Employee Exit Survey: How to Gather Insights & Improve Retention

Collecting honest feedback and getting the best insights is essential most of the time to notice various perspectives. One of the critical situations in which you may need the best insights is resignations.

Molti dipendenti lasciano le loro aziende per molte ragioni, come la cultura aziendale, il salario insufficiente, l'ambiente di lavoro, l'orario di lavoro e il carico di lavoro. I datori di lavoro dovrebbero indagare su questi motivi e apportare le modifiche necessarie in base al feedback, se l'azienda ne ha bisogno.  

There are various ways to collect constructive feedback from employees who resign. The most common way to do it is to conduct exit surveys.

Exit surveys are preferred because they can be created online and filled out quickly via mobile applications. In this article, you will learn methods, questions, and reasons to obtain the best insights in your surveys in a detailed way.

What is an employee exit survey?

An employee exit survey is a structured questionnaire given to departing employees to understand their reasons for leaving, gather feedback on their work experience, and identify areas for improvement within the organization.

Unlike exit interviews, which can sometimes lead to guarded responses, exit surveys provide employees with a confidential platform to share honest insights about management, workplace culture, compensation, career growth, and job satisfaction.

Leaders can create a better company culture when employees express their opinions about why they are leaving the organization.

The responses to the exit surveys show more clearly where the company has shortcomings. For this reason, the reactions should be noted and analyzed to improve employee engagement and retention. So companies can make the necessary moves to correct their shortcomings.

4 Reasons you should use employee exit surveys

Ci si può chiedere quali altri vantaggi possano apportare i sondaggi di uscita alla cultura del lavoro e alle aziende. In molti modi, questi sondaggi danno alla vostra azienda una nuova prospettiva e vi trasformano in un'azienda in cui i dipendenti fanno a gara per lavorare con voi.

1. Ottenere un feedback utile

With the feedback and various ideas you get, you can bring new perspectives to the HR department and make existing employees more satisfied. This feedback is usually about situations that employees are uncomfortable with.

Engaged employees will be more committed to their workplace. In addition, they will embrace workplace projects as their own.

2. Costruire relazioni più forti

Anche se i dipendenti si dimettono, non significa che non lavoreranno mai più nello stesso posto. Potrebbero non amare i loro colleghi o, soprattutto, il loro lavoro nel nuovo posto di lavoro, e potrebbero voler lavorare di nuovo con voi.

Per questo motivo, i sondaggi di uscita dei dipendenti possono aiutarvi a mantenere i contatti con loro e persino a costruire un legame più forte.

3. Scoprire i punti deboli e forti

Criticism is one of the best ways to detect your weak points to improve yourself. Companies and their management groups need to be open to both positive and negative criticism because only in this way can they discover their strengths and weaknesses.

Se fate più attività per migliorare i vostri punti deboli, soddisfate automaticamente i vostri nuovi dipendenti.

4. Evitare un ulteriore turn-over

While many people can work for you, hiring a new employee for a company is an important and lengthy process. Both employees and employers need to trust each other mutually. Every employee who leaves is a waste of time and effort for the company, and proper communication with employees can help you avoid these losses.

Come creare un sondaggio di uscita

La creazione di un sondaggio di uscita può essere utile per raccogliere i feedback delle persone che lasciano la vostra organizzazione o il vostro programma. Il sondaggio può aiutarvi a identificare le aree di miglioramento e a capire il motivo della partenza.

Ecco una guida passo passo per aiutarvi a creare un sondaggio di uscita efficace:

1. Definire gli obiettivi

Determine the specific goals you want to achieve with the exit survey. For example, you should understand the reasons for employee turnover, identify areas of dissatisfaction, or gather suggestions for improvement.

2. Selezionare il metodo di indagine

Decidete il formato e il metodo di consegna del sondaggio. Potete scegliere tra strumenti di indagine online o cartacei.

3. Scegliere le domande del sondaggio

Develop a set of questions that align with your objectives. Consider a mix of closed ended (multiple-choice or rating scale) and open-ended (free text) questions. Here are some common types of questions to include:

• Informazioni demografiche: Raccogliere i dati di base, come la posizione lavorativa, il reparto, la posizione di ruolo o i motivi dell'abbandono.
• Domande su scala Likert: Utilizzare scale di valutazione per misurare i livelli di soddisfazione, ad esempio chiedendo di valutare gli aspetti del proprio lavoro o dell'organizzazione.
• Multiple-choice questions: Offer predefined options for respondents, such as asking about the primary reason for their departure.
• Domande a risposta aperta: Offrono spazio ai rispondenti per fornire feedback dettagliati, suggerimenti o commenti aggiuntivi.

4. Garantire la riservatezza e l'anonimato

Assicurate agli intervistati che le loro risposte rimarranno riservate e anonime. In questo modo si favoriscono risposte oneste e imparziali.

