Assenteismo sul posto di lavoro: Una guida completa

Ogni dipendente della vostra organizzazione è una parte preziosa della vostra azienda. Questo vale sia che si tratti di un lavoratore di prima linea che di un dirigente di grande esperienza. Il contributo di ciascuno è importante e quando uno di questi preziosi dipendenti è assente? Niente funziona come dovrebbe. A Bureau of Labor Statistics ha dimostrato che il tasso di assenza per tutti i lavoratori a tempo pieno è del 3,2%. 

L'assenteismo dei dipendenti è una delle maggiori sfide che i datori di lavoro si trovano ad affrontare oggi. Un certo livello di assenze è previsto e accettato

• I dipendenti si ammalano, 
• Problemi di assistenza all'infanzia
• Burnout mentale e fisico
• Obblighi familiari o personali
• Vacanza pre-pianificata

Ma quando queste assenze non programmate si sommano, l'intera azienda ne risente. Secondo uno studiol'assenteismo può costare a un'organizzazione 225,8 miliardi di dollari, ovvero 1.685 dollari per dipendente all'anno.

Ecco perché abbiamo creato questa guida completa sull'assenteismo dei dipendenti. Scoprirete tutto quello che c'è da sapere su come si verifica e cosa potete fare per evitare che danneggi la vostra azienda.

Iniziamo!

Che cos'è l'assenteismo dei dipendenti?

La definizione di assenteismo dei dipendenti è quella di assenze frequenti dal posto di lavoro. Queste assenze sono più che occasionali: si verificano abitualmente e la loro elevata frequenza significa che sono fuori dalla norma per la maggior parte degli altri dipendenti.

Naturalmente, ci sono ragioni legittime per cui i dipendenti si assentano dal lavoro. I giorni di malattia capitano e i dipendenti hanno bisogno di tempo per riprendersi dalle malattie. Ci sono emergenze familiari che si presentano, così come eventi atmosferici inaspettati che possono disturbare la capacità di raggiungere o svolgere il lavoro. I dipendenti hanno anche bisogno di prendersi delle ferie lontano dall'ufficio per riposarsi e ricaricarsi, in modo da poter dare il meglio di sé al ritorno.

Tuttavia, l'assenteismo dei dipendenti va ben oltre i congedi regolari e previsti, che sono previsti dalle politiche aziendali e di solito vengono pagati. L'assenteismo riguarda le assenze non pianificate che si verificano spesso e che possono includere il saltare completamente i giorni di lavoro, lasciare il lavoro in anticipo o arrivare in ritardo. È un comportamento che si protrae nel tempo e ha un effetto dannoso sul team e sull'azienda.

Cause dell'assenteismo dei dipendenti

Perché si verifica l'assenteismo dei dipendenti? Ci sono alcune cause comuni.

1. Scarso impegno dei dipendenti

I dipendenti che non sono impegnati nel loro lavoro non sono ispirati a fare il passo più lungo della gamba. Completano i loro compiti quotidiani con il minimo sforzo e poi tornano a casa. Il disimpegno sul lavoro non spinge le persone ad arrivare puntuali al lavoro e ad essere entusiaste ogni giorno, anzi, può incoraggiare un eccesso di assenze.

2. burnout sul posto di lavoro

Se i vostri dipendenti hanno troppe cose da fare ogni giorno e sembra che non riescano mai a riposare, alla fine si sentiranno esauriti. Il burnout sul posto di lavoro è un problema reale e crescente, soprattutto se la vostra azienda sta cercando di ridurre i costi non assumendo un numero sufficiente di lavoratori. Sebbene questo possa aiutare a risparmiare nel breve periodo, con il tempo i dipendenti si esauriranno e cominceranno a saltare il lavoro perché sono così sopraffatti.

3. Mancanza di flessibilità

Sebbene gli orari flessibili siano sempre più diffusi, molti datori di lavoro non li offrono. Questo può causare l'assenteismo dei dipendenti, che si trovano a dover bilanciare la propria vita, le priorità familiari e gli impegni lavorativi.

4. Molestie sul posto di lavoro

È logico che se i dipendenti non si sentono a proprio agio o al sicuro sul posto di lavoro, inizieranno a venire meno al lavoro. Le molestie possono essere verbali o fisiche (o entrambe) e possono provenire da superiori, dirigenti o colleghi. Questo fa sì che i dipendenti siano meno interessati al loro lavoro e che le loro prestazioni ne risentano.

Come misurare l'assenteismo dei dipendenti?

Misurare l'assenteismo dei dipendenti è piuttosto semplice: basta prendere il numero di assenze non giustificate in un periodo di tempo, dividerlo per il periodo totale e poi moltiplicare il risultato per 100 per ottenere la percentuale di assenteismo su un mese, un trimestre o un anno.

Formula dell'assenteismo: ((numero di assenze non giustificate)/periodo totale) x 100 = % di assenteismo

La parte successiva, tuttavia, è un po' più complicata. Non esiste un numero che vi dica se i livelli di assenteismo dei vostri dipendenti sono troppo alti. Un livello pari a zero è l'ideale, naturalmente, ma non è nemmeno molto realistico. Dovrete valutare voi stessi se il livello di assenteismo dei vostri dipendenti è più alto del dovuto.

Quando calcolate il livello di assenteismo dei dipendenti, assicuratevi di non includere le assenze legittime e programmate dal lavoro, come i giorni di malattia e le ferie, altrimenti non avrete una visione accurata del problema dell'assenteismo dei dipendenti.

