Creare un ecosistema socio-tecnico per aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

Il coinvolgimento dei dipendenti è un'area di interesse delle risorse umane da oltre due decenni, ma la tecnologia ha contribuito ad accelerare questi sforzi. In questo articolo scopriamo come sistemi socio-tecnici come Empuls contribuiscono ad aumentare la partecipazione e il coinvolgimento dei dipendenti.

A. Dahl et al, "Costruire una comunità dell'innovazione".

Un sistema socio-tecnico.

È interessante notare come Dahl e il suo team di ricerca comportamentale composto da tre membri abbiano definito le comunità sul posto di lavoro un sistema "socio-tecnico". Lo studio è stato condotto durante la fase ascendente dei social media e considera i social network un mezzo essenziale per la creazione di comunità. Secondo Dahl, progettare questi sistemi socio-tecnici in modo che siano "umano-centrici" è fondamentale per raggiungere l'autenticità della partecipazione dei dipendenti.

Empuls è stato accuratamente progettato per facilitare gruppi di lavoro e comunità autentici che contribuiscono a ottenere risultati aziendali, essendo incentrati sull'uomo. Empuls è un prodotto tecnologico costruito sulla scienza comportamentale, base-up. Questa piattaforma facilita questi ecosistemi socio-tecnici che Dahl fa sembrare quasi mitici per aumentare l'allineamento dei dipendenti utilizzando la social intranet.

Guardiamo tutto Empuls per creare gruppi e comunità di dipendenti e migliorare la partecipazione dei dipendenti, con alcuni casi d'uso reali di come Empuls lo utilizza internamente.

1. Creare una cultura "socio-tecnica" della collaborazione

La funzione "gruppi e comunità" di Empuls aiuta i team di dipendenti a muoversi insieme, allineati a un'unica visione. Questa funzione consente ai dipendenti di condividere messaggi significativi, immediati e personali su larga scala.

In questo modo, Empuls può costruire una cultura aziendale collaborativa utilizzando funzioni ricche come feed, annunci, gruppi, chat e notifiche. Le informazioni sono trasparenti in tutta l'organizzazione e tutti sono allineati all'obiettivo organizzativo più ampio.

Caso d'uso 1: Idee e suggerimenti a livello di organizzazione

Una parte considerevole della collaborazione deriva dal ricevere il consenso del team. Il modo migliore per ottenerli è aprire le iniziative dell'organizzazione alle idee e ai suggerimenti di tutti i dipendenti. Gli utenti non solo si sentono coinvolti in prima persona negli avvenimenti più importanti, ma finiscono anche per dare un contributo prezioso all'iniziativa.

Di seguito è riportata una schermata di come abbiamo raccolto i suggerimenti in un blog annuale.

Avevamo una decina di articoli sulla nostra lista prima cheEmpuls' la inserisse. Alla fine abbiamo ricevuto oltre 50 input in più, a cui non avremmo mai pensato altrimenti.

Caso d'uso 2: condivisione del feedback

Il feedback è uno strumento potente per responsabilizzare i dipendenti ed è essenziale per la collaborazione. Utilizzando Empuls, possiamo raccogliere e documentare i feedback, in totale trasparenza.

Nell'esempio che segue, uno dei nostri responsabili delle vendite fornisce al team del prodotto un feedback su come dovrebbe comportarsi una delle nostre pagine di prodotto. Si tratta di input molto importanti, perché potrebbero derivare da una discussione con un cliente.

Caso d'uso 3: apprezzamento sociale.

Empuls aiuta a promuovere la collaborazione con l'uso dell'apprezzamento sociale. I manager possono apprezzare i membri del loro team o i loro colleghi e associarsi reciprocamente a valori organizzativi importanti. Anche i favori interdipartimentali possono essere messi in evidenza attraverso questi messaggi calorosi e di portata organizzativa.

In Empuls, ad esempio, il reparto di progettazione digitale è una risorsa condivisa da molti team. Qui sotto si vede il nostro responsabile marketing che apprezza uno dei nostri designer senior per il suo contributo extra per la realizzazione del progetto.

Caso d'uso 4: condivisione delle informazioni

Empuls offre molte applicazioni per la condivisione di informazioni perché è fondamentalmente modellato come una piattaforma sociale.

