Rédiger un excellent courriel de bienvenue pour les nouveaux employés

Vous vous demandez comment rédiger un courriel de bienvenue à un nouvel employé ? Commencez par vous rappeler ce que vous avez ressenti lors de votre premier jour dans l'entreprise. Demandez-vous ce que vous auriez aimé savoir lors de votre premier jour.

Les nouveaux employés sont un atout considérable pour toute organisation, et ils constituent un investissement essentiel pour atteindre la vision, la mission et les objectifs de l'entreprise. La fidélisation à long terme de tout nouvel employé commence dès le recrutement et pendant que l'employé rejoint l'équipe.

Cet article vous montre comment rédiger un courriel de bienvenue à l'intention des nouveaux employés, les accepter gracieusement dans votre organisation et susciter l'engagement des employés dès le départ.

Les courriels de bienvenue aident à établir des relations saines entre employés et employeurs en montrant aux employés que vous vous intéressez à eux. Les bons courriels de bienvenue vont au-delà de la simple reconnaissance de l'adhésion, en donnant des informations utiles et en maintenant la motivation du nouvel adhérent en lui donnant envie de vous rejoindre.

Pourquoi est-il important d'écrire un courriel de bienvenue aux nouveaux employés ?

Le processus d'intégration est un moment crucial dans le cycle de vie des talents, et parmi eux, le premier jour joue le rôle le plus important de la phase d'induction.

Un excellent courriel de bienvenue aux nouveaux employés comble le fossé entre les idées préconçues du candidat sur l'organisation (bonnes ou mauvaises) et la réalité que l'organisation veut leur faire croire. Ces e-mails agissent même comme un catalyseur de la satisfaction et de la fidélisation des employés.

Plus d'un point de contact pour la communication de bienvenue

Lorsqu'un candidat accepte officiellement une offre d'embauche, toute communication par courrier électronique qui lui parvient par la suite est considérée comme faisant partie de l'accueil de l'employé. Chacun d'entre eux joue un rôle dans la réussite du parcours de l'employé.

En gros, trois catégories d'e-mails sont envoyées au nouvel employé à différents stades avant son premier jour.

1. Accusé de réception de l'offre

Immédiatement après que l'employé a accepté l'offre, un accusé de réception doit être envoyé par l'organisation au candidat. Cet e-mail doit comporter les éléments essentiels d'un accueil chaleureux de l'employé à bord.

Outre l'introduction qui souhaite joyeusement la bienvenue aux employés, cet e-mail pourrait également inclure :

• Lien et détails de connexion au système de gestion des candidats de l'organisation pour télécharger leurs documents d'accueil, y compris les formulaires de paie et l'accusé de réception des politiques et procédures spécifiques.
• Dressez la liste de tous les documents d'accueil requis qui doivent être soumis et joignez une copie des politiques et procédures dont le candidat doit prendre connaissance.

2. Courriel de vérification des antécédents

Le deuxième courriel qui sera généralement envoyé est celui du fournisseur de services de vérification des antécédents de l'organisation, qui comprend un questionnaire de vérification des antécédents. Veillez à ce que ce courrier soit personnel et chaleureux - quelque chose qui reflète la culture de votre organisation.

3. Calendrier d'orientation

En général, le dernier courrier avant le premier jour, l'e-mail du programme d'orientation, est probablement la dernière interaction qui a lieu avant le premier jour du nouvel employé.

Ce courriel doit non seulement accueillir chaleureusement l'employé, mais aussi lui donner des informations très importantes sur l'orientation qui lui est assignée, par exemple :

• Dates
• Horaires
• Sujets
• Détails des différents CEP d'orientation

Comment rédiger un courriel de bienvenue pour un nouvel employé ?

Bien que la rédaction d'un courriel de bienvenue doive être très personnelle à votre organisation et à votre culture, il existe des moyens de savoir comment les faire démarrer. En vous remémorant vos propres difficultés lors de votre premier jour, vous vous placez presque dans la perspective des nouveaux arrivants. Demandez-vous ce que vous auriez aimé savoir au moment où vous avez commencé.

Imaginez les lacunes que vous avez eues pour déterminer comment se dérouleraient les prochains jours et le reste de vos journées de travail. Lorsque vous rédigez l'e-mail, n'oubliez pas que son objectif le plus important est d'aider à situer le nouvel arrivant et à le faire se sentir chez lui. Pour y parvenir, vous devez également éviter des choses comme l'échec de DKIM, assurer une authentification correcte de l'e-mail, afin de faire une bonne première impression sur les destinataires de votre e-mail.