L'assenteismo dei dipendenti è un grosso problema per molte organizzazioni. È un grave danno per le prestazioni aziendali: si stima infatti che l'assenteismo dei dipendenti costi ai datori di lavoro 1.685 dollari per dipendente, all'anno.

L'assenteismo è dannoso anche per gli altri dipendenti del team, che devono aumentare il proprio carico di lavoro per coprire un membro del team spesso assente. Inoltre, l'effetto dell'assenteismo sulle prestazioni del dipendente è reale anche per il dipendente stesso, che fatica a sentirsi parte integrante del team e dell'organizzazione e si demoralizza ulteriormente.

Come gestire l'assenteismo sul posto di lavoro?

I datori di lavoro sono spesso alle prese con il problema dell'assenteismo dei dipendenti: sanno che costa loro denaro e morale, ma non sono sicuri di come risolvere il problema. Questo può essere scoraggiante e molti manager e dirigenti scelgono di ignorare semplicemente il problema o di ricorrere al licenziamento del dipendente per assenteismo eccessivo.

Ma entrambe le soluzioni sono solo a breve termine: non affrontano le cause alla base dell'assenteismo dei dipendenti e quindi il problema potrebbe ripresentarsi presto. Al contrario, i datori di lavoro dovrebbero provare a seguire i seguenti passi per ridurre l'assenteismo dei dipendenti.

1. Misurare i livelli di assenteismo dei dipendenti

Il primo passo per risolvere qualsiasi problema è identificare l'entità del problema. Misurare l'assenteismo utilizzando la formula sopra riportata vi aiuterà a capire se si tratta di un problema importante. Inoltre, è possibile confrontare i livelli di assenteismo nei diversi reparti e ruoli per capire dove sono i problemi maggiori. Questo vi aiuterà a prepararvi ad affrontare il problema.

2. Individuare le cause dell'assenteismo

È naturale voler semplicemente rimproverare i dipendenti che si assentano più spesso del dovuto e dire loro di non farlo più. Tuttavia, questo non risolve il problema alla radice e quindi probabilmente non interromperà il comportamento.

È invece necessario indagare sul motivo per cui un dipendente o un gruppo di dipendenti non si presenta al lavoro con la frequenza prevista. Le cause dell'assenteismo dei dipendenti possono essere di lieve entità, oppure un modello radicato di grave sovraccarico di lavoro o di molestie sul posto di lavoro.

Come si fa a sapere cosa spinge i dipendenti a sottrarsi al lavoro? Non date per scontato di saperlo, ma chiedetelo direttamente a loro. L'utilizzo di strumenti di indagine sui dipendenti come quelli presenti in Empuls può aiutarvi a porre le domande giuste per arrivare alla radice del problema. È meglio non restringere l'attenzione del sondaggio alle questioni che si pensa possano essere la causa del problema, in modo da non indurre i dipendenti a dare una risposta certa. Al contrario, date loro uno spazio aperto per condividere i loro pensieri, in modo che possano essere onesti.

Se il problema è un solo dipendente, il suo manager dovrebbe sedersi e avere una conversazione aperta e onesta con lui sul motivo per cui non è al lavoro come dovrebbe. La conversazione non deve riguardare colpe o punizioni, ma semplicemente andare alla radice del problema. ‍

3. Rispettare le opinioni dei dipendenti

Dopo aver condotto un sondaggio tra i dipendenti per scoprire i motivi del problema dell'assenteismo, il passo successivo può essere il più difficile: raccogliere il feedback e ascoltarlo davvero. Può essere difficile ascoltare i fattori che sul posto di lavoro rendono i dipendenti così infelici da saltare il lavoro, ma è molto importante. Se sono molto gravi, questi fattori non si ripercuotono solo sui dipendenti che si assentano, ma potrebbero anche abbassare il morale generale dell'azienda.

Prendere sul serio i dipendenti quando vi dicono che sono oberati di lavoro o che vengono molestati è fondamentale. Questo crea fiducia. Oppure il problema potrebbe essere di natura personale, come i problemi di salute mentale. Anche l'ascolto di questi problemi e la ricerca di una soluzione praticabile creano fiducia.

4. Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti

La mancanza di coinvolgimento dei dipendenti è uno dei maggiori problemi che causano l'assenteismo dei dipendenti, ma anche uno dei più risolvibili. Aumentare il coinvolgimento dei dipendenti è uno dei modi migliori per risolvere il costoso e complesso problema dell'assenteismo dei dipendenti.

Strumenti di coinvolgimento dei dipendenti per ridurre l'assenteismo

È possibile aumentare il coinvolgimento dei dipendenti in molti modi. Alcuni degli strumenti più efficaci per farlo sono:

• Una piattaforma di riconoscimento come Empuls, dove i dipendenti possono dare e ricevere riconoscimenti per un lavoro ben fatto. Il riconoscimento dei dipendenti è un fattore importante per il coinvolgimento e la motivazione.
• Uno strumento di comunicazione che può creare legami, soprattutto con i lavoratori a distanza. Molte aziende usano Slack, Teams o altri canali per tenersi in contatto e fare il check-in.
• Uno strumento di indagine in grado di controllare regolarmente i dipendenti per far emergere eventuali problemi piccoli o gravi prima che si trasformino in un problema più grande.