Cara Mengurangi Ketidakhadiran Karyawan: 7 Strategi Terbukti untuk Tempat Kerja yang Produktif

Setiap karyawan memainkan peran penting dalam organisasi Anda, apakah mereka pekerja pemula atau eksekutif senior. Kontribusi mereka membuat bisnis tetap berjalan lancar, namun ketika karyawan sering absen, produktivitas, moral, dan operasional secara keseluruhan akan terpukul. Menurut Biro Statistik Tenaga Kerjatingkat ketidakhadiran untuk pekerja penuh waktu dengan upah dan gaji adalah 3,2%, yang menyoroti tantangan ketidakhadiran yang terus meningkat di tempat kerja.

Meskipun beberapa tingkat ketidakhadiran tidak dapat dihindari-seperti liburan yang direncanakan, keadaan darurat pribadi, atau sakit sesekali-ketidakhadiran yang berlebihan dan tidak terencana menciptakan gangguan yang signifikan. Ketidakhadiran karyawan dapat menyebabkan terlewatnya tenggat waktu, peningkatan beban kerja bagi orang lain, dan kerugian finansial. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa ketidakhadiran karyawan merugikan perusahaan sebesar $225,8 miliar per tahun, dengan rata-rata $1.685 per karyawan per tahun.

Jadi, bagaimana organisasi dapat mengatasi masalah ini? 

Dalam blog ini, kami akan membahas akar penyebab ketidakhadiran karyawan, dampaknya, dan tindakan yang dapat dilakukan untuk mengurangi ketidakhadiran karyawan dan menciptakan tempat kerja yang mendorong keandalan, keterlibatan, dan produktivitas

Apa yang dimaksud dengan ketidakhadiran karyawan?

Ketidakhadiran karyawan mengacu pada ketidakhadiran karyawan yang berlebihan dan kebiasaan yang melebihi batas yang dianggap normal atau dapat diterima. Tidak seperti hari sakit, liburan, atau keadaan darurat yang tidak terduga - ketidakhadiran yang diperhitungkan dalam kebijakan perusahaan - ketidakhadiran di tempat kerja melibatkan ketidakhadiran yang sering dan tidak terencana yang mengganggu alur kerja dan berdampak pada produktivitas.

Meskipun karyawan pasti akan absen dari pekerjaan karena sakit, keadaan darurat keluarga, atau kewajiban pribadi, ketidakhadiran karyawan melampaui alasan-alasan yang sah ini. Hal ini mencakup pola cuti tidak terjadwal yang berulang, datang terlambat, pulang lebih awal, atau melewatkan seluruh hari kerja. 

Seiring berjalannya waktu, pola ini berdampak negatif pada kinerja tim, meningkatkan beban kerja bagi orang lain, dan membebani operasi bisnis secara keseluruhan. Mengenali dan menangani ketidakhadiran sangat penting untuk mempertahankan tenaga kerja yang produktif dan terlibat.

Contoh ketidakhadiran karyawan

Ada banyak alasan mengapa seorang karyawan sering absen dari pekerjaannya. Sering kali, hal ini disebabkan oleh ketidakpuasan terhadap peran mereka, namun bisa juga karena faktor lain yang mendasarinya.

Beberapa contoh ketidakhadiran karyawan meliputi:

• 🤒Penyakit atau cedera: Ketika seorang karyawan sakit atau cedera, janji dengan dokter dan pemulihan dapat menjadi alasan ketidakhadiran di tempat kerja.
• 💼 Mencari pekerjaan: Jika seorang karyawan tidak puas dengan pekerjaan saat ini (karena berbagai alasan), mereka mungkin mencari peluang kerja lain, tidak masuk kerja untuk menghadiri wawancara kerja.
• 📅 Jadwal yang tidak fleksibel: Organisasi yang tidak mengizinkan karyawannya untuk bekerja dari rumah sesekali cenderung memiliki tingkat ketidakhadiran yang tinggi.
• 👶 Pengasuhan anak dan perawatan lansia: Seorang karyawan dapat absen selama berhari-hari di tempat kerja jika mereka tidak dapat menemukan pengasuhan alternatif lain untuk anak atau orang dewasa yang menjadi tanggung jawabnya.
• 🧠 Penyakit mental: Menurut sebuah penelitian yang diterbitkan dalam NCBI (Institut Nasional Kesehatan Mental), depresi adalah penyebab utama ketidakhadiran.
• 😔 Pelepasan: Karyawan yang tidak lagi bergairah dengan pekerjaannya cenderung absen karena kurangnya motivasi.
• 😮‍💨 Kelelahan: Karyawan yang terlalu banyak bekerja dapat jatuh sakit karena kurangnya penghargaan, stres yang tinggiatau tingkat tekanan yang tinggi.
• 🥺 Pelecehan: Karyawan yang terus-menerus diganggu atau diejek, baik oleh karyawan lain maupun manajer senior, lebih mungkin untuk tidak masuk kerja untuk menghindari intimidasi.
• ⏰ Pencurian waktu: Mengambil waktu istirahat yang lama, datang terlambat, atau pulang lebih awal, alih-alih mengambil cuti seharian penuh juga dianggap sebagai ketidakhadiran.
• 🧓 Usia: Rata-rata, orang yang lebih muda cenderung lebih sering absen dari pekerjaan daripada orang yang lebih tua.

