كيفية الحد من تغيب الموظفين عن العمل: 7 استراتيجيات مثبتة لمكان عمل منتج

يؤدي كل موظف دورًا حاسمًا في مؤسستك، سواء كان موظفًا مبتدئًا أو مديرًا تنفيذيًا كبيرًا. إن مساهماتهم تحافظ على سير العمل بسلاسة، ولكن عندما يتغيب الموظفون بشكل متكرر، تتأثر الإنتاجية والروح المعنوية والعمليات بشكل عام. وفقاً ل مكتب إحصاءات العملفإن معدل الغياب للعاملين بأجر وراتب بدوام كامل يبلغ 3.2%، مما يسلط الضوء على التحدي المتزايد المتمثل في التغيب في مكان العمل.

في حين أن بعض مستويات الغياب أمر لا يمكن تجنبه - مثل الإجازات المخطط لها أو حالات الطوارئ الشخصية أو الأمراض العرضية - فإن الغياب المفرط وغير المخطط له يخلق اضطرابات كبيرة. يمكن أن يؤدي غياب الموظفين إلى تفويت المواعيد النهائية وزيادة أعباء العمل على الآخرين وخسائر مالية. في الواقع الأبحاث أن التغيّب عن العمل يكلف الشركات 225.8 مليار دولار سنوياً، بمتوسط 1,685 دولاراً لكل موظف سنوياً.

إذن، كيف يمكن للمنظمات معالجة هذه المشكلة؟ 

سنغطي في هذه المدونة الأسباب الجذرية لتغيّب الموظفين عن العمل وتأثيره وكيفية الحد من تغيّب الموظفين عن العمل وخلق مكان عمل يعزز الموثوقية والمشاركة والإنتاجية

ما هو تغيب الموظفين؟

يشير تغيب الموظفين عن العمل إلى الغياب المعتاد والمفرط للموظفين عن العمل بما يتجاوز ما يعتبر عاديًا أو مقبولاً. وعلى عكس الإجازات المرضية العرضية أو الإجازات أو حالات الطوارئ غير المتوقعة - وهي حالات الغياب التي يتم احتسابها في سياسات الشركة - فإن التغيب في مكان العمل ينطوي على حالات غياب متكررة وغير مخطط لها تعطل سير العمل وتؤثر على الإنتاجية.

في حين أن الموظفين سيتغيبون حتمًا عن العمل بسبب المرض أو الحالات العائلية الطارئة أو الالتزامات الشخصية، فإن تغيب الموظفين يتجاوز هذه الأسباب المشروعة. فهو يتضمن نمطًا متكررًا من الإجازات غير المجدولة أو الوصول متأخرًا أو المغادرة مبكرًا أو التغيب عن أيام العمل بأكملها. 

وبمرور الوقت، يؤثر هذا النمط سلباً على أداء الفريق ويزيد من أعباء العمل على الآخرين ويضغط على العمليات التجارية بشكل عام. يعد التعرف على التغيب عن العمل ومعالجته أمرًا ضروريًا للحفاظ على قوة عاملة منتجة ومشاركة.

أمثلة على تغيب الموظفين

هناك العديد من الأسباب التي تجعل الموظف يتغيب بانتظام عن العمل. في كثير من الأحيان ، يرجع ذلك إلى الانفصال عن دورهم ، ولكن يمكن أن يكون هناك أيضا عوامل أساسية أخرى.

تتضمن بعض الأمثلة على تغيب الموظفين ما يلي:

• 🤒الأمراض أو الإصابات: عندما يكون الموظف مريضًا أو مصابًا، يمكن أن تكون مواعيد الطبيب والتعافي سببًا للتغيب عن العمل في مكان العمل.
• 💼 البحث عن عمل: إذا كان الموظف غير راضٍ عن وظيفته الحالية (لأسباب مختلفة)، فقد يبحث عن فرص عمل أخرى، ويتغيب عن العمل لحضور مقابلات العمل.
• 📅 الجداول الزمنية غير المرنة: تميل المؤسسات التي لا تسمح للموظفين بالعمل من المنزل من حين لآخر إلى ارتفاع معدل التغيب عن العمل.
• 👶 رعاية الأطفال ورعاية المسنين: قد يتغيب الموظف لعدة أيام في العمل إذا لم يتمكن من العثور على رعاية بديلة أخرى لأطفاله أو البالغين الذين هو مسؤول عنهم.
• 🧠 المرض العقلي: وفقًا لدراسة نُشرت في المعهد الوطني للصحة النفسية (المعهد الوطني للصحة العقلية)، فإن الاكتئاب هو السبب الرئيسي للتغيب عن العمل.
• 😔 فك الارتباط: من المرجح أن يتغيب الموظفون الذين لم يعودوا متحمسين لوظائفهم بسبب نقص الحافز.
• 😮‍💨 الإرهاق الوظيفي: الموظفون المرهقون بالعمل يمكن أن يمرضوا بسبب نقص التقدير الإجهاد العاليأو مستويات الضغط العالي.
• 🥺 المضايقة: الموظفون الذين يتعرضون باستمرار للمضايقات أو المضايقات سواء من قبل موظفين آخرين أو من قبل كبار المديرين هم أكثر عرضة للتغيب عن العمل هربًا من المضايقات.
• ⏰ سرقة الوقت: يعتبر أخذ فترات راحة طويلة أو الحضور متأخرًا أو المغادرة مبكرًا بدلًا من أخذ يوم كامل إجازة يعتبر أيضًا تغيبًا عن العمل.
• 🧓 العمر: في المتوسط، من المرجح أن يتغيب الأشخاص الأصغر سنًا عن العمل أكثر من كبار السن.

أسباب تغيب الموظفين

فلماذا يحدث تغيب الموظف؟ هناك بعض الأسباب الشائعة.

1. انخفاض مشاركة الموظفين

الموظفون الذين لا يشاركون في عملهم ليسوا مصدر إلهام لبذل جهد إضافي. يكملون مهامهم اليومية بأقل جهد ثم يعودون إلى المنزل. إن الانفصال عن عملك لا يلهم الناس للوصول إلى العمل في الوقت المحدد وأن يكونوا متحمسين كل يوم - في الواقع ، يمكن أن يشجع على الغياب الزائد.

2. الإرهاق في مكان العمل

إذا كان لدى موظفيك الكثير ليفعلوه على أطباقهم كل يوم ، ولا يبدو أنهم يحصلون على قسط من الراحة ، فسوف يحترقون في النهاية. يعد الإرهاق في مكان العمل مشكلة حقيقية ومتنامية ، خاصة إذا كانت شركتك تحاول خفض التكاليف من خلال عدم توظيف عدد كاف من العمال. في حين أن هذا قد يساعد في توفير المال على المدى القصير ، إلا أنه بمرور الوقت سيصاب الموظفون بالإرهاق ويبدأون في تخطي العمل لأنهم غارقون للغاية.

3. عدم المرونة

في حين أن الجداول الزمنية المرنة تزداد شعبية ، لا يزال العديد من أصحاب العمل لا يقدمونها. يمكن أن يتسبب ذلك في تغيب الموظفين حيث يكافح الموظفون لتحقيق التوازن بين حياتهم وأولوياتهم العائلية والتزامات عملهم في نفس الوقت.

4. التحرش في مكان العمل

من المنطقي جدا أنه إذا لم يشعر الموظفون بالراحة أو الأمان في العمل ، فسوف يبدأون في القدوم إلى العمل بشكل أقل. يمكن أن يكون التحرش لفظيا أو جسديا (أو كليهما) ، ويمكن أن يأتي من الرؤساء والمديرين أو الزملاء. هذا أيضا يجعل الموظفين أقل اهتماما بعملهم ، لذلك يعاني أدائهم.

كيفية قياس تغيب الموظفين عن العمل

يساعد تتبع تغيب الموظفين في المؤسسات على تحديد الأنماط وتقييم التأثير على الإنتاجية وتنفيذ استراتيجيات فعالة للحد من التغيب. الطريقة الأكثر شيوعًا لقياس التغيب هي معادلة معدل التغيب، والتي تحسب النسبة المئوية لأيام العمل الضائعة بسبب الغياب غير المخطط له.

معادلة معدل التغيب عن العمل

معدل التغيب عن العمل= (إجمالي الغياب بدون عذر/إجمالي أيام العمل الكلية)× 100 

• إجمالي الغياب بدون عذر: عدد أيام غياب الموظف دون موافقة مسبقة (باستثناء الإجازات المجدولة مثل الإجازات والإجازات المرضية).
• إجمالي أيام العمل: إجمالي عدد أيام العمل المجدولة خلال فترة محددة.

