Menciptakan Ekosistem Sosio-Teknis untuk Meningkatkan Keterlibatan Karyawan

Meskipun keterlibatan karyawan telah menjadi area fokus SDM selama lebih dari dua dekade terakhir, teknologi telah membantu mempercepat upaya ini. Dalam artikel ini, kami menemukan bagaimana sistem sosio-teknis seperti Empuls membantu meningkatkan partisipasi dan keterlibatan karyawan.

A. Dahl et al, 'Membangun komunitas inovasi'

Sebuah sistem sosio-teknis.

Sangat menarik bagaimana Dahl dan tim peneliti perilaku yang terdiri dari tiga orang menyebut komunitas di tempat kerja sebagai sebuah sistem 'sosio-teknis'. Penelitian ini dilakukan pada saat puncak peningkatan media sosial, dan menganggap jejaring sosial sebagai media yang penting untuk menciptakan komunitas. Merancang sistem sosio-teknis ini menjadi 'berpusat pada manusia' adalah inti untuk mencapai keaslian partisipasi karyawan, kata Dahl.

Empuls dirancang dengan cermat untuk memfasilitasi kelompok kerja dan komunitas otentik yang membantu memberikan hasil bisnis - dengan berpusat pada manusia. Empuls adalah produk teknologi yang dibangun di atas ilmu perilaku, dari dasar. Platform ini memfasilitasi ekosistem sosio-teknis yang menurut Dahl terdengar hampir seperti mitos untuk meningkatkan keselarasan karyawan dengan menggunakan intranet sosial.

Mari kita lihat semuanya Empuls yang ditawarkan untuk membangun grup dan komunitas karyawan untuk meningkatkan partisipasi karyawan, dengan beberapa contoh penggunaan langsung dari bagaimana Empuls secara internal menggunakannya.

1. Menciptakan budaya kolaborasi 'sosio-teknis'

Fitur 'grup dan komunitas' di Empuls membantu tim karyawan bergerak bersama - selaras dengan satu visi. Fitur ini memungkinkan karyawan untuk berbagi pesan yang bermakna, langsung, dan pribadi dalam skala besar.

Dengan cara ini, Empuls dapat membangun budaya perusahaan yang kolaboratif menggunakan fitur-fitur yang kaya seperti feed, pengumuman, grup, obrolan, dan pemberitahuan. Informasi menjadi transparan di seluruh organisasi, dan semua orang selaras dengan tujuan organisasi yang lebih besar.

Kasus penggunaan 1: Ide dan saran di seluruh organisasi

Sebagian besar kolaborasi berasal dari dukungan dari tim. Cara terbaik untuk mendapatkannya adalah dengan membuka inisiatif di seluruh organisasi untuk ide dan saran dari semua karyawan. Para pengguna tidak hanya merasa benar-benar terlibat dengan kejadian-kejadian penting di sekitar, tetapi mereka juga memberikan masukan yang sangat berharga untuk inisiatif tersebut.

Di bawah ini adalah tangkapan layar dari cara kami mengumpulkan saran yang bersumber dari orang banyak dalam blog rangkuman tahunan.

Kami memiliki sekitar sepuluh item dalam daftar kami sebelumEmpuls'. Kami akhirnya menerima lebih dari 50 masukan - yang tidak akan kami pikirkan sebelumnya.

Kasus penggunaan 2: Berbagi umpan balik

Umpan balik adalah alat yang ampuh untuk memberdayakan karyawan dan sangat penting untuk kolaborasi. Dengan menggunakan Empuls, kami dapat mengumpulkan dan mendokumentasikan umpan balik - dengan transparansi penuh.

Dalam contoh di bawah ini, salah satu kepala Penjualan kami memberikan masukan kepada tim Produk tentang bagaimana seharusnya tampilan salah satu halaman produk kami. Ini adalah masukan yang sangat penting karena bisa jadi ini adalah hasil dari diskusi dengan pelanggan yang pernah ia lakukan.