Penyebab ketidakhadiran karyawan

Jadi, mengapa ketidakhadiran karyawan bisa terjadi? Ada beberapa penyebab umum.

1. Keterlibatan karyawan yang rendah

Karyawan yang tidak terlibat dengan pekerjaan mereka tidak terinspirasi untuk bekerja lebih keras. Mereka menyelesaikan tugas harian mereka dengan sedikit usaha dan kemudian pulang ke rumah. Tidak terlibat dengan pekerjaan Anda tidak akan menginspirasi orang untuk datang ke kantor tepat waktu dan antusias setiap hari - bahkan, hal ini dapat mendorong ketidakhadiran yang berlebihan.

2. Kelelahan di tempat kerja

Jika karyawan Anda memiliki terlalu banyak pekerjaan yang harus dilakukan setiap hari, dan mereka sepertinya tidak pernah beristirahat, mereka akan kelelahan. Kelelahan di tempat kerja adalah masalah yang nyata dan terus berkembang, terutama jika perusahaan Anda mencoba memangkas biaya dengan tidak mempekerjakan cukup banyak karyawan. Meskipun hal ini dapat membantu menghemat uang dalam jangka pendek, lama-kelamaan karyawan akan kelelahan dan mulai bolos kerja karena mereka sangat kewalahan.

3. Kurangnya fleksibilitas

Meskipun jadwal fleksibel semakin populer, masih banyak perusahaan yang tidak menawarkannya. Hal ini dapat menyebabkan ketidakhadiran karyawan karena karyawan berjuang untuk menyeimbangkan kehidupan mereka, prioritas keluarga, dan komitmen kerja mereka pada saat yang bersamaan.

4. Pelecehan di tempat kerja

Sangat masuk akal jika karyawan tidak merasa nyaman atau aman di tempat kerja, mereka akan mulai jarang masuk kerja. Pelecehan dapat berupa verbal atau fisik (atau keduanya), dan dapat berasal dari atasan, manajer, atau rekan kerja. Hal ini juga membuat karyawan kurang tertarik dengan pekerjaan mereka, sehingga kinerja mereka menurun.

Cara mengukur ketidakhadiran karyawan

Melacak ketidakhadiran karyawan membantu organisasi mengidentifikasi pola, menilai dampaknya terhadap produktivitas, dan menerapkan strategi pengurangan ketidakhadiran yang efektif. Metode yang paling umum untuk mengukur ketidakhadiran adalah Rumus Tingkat Ketidakhadiran, yang menghitung persentase hari kerja yang hilang karena ketidakhadiran yang tidak direncanakan.

Rumus Tingkat Ketidakhadiran

Tingkat Ketidakhadiran = (Total Ketidakhadiran Tanpa Alasan / Total Hari Kerja) × 100 

• Total Ketidakhadiran Tanpa Alasan: Jumlah hari seorang karyawan absen tanpa persetujuan sebelumnya (tidak termasuk cuti terjadwal seperti liburan dan cuti medis).
• Total Hari Kerja: Jumlah total hari kerja yang dijadwalkan dalam periode tertentu.