5. Mantenere l'indagine concisa

Rispettate il tempo dei rispondenti mantenendo il sondaggio breve e mirato. Evitate domande inutili o ripetitive.

6. Test pilota dell'indagine

Prima di distribuire l'indagine in modo capillare, conducete un test pilota con un piccolo gruppo di persone che stanno per lasciare il lavoro o che lo hanno lasciato di recente. Questo vi aiuterà a individuare eventuali problemi o ambiguità del sondaggio e ad apportare le necessarie modifiche.

7. Distribuire il sondaggio

Once confident in the survey's design, distribute it to the intended audience. Send it via email, link to your organization's website, or distribute paper copies if necessary.

8. Stabilire una scadenza e inviare promemoria

Communicate the deadline for survey completion and consider sending reminder emails to encourage participation.

9. Analizzare i dati

Una volta raccolte le risposte, analizzate i dati per identificare modelli, tendenze e intuizioni chiave. Cercate temi comuni, problemi ricorrenti e aree di miglioramento.

10. Agire

Use the insights from the exit survey to inform your decision-making and improve your organization or program. Implement changes based on feedback to address any identified issues or concerns.

How to conduct an employee exit survey: 5 Best methods

Se le informazioni che avete letto vi hanno fatto capire quanto possano essere utili questi sondaggi per la vostra azienda e i vostri dipendenti, probabilmente state pensando a come crearli.

We have compiled three frequently used methods for you so that you will have an average knowledge of each one and can choose the best one for yourself.

1. Faccia a faccia

Uno dei modi più utilizzati per condurre un sondaggio di uscita è il faccia a faccia. I questionari cartacei, più vecchi e tradizionali, vengono preparati dai dipartimenti delle risorse umane e ci si aspetta che rispondano i dipendenti che hanno dichiarato la loro intenzione di dimettersi.

You can ensure employees read the survey questions completely and answer them themselves. The downside is that the answers to these questions must be recorded and analyzed individually, which is a very long process.

2. Sondaggi stampati

Printed surveys are another way to collect honest feedback from your employees. You can quickly print the surveys you create on the computer and then give them to those who resign from their jobs. This method is more costly and laborious than others.

Employees must also be physically present in the office to complete the printed questionnaires, which many people do not want to deal with.

3. Telefonata

Surveying by phone call is also one of the methods used, although it is not very popular. The first reason for its unpopularity is the low response rate to these surveys.

According to Pew Research, the response rate to telephone surveys continues to decline. During phone calls, the person in charge reads the previously prepared text to the resigned employees and records their answers.

However, this method is a very tiring process for both parties. Misunderstandings and poor connections can also hurt the results of the survey.

4. Creare un sondaggio scrivendo codice

Another well-known method is to write code to build an online exit survey. With this method, you can create a survey with your desired look. You need to know how to code or hire a program to do this.

The downsides of coding are that it is expensive and takes too long to create a survey. For this reason, although it is a well-known method, it is also a method that is no longer preferred.

5. Utilizzo degli strumenti di creazione dei sondaggi

Another frequently preferred and popular method is online employee feedback and survey tools. One of the most preferred reasons is that online survey tools do not require coding knowledge, and surveys can be created online.

Inoltre, molti strumenti di creazione di sondaggi includono modelli di sondaggi di uscita, il che rende il vostro lavoro ancora più facile. Modelli e temi già pronti vi aiuteranno a creare sondaggi in un minuto.

How to summarize the findings of exit interviews to improve performance

You'll have a tone of helpful information in your possession after conducting an employee departure interview. One issue remains for you to consider after the departing employee has been subjected to all of those exit interview questions: What will I do with this information?

Too frequently, businesses file it away without acting on the new information. In reality, 37% of HR managers claim to utilize departure interview data seldom. #Stop allowing it to happen to you.

Ecco alcuni passaggi per riassumere i risultati delle interviste di uscita:

1. Condurre interviste di uscita con i dipendenti che lasciano il lavoro

When your employees inform the human resources department that they want to resign, you should send them the exit survey you prepared earlier. You can do this in the way you think will be most useful for you. For example, these can be online surveys or paper surveys.

Your exit survey should include engaging questions with a purpose similar to other HR survey questions. Employees should answer questions without wasting too much time after leaving their work. Otherwise, it can be challenging to get the most honest feedback.

2. Analizzare i dati per vedere se esiste un modello condiviso.

Il passo successivo, uno dei più importanti, è l'analisi delle risposte. La prima cosa da verificare quando si analizzano le risposte è se ci sono risposte comuni. Questi schemi comuni rendono più facile identificare i punti di forza e di debolezza della vostra azienda.

You should especially note your weak points so that you don't face the same problems in the future. You should also record your employees' favorite features in your company so that you don't have to put effort into developing them further.

