10 Ways HR Automation Transforms Workplace Efficiency

قد تبدو الأتمتة والموارد البشرية وكأنهما فكرتان متناقضتان - الآلات والبشر ليسوا دائما شركاء طبيعيين. ولكن في الواقع ، يمكن لأتمتة الموارد البشرية تحسين كفاءة الأعمال بشكل كبير ، وجعل سير العمل في فريق الموارد البشرية الخاص بك أكثر سلاسة ، وتقليل الأخطاء. 

كيف تحقق أتمتة الموارد البشرية ذلك بالضبط؟ في هذا المنشور ، سنستكشف الطرق العشر التي يمكن بها لأتمتة الموارد البشرية زيادة كفاءة عملك وإفادة مؤسستك بأكملها. 

دعونا نبدأ! 

ما هي أتمتة الموارد البشرية؟ 

تستخدم الأتمتة في إدارة الموارد البشرية التكنولوجيا لمعالجة المهام اليدوية الشاقة المتعلقة بوظيفة الموارد البشرية.  

من المحتمل أن يقوم فريق الموارد البشرية الخاص بك بالكثير من المهام اليدوية التي تستغرق وقتا طويلا للحفاظ على تشغيل كل شيء بسلاسة. وعلى الرغم من أن هذه المهام تحتاج إلى إنجازها ، إلا أنها تستغرق وقتا يمكن إنفاقه على أنشطة أكثر قيمة. 

لماذا أتمتة الموارد البشرية؟ 

يمكن أن تساعدك الأتمتة في إدارة الموارد البشرية على: 

• تنظيم الوثائق الهامة إلكترونيا. 
• استيراد الوثائق المطلوبة 
• تخزين الملفات بتنسيقات قياسية حتى تتمكن من استخدامها عبر الأجهزة 
• العمل كأرشيف للسجلات. 
• إعدادك لعمليات التدقيق من خلال الحفاظ على تنظيم المعلومات والبيانات. 

These administrative tasks are all important, but machines can just as quickly do machines as humans. And with HR budgets shrinking at many places, getting these tasks done quickly and efficiently without hiring extra headcount is vital. HR automation is the solution. 

Common examples of automated HR processes 

HR automation streamlines repetitive and time-consuming HR tasks, reducing the need for manual intervention while improving efficiency. Various automation in HR management solutions can optimize several key functions, including: 

• Administrative tasks – Handling paperwork and standardized forms efficiently. 
• Payroll processing – Automating salary disbursements, paycheck generation, and pay adjustments. 
• Benefits management – Enabling employee self-service for benefits selection and administration. 
• Automated notifications – Sending email reminders, memos, and important updates to employees. 
• Talent acquisition – Streamlining candidate sourcing, resume screening, and recruitment processes. 
• Internal hiring – Managing referral programs and promotions seamlessly. 
• Employee onboarding – Granting IT access, setting up workstations, and conducting orientation training. 
• Offboarding procedures – Revoking system access and scheduling exit interviews. 
• Training and development – Tracking employee learning progress and managing skill development. 
• Time tracking – Recording work hours, sick leave, vacation, and personal time off. 
• Compliance documentation – Preparing tax forms, contracts, confidentiality agreements, and NDAs. 
• Employee records management – Maintaining accurate and up-to-date personnel records. 
• Regulatory compliance – Ensuring adherence to policies, such as annual safety training, and sharing compliance guidelines. 
• Job classification and structuring – Defining roles and responsibilities within the organization. 
• Performance tracking – Monitoring employee performance, bonuses, disciplinary actions, and terminations. 

By leveraging automation in HR management, organizations can boost productivity, enhance accuracy, and create a seamless experience for HR teams and employees alike. 

Addressing HR challenges with automation in HR management 

HR leaders today face a complex set of challenges—ranging from limited resources to managing a diverse global workforce and understanding employee sentiment at scale. Below is a breakdown of these challenges and how Empuls helps resolve them using automation and AI-powered engagement solutions. 

1. Lack of efficient feedback tools 

Understanding employee sentiment across multiple locations, departments, and work environments is difficult without structured feedback systems. Traditional surveys are time-consuming, often lack actionable insights, and don’t enable real-time responses. This results in missed opportunities to improve engagement and employee experience. 