Sebagai contoh, jika seorang karyawan absen selama 5 hari yang tidak direncanakan dalam satu bulan dengan 20 hari kerja, maka tingkat ketidakhadirannya adalah:

(5/20)×100=25%

Metrik tambahan untuk melacak ketidakhadiran di tempat kerja

• Tingkat Keterlambatan: Mengukur frekuensi kedatangan yang terlambat dan keberangkatan yang lebih awal.
• Frekuensi Ketidakhadiran: Melacak seberapa sering karyawan mengambil cuti yang tidak direncanakan dalam periode tertentu.
• Durasi Ketidakhadiran: Menganalisis rata-rata durasi ketidakhadiran untuk mendeteksi tren ketidakhadiran jangka pendek vs jangka panjang.

Mengapa mengukur ketidakhadiran itu penting

Memahami tren ketidakhadiran memungkinkan perusahaan untuk mengatasi penyebab yang mendasarinya, menerapkan strategi untuk mengurangi ketidakhadiran karyawan, dan menciptakan lingkungan kerja yang mendukung yang mendorong kehadiran sekaligus memastikan kesejahteraan karyawan.

Cara mengurangi ketidakhadiran karyawan: 7 strategi yang efektif

Mengelola ketidakhadiran karyawan membutuhkan lebih dari sekadar menegakkan kebijakan kehadiran. Perusahaan harus mengatasi akar penyebabnya, menciptakan lingkungan kerja yang mendukung, dan menerapkan strategi yang mendorong karyawan untuk hadir dan terlibat. Berikut adalah tujuh cara yang telah terbukti untuk mengurangi ketidakhadiran di tempat kerja sekaligus meningkatkan kepuasan karyawan secara keseluruhan.

1. Mengidentifikasi akar penyebab ketidakhadiran

Langkah pertama dalam mengurangi ketidakhadiran adalah memahami mengapa karyawan sering absen. Ketidakhadiran dapat disebabkan oleh masalah di tempat kerja, tantangan pribadi, atau gabungan keduanya. Melakukan survei umpan balik karyawan dapat membantu mengungkap pola dan menunjukkan area yang perlu ditingkatkan.

Bagi karyawan yang kembali dari cuti panjang, seperti cuti melahirkan atau sakit, melakukan wawancara kembali bekerja dapat memudahkan transisi dan memastikan bahwa mereka siap untuk melanjutkan tanggung jawab mereka. Menjaga komunikasi tetap terbuka dan menangani masalah secara proaktif akan mendorong tenaga kerja yang lebih terlibat.

2. Menyesuaikan solusi untuk tim yang berbeda

Ketidakhadiran tidak memengaruhi semua departemen secara merata, dan solusi satu ukuran untuk semua jarang berhasil. Tim yang berbeda mungkin memiliki tantangan yang berbeda-apa yang berdampak pada tim pemasaran mungkin tidak sama dengan apa yang menyebabkan ketidakhadiran di bagian dukungan pelanggan.

Misalnya, jika karyawan dalam peran layanan pelanggan mengalami stres yang tinggi, menawarkan waktu istirahat yang lebih lama atau alat bantu otomatis dapat mengurangi kelelahan. Jika tim pemasaran berjuang dengan ketidakhadiran karena tenggat waktu yang tidak realistis, meningkatkan komunikasi dan jadwal proyek mungkin merupakan solusi terbaik. Menyesuaikan solusi berdasarkan kebutuhan tim akan memastikan pendekatan yang lebih efektif.

3. Menerapkan program kesehatan di tempat kerja

Program kesehatan karyawan yang kuat dapat secara signifikan mengurangi ketidakhadiran di tempat kerja dengan menangani kesehatan fisik, emosional, dan mental. Karyawan yang merasa didukung dalam mengelola stres dan menjaga kesehatan yang baik akan lebih mungkin hadir dan berkinerja baik.

Prakarsa kesehatan dapat mencakup:

• Sumber daya kesehatan mental seperti sesi terapi atau lokakarya manajemen stres
• Insentif kebugaran seperti keanggotaan gym atau tantangan langkah
• Pilihan camilan sehat dan stasiun kerja ergonomis untuk meningkatkan kesehatan fisik

Dengan memprioritaskan kesehatan karyawan, organisasi dapat mengurangi ketidakhadiran terkait stres dan meningkatkan keterlibatan secara keseluruhan.