3. Confrontare i risultati delle interviste di uscita con i risultati di altre indagini.

Another way to analyze the survey results is to compare them with other employee surveys and forms. The general purpose of these surveys is to measure employee satisfaction with their work and to improve their performance. In all surveys, you can check whether employees answer the questions consistently.

If employees are dissatisfied with the same aspects across all surveys, the human resources department should prioritize improving them. This way, you can enhance your company culture and obtain more engaged employees.

4. Identificare i punti deboli e lavorare per migliorarli

Un altro passo consiste nell'identificare e classificare i punti deboli. Una volta classificati, sarà più facile migliorarli. Ad esempio, le preoccupazioni dei dipendenti possono essere legate al lavoro, all'ambiente di lavoro, alla cultura aziendale, a motivi economici o al mobbing.

Se il responsabile di questi problemi è una persona diretta, dovete comunicarglielo. Se si tratta di problemi che l'azienda può migliorare e cambiare, bisogna dar loro importanza e impegnarsi per implementare queste innovazioni.

5. Condividere i risultati con i dirigenti per sviluppare nuove politiche.

La fase finale consiste nell'annotare tutte le analisi in dettaglio e nel fare una valutazione complessiva. Dovreste condividere tutti i risultati con i manager della vostra organizzazione e pensare a nuove strategie per migliorare queste carenze.

Se riuscite a trasformare tutti questi difetti in punti di forza, potete rendere la vostra azienda ancora più desiderabile dal punto di vista dei vostri dipendenti.

Exit interview questions HRs should ask employees

If you want to create an exit survey from scratch and are unsure what questions to include, you should use the questions below.

Even if you don’t use the same questions below, you can take inspiration from them and develop more relevant questions for your own company.

General exit interview questions HRs should ask employees

The questions listed below are more generic exit interview questions. These inquiries may be asked during an exit interview regardless of the reasons for a candidate's departure from the organization. We will offer more detailed questions based on the kind of departure.

1. Why did you decide to leave [company]?

2. Cosa l'ha spinta a cercare lavoro altrove?

3. Was a specific event that made you leave your position? Then what?

4. Che cosa offre il nuovo lavoro rispetto a quello precedente?

5. Could anything has been done to keep you working for the company? Then what?

6. Si è consultato con qualcuno prima di decidere di dimettersi?

7. Tornerebbe in azienda? Se sì o no

8. Would others consider working for the company? Why not, then?

9. Ha mai subito forme di bullismo o molestie? Se sì, ha contattato le Risorse umane?

10. Nel corso del suo lavoro, ha sperimentato una leadership coinvolgente o incoraggiante?

11. Did you have the right equipment, materials, and/or training to fulfill your role's requirements? What was lacking if not?

12. Avete suggerimenti per migliorare l'attrattiva dell'organizzazione?

13. Avete altri commenti da fare?

14. Is it acceptable if a representative of our human resources division contacts you to inquire about anything further?

Domande per il colloquio di uscita da porre a un dipendente al momento del pensionamento

Il pensionamento è un momento agrodolce. Il dipendente lascia il lavoro che ha conosciuto e amato, ma può anche significare che avrà più tempo libero e opportunità di fare nuove esperienze. Per saperne di più sul percorso professionale e sugli obiettivi futuri di un dipendente che va in pensione, è sufficiente porre le seguenti domande durante un colloquio di uscita.

15. Come giudica il suo sviluppo professionale e i risultati ottenuti in azienda?

16. Cosa intende fare dopo la pensione?

17. Ritiene di avere abbastanza denaro per mantenersi in pensione?

18. Nel corso della sua carriera, l'azienda le ha fornito una formazione e un supporto sufficienti?

19. Cosa si sarebbe potuto fare per migliorare la vostra esperienza o per renderla più efficace?

20. Ha qualche raccomandazione da fare ai dipendenti attuali o futuri dell'azienda?

21. Ha qualche suggerimento per migliorare i vantaggi dell'azienda o il piano pensionistico?

22. Intende continuare a collaborare con l'azienda a qualsiasi titolo, ad esempio come consulente o volontario?

Exit interview questions for terminated employees

Even though termination is never a simple topic, exit interviews are crucial. There are situations when a separation can be amicable. It might not be at other times. The following questions can be used to learn how a fired employee feels about the company and, ideally, address any rules or practices that may have contributed to their termination.

23. Può descrivere le circostanze che hanno portato al suo licenziamento?

24. Ci sono stati segnali di allarme prima del licenziamento?

25. Did you receive the assistance and instruction you need for your role before your employment was terminated?

26. Did you feel that the management valued your work?

Exit interview questions to ask employees when they resigns voluntarily

There are many different causes for voluntary resignations, from personal to professional. The following questions can be used in an exit interview with a departing employee to learn more about their time there and, ideally, to change any rules or practices that may have contributed to their choice to leave.

