تغيب الموظف في مكان العمل: دليل كامل

كل موظف في مؤسستك هو جزء مهم من عملك. هذا صحيح سواء كان الموظف عاملا مبتدئا في الخطوط الأمامية أو مديرا تنفيذيا ذا خبرة عالية. مساهمة كل شخص مهمة ، وعندما يغيب أحد هؤلاء الموظفين الكرام؟ لا شيء يعمل بشكل جيد كما ينبغي. أظهر تقرير مكتب إحصاءات العمل أن معدل الغياب لجميع العاملين بأجر وراتب بدوام كامل هو 3.2٪. 

يعد تغيب الموظفين أحد أكبر التحديات التي يواجهها أصحاب العمل اليوم. مستوى معين من الغياب متوقع ومقبول

• الموظفين يمرضون ، 
• قضايا رعاية الطفل
• الإرهاق العقلي والجسدي
• الالتزامات العائلية أو الشخصية
• عطلة مخططة مسبقا

ولكن عندما تتراكم حالات الغياب غير المخطط لها ، فإن العمل بأكمله يعاني. وفقا لإحدى الدراسات ، يمكن أن يكلف التغيب عن العمل منظمة 225.8 مليار دولار ، 1،685 دولارا لكل موظف سنويا.

لهذا السبب أنشأنا هذا الدليل الكامل لتغيب الموظفين. ستتعلم كل ما تحتاج لمعرفته حول كيفية حدوثه وما يمكنك فعله لمنعه من الإضرار بعملك.

دعونا نبدأ!

ما هو تغيب الموظفين؟

تعريف تغيب الموظف هو الغياب المتكرر للموظفين عن مكان عملهم. هذه الغيابات أكثر من عرضية - فهي تحدث بشكل معتاد ، ويعني تكرارها العالي أنها خارجة عن القاعدة بالنسبة لمعظم الموظفين الآخرين.

بالطبع ، هناك أسباب مشروعة لتغيب الموظفين عن العمل. تحدث أيام مرضية ، ويحتاج الموظفون إلى وقت للتعافي من الأمراض. هناك حالات طوارئ لرعاية الأسرة تظهر ، بالإضافة إلى أحداث جوية غير متوقعة يمكن أن تعطل القدرة على الوصول إلى العمل أو أدائه. يحتاج الموظفون أيضا إلى أخذ إجازة بعيدا عن المكتب للراحة وإعادة الشحن حتى يتمكنوا من الأداء في أفضل حالاتهم عند عودتهم.

ومع ذلك ، فإن تغيب الموظفين هو أكثر بكثير من هذه الإجازات العادية والمتوقعة ، والتي يتم احتسابها في سياسات الشركة وعادة ما يتم دفعها. ينطوي التغيب على الغياب غير المخطط له الذي يحدث كثيرا ويمكن أن يشمل تخطي أيام العمل تماما أو ترك العمل مبكرا أو الوصول متأخرا. إنه نمط من السلوك يستمر بمرور الوقت وله تأثير ضار على الفريق والشركة.

أسباب تغيب الموظفين

فلماذا يحدث تغيب الموظف؟ هناك بعض الأسباب الشائعة.

1. انخفاض مشاركة الموظفين

الموظفون الذين لا يشاركون في عملهم ليسوا مصدر إلهام لبذل جهد إضافي. يكملون مهامهم اليومية بأقل جهد ثم يعودون إلى المنزل. إن الانفصال عن عملك لا يلهم الناس للوصول إلى العمل في الوقت المحدد وأن يكونوا متحمسين كل يوم - في الواقع ، يمكن أن يشجع على الغياب الزائد.

2. الإرهاق في مكان العمل

إذا كان لدى موظفيك الكثير ليفعلوه على أطباقهم كل يوم ، ولا يبدو أنهم يحصلون على قسط من الراحة ، فسوف يحترقون في النهاية. يعد الإرهاق في مكان العمل مشكلة حقيقية ومتنامية ، خاصة إذا كانت شركتك تحاول خفض التكاليف من خلال عدم توظيف عدد كاف من العمال. في حين أن هذا قد يساعد في توفير المال على المدى القصير ، إلا أنه بمرور الوقت سيصاب الموظفون بالإرهاق ويبدأون في تخطي العمل لأنهم غارقون للغاية.