Kasus penggunaan 3: Apresiasi sosial.

Empuls membantu mendorong kolaborasi dengan menggunakan apresiasi sosial. Manajer bisa mengapresiasi anggota tim atau rekan kerja mereka dan menandai satu sama lain dengan nilai-nilai organisasi yang penting. Bahkan bantuan lintas departemen dapat disorot melalui pesan-pesan yang hangat dan menyeluruh di seluruh organisasi ini.

Di Empuls, misalnya, departemen desain digital adalah sumber daya bersama di antara banyak tim. Kepala Pemasaran kami terlihat di bawah ini, mengapresiasi salah satu desainer senior kami atas kontribusinya yang luar biasa dalam penyelesaian proyek.

Kasus penggunaan 4: Berbagi informasi

Empuls menyediakan banyak aplikasi berbagi informasi karena pada dasarnya dimodelkan sebagai platform sosial.

Dalam contoh di bawah ini, salah satu pemimpin kami memberi tahu organisasi tentang di mana dia berada dan apa yang dia rencanakan di sana secara singkat. Penyebaran informasi ini terbukti membuat karyawan merasa diberdayakan dengan pembaruan penting tentang organisasi.

Dalam contoh lain, salah satu pemimpin kami terlihat membagikan konten penting yang ia temukan di internet.

Fungsionalitas berbagi informasi dapat digunakan untuk membuat grup seperti 'Sewa, jual, atau beli apa pun' dan 'Berbagi tumpangan atau rute'

Kasus penggunaan 5: Pembelajaran penting

Empuls memfasilitasi berbagi pembelajaran penting yang diperoleh karyawan selama masa kerja mereka - seperti pembelajaran dari sesi pembelajaran, acara, seminar, diskusi dengan klien, proses, atau kegagalan.

Dalam contoh di bawah ini, salah satu kepala Penjualan kami meringkas pembelajarannya dari diskusinya dengan seorang prospek penting.

Kasus penggunaan 6: Obrolan empat mata

Empuls memungkinkan para anggota untuk dengan cepat beralih dari percakapan 'publik' atau 'grup' ke obrolan. Hal ini penting dalam kasus-kasus di mana pengguna perlu masuk ke dalam percakapan pribadi - seperti memberikan umpan balik atau merencanakan pesta kejutan.

Chatbot kami juga dapat sangat membantu dalam memandu pengguna untuk menyelesaikan tugas-tugas seperti memberi hadiah.

Kasus penggunaan 7: Forum hilang dan ditemukan

Ini adalah kasus penggunaan yang hanya dapat dilakukan oleh platform seperti Empuls . Orang-orang dapat mengunggah informasi tentang barang yang ditemukan, dan utas komentar dapat digunakan untuk menerima tanggapan dan bahkan mempersempit pemilik yang tepat.

Kasus penggunaan 8: Forum jual beli

Empuls dapat mengaktifkan forum 'jual beli' yang mirip dengan forum hilang dan ditemukan. Orang-orang dapat mengumumkan ketertarikan mereka untuk menjual dan membeli. Pemrakarsa postingan dapat mengevaluasi berbagai tawaran dan bahkan menyelesaikannya dengan pembeli atau penjual menggunakan utas komentar. Untuk diskusi yang mungkin perlu dibuat pribadi - seperti tawar-menawar - dapat dialihkan untuk dilakukan melalui obrolan.

2. Komunikasi internal yang sangat efisien

Empuls sangat cocok untuk mengelola komunikasi internal organisasi. Aplikasi ini membantu mengatur dan menyebarkan pengumuman di tempat kerja secara real-time. Karyawan dapat dengan cepat memperbarui informasi utama organisasi menggunakan grup dan komunitas - baik melalui aplikasi seluler atau web. Platform ini berfungsi ganda sebagai jejaring sosial karyawan yang membuka diskusi di tempat kerja untuk partisipasi karyawan.

