Mengelola Karyawan Jarak Jauh: 6 Strategi Terbaik Untuk Sukses

Dalam beberapa tahun terakhir, kerja jarak jauh telah mengubah cara organisasi beroperasi. Seiring perusahaan beradaptasi dengan lingkungan kerja yang lebih fleksibel, mengelola karyawan jarak jauh menjadi sangat penting untuk menjaga produktivitas, keterlibatan karyawan, dan kesuksesan organisasi secara keseluruhan.

Pergeseran dari hampir 20 tenaga kerja ke pekerjaan jarak jauh menandakan transformasi besar dalam cara perusahaan beroperasi dan kehidupan karyawan. 

Salah satu contohnya adalah Atlassian. Budaya kerja jarak jauh Atlassian, yang terangkum dalam "Team Anywhere", menekankan fleksibilitas dan otonomi bagi karyawan.

Pendekatan ini memungkinkan anggota tim untuk memilih lingkungan kerja mereka-di kantor, jarak jauh, atau kombinasi keduanya-di 13 negara tempat mereka beroperasi. Pendekatan ini mendukung tujuan pribadi dan kebutuhan keluarga serta mendorong karyawan untuk mengeksplorasi dan menjaga keseimbangan kehidupan kerja yang sehat. 

Komunikasi terutama dilakukan secara asinkron dan tertulis, memastikan bahwa tim dapat berkolaborasi secara efektif meskipun ada jadwal yang berbeda-beda, sementara pertemuan real-time disediakan untuk memulai proyek dan sesi curah pendapat. 

Komitmen mereka terhadap peningkatan berkelanjutan memastikan mereka mengadaptasi praktik mereka berdasarkan umpan balik dan tantangan yang terus berkembang dalam manajemen kerja jarak jauh. Selain itu, hal tersebut telah menyebabkan 95% dari Atlassian setuju bahwa Atlassian adalah "Tempat yang Tepat untuk Bekerja".

Artikel ini membahas praktik terbaik, alat bantu, dan strategi untuk mengelola pekerja jarak jauh dan mengatasi tantangan yang terkait dengan manajemen tenaga kerja jarak jauh.

Memahami tenaga kerja jarak jauh dan manfaatnya

Tenaga kerja jarak jauh terdiri dari karyawan yang bekerja di luar kantor tradisional, sering kali dari rumah atau ruang kerja bersama. Kemajuan teknologi, keinginan untuk mendapatkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang lebih baik, dan sifat global dari banyak bisnis telah mendorong pergeseran ini. 

Kerja jarak jauh telah ada selama beberapa dekade, tetapi mendapatkan daya tarik yang signifikan selama pandemi COVID-19, memaksa organisasi untuk mengadopsi model-model baru dan mengarah pada pergeseran paradigma tentang cara kerja. 

Banyak karyawan yang merasakan peningkatan fleksibilitas dan otonomi, sehingga mendorong evaluasi ulang terhadap struktur tempat kerja tradisional. Akibatnya, kerja jarak jauh telah menjadi aspek fundamental dari strategi operasional banyak perusahaan. Akan tetapi, kerja jarak jauh memiliki banyak manfaat. Di antaranya adalah sebagai berikut:

• Peningkatan fleksibilitas: Kerja jarak jauh memungkinkan karyawan untuk memilih kapan dan di mana yang mengarah pada kepuasan kerja yang lebih besar. Fleksibilitas ini memungkinkan setiap orang untuk menyesuaikan jadwal mereka agar sesuai dengan komitmen pribadi, meningkatkan semangat kerja dan menumbuhkan tenaga kerja yang lebih berdedikasi.
• Akses ke talenta global: Organisasi dapat merekrut talenta dari mana saja secara global, memperluas jangkauan mereka dan membuka peluang untuk keahlian khusus dan perspektif yang beragam. Seiring dengan berkurangnya batasan geografis, perusahaan dapat membentuk tim dengan talenta terbaik, di mana pun lokasinya.
• Penghematan biaya: Baik perusahaan maupun karyawan dapat memperoleh manfaat dari penghematan biaya yang signifikan. Perusahaan dapat mengurangi biaya overhead yang terkait dengan pemeliharaan ruang kantor fisik sementara karyawan menghemat biaya perjalanan dan pakaian kerja, sehingga meningkatkan kesejahteraan finansial.
• Peningkatan produktivitas: Banyak pekerja jarak jauh melaporkan peningkatan produktivitas karena berkurangnya gangguan. Dengan menciptakan lingkungan kerja yang dipersonalisasi, karyawan dapat mencapai fokus dan efisiensi yang lebih besar, sehingga menghasilkan tingkat output dan kreativitas yang lebih tinggi.
• Keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi: Kerja jarak jauh sering kali memfasilitasi keseimbangan yang lebih sehat antara kehidupan profesional dan pribadi, mengurangi stres dan kelelahan. Karyawan dapat mengatur waktu mereka dengan lebih baik, sehingga berkontribusi pada peningkatan kesejahteraan secara keseluruhan dan kepuasan kerja jangka panjang.

Manfaatnya menjadi semakin jelas ketika organisasi merangkul kerja jarak jauh. Evolusi ini meningkatkan kepuasan karyawan dan mendukung perusahaan dalam membangun tim yang tangguh dan mudah beradaptasi dalam lanskap bisnis yang terus berubah. Namun tidak ada yang tanpa tantangan.

Tantangan mengelola karyawan jarak jauh

Meskipun manfaat kerja jarak jauh cukup signifikan, namun mengelola karyawan jarak jauh juga memiliki tantangan tersendiri. Salah satu tantangan kerja jarak jauh adalah berkurangnya interaksi tatap muka, dengan 53 karyawan jarak jauh melaporkan bahwa mereka merasa lebih sulit untuk terhubung dengan rekan kerja mereka. Kurangnya komunikasi tatap muka ini dapat menyebabkan perasaan terisolasi dan tidak terlibat di antara anggota tim.

1. Hambatan komunikasi

Pekerjaan jarak jauh dapat menyebabkan miskomunikasi dan kesalahpahaman karena kurangnya interaksi tatap muka. Isyarat non-verbal memainkan peran penting dalam komunikasi dan sering kali tidak ada dalam interaksi virtual. Menetapkan protokol komunikasi yang efektif sangat penting untuk menjembatani kesenjangan ini.

2. Isolasi dan pemutusan sambungan

Karyawan jarak jauh mungkin merasa terisolasi, sehingga menurunkan moral dan keterlibatan. Tidak adanya interaksi sosial dapat menimbulkan perasaan kesepian. Organisasi harus mencari cara untuk membina hubungan di antara anggota tim jarak jauh untuk mengatasi isolasi ini.

3. Pemantauan kinerja

Melacak kinerja pekerja jarak jauh bisa menjadi tantangan tanpa metode pengawasan tradisional. Manajer mungkin kesulitan untuk memastikan akuntabilitas dan produktivitas tanpa pengawasan langsung. Menerapkan alat pengukuran kinerja yang kuat dapat membantu dalam hal ini.

4. Perbedaan zona waktu

Mengkoordinasikan pekerjaan di zona waktu yang berbeda dapat mempersulit penjadwalan dan komunikasi. Hal ini dapat menyebabkan penundaan penyelesaian proyek dan menghambat kolaborasi di antara anggota tim. Perusahaan harus membuat panduan yang jelas untuk mengelola perbedaan zona waktu secara efektif.

5. Tantangan teknologi

Karyawan mungkin menghadapi masalah teknis yang menghambat kemampuan mereka untuk melakukan tugas secara efisien. Memastikan semua anggota tim memiliki akses ke alat bantu dan sumber daya yang diperlukan sangat penting untuk keberhasilan kerja jarak jauh. Pelatihan rutin tentang alat yang digunakan dapat mengurangi banyak tantangan teknis.