Nell'esempio che segue, uno dei nostri leader informa brevemente l'organizzazione su dove si trova e su cosa intende fare lì. È dimostrato che questa dispersione di informazioni fa sì che i dipendenti si sentano responsabilizzati da importanti aggiornamenti sull'organizzazione.

In un altro esempio, si vede uno dei nostri leader condividere un importante contenuto in cui si è imbattuto su Internet.

La funzionalità di condivisione delle informazioni può essere utilizzata per creare gruppi come "Affittare, vendere o acquistare qualsiasi cosa" e "Condividere un viaggio o un percorso".

Caso d'uso 5: insegnamenti importanti

Empuls facilita la condivisione di importanti apprendimenti che un dipendente acquisisce nel corso del suo periodo di lavoro, come quelli derivanti da sessioni di apprendimento, eventi, seminari, discussioni con i clienti, processi o fallimenti.

Nell'esempio che segue, uno dei nostri responsabili delle vendite riassume quanto appreso dalla discussione con un importante prospect.

Caso d'uso 6: Chat one-to-one

Empuls consente ai membri di passare rapidamente da una conversazione "pubblica" o "di gruppo" a una chat. Questo è importante nei casi in cui gli utenti hanno bisogno di conversazioni private, ad esempio per dare un feedback o per organizzare una festa a sorpresa.

Il nostro chatbot potrebbe anche essere di grande aiuto nel guidare gli utenti a completare compiti come la ricompensa.

Caso d'uso 7: Forum sugli oggetti smarriti

Questo è un caso d'uso che solo una piattaforma come Empuls può consentire. Le persone possono caricare informazioni su un oggetto che è stato trovato e il thread dei commenti può essere utilizzato per ricevere risposte e persino per restringere il campo al proprietario giusto.

Caso d'uso 8: Forum di compravendita

Empuls può attivare forum di "compravendita" simili a quelli per gli oggetti smarriti. Le persone possono annunciare il loro interesse a vendere e comprare. I promotori dei post possono valutare le diverse offerte e persino decidere un acquirente o un venditore utilizzando il thread dei commenti. Per le discussioni che potrebbero dover essere rese private, come le contrattazioni, si può passare alla chat.

2. Comunicazione interna altamente efficiente

Empuls è adatto a gestire le comunicazioni interne all'organizzazione. Aiuta a organizzare e diffondere annunci sul posto di lavoro in tempo reale. I dipendenti possono aggiornare rapidamente le informazioni chiave sull'organizzazione utilizzando gruppi e comunità, sia tramite l'applicazione mobile che sul web. La piattaforma funge anche da social network per i dipendenti, aprendo le discussioni sul posto di lavoro alla partecipazione dei dipendenti.

Empuls è adatto a tutte le categorie di dipendenti di un'organizzazione: frontline, mobile o desk. L'interfaccia web facilita i dipendenti che lavorano alla scrivania, mentre l'applicazione mobile aiuta i dipendenti in prima linea ad accedere da remoto alle informazioni importanti. La piattaforma democratizza le informazioni dell'organizzazione ed elimina i problemi di cattiva comunicazione o disallineamento.

Caso d'uso 1: Annunci di eventi

Che si tratti di una gita in ufficio, di un festival o di un'attività di fidanzamento, gli annunci di eventi sono importanti per la comunicazione interna. È facile mostrare i dettagli completi dell'evento, con itinerari allegati e immagini accattivanti, utilizzando Empuls.

Ecco come il nostro HRBP ha scelto di annunciare una delle nostre celebrazioni in ufficio. Ricco di immagini, istruzioni ed emoticon, non ha tralasciato alcun dettaglio.

Caso d'uso 2: Aggiornamenti delle politiche e del luogo di lavoro

Spesso gli aggiornamenti delle politiche HR e di conformità possono essere lasciati in sospeso tra decine di altre e-mail. Empuls aiuta a mantenere questi importanti aggiornamenti in cima ai feed dei dipendenti.

Guardate come il nostro responsabile delle risorse umane invia la nostra politica di sicurezza informatica e avvia una valutazione a quiz.

Anche in questo caso, la si vede condividere con disinvoltura il nostro nuovo programma di posti a sedere.