Empuls bekerja dengan baik untuk semua kategori karyawan yang dimiliki oleh organisasi - karyawan garis depan, karyawan bergerak atau karyawan di belakang meja. Antarmuka web memudahkan karyawan yang bekerja di belakang meja, dan aplikasi selulernya membantu karyawan di garis depan untuk mengakses informasi penting dari jarak jauh. Platform ini mendemokratisasi informasi organisasi dan menghilangkan masalah miskomunikasi atau ketidakselarasan.

Kasus penggunaan 1: Pengumuman acara

Baik tamasya di kantor, festival, atau kegiatan pertunangan, pengumuman acara penting untuk komunikasi internal. Sangat mudah untuk mendemonstrasikan detail lengkap acara - dengan rencana perjalanan yang dilampirkan dan gambar-gambar yang menarik - menggunakan Empuls.

Di bawah ini adalah cara yang dipilih oleh HRBP kami untuk mengumumkan salah satu perayaan kantor kami. Kaya dengan gambar, instruksi, dan emotikon, dia tidak melewatkan satu detail pun.

Kasus penggunaan 2: Pembaruan kebijakan/tempat kerja

Sering kali, pembaruan kebijakan SDM dan kepatuhan yang penting tidak terbaca di antara puluhan email lainnya. Empuls membantu menjaga pembaruan penting ini tetap berada di atas feed karyawan.

Lihatlah bagaimana kepala SDM kami mengirimkan kebijakan keamanan informasi kami dan memulai evaluasi kuis.

Di sini, sekali lagi, dia terlihat dengan mudah membagikan jadwal tempat duduk kami yang baru.

Kasus penggunaan 3: Penghargaan

Penghargaan itu sendiri adalah fitur penting dalam Empuls dengan beberapa nuansa. Tetapi penghargaan lebih lanjut ditahbiskan menggunakan fitur 'Grup dan Komunitas'. Dengan kata lain, di antara feed lainnya, feed penghargaan menonjol dalam desain dan presentasinya - menampilkan karyawan bintang ke seluruh perusahaan.

Pada contoh di bawah ini, grup ini telah memenangkan penghargaan, dan semua anggotanya ditampilkan.

Kasus penggunaan 4: Pengumuman anggota baru

Berkali-kali, mailer yang baru bergabung gagal mencapai apa yang ingin mereka lakukan - entah itu terlewatkan atau dibaca dan dilupakan. Dengan Empuls, anggota baru ditampilkan sebagai orang yang sebenarnya - memungkinkan anggota perusahaan lainnya untuk menyambut mereka - melalui komentar, tepuk tangan, dan +1.

Di bawah ini adalah contoh yang menunjukkan Kepala SDM kami menyambut salah satu karyawan baru kami.

Kasus penggunaan 5: Pengumuman inisiatif pemasaran

Jaringan karyawan internal dapat memicu 'efek jaringan' yang diinginkan oleh pemasaran digital dalam distribusi konten. Memposting inisiatif pemasaran terbaru dan postingan media sosial di Empuls dapat membantu mengarahkan lalu lintas ke media sosial organisasi.

Di bawah ini adalah cara pemasar digital kami menggunakan Empuls untuk mengarahkan lalu lintas ke Instagram kami yang baru saja diubah.

Kasus penggunaan 6: Perekrutan dan rujukan

Empuls bisa sangat berguna untuk semua jenis penyebaran informasi - dan dari sudut pandang SDM, pengumuman perekrutan dan rujukan adalah kasus yang bagus. Di bawah ini adalah contoh di mana HR rekrutmen kami memanfaatkan Empuls dengan sebaik-baiknya - bersamaan dengan mengumumkan perekrutan baru, ia mengumumkan referensi yang berhasil dan bahkan mengapresiasi mereka.