2. Limited resources for engagement 

HR teams often struggle to maintain high engagement levels with constrained budgets and lean teams. Running recognition programs, managing benefits, and driving culture initiatives manually becomes inefficient and unsustainable. 

3. Complexity in managing a global workforce 

Managing HR initiatives across geographies involves navigating language barriers, diverse currencies, cultural expectations, and compliance needs. Without automation, this adds administrative overhead and risks inconsistencies. 

الأتمتة مقابل الاستعانة بمصادر خارجية 

ولا يزال دور الموارد البشرية يتطور بوتيرة أسرع من ذي قبل. تحاول المؤسسات الآن إيجاد التوازن المثالي بين العمل الاستراتيجي الداخلي والأتمتة والاستعانة بمصادر خارجية. 

Recent studies on the evolving role of the HR professional indicate that a significant part of HR functions, like administrative responsibilities, will either be automated or outsourced to others. 

10 HR automation best practices 

So what could HR automation look like for your company? Let's look at some of the best HR automation examples of how you can increase business efficiency with the right hr tools. 

1. انخفاض معدلات الخطأ 

لا تزال العديد من مهام إدخال البيانات لفرق الموارد البشرية تتم عبر الإدخال اليدوي - إدخال تواريخ الإجازات وكشوف المرتبات والمعلومات بالساعة ومعلومات الموظفين. لكن القيام بكل هذه المهام يدويا يترك مجالا كبيرا للأخطاء للتسلل إليها. يتعب الموظفون أو يشتت انتباههم أو يذهلون قليلا من الطبيعة المملة والمتكررة لإدخال البيانات ، وتحدث الأخطاء. 

إصلاح هذه الأخطاء ليس مجرد إزعاج - فهي تؤدي في بعض الأحيان إلى أخطاء محبطة أو مكلفة تسبب مشكلات أكبر في المستقبل. يمكن أن يؤدي تجنب هذه الأخطاء اليدوية البسيطة إلى توفير الوقت والتكلفة لنشاطك التجاري. 

2. المزيد من التحفيز للموظفين 

Let's face it - almost no one enjoys taking on those small, mindless tasks like data entry. Employees are most engaged when their work has purpose and meaning, and entering employee info into a spreadsheet does not fit that bill. Even your HR managers feel the pressure - they spend an average of 14 hours per week manually completing tasks that could be automated. 

إن تحرير فريق الموارد البشرية الموهوب لديك للتركيز أكثر على ما يفعلونه بشكل أفضل - مثل إدارة أداء الموظفين ، وقيادة استراتيجية الشركة ، وإدارة التغيير - يساعد الموظفين على البقاء أكثر تحفيزا لأداء جيد وبذل قصارى جهدهم. 

3. تبسيط سير العمل 

العديد من مهام الموارد البشرية القديمة والعمليات وسير العمل معقدة للغاية. هناك العديد من الخطوات الضرورية لإكمال كل مرحلة ، وفريق كامل من الأشخاص المعنيين ، ويبدو أن كل شيء يستغرق إلى الأبد. هذا هو عكس الكفاءة. 

ولكن مع أتمتة الموارد البشرية ، أصبح التحقق من عمليات الموارد البشرية هذه وإدارتها أبسط بكثير. على سبيل المثال ، يعد التحقق من أيام العطلات والإجازات المرضية وإدارتها مهمة كبيرة ومعقدة عند القيام بها يدويا. 

ولكن مع أتمتة الموارد البشرية ، تكون جميع المعلومات في متناول الفريق بمجرد البحث السريع - لا حاجة لسحب الملفات أو إرسال طلب إلى الموارد البشرية. إنها بسيطة وسريعة ودقيقة. 

4. إضافة الأمان إلى البيانات 

تعد ملفات ومعلومات الموارد البشرية أمرا حيويا لإدارة عملك. قد يطلب منك الاحتفاظ بالمعلومات من سنوات أو حتى عقود مضت، وتحتاج إلى الاحتفاظ بالمعلومات في حالة عمليات التدقيق أو للرجوع إليها في المستقبل. 

مع وجود العديد من أنظمة الموارد البشرية القديمة ، توجد كل هذه المعلومات على منصة واحدة - وإذا كان ذلك يمثل مشكلة ، فيمكن أن تختفي بياناتك إلى الأبد. (لن نتحدث حتى عن رعب نظام ورقي يسقط في حريق أو فيضان!) 

