دليل قائد الموارد البشرية لاستطلاعات نبض الموظفين

تجد الشركات نفسها تكافح باستمرار لجذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها في أسواق العمل التنافسية اليوم.

ومع ذلك ، فإنه لا يكفي فقط لجذب أفضل الموظفين. من المهم بنفس القدر الاحتفاظ بها. عندما لا تعطي الشركات الأولوية للاحتفاظ بالموظفين ، فمن المرجح أن تعاني من دوران طوعي ، والذي يكلف معظم الشركات الأمريكية 1 تريليون دولار كل عام.

تغطي تكلفة الدوران تكاليف الاستبدال المباشرة والتكاليف غير المباشرة مثل الإنتاجية والوقت المفقودين والتغطية المؤقتة وتدريب الموظفين الجدد. يمكن أن تكون تكاليف الدوران هذه باهظة الثمن لأي قائد أعمال ويمكن أن تقتل أعمالهم في نهاية المطاف.

قد يسأل قائد الموارد البشرية ، "ما الذي يمكنني فعله للتخفيف من تكاليف دوران الموظفين هذه وتحسين الاحتفاظ بالموظفين داخل شركتي؟" سؤال عظيم! إلى جانب إنشاء ثقافة شركة صحية وجذابة ، يمكنك الذهاب إلى أبعد من ذلك باستخدام استطلاعات نبض الموظفين.

في دليل الموارد هذا ، سنقدم كل ما تحتاج إلى معرفته حول استطلاعات نبض الموظفين.

ما هي استطلاعات نبض الموظفين؟

تقيس هذه الاستطلاعات رضا الموظفين وولائهم ومشاركتهم، كما أنها تزود الشركات بالبيانات التي تحتاجها لاتخاذ قرارات مستنيرة واستباقية.

تعتمد معظم إدارات الموارد البشرية تقليديا على استطلاعات رسمية واسعة النطاق لقياس مشاعر الموظفين.

في حين أن هذه الدراسات الاستقصائية للموظفين ، التي غالبا ما تكون سنوية ، بعيدة كل البعد عن الانقراض ، فمن الواضح أنها في انخفاض لأنها طويلة جدا ، وتوفر بيانات قديمة ، وليس لها تأثير يذكر لأن الإجراءات المتخذة تميل إلى أن تكون رد فعل.

وقد أدت مثل هذه المشكلات المتعلقة بالاستطلاعات السنوية إلى ارتفاع شعبية استطلاعات نبض الموظفين ، ونتيجة لذلك ، نعتقد أن كل شركة يجب أن تستخدم استطلاعات النبض.

لماذا تعد استطلاعات نبض الموظفين مهمة؟

على عكس استطلاعات المشاركة السنوية ، يجب على الشركات استخدام استطلاعات النبض بشكل متكرر لأنها تلعب دورا مهما في تحسين ثقافة الشركة.

نظرا لأنه ليس من المستحسن الانتظار لمدة عام كامل لتقييم ما إذا كانت الروح المعنوية قد ارتفعت أو انخفضت ، فستجد استطلاعات النبض مفيدة لأنها:

1. تقديم رؤى في الوقت الحقيقي حول شركتك

على مر السنين ، أظهر بحث غالوب أن معظم الموظفين غير منخرطين - مشيرا إلى أن 15٪ فقط في جميع أنحاء العالم و 34٪ فقط في الولايات المتحدة يشاركون فيها.

في مايو 2020 ، شهدت النسبة المئوية للعمال المشاركين في الولايات المتحدة ارتفاعا تاريخيا إلى 38٪. ومع ذلك ، بعد شهر واحد ، سجلت مؤسسة غالوب أكبر انخفاض في تاريخها في تتبع مشاركة الموظفين في الولايات المتحدة ، والتي يعود تاريخها إلى عام 2000.

من خلال رؤية كيفية تقلب بيانات المشاركة في غضون شهر واحد ، يمكنك أن ترى أنه من غير المعقول الانتظار لمدة عام كامل لتتبع مشاركة الموظفين في مؤسستك.

لذلك ، يمكن أن تساعدك استطلاعات النبض لمشاركة الموظفين على ملاحظة مثل هذه التغييرات السائلة في الوقت الفعلي ، واكتشاف علامات التحذير ، وإظهار مجالات التحسين ، واتخاذ الخطوات التالية الاستباقية.

2. الحصول على معدل استجابة مرتفع من الموظفين

غالبا ما تكون الأسئلة المستخدمة في استطلاعات نبض الموظفين موجزة وسهلة الإكمال ، مما يثير المزيد من الردود. كلما زاد عدد الإجابات التي تتلقاها ، زادت البيانات التي لديك لتحديد المشكلات والموضوعات - والأفضل هي نتائج مسح النبض.

