à la santé mentale sur le lieu de travail.

3. Mise à jour des lignes directrices et des normes de l'OSHA

La sécurité sur le lieu de travail est un domaine en constante évolution, et l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) met régulièrement à jour ses lignes directrices pour en tenir compte.

Qu'il s'agisse d'ergonomie ou de plans d'intervention d'urgence, les professionnels des ressources humaines doivent s'assurer que leur organisation respecte les normes de sécurité les plus récentes.

Travail numérique et à distance

1. Lignes directrices en matière de cybersécurité pour les travailleurs à distance

Le travail à distance est en train de devenir un élément permanent pour de nombreuses entreprises. En conséquence, les lois sur la cybersécurité s'adaptent pour couvrir les environnements de travail à domicile.

Les employeurs sont désormais tenus de s'assurer que les dispositifs de travail à distance respectent des directives strictes en matière de cybersécurité, faute de quoi ils s'exposent à d'importantes responsabilités juridiques.

2. Lois sur la confidentialité des données et la surveillance des employés

Les progrès technologiques ont permis d'accroître les possibilités de surveillance des employés, mais les lois évoluent également pour protéger la vie privée des employés.

Les techniques de surveillance, même à distance, doivent être mises en œuvre dans les limites fixées par les nouvelles lois, de plus en plus strictes.

Par exemple, en 2020, Barclays a dû faire face à une levée de boucliers pour avoir utilisé un système qui surveillait le temps que les employés passaient à leur bureau. Cet exemple montre les pièges potentiels liés à la confidentialité des données et à la surveillance des employés.

3. Considérations relatives à la santé et à la sécurité des travailleurs à distance

Le travail à distance n'est pas sans poser de problèmes, notamment en matière de santé et de sécurité.

Des lois sont promulguées qui stipulent des exigences en matière de conception ergonomique des bureaux à domicile et de périodes de pause obligatoires. Les entreprises peuvent être chargées de veiller à ce que les espaces de travail à distance répondent à ces exigences.

Avantages et rémunérations

1. Mise à jour des règlements relatifs au congé familial et médical

Les congés familiaux et médicaux ne couvrent traditionnellement qu'un nombre restreint de circonstances, telles que la naissance d'un enfant ou un problème médical important.

Toutefois, ces dernières années, ces lois ont évolué pour reconnaître un éventail plus large d'événements de la vie et de conditions médicales.

Les nouvelles modifications apportées au règlement couvrent désormais des circonstances supplémentaires telles que le deuil prolongé, y compris le deuil d'un animal de compagnie, et les responsabilités de prise en charge de membres de la famille qui ne sont pas des parents immédiats.

Ces nouvelles dispositions témoignent d'une évolution vers une approche plus humaine de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

2. Nouvelles exigences en matière de prestations de santé et de retraite

Les prestations de santé et de retraite font partie intégrante de la rémunération des salariés et sont soumises à leurs propres lois et règlements.

En 2024, les règles relatives aux types de régimes d'assurance maladie que les employeurs doivent proposer sont devenues plus strictes, notamment en raison des préoccupations constantes en matière de santé publique. Certaines juridictions exigent désormais que certains types de soins préventifs soient inclus dans les régimes financés par l'employeur.

En ce qui concerne les prestations de retraite, de nouvelles réglementations ont été introduites qui imposent une communication plus transparente sur les options d'investissement disponibles dans les plans de retraite ainsi que sur les pourcentages d'abondement de l'employeur.

Cette mesure vise à encourager les salariés à prendre des décisions plus éclairées concernant leur sécurité financière à long terme.

Compte tenu de ces changements, les services des ressources humaines doivent réévaluer leurs avantages sociaux afin de s'assurer qu'ils sont non seulement compétitifs, mais aussi parfaitement conformes à la législation.

Par exemple, en 2006, IBM a fait l'objet de poursuites judiciaires en raison du passage d'un régime de pension traditionnel à un régime à solde de caisse, un changement qui aurait été discriminatoire à l'égard des travailleurs plus âgés. Cette affaire illustre la complexité juridique des modifications apportées aux avantages sociaux des employés.