على سبيل المثال، إذا تغيب الموظف لمدة 5 أيام غير مخطط لها في شهر مع 20 يوم عمل، فإن معدل التغيب سيكون

(5/20)×100=25%

مقاييس إضافية لتتبع التغيب في مكان العمل

• معدل التأخير: يقيس معدل تكرار الوصول المتأخر والمغادرة المبكرة.
• تواتر الغياب: يتتبع عدد مرات حصول الموظف على إجازة غير مخطط لها خلال فترة معينة.
• مدة الغياب: تحليل متوسط مدة الغياب للكشف عن الاتجاهات في التغيب قصير الأجل مقابل التغيب طويل الأجل.

لماذا يعد قياس التغيب عن العمل مهمًا

يسمح فهم اتجاهات التغيب للشركات بمعالجة الأسباب الكامنة وراء التغيب وتنفيذ استراتيجيات الحد من تغيب الموظفين وخلق بيئة عمل داعمة تشجع على الحضور مع ضمان رفاهية الموظفين.

كيفية الحد من تغيب الموظفين عن العمل: 7 استراتيجيات فعالة

تتطلب إدارة تغيب الموظفين أكثر من مجرد تطبيق سياسات الحضور والانصراف. يجب على أصحاب العمل معالجة الأسباب الجذرية، وخلق بيئة عمل داعمة، وتنفيذ استراتيجيات تشجع الموظفين على الحضور والمشاركة. فيما يلي سبع طرق مجربة للحد من التغيب في مكان العمل مع تحسين رضا الموظفين بشكل عام.

1. تحديد الأسباب الجذرية للتغيب عن العمل

تتمثل الخطوة الأولى في الحد من التغيب عن العمل في فهم سبب التغيب المتكرر للموظفين. قد تنجم حالات الغياب عن مشاكل في مكان العمل أو تحديات شخصية أو مزيج من الاثنين معاً. يمكن أن يساعد إجراء استطلاعات آراء الموظفين في الكشف عن الأنماط وتحديد المجالات التي تحتاج إلى تحسين.

بالنسبة للموظفين العائدين من إجازات طويلة، مثل إجازة الأمومة أو المرض، فإن إجراء مقابلة العودة إلى العمل يمكن أن يسهل عملية الانتقال ويضمن استعدادهم لاستئناف مسؤولياتهم. إن إبقاء باب التواصل مفتوحاً ومعالجة المخاوف بشكل استباقي يعزز من مشاركة القوى العاملة بشكل أكبر.

2. تخصيص حلول مخصصة للفرق المختلفة

لا يؤثر التغيب عن العمل على جميع الأقسام بشكل متساوٍ، ونادراً ما ينجح حل واحد يناسب الجميع. قد تواجه الفرق المختلفة تحديات مختلفة - ما يؤثر على فريق التسويق قد لا يكون هو نفسه ما يسبب التغيب في دعم العملاء.

على سبيل المثال، إذا كان الموظفون في دور خدمة العملاء يعانون من ضغوطات عالية، فإن تقديم فترات راحة أطول أو أدوات دعم آلية يمكن أن يقلل من الإرهاق. إذا كان فريق التسويق يعاني من التغيب عن العمل بسبب المواعيد النهائية غير الواقعية، فقد يكون تحسين التواصل والجداول الزمنية للمشروع هو الحل الأفضل. يضمن تصميم الحلول بناءً على احتياجات الفريق اتباع نهج أكثر فعالية.

3. تنفيذ برامج العافية في مكان العمل

يمكن لبرنامج العافية القوي للموظفين أن يقلل بشكل كبير من التغيب في مكان العمل من خلال معالجة الصحة البدنية والعاطفية والعقلية. فالموظفون الذين يشعرون بأنهم مدعومون في إدارة الإجهاد والحفاظ على صحة جيدة من المرجح أن يحضروا ويؤدوا أداءً جيداً.

يمكن أن تتضمن مبادرات العافية ما يلي:

• موارد الصحة النفسية مثل جلسات العلاج أو ورش عمل إدارة الضغوط النفسية
• حوافز اللياقة البدنية مثل عضويات الصالة الرياضية أو تحديات الخطوات
• خيارات الوجبات الخفيفة الصحية ومحطات العمل المريحة لتعزيز الصحة البدنية

من خلال إعطاء الأولوية لصحة الموظفين، يمكن للمؤسسات تقليل حالات الغياب المرتبطة بالإجهاد وتحسين المشاركة بشكل عام.