Structure d'un excellent courriel de bienvenue à un nouvel employé

Voici une brève structure d'un excellent courriel de bienvenue à un nouvel employé :

1. Introduction

C'est dans cette partie de l'e-mail que vous devez dire à votre nouvel employé combien vous êtes ravi qu'il ait rejoint votre organisation. Cette section n'a pas besoin d'être très longue, quelques phrases devraient suffire. L'essentiel est qu'il sache que vous êtes heureux de le voir rejoindre l'entreprise.

Commencer dans une nouvelle entreprise est une décision importante, il est donc important que les employés se sentent en sécurité dans leur choix.

2. Donner un aperçu de la première journée et de la voie à suivre.

Assurez-vous d'informer votre nouvel employé de la date de son premier jour et de l'endroit où il doit se présenter dans votre courriel. Essayez de lui donner un aperçu de l'emploi du temps de sa première journée.

Ils seront plus détendus s'ils ont une idée de ce qu'ils vont faire, qu'il s'agisse de s'orienter toute la journée ou de se mettre au travail. S'il y a quelque chose qu'ils doivent apporter avec eux ou au bureau à l'avance, faites-le leur savoir dans votre courriel de bienvenue.

3. Conclusion

C'est également le moment de leur dire pourquoi vous avez pensé qu'ils convenaient au poste et pourquoi vous les avez engagés.

Passez en revue la progression d'un nouvel employé à un employé expérimenté. Vous pouvez même leur dire où vous les voyez évoluer dans l'entreprise.

Idées de contenu pour l'e-mail de bienvenue

Voici le type de contenu que vous devez utiliser pour envoyer un courriel de bienvenue :

1. Un objet accrocheur

Veillez à ce que l'objet de votre courriel soit accrocheur et aussi précis que possible, car c'est la première chose que les nouveaux employés verront. L'objet doit être rédigé de manière à être à la fois utile et attrayant.

En d'autres termes, la ligne d'objet doit informer les employés de l'objectif de l'e-mail mais doit également être intéressante - utilisez des verbes actifs, des vocatifs et des éléments de curiosité pour encourager les employés à ouvrir votre e-mail.

2. Choisissez un ton en fonction de la culture de votre entreprise

Comme tout le reste de l'organisation, votre courriel de bienvenue doit lui aussi refléter la culture de votre entreprise.

L'e-mail de bienvenue d'un bureau moderne et amusant peut être plus funky que celui d'une entreprise à la culture plus conservatrice, comme une université ou une organisation du secteur public.

Indépendamment du ton, l'observation des points suivants peut aider le courriel à devenir très efficace :

• Utilisation de phrases courtes et simples.
• Évitez l'argot et le jargon.
• Laissez-vous aller et évitez le langage bureaucratique.
• Utilisez des verbes actifs et des adjectifs positifs.
• Évitez les adverbes redondants comme "très", "vraiment" ou "vraiment".
• Évitez les majuscules et les points d'exclamation, qui risquent de rendre votre message trop percutant ou trop émotif.

3. Soyez visuel

Même si un bon vieil e-mail textuel peut encore être très pertinent, consultez les différents outils gratuits disponibles sur le marché qui vous permettent d'envoyer des e-mails visuels pour un meilleur impact.

Lors de la conception d'un tel modèle, veillez à ce que le modèle d'e-mail stylisé corresponde aux lignes directrices de votre marque.

4. Vérifiez les fautes de frappe et de grammaire

Les fautes de frappe et de grammaire jouent un rôle essentiel dans la manière dont un employé perçoit l'organisation ; c'est en quelque sorte la première impression. Cela va probablement sans dire, mais il est toujours important de vérifier les e-mails avant de les envoyer. Tenez compte des conseils suivants lorsque vous rédigez un courriel de bienvenue à un nouvel employé :

• Assurez-vous que le vérificateur d'orthographe de votre navigateur est activé et vérifiez l'orthographe de tous les courriels avant de les envoyer.
• Utilisez le correcteur de grammaire et de ponctuation de Prepostseo ou Grammarly.
• Comprendre les erreurs courantes de grammaire et de ponctuation pour les éviter.
• Lisez vos e-mails à haute voix pour les rendre plus efficaces

Que doit contenir l'e-mail de bienvenue d'un nouvel employé ?