3. Komunikasi tim yang membantu anggota tim bekerja lebih baik

Dari semua bidang yang telah direvolusi oleh teknologi, yang paling terdampak adalah komunikasi (baik itu ponsel, jejaring sosial, atau bantuan jarak jauh). Dalam sistem sosio-teknis, teknologi dapat membantu komunikasi antar tim menjadi lancar.

Sudah menjadi rahasia umum bahwa komunikasi yang baik sangat penting untuk kerja tim. Namun, email dan obrolan pribadi memecah komunikasi dengan menguncinya di dalam kotak masuk orang lain. Banyak anggota tim, yang seharusnya mengetahui informasi penting yang terkubur dalam percakapan semacam itu, tetap tidak mengetahuinya.

Dengan Empuls, semua diskusi tim terorganisir dan dapat diakses di satu tempat. Empuls memberikan tim sebuah pusat yang terorganisir untuk berdiskusi setiap hari, memberikan ide, berbagi informasi terbaru, dan menciptakan pengetahuan organisasi yang dapat dirujuk kapan saja, dari mana saja.

Kasus penggunaan 1: Distribusi tugas

Empuls memungkinkan pengguna untuk membuat grup berbasis tugas atau berbasis departemen dan memungkinkan anggotanya untuk mengelola tugas langsung dari sana.

Pada contoh di bawah ini, salah satu kepala penjualan menjelaskan proses tugas yang sedang dikerjakan dan mengalokasikan tugas kepada masing-masing anggota menggunakan penandaan pengguna. Anggota yang ditandai bahkan dapat memberikan komentar jika mereka memiliki klarifikasi - dan dengan cara ini, klarifikasi ini diurutkan untuk semua tim.

Kasus penggunaan 2: Pengumuman khusus tim

Manajer bisa menggunakan Empuls untuk mengirimkan pengumuman khusus untuk tim. Pengumuman ini mudah dicari, dan dapat dilihat dengan cepat.

Sebagai contoh, di bawah ini adalah postingan yang dikirim oleh HRBP kami untuk mengumumkan sesi pelatihan Penjualan yang diadakannya. Postingan tersebut memungkinkannya untuk menjelaskan rencana perjalanan dengan semua detailnya.

Kasus penggunaan 3: Forum bantuan

Cara lain yang menarik untuk menggunakan grup Empuls adalah dengan memiliki forum bantuan. Karyawan baru mungkin memiliki banyak keraguan tentang produk atau proses perusahaan. Terkadang, bahkan manajer mungkin tidak mengklarifikasi ini secara detail. Ini adalah saat dimana grup atau postingan bantuan (seperti pada contoh di bawah ini) mulai digunakan.

Di bawah ini, salah satu anggota tim Penjualan kami yang baru sedang mencari informasi penting tentang sebuah fitur produk. Dia menerima jawaban dari CTO sendiri - yang memberinya kejelasan mutlak atas pertanyaannya.

Kasus penggunaan 4: Pembaruan tugas dan pencapaian

Di mana tugas dapat dialokasikan, tugas juga dapat ditindaklanjuti. Tim yang menginginkan tindak lanjut yang lebih privat dapat menggunakan obrolan atau grup tertutup dan menggunakan grup terbuka untuk merayakan pencapaian penting, seperti yang diberikan di bawah ini.

Dalam contoh di bawah ini, admin kantor kami dengan senang hati mengumumkan pencapaian omset dan beberapa inisiatif karyawan utama yang berhasil diluncurkan oleh tim mereka.

Dalam contoh lebih lanjut, tim katalog kami memperbarui penyelesaian tugas mereka - melalui grup tertutup yang telah mereka buat.

Kasus penggunaan 5: Risalah rapat

Untuk tim, 'notulen rapat' adalah dokumentasi penting untuk keputusan tim, alokasi tugas, dan jadwal. Menerbitkan notulen di grup Empuls memungkinkan setiap anggota tim untuk mengetahui keputusan-keputusan penting - bahkan saat mereka tidak hadir.