4. Menawarkan cuti berbayar dan waktu libur yang fleksibel

Karyawan yang merasa memiliki waktu istirahat yang cukup cenderung tidak akan mengambil cuti yang tidak direncanakan. Memberikan cuti sakit berbayar, cuti hamil/cuti melahirkan, dan cuti pribadi memungkinkan karyawan untuk beristirahat ketika dibutuhkan, mencegah kelelahan dan ketidakhadiran dalam jangka panjang.

Selama puncak musim flu atau krisis kesehatan seperti COVID-19, menawarkan cuti sakit berbayar memastikan bahwa karyawan dapat pulih tanpa menyebarkan penyakit di tempat kerja. Pendekatan proaktif ini menguntungkan karyawan dan perusahaan dengan mempertahankan tenaga kerja yang lebih sehat.

5. Memprioritaskan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi dengan jadwal yang fleksibel

Jadwal kerja yang kaku dapat berkontribusi pada ketidakhadiran karyawan, terutama bagi mereka yang memiliki kewajiban keluarga, perjalanan jauh, atau tantangan pribadi. Perusahaan yang mengizinkan jam kerja fleksibel, opsi kerja jarak jauh, atau bahkan empat hari kerja dalam seminggu sering kali mengalami peningkatan kehadiran dan produktivitas.

Dengan teknologi yang membuat kolaborasi jarak jauh menjadi lebih mudah, bisnis dapat beradaptasi dengan gaya kerja modern sambil tetap menjaga karyawan tetap terlibat. Lingkungan kerja yang fleksibel menunjukkan kepada karyawan bahwa kesejahteraan mereka penting, sehingga membuat mereka lebih berkomitmen terhadap peran mereka.

6. Mengakui dan menghargai kontribusi karyawan

Semangat kerja yang rendah dan kurangnya motivasi adalah kontributor utama ketidakhadiran. Ketika karyawan merasa kurang dihargai, mereka cenderung tidak mau hadir dan terlibat. Program penghargaan karyawan dapat meningkatkan semangat kerja dan memperkuat budaya penghargaan.

Cara untuk mengenali karyawan meliputi:

• Memberi penghargaan kepada mereka yang memiliki catatan kehadiran yang sangat baik
• Mengakui anggota tim secara terbuka atas kerja keras mereka
• Mengirim email apresiasi, catatan terima kasih, atau tanda terima kasih kecil
• Mengorganisir kegiatan pembangunan tim atau acara perayaan

Tempat kerja yang merayakan pencapaian dan menumbuhkan rasa memiliki mendorong karyawan untuk tetap berkomitmen dan hadir secara konsisten.

7. Menumbuhkan budaya komunikasi dan kolaborasi

Menciptakan lingkungan kerja di mana karyawan merasa didengar dan dihargai memainkan peran penting dalam mengurangi ketidakhadiran karyawan. Ketika karyawan mempercayai manajer mereka dan merasa terhubung dengan rekan kerja mereka, mereka lebih mungkin untuk terlibat dan hadir secara konsisten.

Mendorong kolaborasi dengan:

• Mempromosikan diskusi terbuka antara tim dan pimpinan
• Membangun tempat kerja yang beragam dan inklusif yang mendukung perspektif yang berbeda
• Menciptakan lingkungan yang aman secara psikologis di mana karyawan dapat menyuarakan kekhawatiran mereka tanpa takut akan adanya pembalasan
• Menangani konflik di tempat kerja secara proaktif untuk menjaga suasana yang positif

Karyawan yang merasa dihormati dan dilibatkan dalam pengambilan keputusan akan lebih mungkin untuk tetap terlibat, sehingga mengurangi kemungkinan ketidakhadiran.

Cara mengatasi ketidakhadiran karyawan seminimal mungkin

Jumlah ketidakhadiran yang dapat ditoleransi oleh perusahaan atau organisasi berbeda-beda antara satu karyawan dengan karyawan lainnya, satu perusahaan dengan perusahaan lainnya, dan terkadang, sepanjang tahun.

Salah satu kunci utama untuk mengurangi ketidakhadiran adalah memastikan bahwa kebijakan kehadiran jelas dan dipahami oleh semua karyawan saat ini dan karyawan baru.