Voici les autres atouts que vous devriez inclure dans votre courriel de bienvenue :

1. Vidéo de bienvenue

On peut obtenir beaucoup de choses avec du contenu visuel et en suivant les inclusions vidéo les plus importantes que vous pouvez faire intégrer dans le courrier de bienvenue.

1. Une vidéo de bienvenue par le PDG de la direction des ressources humaines
2. Une vidéo de mise à jour de l'entreprise
3. Une vidéo "à propos de l'entreprise".
4. Une vidéo sur la culture ou le "plaisir au travail".

2. Pièces jointes

En fonction de l'étape de l'e-mail de bienvenue (accusé de réception/ vérification des antécédents/ orientation), les pièces jointes appropriées doivent être incluses dans l'e-mail. Assurez-vous que ces pièces jointes sont nommées correctement avant de les joindre.

Joignez les documents qui nécessitent une lecture approfondie, tels que les conditions d'emploi et la liste des avantages sociaux qui leur sont offerts - afin que l'employé n'ait pas besoin de parcourir les clauses avant de les signer lors de son premier jour.

3. Listes de contrôle

Les listes de contrôle sont un excellent moyen d'aider les employés à s'assurer qu'ils disposent des documents requis lors de leur premier jour.

Incluez la liste de contrôle dans le corps de l'e-mail ou sous forme de pièce jointe imprimable. Cette liste de contrôle est divisée en plusieurs sections :

• Tâches à accomplir avant le premier jour de travail de l'employé.
• Tâches à accomplir lors du premier jour complet de travail de l'employé.
• Tâches à accomplir pendant la période d'orientation de l'employé (par exemple)

4. Feuille de route d'orientation

Une façon intéressante pour les organisations qui s'étendent sur plusieurs étages de s'assurer que l'employé n'est pas littéralement "perdu" dans les locaux est de lui fournir un plan de route pour le premier jour.

Il s'agit essentiellement d'un plan du bureau (approximatif et librement partageable), des horaires et de l'activité qui peut être inscrite sur la carte à l'endroit où elle doit avoir lieu. Ces cartes sont extrêmement utiles pour les grands programmes d'orientation qui se déroulent dans plusieurs salles de formation et départements.

En plus de l'orientation en classe, la fourniture d'une feuille de route de "rencontre" peut aider à mettre en relation les nouveaux employés avec d'autres personnes qu'ils devraient connaître pour construire leurs réseaux internes. Cette carte peut également contenir des informations sur l'emplacement du bureau de la personne concernée.

Ces réunions leur permettent également de mieux connaître l'entreprise en discutant avec des employés d'autres départements et en acquérant une meilleure compréhension des rôles et responsabilités de leurs collègues.

5. Points importants des contacts

Les coordonnées complètes (nom, adresse électronique et numéros de téléphone) des personnes qui doivent être contactées avant, pendant ou après le premier jour doivent être communiquées à l'employé au préalable.

Ces détails doivent être ceux de leur :

• Orientation POC
• POC Admin & IT
• HR POC
• Directeur
• Coordonnées du copain d'orientation

6. Ressources pédagogiques

Permettez aux employés de se mettre rapidement au travail grâce à des liens vers du matériel d'apprentissage essentiel, notamment :

• Site web de l'entreprise
• Blog et ressources pédagogiques
• Études de cas et documentation sur les produits
• Portails L&D
• Lien vers les outils et la pile technologique utilisés dans leur fonction

7. Détails de connexion

Faites en sorte que les employés soient déjà en contact avec leurs futurs collègues dès le premier jour. Donnez-leur accès à des plateformes sociales de bureau telles que Empuls pour découvrir et explorer davantage leur environnement de travail, leurs groupes de travail et leurs groupes d'intérêt. Partagez les liens vers leur groupe de travail spécifique afin qu'ils découvrent facilement leurs pairs.

8. Détails d'un compagnon d'orientation

Les recherches montrent que le fait de proposer à un nouvel employé un compagnon de sa propre fonction permet de réduire la confusion et l'incertitude initiales auxquelles sont confrontés tous les nouveaux employés et d'améliorer l'engagement de ces derniers.

Un binôme aide l'employé à se sentir à l'aise et peut faire équipe avec un nouvel employé ou même un employé transféré pendant son initiation. Il offre des conseils, des ressources et une orientation concernant les aspects quotidiens du travail dans le service et dans l'organisation.

Si vous avez décidé de mettre en place un système de "compagnonnage", le courrier de bienvenue est l'endroit idéal pour présenter le compagnon attribué à l'employé.