Dalam contoh di bawah ini, salah satu kepala produk merangkum kesimpulan dari latihan pemetaan empati yang mereka lakukan. Pembaca dapat memahami proses pemetaan empati, melihat peta empati, dan bahkan melihat orang-orang yang menghadiri lokakarya tersebut.

4. Manajemen informasi dan pengetahuan

Pencarian Empuls yang kuat membantu pengguna baru memahami konteks item tugas dan

menggunakan kembali pengetahuan organisasi yang dibagikan selama berbulan-bulan bahkan bertahun-tahun. Pengguna bahkan dapat mengelola lampiran file untuk menyusun file dan data penting di sekitar percakapan ini. Komunikasi dan transparansi yang dimungkinkan oleh grup dan komunitas Empuls membantu karyawan dengan informasi yang tepat di setiap langkah.

Kasus penggunaan 1: Kelompok untuk mengklasifikasikan informasi

Meskipun grup di Empuls dapat sepenuhnya didasarkan pada apa yang diyakini organisasi sebagai hal yang penting, grup strategis dapat menghasilkan fungsionalitas yang sangat besar. Dalam contoh grup yang sangat sukses yang dibuat oleh tim produk kami di bawah ini, pengguna dapat memulai percakapan tentang umpan balik penting tentang produk kami. Pertanyaan-pertanyaan ini dapat langsung diklarifikasi atau dibawa ke dalam pengembangan - dan seluruh proses didokumentasikan sepenuhnya.

Lihatlah berbagai masukan yang diterima oleh pembuat postingan melalui komentar.

Kasus penggunaan 2: Umpan dan utas komentar untuk mengatur diskusi

Sebagai sub-fungsi dari pertukaran informasi berbasis grup, bahkan umpan dapat secara mandiri mengumpulkan masukan yang relevan seputar masalah utama. Contoh di bawah ini dimulai dengan sebuah saran tetapi berlanjut hingga salah satu manajer produk berbagi 'blok bangunan' diskusi.

Kasus penggunaan 3: Penemuan percakapan

Fungsionalitas pencarian di Empuls membantu menemukan kembali setiap percakapan yang dilakukan pengguna melalui platform. Yang perlu dimasukkan oleh pengguna hanyalah beberapa kata kunci yang mereka ingat atau nama pengguna yang mempostingnya, dan mereka dapat melihat seluruh feed.

Sebagai contoh, pencarian 'karyawan' menghasilkan percakapan yang mengandung kata 'karyawan' di dalamnya.

Kasus penggunaan 4: Penemuan file

Empuls memungkinkan pengguna untuk mengunggah semua bentuk file dan bahkan membantu mereka mengambilnya kembali dengan cepat. File yang terkait dengan percakapan dapat diambil dengan menggunakan kata kunci dari percakapan tersebut.

Misalnya, mencari 'karyawan' dalam pencarian menghasilkan lampiran dengan 'karyawan' dalam nama file.

Kasus penggunaan 5: Penemuan tugas

Tugas dapat dengan cepat ditemukan dengan konsol pencarian Empuls menggunakan kualifikasi 'ditandai', dan sistem mencantumkan semua tugas yang ditugaskan kepada pengguna dengan menggunakan penandaan.

Pada intinya, platform Empuls adalah intranet sosial perusahaan yang lengkap, basis pengetahuan, platform produktivitas, dan alat komunikasi internal. Lingkungan kerja 'sosio-teknis' yang difasilitasi oleh Empuls dapat mendorong tujuan organisasi secara strategis.

Ingin tahu lebih banyak tentang Empuls dan bagaimana Empuls membantu menciptakan ekosistem 'sosial-teknis' yang efektif? Jadwalkan demo gratis untuk mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana Anda dapat mulai membangun budaya pemenang.