3. عدم المرونة

في حين أن الجداول الزمنية المرنة تزداد شعبية ، لا يزال العديد من أصحاب العمل لا يقدمونها. يمكن أن يتسبب ذلك في تغيب الموظفين حيث يكافح الموظفون لتحقيق التوازن بين حياتهم وأولوياتهم العائلية والتزامات عملهم في نفس الوقت.

4. التحرش في مكان العمل

من المنطقي جدا أنه إذا لم يشعر الموظفون بالراحة أو الأمان في العمل ، فسوف يبدأون في القدوم إلى العمل بشكل أقل. يمكن أن يكون التحرش لفظيا أو جسديا (أو كليهما) ، ويمكن أن يأتي من الرؤساء والمديرين أو الزملاء. هذا أيضا يجعل الموظفين أقل اهتماما بعملهم ، لذلك يعاني أدائهم.

كيف تقيس تغيب الموظف؟

يعد قياس تغيب الموظفين أمرا بسيطا جدا: ما عليك سوى أخذ عدد حالات الغياب بدون عذر في فترة زمنية ، وتقسيمها على إجمالي الفترة الزمنية ، ثم ضرب النتيجة في 100 للحصول على النسبة المئوية للتغيب خلال شهر أو ربع أو سنة.

صيغة التغيب: ((عدد حالات الغياب بدون عذر)/إجمالي الفترة) × 100 = النسبة المئوية للتغيب

الجزء التالي ، ومع ذلك ، هو أصعب قليلا. لا يوجد رقم واحد يخبرك ما إذا كانت مستويات تغيب الموظفين لديك مرتفعة للغاية. يعد الحصول على مستوى صفر أمرا مثاليا بالطبع ، ولكنه أيضا ليس واقعيا جدا. ستحتاج إلى الحكم بنفسك إذا بدا أن مستوى تغيب الموظف لديك أعلى مما ينبغي.

وعندما تقوم بحساب مستوى تغيب الموظف ، تأكد من عدم تضمين حالات الغياب المشروعة والمخطط لها عن العمل مثل أيام المرض والإجازات ، وإلا فلن يكون لديك رؤية دقيقة لمشكلة تغيب الموظف.

يعد تغيب الموظفين مشكلة كبيرة للعديد من المنظمات. إنه استنزاف كبير لأداء الأعمال - في الواقع ، تشير التقديرات إلى أن تغيب الموظفين يكلف أصحاب العمل 1,685 دولارا لكل موظف سنويا.

يضر التغيب أيضا بالموظفين الآخرين في الفريق الذين يحتاجون إلى زيادة أعباء العمل الخاصة بهم لتغطية عضو الفريق الغائب بشكل متكرر. كما أن تأثير التغيب عن العمل على أداء الموظف بالنسبة للموظف الغائب نفسه حقيقي أيضا - فهم يكافحون ليشعروا بأنهم جزء ناجح من الفريق والمنظمة ، ويصبحون أكثر إحباطا.

كيف تدير التغيب في مكان العمل؟

غالبا ما يكافح أصحاب العمل مع كيفية التعامل مع تغيب الموظفين - فهم يعرفون أنه يكلفهم المال والروح المعنوية ، لكنهم ليسوا متأكدين من كيفية حل المشكلة. قد يكون هذا محبطا ، ويختار العديد من المديرين والقادة ببساطة تجاهل المشكلة أو اللجوء إلى إنهاء الموظف بسبب التغيب المفرط.

لكن كلاهما مجرد حلول قصيرة الأجل - فهي لا تعالج الأسباب الكامنة وراء تغيب الموظفين ، وبالتالي قد تعود المشكلة مرة أخرى قريبا. بدلا من ذلك ، يجب على أصحاب العمل تجربة هذه الخطوات لكيفية تقليل تغيب الموظفين.

1. قياس مستويات تغيب الموظفين

الخطوة الأولى لحل أي مشكلة هي تحديد حجم المشكلة. سيساعدك قياس التغيب باستخدام الصيغة أعلاه في معرفة ما إذا كانت مشكلة كبيرة. ويمكنك مقارنة مستويات التغيب في الإدارات والأدوار المختلفة أيضا لمعرفة أين توجد أكبر المشاكل. سيساعدك هذا على الاستعداد لمعالجة المشكلة.