3. السماح لقادة الموارد البشرية باستخدام التحليلات في قيادة التأثير

ليس من الأخبار أن المتخصصين في الموارد البشرية يطلبون باستمرار الحصول على مقعد على الطاولة. وبعبارة أخرى، يطلب قادة الموارد البشرية المشاركة في صنع القرار الاستراتيجي وإحداث تأثير كبير داخل مؤسساتهم. لماذا هذا النضال من أجل الموارد البشرية؟

تتمثل إحدى الطرق التي تمكن الموارد البشرية من كسب ثقة رئيسها التنفيذي في استخدام التحليلات في توقع احتياجات العمل.

يمكن لمديري الموارد البشرية التنبؤ بالمشكلات قبل ظهورها باستخدام مقاييس الموارد البشرية، مثل الإنتاجية أو معدل الدوران أو الاحتفاظ أو معدلات المشاركة. بصفتك قائدا للموارد البشرية ، فإن فهم استطلاعات النبض يمكن أن يقطع شوطا طويلا في تزويدك بالبيانات التي تحتاجها للعب دور أكثر استراتيجية.

6 عوامل يجب مراعاتها قبل استخدام مسوحات النبض

عند اتخاذ قرار باستخدام استطلاعات النبض لشركتك ، نعتقد أنه من الضروري بالنسبة لك مراعاة العوامل التالية:

1. الدعم

بصفتك قائدا للموارد البشرية ، ستحتاج إلى دعم تنفيذي لمبادرات الموارد البشرية الخاصة بك. ومع ذلك ، من المرجح أن يحدث قبول الإدارة بعد أن تظهر لهم تأثير العمل لاستخدام استطلاعات النبض لمشاركة الموظفين.

دع قادة أعمالك يعرفون نوع البيانات التي يمكن أن يتوقعوها وكيف ستساعد المؤسسة.

2. التواصل

بعد أن يؤيد القادة استخدام استطلاعات النبض ، يحتاجون إلى تشجيع الموظفين على المشاركة.

According to Gartner, once leaders can answer the question, "what's in it for me?", then half the battle for high response rates is already won.

• ➡ اجعل الموظفين يفهمون لماذا يجب عليهم المشاركة ومدى قيمة البيانات للمؤسسة.
• ➡ أخبرهم كيف ومتى ستدعوهم للمشاركة. يجب أن يعرف الموظفون ما يمكن توقعه أثناء إكمال الاستطلاعات.
• ➡ دع الموظفين يعرفون من يمكنه الوصول إلى ردودهم وما إذا كان لديهم خيار عدم الكشف عن هويتهم.

3. الشفافية

لجعل موظفيك يثقون في عملية ملاحظاتك ويكونون أكثر استعدادا للمشاركة في استطلاعات النبض المستقبلية واستطلاعات مشاركة الموظفين ، سيحتاجون إلى معرفة نتائج مسح نبض كل موظف وفهم خطط تحسين شركتك.

كن مستعدا لجلب الموظفين بسرعة مع نتائج مسح نبض الموظفين ، والتماس مشاركتهم في التخطيط للخطوات التالية.

5. التردد

حدد عدد المرات التي تخطط فيها لإدارة استطلاعات النبض. يجب أن تكون استطلاعات النبض أكثر تواترا من مرة ، مما يعني أنه يمكنك استخدامها شهريا أو ربع سنوي أو نصف سنوي.

ومع ذلك ، عند القيام بذلك ، تأكد من أن موظفيك لا يعانون من إرهاق الاستطلاع - عندما يتوقف الأشخاص عن الاستجابة للاستطلاعات لأنهم يعتقدون أن ملاحظاتهم ليست ذات صلة.

عند تحديد تكرار استطلاعات النبض، اكتشف:

• ➡ ما مدى احتمال تغير البيانات في غضون أسبوع أو شهر أو ربع سنة؟ هل حدث تغيير كبير، مثل إعادة الهيكلة أو التسريح الجماعي، في شركتك؟ يمكن أن تساعدك مثل هذه الأسئلة في تحديد تكرار استطلاعات النبض.
• ➡ ما مدى جدوى اتخاذ إجراءات ذات مغزى بشأن الدراسات الاستقصائية - هل أحرزت الشركة أي تقدم منذ الاستطلاع الأخير؟ يحتاج الموظفون إلى رؤية مثل هذه التحسينات قبل أن يتمكنوا من المشاركة عن طيب خاطر في الدراسات الاستقصائية اللاحقة.