Perusahaan juga dapat mencegah karyawannya untuk absen dengan mengambil langkah-langkah proaktif seperti:

• Menghargai kehadiran yang baik
• Memberikan dukungan kesehatan emosional dan fisik
• Berfokus pada keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi
• Membuat jadwal yang fleksibel
• Memberikan kesempatan untuk bekerja dari rumah
• Menjaga komunikasi tetap terbuka
• Mendorong kolaborasi
• Meminta umpan balik secara berkala
• Mengurangi stres di tempat kerja
• Memiliki kebijakan kehadiran yang jelas

Kurangi ketidakhadiran dan bangun tenaga kerja yang lebih terlibat dengan Empuls

Sering absen sering kali merupakan gejala dari masalah yang lebih dalam, yaitu ketidakterlibatan. Karyawan yang merasa tidak didengar, tidak diakui, atau terputus dari tempat kerja mereka lebih cenderung mengambil cuti yang tidak direncanakan, sehingga berdampak pada produktivitas dan semangat kerja. 

Untuk benar-benar mengurangi ketidakhadiran, organisasi membutuhkan lebih dari sekadar kebijakan kehadiran; mereka membutuhkan budaya yang membuat karyawan tetap terlibat, dihargai, dan termotivasi untuk hadir. Di sinilah Empuls membuat perbedaan.

Bagaimana Empuls membantu mendorong keterlibatan dan mengurangi ketidakhadiran:

1. Mengubah umpan balik menjadi tindakan

Karyawan tidak hanya membutuhkan suara-mereka juga perlu didengar. Dengan alat umpan balik karyawan yang terstrukturperusahaan dapat mengungkap alasan sebenarnya di balik ketidakhadiran, mengatasi masalah sebelum meningkat, dan menciptakan lingkungan di mana karyawan merasa didukung.

2. Menjadikan pengakuan sebagai praktik sehari-hari

Orang tidak melepaskan diri dalam semalam-itu terjadi ketika mereka merasa upaya mereka tidak diperhatikan. Program penghargaan dan pengakuan yang kuat program penghargaan dan pengakuan yang kuat memastikan karyawan merasa dihargai atas kontribusinya, meningkatkan motivasi dan mengurangi keinginan untuk mengambil cuti yang tidak perlu.

3. Menciptakan tempat kerja yang ingin menjadi bagian dari karyawan

Ketidakhadiran bukan hanya tentang ketidakhadiran secara fisik-ini adalah tentang ketidakhadiran secara emosional. Lingkungan kerja yang kolaboratif dan lingkungan kerja yang kolaboratif dan memupuk koneksi, memperkuat hubungan tim, dan memberi karyawan rasa memiliki yang membuat mereka ingin hadir setiap hari.

4. Mendukung keseimbangan antara kehidupan kerja dan kehidupan pribadi tanpa kehilangan produktivitas

Kelelahan dan kelelahan sering kali menyebabkan ketidakhadiran. Empuls membantu organisasi menerapkan program kesehatanpenghargaan pencapaian, dan kebijakan kerja yang fleksibel, sehingga karyawan dapat memulihkan tenaga tanpa merasa terputus dari pekerjaannya.

Perusahaan yang memprioritaskan keterlibatan, pengakuan, dan komunikasi tidak perlu memerangi ketidakhadiran-ini akan berkurang secara alami. Dengan Empuls, perusahaan tidak hanya melacak kehadiran; mereka menciptakan tempat kerja yang diinginkan oleh karyawan, memastikan retensi yang lebih tinggi, produktivitas yang lebih baik, dan tenaga kerja yang lebih bahagia.

Siap untuk mengubah tempat kerja Anda? Mulai gunakan Empuls hari ini! 

Kesimpulan

Ketika karyawan absen, hal ini memberikan lebih banyak tekanan dan beban kerja yang lebih besar pada orang lain. Tidak hanya itu, hal ini juga menimbulkan biaya yang lebih tinggi bagi perusahaan. Dengan ketidakhadiran yang berlebihan, perusahaan mungkin akan terus mencari pengganti atau mungkin, membayar lembur orang lain untuk menggantikan karyawan yang tidak hadir untuk sementara waktu.

Dengan upah lembur yang membebani pemberi kerja lebih banyak uang, hal ini dapat secara signifikan mengurangi keuntungan dan meningkatkan biaya pekerjaan bagi pemberi kerja.

Ketika ada lingkungan yang membuat karyawan tidak ingin absen, mereka akan lebih cenderung hadir. Menciptakan lingkungan yang sehat dan stabil bagi karyawan adalah cara terbaik untuk mengurangi ketidakhadiran di tempat kerja.