9. FAQs

Inclure les réponses aux questions les plus importantes que les nouveaux employés pourraient se poser avant ou pendant l'orientation.

Modèles d'e-mails de bienvenue pour les nouveaux employés

Vous trouverez ci-dessous une vaste collection de contenus d'emails de bienvenue pour les nouveaux embauchés. Les exemples ci-dessous peuvent convenir à différentes cultures organisationnelles et à différents besoins, alors utilisez-les en conséquence.

Echantillon 1

Tonalité: Décontracté

Style: Visuel

Envoyé par: Responsable RH

Echantillon 2

Ton: Formel

Style: Visuel

Envoyé par: HR

Echantillon 3

Ton: Informel

Style: Descriptive

Envoyé par: HR

Echantillon 4

Ton: Formel

Style: Descriptive

Envoyé par: Responsable RH

Echantillon 5

Ton: Informel

Style: Descriptive

Envoyé par: Manager

Présentations alternées par e-mail

Echantillon 1

Nous sommes heureux de vous compter parmi nous et, au nom de tous les membres de l'équipe, nous vous souhaitons la bienvenue. Nous sommes certains que vos contributions seront précieuses pour les objectifs et les résultats de l'équipe. Nous espérons vous voir le [date d'entrée en fonction].

Echantillon 2

Bienvenue à [nom de l'entreprise]. Nous vous remercions d'avoir accepté la lettre d'offre d'emploi et nous espérons vous voir devenir l'un des atouts les plus précieux de notre entreprise. Nous vous souhaitons bonne chance et nous nous réjouissons de vous rencontrer le [date].

Echantillon 3

Nous vous souhaitons la bienvenue à bord au nom de tout le personnel de [nom de l'entreprise]. Nous nous réjouissons de vous compter parmi les membres de l'équipe et espérons que [entreprise] vous offrira suffisamment d'occasions de mettre en valeur vos capacités, vos compétences et les résultats que l'on attend de vous.

Echantillon 4

Nous vous félicitons de faire partie de notre entreprise. Nous avons une culture où vous aurez l'occasion de faire évoluer votre carrière et de développer des relations cordiales avec les autres employés. Nous fondons de grands espoirs sur vous et espérons vous voir associé à nous pour une plus longue période.

Echantillon 5

Bienvenue dans l'entreprise. Nous avons beaucoup entendu parler de vous et nous pensons que vous allez certainement être performant et répondre à nos attentes. Nous vous félicitons pour le début de votre nouveau parcours au sein de notre entreprise et vous souhaitons bonne chance pour votre avenir.

Echantillon 6

C'est formidable d'avoir une personne très talentueuse et compétente dans notre équipe. Nous vous souhaitons la bienvenue dans notre équipe et vous assurons le meilleur des équipements et de la culture de notre entreprise. Nous espérons que vos compétences seront utilisées au mieux et que vous obtiendrez de meilleurs postes à l'avenir.

Echantillon 7

Je vous félicite chaleureusement d'avoir été embauché par [nom de l'entreprise]. Je vous souhaite la bienvenue dans l'équipe et vous souhaite d'atteindre de grands sommets dans votre carrière ici. Nous nous réjouissons de vous voir contribuer efficacement à [entreprise] et de découvrir des relations cordiales avec vos pairs.

Echantillon 8

Bienvenue à bord. Félicitations pour votre sélection en tant que [poste] chez [nom de l'entreprise].

Je voudrais mentionner qu'il existe plusieurs opportunités au sein de [entreprise] que vous pourriez utiliser afin de progresser professionnellement. Il existe de nombreuses possibilités d'évolution de carrière chez [entreprise]. J'espère vous voir soutenir votre équipe avec vos meilleurs efforts et devenir un employé à haut rendement de l'entreprise.

Echantillon 9

Bienvenue dans l'équipe, [nom]. Nous sommes ravis de vous compter parmi nous. Nous espérons que vous atteindrez vos objectifs et que vous ferez une belle carrière avec nous. Nous vous souhaitons bonne chance pour votre rôle chez [entreprise] et vous félicitons de faire partie intégrante de l'équipe.

Exemple 10

C'est formidable de vous avoir au sein de [l'entreprise]. Nous vous souhaitons de passer un excellent moment ici - avec de grandes opportunités de réalisation et de développement. Nous vous félicitons pour votre nouveau rôle de [rôle] et espérons vous voir exceller.