6 Poin strategis untuk mengelola tenaga kerja jarak jauh

Seiring dengan semakin banyaknya organisasi yang mengadopsi model kerja jarak jauh, strategi yang efektif sangat penting untuk kesuksesan. Berikut ini beberapa poin strategis utama dan contoh perusahaan yang telah menerapkan praktik-praktik ini.

1. Membangun saluran komunikasi yang jelas

Komunikasi yang efektif sangat penting untuk mengelola karyawan jarak jauh. Perusahaan seperti Slack menggunakan berbagai platform untuk meningkatkan kolaborasi, memastikan informasi penting mengalir dengan lancar.

Pemeriksaan rutin dan komunikasi terbuka menumbuhkan lingkungan yang mendukung, seperti yang terlihat di GitLab, yang mendorong transparansi dan umpan balik di antara tim-timnya yang tersebar.

2. Tetapkan harapan yang jelas

Mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan tujuan sangat penting bagi pekerja jarak jauh. Buffer menyediakan panduan tertulis dan menggunakan kerangka kerja SMART untuk menetapkan tujuan karyawan yang jelas. Pendekatan terstruktur ini membantu menyelaraskan upaya individu dengan tujuan organisasi dan mendorong akuntabilitas.

3. Menumbuhkan budaya jarak jauh yang positif

Menciptakan budaya kerja jarak jauh yang mendukung dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Zapier merayakan pencapaian melalui penghargaan virtual dan mengakui pencapaian tim dalam rapat, sehingga meningkatkan semangat kerja. Selain itu, mereka menyelenggarakan kegiatan ikatan tim untuk memperkuat hubungan di antara karyawan jarak jauh, melawan perasaan terisolasi.

4. Memanfaatkan teknologi dan alat bantu

Menambahkan teknologi yang tepat merupakan hal mendasar untuk mengelola tenaga kerja jarak jauh secara efektif. Perusahaan seperti Asana dan Trello menyediakan perangkat lunak manajemen proyek yang membantu tim melacak kemajuan dan berkolaborasi secara efisien.

Empuls adalah alat intranet sosial yang dapat membantu Anda tetap terhubung. Platform komunikasi seperti Zoom dan Microsoft Teams memfasilitasi diskusi dan berbagi file secara real-time, sehingga meningkatkan kolaborasi di antara karyawan jarak jauh.

5. Memberikan kesempatan pelatihan dan pengembangan

Berinvestasi dalam pengembangan karyawan sangat penting untuk mempertahankan tenaga kerja yang terampil. Tenaga Penjualan menawarkan program pelatihan online melalui platform seperti Coursera dan mendorong pembelajaran berkelanjutan dengan memberikan tunjangan untuk kursus pengembangan profesional. Investasi ini tidak hanya meningkatkan keterampilan karyawan tetapi juga menumbuhkan loyalitas dan keterlibatan.

6. Memantau kinerja secara efektif

Memantau kinerja dalam pengaturan jarak jauh bisa menjadi tantangan, namun diperlukan untuk akuntabilitas. Basecamp menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI) yang jelas dan selaras dengan tujuan perusahaan untuk melacak kinerja karyawan secara efektif.

Tinjauan kinerja dan penilaian mandiri secara berkala mendorong karyawan untuk mengambil tanggung jawab atas pekerjaan mereka dan mengidentifikasi bidang-bidang yang dapat dikembangkan.

Dengan menerapkan poin-poin strategis ini, perusahaan dapat berhasil mengatasi tantangan dalam mengelola tenaga kerja jarak jauh sambil menuai manfaat fleksibilitas, akses ke talenta global, penghematan biaya, peningkatan produktivitas, dan peningkatan keseimbangan kehidupan kerja.

Studi Kasus: Bagaimana Empuls membantu perusahaan layanan & konsultasi TI ini mengelola pekerja jarak jauh secara efektif

Sebuah Sebuah perusahaan layanan dan konsultasi TI menghadapi tantangan dalam mengelola tenaga kerja jarak jauh sambil memastikan tingkat keterlibatan dan produktivitas yang tinggi. Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan bermitra dengan Empuls dan menerapkan strategi komprehensif yang berfokus pada keterlibatan dan komunikasi karyawan.