27. Why did you decide to leave your position?

28. C'era un modo in cui l'azienda avrebbe potuto bloccare le sue dimissioni?

29. Ritiene di aver ricevuto le giuste istruzioni e l'assistenza necessaria per la sua posizione?

30. La scarsa comunicazione con la direzione o con i colleghi ha influenzato la sua scelta di licenziarsi?

31. Ha qualche raccomandazione per migliorare la cultura aziendale o il luogo di lavoro?

32. Consiglierebbe l'azienda come un ottimo posto di lavoro?

33. Desidera aggiungere qualcosa in merito al periodo in cui ha lavorato per l'azienda o alle sue dimissioni?

Domande per il colloquio di uscita da porre quando un tirocinante lascia l'azienda

The success of the intern program and the degree to which interns were assimilated into the company may be learned through exit interviews with interns. The following questions can be asked of a departing intern during an exit interview to learn more about their time with the company and, perhaps, to enhance any rules or procedures for future intern recruits.

34. What would you say about your time as an intern at the company?

35. Did you believe that you were given the proper instruction and assistance for your position?

36. Did poor communication with management or coworkers contribute to your decision to leave the internship program?

37. Do you have any recommendations about how to make the intern program or the workplace for interns better?

38. Would you suggest the company to prospective interns looking for experience?

39. Do you have any further comments on your time as an intern at the company and/or your decision to leave the program?

40. Would you think your experience working for the organization as an intern was beneficial to your career and personal development?

41. Would you ever think about submitting an application for full-time employment with the company? If not, why not?

How can exit interviews affect the retention of employees

Employee retention is greatly influenced by employee engagement. However, departure interviews will only affect employee retention if the lessons learned are acted upon and applied to benefit the rest of your staff.

Si ritiene che circa l'85% dei dipendenti sia disimpegnato sul lavoro. 1 Anche se questo numero può essere difficile da comprendere, ci sono comunque dei passi da fare per cambiare il corso degli eventi.

I tre elementi seguenti hanno un impatto significativo sul coinvolgimento dei dipendenti:

• Il rapporto tra un supervisore e un dipendente
• Fiducia dei dipendenti nella gestione dell'azienda
• Il senso del lavoro di squadra dei dipendenti

Keep these in mind as you prepare for the departure interview and ask questions to discover how you may enhance relationships, trust, and pride in your company.

Come trarre vantaggio dai sondaggi di uscita dei dipendenti

You may learn a lot from exit interviews. Don't waste the opportunity to learn by failing to use employee departure surveys. Employee surveys may be used at any time, not only when someone is leaving, but they are especially crucial when someone is about to leave. It's important to receive comments from others since, according to 71% of workers, it makes them more productive.

One of the last opportunities you have to hear from an employee before they leave your firm is when they are about to leave. Don't pass up the chance to learn from them; utilize constructive criticism to improve your team's workplace.

Remember that the main objective of departure interviews is to use the knowledge you gain to improve workplace culture for your current and future teams. Take advantage of every employee leaving to enhance your business.

Improve employee retention with the Empuls exit survey software

Losing employees is inevitable, but understanding why they leave can help organizations build a better workplace. Empuls’ employee exit survey software provides structured feedback to uncover key reasons for attrition, helping HR teams make informed decisions that improve retention.

🔹 Automated & customizable surveys: Make exit surveys effortlessly with pre-designed templates or create your own.

🔹 Confidential & honest feedback: Ensure departing employees feel safe sharing their experiences.

🔹 AI-driven analytics: Identify trends and recurring issues to address workplace concerns.

🔹 Easy integration: Conduct surveys seamlessly via Slack, Microsoft Teams, or email.

🔹 Actionable insights: Use real-time data to refine policies, improve engagement, and boost retention.

Don’t let valuable feedback walk out the door. With Empuls’ employee exit interview survey, turn departures into opportunities for workplace growth and improvement.

Punti chiave da considerare

Raccogliere feedback onesti e chiedere ai dipendenti le loro opinioni vi aiuterà a migliorare la vostra azienda. Potete trasformare la cultura aziendale e le condizioni di lavoro in modo che i datori di lavoro e i dipendenti possano ottenere la massima efficienza.

Exit surveys are one of the best ways to get the most honest feedback because a resigning employee can freely offer his or her opinions about coworkers and the work environment without hesitation.  

To get the best results, face-to-face and online surveys built by survey-maker tools are the most practical and effective.

Moreover, with the ready-made templates offered by survey maker tools, you can create professional surveys in no time and ensure that employees can access these surveys from anywhere, thanks to the phone application. Start creating exit surveys to collect feedback without wasting time!