4. تقديم إجازة مدفوعة الأجر وإجازة مرنة

الموظفون الذين يشعرون بأن لديهم إجازات كافية هم أقل عرضة للغياب غير المخطط له. إن توفير إجازات مرضية مدفوعة الأجر وإجازات الأمومة/الأبوة والإجازات الشخصية يسمح للموظفين بالراحة عند الحاجة، مما يحول دون الإرهاق وفك الارتباط على المدى الطويل.

خلال مواسم ذروة الإصابة بالإنفلونزا أو الأزمات الصحية مثل كوفيد-19، يضمن تقديم إجازة مرضية مدفوعة الأجر للموظفين إمكانية تعافيهم دون نشر المرض في مكان العمل. يفيد هذا النهج الاستباقي كلاً من الموظفين والشركة من خلال الحفاظ على قوة عاملة أكثر صحة.

5. إعطاء الأولوية للتوازن بين العمل والحياة الشخصية من خلال جداول زمنية مرنة

يمكن أن يساهم جدول العمل الصارم في تغيب الموظفين، خاصةً بالنسبة لأولئك الذين يديرون التزامات عائلية أو التنقلات الطويلة أو التحديات الشخصية. غالباً ما تشهد الشركات التي تسمح بساعات عمل مرنة أو خيارات العمل عن بُعد أو حتى أربعة أيام عمل في الأسبوع تحسناً في الحضور والإنتاجية.

مع التكنولوجيا التي تجعل التعاون عن بُعد أسهل، يمكن للشركات أن تتكيف مع أنماط العمل الحديثة مع الحفاظ على تفاعل الموظفين. تُظهر بيئة العمل المرنة للموظفين أن رفاهيتهم مهمة، مما يجعلهم أكثر التزاماً بأدوارهم.

6. الاعتراف بمساهمات الموظفين ومكافأتهم

انخفاض الروح المعنوية وانعدام الحافز من العوامل الرئيسية المساهمة في التغيب عن العمل. عندما يشعر الموظفون بالتقليل من قيمتهم، فإنهم يكونون أقل ميلًا للحضور والمشاركة. يمكن لبرامج تقدير الموظفين أن ترفع الروح المعنوية وتعزز ثقافة التقدير.

تشمل طرق تقدير الموظفين ما يلي:

• مكافأة أصحاب سجلات الحضور الممتازة
• الإشادة العلنية بأعضاء الفريق على عملهم الدؤوب
• إرسال رسائل تقدير أو رسائل شكر أو رسائل شكر أو رموز امتنان صغيرة
• تنظيم أنشطة بناء الفريق أو الفعاليات الاحتفالية

إن مكان العمل الذي يحتفي بالإنجازات ويعزز الشعور بالانتماء يشجع الموظفين على الالتزام والظهور باستمرار.

7. تعزيز ثقافة التواصل والتعاون

تلعب تهيئة بيئة عمل يشعر فيها الموظفون بأنهم مسموعون ومقدرون دورًا حيويًا في كيفية الحد من تغيب الموظفين. عندما يثق الموظفون بمديريهم ويشعرون بالتواصل مع زملائهم، فمن المرجح أن يشاركوا ويحضروا باستمرار.

تشجيع التعاون من خلال:

• تعزيز المناقشات المفتوحة بين الفرق والقيادة
• بناء مكان عمل متنوع وشامل يدعم وجهات النظر المختلفة
• تهيئة بيئة آمنة نفسياً حيث يمكن للموظفين التعبير عن مخاوفهم دون خوف من الانتقام
• معالجة النزاعات في مكان العمل بشكل استباقي للحفاظ على جو إيجابي

من المرجح أن يظل الموظفون الذين يشعرون بالاحترام والمشاركة في عملية صنع القرار أكثر انخراطاً في العمل، مما يقلل من احتمالية التغيب عن العمل.

كيفية التعامل مع تغيب الموظفين إلى الحد الأدنى

يختلف مقدار التغيب عن العمل الذي يمكن أن تتحمله الشركة أو المنظمة من موظف إلى آخر، ومن شركة إلى أخرى، وأحيانا من وقت إلى آخر.

أحد المفاتيح الرئيسية للحد من التغيب عن العمل هو التأكد من أن سياسة الحضور واضحة ومفهومة من قبل جميع الموظفين الحاليين والموظفين الجدد.