Menjaga karyawan tetap terlibat dengan Empuls

Perusahaan menggunakan Empuls untuk menumbuhkan budaya pengakuan dan penghargaan di antara karyawan jarak jauh.

Anggota tim dapat merayakan pencapaian masing-masing melalui platform ini, sehingga memperkuat rasa memiliki dan motivasi.

Acara virtual reguler dan aktivitas pembangunan tim yang diselenggarakan melalui Empuls membantu memperkuat hubungan karyawan, mengurangi perasaan terisolasi yang sering dikaitkan dengan pekerjaan jarak jauh.

Memanfaatkan teknologi untuk komunikasi

Perusahaan membuat saluran yang jelas untuk meningkatkan komunikasi menggunakan berbagai alat yang terintegrasi dengan Empuls.

Pendekatan ini memastikan karyawan tetap terhubung dan mendapatkan informasi tentang perkembangan proyek dan pembaruan organisasi. Pemeriksaan rutin dijadwalkan untuk membahas kemajuan dan tantangan, sehingga memungkinkan adanya dialog dan umpan balik yang terbuka.

Penekanan pada komunikasi asinkron membantu mengakomodasi zona waktu yang berbeda, memastikan bahwa semua anggota tim dapat berpartisipasi secara bermakna.

Hasil yang diamati

Penerapan strategi ini menghasilkan peningkatan yang signifikan dalam hal keterlibatan dan produktivitas karyawan.

Perusahaan melihat adanya peningkatan semangat kerja yang nyata karena karyawan merasa lebih terhubung dengan rekan kerja mereka dan diakui kontribusinya.

Selain itu, pendekatan terstruktur terhadap komunikasi dan umpan balik secara teratur memfasilitasi lingkungan kerja yang lebih transparan, yang mengarah pada peningkatan kolaborasi antar tim.

Secara keseluruhan, dengan mengelola tenaga kerja jarak jauh secara efektif melalui Empuls, perusahaan layanan dan konsultasi TI ini berhasil mengatasi tantangan kerja jarak jauh sekaligus menumbuhkan budaya organisasi yang positif dan produktif.

Kesimpulan: Berdayakan tenaga kerja jarak jauh Anda hari ini!

Mengelola karyawan jarak jauh secara efektif membutuhkan pendekatan dari berbagai sisi, dengan memprioritaskan komunikasi, kejelasan, dan dukungan. Organisasi dapat menciptakan lingkungan kerja jarak jauh yang produktif yang mendorong keterlibatan, akuntabilitas, dan kolaborasi dengan menerapkan praktik terbaik dan memanfaatkan teknologi. Mengatasi tantangan dan mendorong budaya kerja jarak jauh yang positif akan meningkatkan kepuasan dan retensi karyawan.

Untuk bisnis yang ingin meningkatkan strategi manajemen jarak jauh mereka, pertimbangkan untuk menjelajahi Empulssolusi perangkat lunak yang ampuh untuk merampingkan komunikasi dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Empuls dapat membantu Anda:

• Saluran komunikasi yang jelas: Empuls menawarkan beragam alat komunikasi, seperti perpesanan dan konferensi video, yang memungkinkan karyawan terhubung dengan mudah dan berbagi informasi terbaru secara efektif.
• Check-in rutin: Platform ini memfasilitasi pertemuan empat mata yang terjadwal antara manajer dan karyawan, mendorong dialog terbuka tentang kemajuan dan tantangan, serta membantu membangun hubungan baik.
• Pengakuan atas pencapaian: Empuls menyertakan fitur untuk mengakui pencapaian karyawan, meningkatkan semangat kerja, dan menumbuhkan rasa memiliki di antara para pekerja jarak jauh.

Dengan Empuls, Anda bisa membina tenaga kerja jarak jauh yang berkembang dan memastikan karyawan Anda merasa dihargai dan didukung. Siap membawa manajemen jarak jauh Anda ke level berikutnya? Pesan demo dengan Empuls hari ini!

Pertanyaan Umum