6. التصميم

عند تصميم مسوحات النبض ، ضع في اعتبارك ما يلي:

• ➡ طول الاستطلاع ومدته - حافظ على الأسئلة موجزة ومباشرة. فكر في طرح 5-15 سؤالا يمكن الإجابة عليها في غضون 5 دقائق.
• ➡ بنية السؤال - فكر في استخدام أسئلة استطلاع مختلفة مثل الاختيار من متعدد أو مقياس ليكرت أو المصفوفة أو مقياس التصنيف أو الأسئلة المفتوحة.
• استخدم أسئلتك لطلب تعليقات الموظفين حول مواضيع محددة حتى تتمكن من تتبع التغييرات بمرور الوقت. قد تشمل الموضوعات ثقافة مكان العمل ، والتنوع ، والشمول ، والمكافآت والتقدير ، أو التوازن بين العمل والحياة.

7. منصة برمجيات مسح النبض

افهم أنه لا يوجد تطبيق ومنصة واحدة تناسب الجميع لمسح النبض ، لذا فإن ما نجح مع شركة مختلفة قد لا يعمل بالضرورة بالنسبة لك.

عند تقييم تطبيقات ومنصات مسح النبض لشركتك ، يجب أن تطرح هذه الأسئلة:

• ✅ هل المنصة فعالة من حيث التكلفة؟
• ✅ هل هو سهل الاستخدام؟
• ✅ هل التصميم المحمول مستجيب؟
• ✅ هل يضمن إخفاء الهوية تماما للمستجيبين؟
• ✅ هل يمكن تخصيصها لاحتياجاتنا؟
• ✅ هل يضمن أمن البيانات والنسخ الاحتياطي؟
• ✅ ما مدى سهولة جمع التقارير وتحليلها؟

For example, our all-in-one employee engagement platform, Empuls, answers all the questions above and more.

Through Empuls, you can efficiently run and manage pulse surveys, measure employee engagement in real-time, and turn feedback into actionable insights. It is one of the best pulse survey software for organizations to keep track of employees' pulse.

تقدم منصة مسح النبض الخاصة بنا أيضا قوالب استطلاع جاهزة للاستخدام ومدعومة بالأبحاث لجوانب مختلفة من دورة حياة الموظف ، مثل الإعداد والتعلم والعافية والتنوع والمخارج.

يمكننا تكوين الإيقاع والأسئلة والجمهور لتلبية متطلباتك. والأهم من ذلك، أننا نضمن عدم الكشف عن هويتنا لجميع الردود.

كيفية إدارة استطلاعات نبض الموظفين؟

بمجرد النظر في جميع العوامل المذكورة أعلاه ، يمكنك بعد ذلك المضي قدما في إدارة مسح النبض الخاص بك في هذه الخطوات البسيطة:

• ➡ الإعلان عن الاستطلاع: كما نوقش أعلاه ، يمكنك تحسين فرصك في الحصول على معدل استجابة مرتفع من خلال مشاركة جميع التفاصيل التي يحتاج الموظفون إلى معرفتها حول الاستطلاع. يفضل أن يكون لديك الرئيس التنفيذي يعلن عن الاستطلاع للحصول على تأثير أفضل.
• ➡ تشغيل الاستطلاع: أرسل رابط الاستطلاع إلى الموظفين. يمكنك استخدام كل من رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية حتى يتمكنوا من استخدام أيهما يمكن الوصول إليه.
• ➡ إرسال تذكيرات: من الضروري تذكير الموظفين أثناء الاجتماعات أو المحادثات حتى يظل مسح النبض أولوية بالنسبة لهم.
• ➡ مشاركة النتائج وتحليل النتائج: بعد إغلاق الاستطلاع، ستحتاج إلى مشاركة نتائج استطلاع النبض مع الموظفين وتحليل النتائج. يمكنك إنشاء مجموعات تركيز لتحديد السمات ومعالجة مشكلات محددة وطرح الأفكار حول الحلول التنظيمية الممكنة.
• ➡ تخطيط إجراءات ما بعد المسح: هذا هو جوهر عملية مسح النبض. سيحتاج فريقك التنفيذي وموظفوك إلى معرفة الخطوات التالية، بما في ذلك جدول زمني ممكن والأشخاص المعنيين. وستحدد هذه المرحلة أيضا احتمال ارتفاع معدلات الاستجابة في المستقبل.
• ➡ تكرار: ستحتاج إلى تكرار العملية بانتظام. ومع ذلك ، تذكر تجنب التعب من المسح. كما ذكرنا سابقا ، سيحتاج الموظفون إلى رؤية تحسينات قبل أن يتمكنوا من المشاركة عن طيب خاطر في الدراسات الاستقصائية اللاحقة.

تحقق من الجزء التالي في دليل الموارد الخاص بنا والذي يشارك 15 سؤالا لمسح النبض يجب أن تطرحها على موظفيك.

How can the pulse survey software by Empuls can help you?

We offer employee engagement solutions to HR professionals through our product i.e, Empuls. Book a demo now or start a free trial. You will see our platform in action and learn more from us about how you can drive an engaged culture in your organization.