Caso d'uso 3: Premi

I premi sono di per sé una caratteristica importante di Empuls , con diverse sfumature. Ma i premi vengono ulteriormente ordinati utilizzando la funzione "Gruppi e comunità". In altre parole, tra gli altri feed, quello dei premi si distingue per il suo design e la sua presentazione, mostrando i dipendenti migliori a tutta l'azienda.

Nell'esempio seguente, questo gruppo ha ottenuto un riconoscimento spot e tutti i suoi membri sono messi in evidenza.

Caso d'uso 4: Annunci di nuovi aderenti

I messaggi di posta elettronica per i nuovi membri non riescono a raggiungere l'obiettivo che si prefiggono: o non vengono visti o vengono letti e dimenticati. Con Empuls, i nuovi iscritti vengono presentati come la persona reale che sono, consentendo al resto dell'azienda di dar loro il benvenuto a bordo, attraverso commenti, applausi e +1.

Di seguito è riportato un esempio che mostra il nostro responsabile delle risorse umane che accoglie uno dei nostri nuovi dipendenti a bordo.

Caso d'uso 5: Annunci di iniziative di marketing

La rete interna dei dipendenti può innescare l'"effetto rete" che il marketing digitale desidera per la distribuzione dei contenuti. Pubblicare le recenti iniziative di marketing e i post sui social media su Empuls può aiutare a reindirizzare il traffico verso i social media dell'organizzazione.

Ecco come il nostro digital marketer utilizza Empuls per indirizzare il traffico verso il nostro nuovo account Instagram.

Caso d'uso 6: Assunzioni e referenze

Empuls può essere particolarmente utile per tutti i tipi di diffusione delle informazioni e, dal punto di vista delle risorse umane, gli annunci di assunzioni e di referral sono un ottimo caso d'uso. Di seguito riportiamo un esempio in cui le nostre risorse umane addette al reclutamento utilizzano al meglio Empuls : oltre ad annunciare le nuove assunzioni, annuncia i referral di successo e li apprezza.

3. Comunicazioni di gruppo che aiutino i membri del team a fornire risultati migliori

Tra tutti gli ambiti che la tecnologia ha rivoluzionato, il più colpito è quello delle comunicazioni (telefoni cellulari, social network o assistenza remota). Nei sistemi socio-tecnici, la tecnologia può aiutare le comunicazioni all'interno del team a diventare fluide.

È risaputo che una buona comunicazione è fondamentale per il lavoro di squadra. Ma le e-mail e le chat personali frammentano la comunicazione bloccandola nella casella di posta elettronica delle persone. Molti membri del team, che avrebbero dovuto conoscere informazioni importanti nascoste in queste conversazioni, rimangono all'oscuro.

Con Empuls, tutte le discussioni del team sono organizzate e accessibili in un unico luogo. Empuls offre al team un hub organizzato per discutere quotidianamente, ideare, condividere aggiornamenti e creare conoscenze organizzative a cui fare riferimento in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.

Caso d'uso 1: Distribuzione dei compiti

Empuls consente agli utenti di creare gruppi basati su attività o reparti e di permettere ai membri di gestire le attività direttamente da lì.

Nell'esempio che segue, uno dei responsabili delle vendite spiega il processo di un'attività in corso e l'assegnazione dei compiti ai rispettivi membri utilizzando i tag degli utenti. I membri taggati possono anche rispondere attraverso i commenti in caso di chiarimenti - e in questo modo, questi chiarimenti sono ordinati per tutto il team.

Caso d'uso 2: Annunci specifici per la squadra

I manager possono utilizzare Empuls per inviare annunci specifici al team. Questi messaggi sono facilmente ricercabili e possono essere consultati rapidamente.

Per esempio, qui di seguito è riportato il post che la nostra HRBP ha inviato per annunciare le sessioni di formazione sulle vendite che avrebbe tenuto. Il post le permette di spiegare l'itinerario in tutti i suoi dettagli.

Caso d'uso 3: Forum di aiuto

Un altro modo interessante di utilizzare i gruppi Empuls è quello di creare dei forum di aiuto. I nuovi dipendenti potrebbero avere molti dubbi sui prodotti o sui processi aziendali. A volte, anche i manager potrebbero non chiarirli in tutti i dettagli. È qui che entrano in gioco i gruppi o i post di aiuto (come nell'esempio seguente).

Qui sotto, uno dei nostri nuovi membri del team Vendite sta cercando informazioni chiave su una caratteristica del prodotto. Ha ricevuto una risposta dal CTO in persona, che le ha fornito un'assoluta chiarezza sulla richiesta.