يمكن لأصحاب العمل أيضا تثبيط الموظفين عن الغياب من خلال اتخاذ خطوات استباقية مثل:

• مكافأة الحضور الجيد
• تقديم الدعم الصحي العاطفي والجسدي
• التركيز على التوازن بين العمل والحياة
• إنشاء جدول زمني مرن
• توفير فرص للعمل من المنزل
• إبقاء التواصل مفتوحا
• تشجيع التعاون
• طلب التغذية الراجعة بشكل دوري
• الحد من التوتر في مكان العمل
• وجود سياسة حضور واضحة

الحد من التغيب عن العمل وبناء قوة عاملة أكثر تفاعلاً مع Empuls

غالبًا ما يكون التغيب المتكرر عن العمل عَرَضًا لمشكلة أعمق، ألا وهي عدم المشاركة. فالموظفون الذين يشعرون بأنهم غير مسموعين، أو غير معترف بهم، أو غير مرتبطين بمكان عملهم هم أكثر عرضة لأخذ إجازات غير مخطط لها، مما يؤثر على الإنتاجية والروح المعنوية. 

للحد من التغيب عن العمل بشكل حقيقي، تحتاج المؤسسات إلى أكثر من مجرد سياسات الحضور؛ فهي تحتاج إلى ثقافة تحافظ على مشاركة الموظفين وتقديرهم وتحفيزهم على الحضور. وهنا يأتي دور Empuls يُحدث فرقاً.

كيف يساعد Empuls في تعزيز المشاركة وتقليل التغيب عن العمل

1. تحويل الملاحظات إلى أفعال

الموظفون لا يحتاجون فقط إلى صوت - بل يحتاجون إلى أن يُسمع صوتهم. مع أدوات التغذية الراجعة المنظمة للموظفينيمكن للشركات الكشف عن الأسباب الحقيقية وراء التغيب عن العمل، ومعالجة المخاوف قبل تفاقمها، وخلق بيئة يشعر فيها الموظفون بالدعم.

2. جعل التقدير ممارسة يومية

لا ينفصل الناس عن العمل بين عشية وضحاها، بل يحدث ذلك عندما يشعرون أن جهودهم لا يلاحظها أحد. برنامج المكافآت برنامج مكافآت وتقدير قوي يضمن شعور الموظفين بالتقدير لمساهماتهم، مما يعزز الحافز ويقلل من الرغبة في أخذ إجازة غير ضرورية.

3. تخلق مكان عمل يرغب الموظفون في أن يكونوا جزءًا منه

لا يقتصر الغياب عن العمل على الغياب الجسدي فقط - بل يتعلق بالانفصال العاطفي. بيئة العمل التعاونية و بيئة العمل التعاونية والاجتماعية تعزز الروابط، وتقوي علاقات الفريق، وتمنح الموظفين شعوراً بالانتماء يجعلهم يرغبون في الحضور كل يوم.

4. تدعم التوازن بين العمل والحياة الشخصية دون فقدان الإنتاجية

غالباً ما يؤدي الإرهاق والإجهاد إلى التغيب عن العمل. تساعدEmpuls المؤسسات على تنفيذ برامج العافيةومكافآت الإنجاز وسياسات العمل المرنة، مما يسمح للموظفين باستعادة نشاطهم دون الشعور بالانفصال عن العمل.

فالشركة التي تعطي الأولوية للمشاركة والتقدير والتواصل لا تضطر إلى محاربة التغيب عن العمل - بل يتناقص بشكل طبيعي. فمع Empuls لا تكتفي المؤسسات بتتبع الحضور فحسب، بل تخلق مكان عمل يرغب الموظفون في التواجد فيه، مما يضمن استبقاءً أعلى وإنتاجية أفضل وقوة عاملة أكثر سعادة.

هل أنت مستعد لتحويل مكان عملك؟ ابدأ باستخدام Empuls اليوم! 

استنتاج

عندما يتغيب الموظفون ، فإنه يضع المزيد من الضغط وعبء عمل أكثر أهمية على الآخرين. ليس ذلك فحسب ، بل إنه يخلق تكلفة أعلى لصاحب العمل أيضا. مع الغياب الزائد ، قد تستمر الشركة في العثور على بدائل أو ربما ، تدفع للآخرين ساعات إضافية لتغطية الموظف الغائب مؤقتا.

مع دفع العمل الإضافي الذي يكلف صاحب العمل المزيد من المال ، يمكن أن يقلل ذلك بشكل كبير من الأرباح ويزيد من تكلفة الوظيفة لصاحب العمل.

عندما تكون هناك بيئة لا يريد الموظفون أن يكونوا غائبين عنها ، فمن المرجح أن يكونوا حاضرين. إن خلق بيئة صحية ومستقرة للموظفين هو أفضل طريقة للحد من التغيب عن العمل في مكان العمل.