3. Modifications de la législation fiscale concernant les avantages sociaux

Les lois fiscales sont toujours en évolution, et c'est encore plus vrai lorsqu'il s'agit de celles qui concernent les avantages sociaux des employés. Des changements récents ont modifié les lignes directrices concernant les cotisations avant impôt à divers régimes d'avantages sociaux, tels que les régimes 401(k) et les comptes d'épargne-santé (HSA).

Ces modifications peuvent avoir une incidence sur le revenu net de l'employé et de l'employeur, car elles peuvent entraîner des changements dans le montant de l'impôt à payer par chaque partie.

Au fur et à mesure que ces lois évoluent, il est essentiel que les professionnels des ressources humaines adaptent les systèmes de paie et l'administration des avantages sociaux de l'entreprise, mais aussi qu'ils communiquent ces changements aux employés.

Le fait de redoubler d'efforts pour comprendre et mettre en œuvre ces lois et règlements relatifs aux avantages sociaux et à la rémunération n'est pas seulement une question de conformité ; il s'agit également de favoriser un lieu de travail qui respecte et soutient les besoins diversifiés de ses employés.

Des avantages sociaux actualisés et complets sont un outil essentiel pour attirer et retenir les meilleurs talents. Par conséquent, les professionnels des ressources humaines doivent non seulement être conscients de ces changements, mais aussi être proactifs dans leur mise en œuvre.

Recrutement et intégration

1. Limites des vérifications d'antécédents et problèmes de protection de la vie privée

Les lois sont désormais plus restrictives en ce qui concerne les types d'informations qui peuvent être recherchées dans le cadre des vérifications d'antécédents.

Cette tendance vise à protéger le droit à la vie privée des candidats et à garantir qu'ils ne font pas l'objet d'une discrimination injuste fondée sur des informations personnelles non pertinentes.

La mondialisation a rendu le monde plus petit, mais les lois relatives à l'embauche de travailleurs internationaux n'ont pas nécessairement été simplifiées.

Les changements récents dans la réglementation sur les visas et les permis de travail nécessitent une vigilance constante de la part des services des ressources humaines, car le non-respect de ces règles peut entraîner de lourdes sanctions.

Par exemple, en 2013, la société informatique indienne Infosys a payé 34 millions de dollars pour régler des allégations de fraude aux visas, l'un des plus importants règlements de ce type. Cela souligne l'importance du respect des lois internationales en matière d'embauche.

3. Changements dans les politiques de visa et d'immigration

Les politiques d'immigration, en particulier dans des pays comme les États-Unis, font l'objet de changements fréquents. Ces changements affectent non seulement l'embauche de nouveaux employés internationaux, mais aussi le statut des employés internationaux actuels.

Formation et développement du personnel

1. Exigences en matière de formation obligatoire

La formation au harcèlement sexuel et à l'IED est devenue une obligation légale dans plusieurs juridictions.

Les entreprises doivent veiller à proposer ces programmes de formation à tous les employés à intervalles réguliers, faute de quoi elles s'exposent à des responsabilités importantes.

2. Législation relative à l'amélioration et à la reconversion des compétences des salariés

L'amélioration et la requalification des compétences ont gagné en importance aux yeux de la loi. Les nouvelles réglementations exigent désormais des employeurs qu'ils contribuent au développement de leurs employés de manière plus substantielle, soit par des programmes internes, soit par des initiatives de formation externes.

Par exemple, AT&T a lancé un vaste programme de requalification de ses employés afin d'aider sa main-d'œuvre existante à s'adapter aux nouvelles technologies. Bien qu'il n'ait pas été déclenché par une obligation légale, ce programme illustre l'importance croissante accordée à la formation des employés.

3. Incitations fiscales ou subventions pour le développement des employés

Les gouvernements offrent des incitations fiscales et des subventions aux entreprises qui investissent dans le développement de leurs employés. La mise à disposition de ces incitations est une situation gagnant-gagnant, qui profite à la fois aux employés et aux résultats de l'entreprise.

Cessation d'activité et désinsertion

1. Mise à jour de la législation sur les indemnités de licenciement et les délais de préavis

La législation relative aux indemnités de licenciement et aux délais de préavis pour les salariés licenciés est devenue de plus en plus complexe.