Caso d'uso 4: Aggiornamenti di attività e milestone

Quando si possono assegnare compiti, si può anche dare loro un seguito. I team che desiderano che i follow-up siano più privati possono utilizzare le chat o i gruppi chiusi e i gruppi aperti per celebrare i traguardi importanti, come quello riportato di seguito.

Nell'esempio che segue, l'amministratore del nostro ufficio annuncia felicemente un traguardo di fatturato e alcune iniziative chiave per i dipendenti che il loro team ha lanciato con successo.

In un altro esempio, il nostro team di catalogatori si aggiorna sul completamento delle attività, attraverso un gruppo chiuso che hanno creato.

Caso d'uso 5: Verbale di riunione

Per i team, il "verbale di riunione" è una documentazione importante per le decisioni del team, l'assegnazione dei compiti e le scadenze. La pubblicazione dei verbali su un gruppo Empuls consente a ogni membro del team di essere al corrente delle decisioni chiave, anche in caso di assenza.

Nell'esempio che segue, uno dei responsabili di prodotto riassume le conclusioni di un esercizio di mappatura dell'empatia che hanno condotto. I lettori possono comprendere il processo di mappatura dell'empatia, visualizzare la mappa dell'empatia e persino vedere le persone che hanno partecipato al workshop.

4. Gestione delle informazioni e della conoscenza

La potente ricerca di Empuls aiuta gli utenti più giovani a capire il contesto di un elemento dell'attività e

riutilizzare le conoscenze organizzative condivise per mesi o addirittura anni. Gli utenti possono anche gestire gli allegati dei file per strutturare file e dati importanti attorno a queste conversazioni. La comunicazione e la trasparenza consentite dai gruppi e dalle comunità di Empuls aiutano i dipendenti a ottenere le informazioni giuste in ogni fase.

Caso d'uso 1: Gruppi per classificare le informazioni

Mentre i gruppi su Empuls possono essere completamente basati su ciò che l'organizzazione ritiene importante, i gruppi strategici possono dare vita a enormi funzionalità. Nell'esempio seguente di un gruppo di grande successo creato dal nostro team di prodotto, gli utenti possono avviare una conversazione su importanti feedback sui nostri prodotti. Queste richieste possono essere immediatamente chiarite o prese in considerazione per lo sviluppo - e l'intero processo è completamente documentato.

Date un'occhiata ai vari input che il creatore del post riceve attraverso i commenti.

Caso d'uso 2: Feed e thread di commenti per organizzare le discussioni

Come sotto-funzionalità dello scambio di informazioni basato sul gruppo, anche i feed possono raccogliere in modo indipendente input rilevanti intorno a un tema chiave. L'esempio che segue inizia con un suggerimento, ma prosegue fino a quando uno dei responsabili di prodotto non condivide i "mattoni" della discussione.

Caso d'uso 3: scoperta delle conversazioni

La funzionalità di ricerca di Empuls aiuta a riscoprire tutte le conversazioni che un utente ha tenuto sulla piattaforma. Tutto ciò che gli utenti devono inserire è qualche parola chiave che ricordano o i nomi degli utenti che l'hanno postata, e possono visualizzare l'intero feed.

Ad esempio, la ricerca di "dipendente" ha portato a conversazioni in cui si parlava di "dipendente".

Caso d'uso 4: Ricerca di file

Empuls consente agli utenti di caricare qualsiasi tipo di file e li aiuta a recuperarli rapidamente. I file associati alle conversazioni possono essere recuperati utilizzando le parole chiave della conversazione.

Ad esempio, cercando "dipendente" nella ricerca si ottengono allegati con "dipendente" nel nome del file.

Caso d'uso 5: Individuazione dei compiti

I compiti possono essere scoperti rapidamente con la console di ricerca di Empuls utilizzando il qualificatore "taggato" e il sistema elenca tutti i compiti assegnati all'utente utilizzando il tagging.

In sostanza, la piattaforma Empuls è una intranet sociale aziendale all-in-one, una base di conoscenza, una piattaforma di produttività e uno strumento di comunicazione interna. L'ambiente di lavoro "socio-tecnico" che Empuls aiuta a facilitare può guidare strategicamente gli obiettivi organizzativi.

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