2. تحديد أسباب التغيب

من الطبيعي أن ترغب ببساطة في توبيخ الموظفين الذين يتغيبون أكثر مما ينبغي ، وإخبارهم بعدم القيام بذلك مرة أخرى. ومع ذلك ، فإن هذا لن يحل جذر المشكلة وبالتالي ربما لن يوقف السلوك.

بدلا من ذلك ، يجب عليك التحقيق في سبب عدم قدوم موظف أو مجموعة من الموظفين إلى العمل بقدر ما هو متوقع. يمكن أن تكون أسباب تغيب الموظفين شيئا بسيطا ، أو قد تكون نمطا راسخا من العمل الزائد الشديد أو المضايقات الواسعة في مكان العمل.

كيف يمكنك أن تعرف حقا ما الذي يجعل الموظفين يتهربون من عملهم؟ لا تفترض أنك تعرف - اسألهم مباشرة. استخدام أدوات استطلاع الموظفين مثل تلك الموجودة في Empuls يمكن أن تساعدك على طرح الأسئلة الصحيحة للوصول إلى جذر المشكلة. من الأفضل عدم تضييق نطاق تركيز الاستطلاع على المشكلات التي تعتقد أنها قد تسببها حتى لا تقود الموظفين إلى إجابة معينة. بدلا من ذلك ، امنحهم مساحة مفتوحة لمشاركة أفكارهم حتى يكونوا صادقين.

إذا كانت المشكلة هي موظف واحد فقط ، فيجب على مديرهم الجلوس وإجراء محادثة مفتوحة وصادقة معهم حول سبب عدم وجودهم في العمل بقدر ما ينبغي. لا ينبغي أن تكون المحادثة حول اللوم أو العقاب - ببساطة الوصول إلى جذر المشكلة.

3. احترام آراء الموظفين

بمجرد إجراء مسح للموظفين لمعرفة سبب وجود مشكلة التغيب ، يمكن أن تكون الخطوة التالية هي الأصعب: أخذ التعليقات والاستماع إليها حقا. قد يكون من الصعب أن تسمع عن العوامل في مكان عملك التي تجعل الموظفين غير سعداء لدرجة أنهم يتغيبون عن العمل ، ولكن هذا مهم للغاية. لن تؤثر هذه العوامل فقط على الموظفين الغائبين إذا كانوا جادين للغاية - بل يمكن أن تؤدي إلى انخفاض الروح المعنوية العامة في شركتك.

إن أخذ الموظفين على محمل الجد عندما يخبرونك أنهم يتعرضون لإرهاق أو مضايقة أمر حيوي. هذا يبني الثقة. أو قد تكون المشكلة قضايا شخصية ، مثل قضايا الصحة العقلية. الاستماع إلى هذه المشاكل وإيجاد حل عملي يبني الثقة أيضا.

4. زيادة مشاركة الموظفين

يعد عدم مشاركة الموظفين أحد أكبر المشكلات التي تسبب تغيب الموظفين - وهي أيضا واحدة من أكثر المشكلات قابلية للحل. تعد زيادة مشاركة الموظفين واحدة من أفضل الطرق لحل مشكلة تغيب الموظفين المكلفة والمعقدة.

أدوات مشاركة الموظفين للحد من التغيب عن العمل

يمكنك زيادة مشاركة الموظفين بعدة طرق. بعض الأدوات الأكثر فعالية للقيام بذلك هي:

• منصة اعتراف مثل Empuls، حيث يمكن للموظفين تقديم وتلقي التقدير للعمل الجيد. يعد تقدير الموظفين عاملا رئيسيا في المشاركة والتحفيز.
• أداة اتصال يمكنها بناء الروابط ، خاصة مع العاملين عن بعد. تستخدم العديد من الشركات Slack أو Teams أو قنوات أخرى للبقاء على اتصال وتسجيل الوصول.
• أداة مسح يمكنها التحقق من الموظفين بانتظام لإظهار أي مشكلات صغيرة أو خطيرة قبل أن تنفجر في مشكلة أكبر.