Auparavant, les règles étaient assez simples, stipulant une période de préavis standard et une indemnité de départ de base basée en grande partie sur l'ancienneté. Toutefois, en 2024, de nouveaux amendements sont venus ajouter de multiples niveaux de complexité à ces réglementations.

Aujourd'hui, des facteurs tels que le motif du licenciement, le rôle du salarié au sein de l'entreprise et même les conditions économiques au moment du licenciement peuvent influer sur l'indemnité de licenciement et le délai de préavis requis par la loi.

Il ne s'agit plus simplement de se référer à un tableau standard ; les professionnels des ressources humaines doivent tenir compte d'une variété de facteurs dans chaque cas individuel. Cela nécessite une connaissance approfondie des dernières modifications législatives, ainsi que la capacité d'appliquer ces règles de manière contextuelle.

Il est également essentiel que les départements des ressources humaines communiquent ces complexités de manière transparente à la fois à la direction et aux employés afin de garantir la conformité et d'éviter d'éventuelles ramifications juridiques.

2. Traiter les licenciements sans discrimination

Si les lois antidiscriminatoires constituent depuis longtemps un élément essentiel du paysage de l'emploi, de nouvelles réglementations les ont rendues plus rigoureuses et plus spécifiques dans le contexte des licenciements.

Les employeurs sont désormais tenus de suivre une procédure plus détaillée pour s'assurer que le motif de licenciement est non seulement juridiquement valable, mais aussi totalement exempt d'intentions discriminatoires ou de préjugés.

La documentation et les preuves permettant d'étayer le caractère non discriminatoire d'un licenciement sont devenues plus cruciales que jamais.

Le rôle des professionnels des ressources humaines est donc devenu encore plus crucial, car ce sont souvent eux qui sont responsables de la mise à jour de cette documentation et qui veillent à ce que tous les processus internes respectent strictement ces lois nuancées.

Par exemple, en 2015, Abercrombie & Fitch a perdu un procès devant la Cour suprême des États-Unis dans lequel il a été jugé qu'il avait fait preuve de discrimination à l'égard d'une candidate musulmane en la rejetant parce qu'elle portait un hijab.

Cette affaire met en lumière les ramifications juridiques des pratiques discriminatoires en matière de licenciement et d'embauche.

Les accords de non-concurrence et de non-sollicitation sont depuis longtemps une question controversée en droit du travail. Toutefois, l'année 2024 a été marquée par d'importantes mises à jour qui ont imposé des règles plus strictes à ces types de contrats.

Auparavant, les clauses larges étaient généralement acceptées, mais de nouvelles lois remettent en question l'équité et la portée de ces accords.

En outre, les justifications de ces accords doivent être clairement exposées et s'inscrire dans des paramètres spécifiques, définis par la loi.

C'est pourquoi les professionnels des ressources humaines doivent consulter étroitement des experts juridiques pour rédiger, réviser et mettre à jour ces contrats. Le fait d'être au fait des derniers changements juridiques garantit que ces accords sont non seulement applicables, mais aussi équitables pour l'employeur et l'employé.

Face à l'évolution de la législation en matière de licenciement et d'abandon de poste, les professionnels des ressources humaines doivent agir à la fois comme des stratèges et des responsables de la conformité. Ils doivent trouver un équilibre entre les intérêts de l'organisation et les obligations éthiques et légales à l'égard des employés.

Conclusion

Le rôle des RH s'est élargi pour devenir plus complexe, plus polyvalent et plus chargé de responsabilités que jamais.

La connaissance de l'évolution des lois et des réglementations n'est pas seulement une exigence légale, mais elle est essentielle pour créer un environnement de travail productif, sûr et inclusif. Rester à jour n'est pas une tâche ponctuelle, mais un engagement continu que chaque professionnel des ressources humaines doit prendre pour naviguer avec succès dans ce domaine complexe mais gratifiant.

Si ce guide complet vous a apporté une valeur ajoutée dans votre travail en tant que professionnel des RH, n'hésitez pas à vous abonner pour recevoir d'autres mises à jour ou à nous faire part de votre point de vue dans la section des commentaires ci-dessous.

Vos idées contribueront à enrichir la sagesse collective sur ce sujet crucial, ce qui nous permettra à tous de naviguer plus efficacement dans les complexités du paysage des ressources humaines.