من ناحية أخرى ، عند استخدام أتمتة الموارد البشرية ، يتم نسخ بياناتك احتياطيا إلى خوادم شركتك عبر الإنترنت. إنه آمن حتى في حالة حدوث حادث أو انقطاع التيار الكهربائي أو كارثة طبيعية أو أي شيء آخر قد يحدث. إنها واحدة من أكبر أفضل ممارسات أتمتة الموارد البشرية لتوفير هذه النسخ الاحتياطية في حالات الطوارئ. 

5. تحسين عملية التوظيف والتأهيل 

Hiring and new employees onboarding is one of your HR team's most important tasks. While no HR software could take the place of a skilled hiring expert for people-focused tasks like interviewing candidates, automation can play a critical role too. 

HR automation in the hiring process can help you filter a large pool of candidates down to the most promising ones and select profiles based on skills and characteristics likely to succeed, which is especially important since 52% of HR professionals say the skills gap for candidates has worsened in the past two years. 

ويمكنك أتمتة إبقاء المرشحين المؤهلين في الحلقة خلال المرحلة الأولى من عملية التوظيف. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تساعد الأنظمة القائمة على الذكاء الاصطناعي في منع التحيز والتمييز الضمني من التأثير على من يصل إلى مجموعة المرشحين. 

6. مزيد من التركيز على احتياجات الموظفين 

إن معرفة ما يريده موظفوك ويحتاجون إليه وقيمته ليس بالأمر السهل على أي مؤسسة موارد بشرية - ولكنها مهمة حاسمة. هناك العديد من الأدوات تحت تصرفك لهذا الغرض (مثل استطلاعات مشاركة الموظفين واستطلاعات رضا الموظفين) ، ولكن أتمتة الموارد البشرية لها دور تلعبه أيضا. 

يمكن أن تساعد أدوات الذكاء الاصطناعي فريق الموارد البشرية على تحديد احتياجات الموظفين من خلال تحليل سلوكهم واكتشاف الأنماط. يمكن أن يساعدك أيضا في اكتشاف المشكلات قبل أن تصبح مشاكل كبيرة وتحديد الحلول الممكنة. 

7. اتخاذ قرارات تجارية أفضل 

يعد تحليل البيانات والتعلم منها أحد أفضل الطرق التي يمكن لعملك من خلالها اتخاذ قرارات أفضل بشأن أي شيء تقريبا - بما في ذلك الموارد البشرية. 

يمكن أن يساعدك استخدام أدوات أتمتة الموارد البشرية في جمع بيانات دقيقة حول الجوانب المتعلقة بالموارد البشرية، مثل عدد الموظفين وبيانات الموظفين والتعويضات واتجاهات الرواتب والمزيد. ويمكن أن يساعدك استخدام الذكاء الاصطناعي في هذه الأدوات على إجراء تحليلات متطورة لتلك البيانات لاتخاذ قرارات مستنيرة بشكل أفضل لشركتك أيضا. 

For example, you can use AI to determine which employees are succeeding in their roles and which ones are struggling and see if a shift would be a better fit. Or you can look at a team that's having trouble succeeding and see what changes could make a big difference. Instead of guessing based on instinct, you can add data to the mix and get real results from your teams. If you’re looking to build an in-house AI team, here’s an in-depth guide for hiring AI developers. 

8. خلق كفاءة من حيث التكلفة 

Many companies resist moving to HR automation because of the initial upfront cost. And it's true - these systems aren't cheap most of the time (though some options are lower in cost). 

الميزانيات ضيقة ، ومستقبل الأعمال غير مؤكد بعض الشيء في الوقت الحالي ، لذلك من المنطقي توخي الحذر. ولكن في الواقع ، يمكن أن يظهر النظر إلى المدخرات طويلة الأجل من أداة أتمتة الموارد البشرية انخفاضا كبيرا في التكاليف بشكل عام حتى عندما تأخذ في الاعتبار تكلفة الأداة نفسها. 

فكر في الأمر على أنه استثمار طويل الأجل في عملك. نعم ، أنت تنفق المال الآن ، ولكن هناك العديد من كفاءات التكلفة التي ستكسبها أثناء استخدامك لهذه الأداة أو الأدوات بمرور الوقت. 

تأتي هذه الوفورات من انخفاض معدلات الخطأ بشكل كبير ، وتحسين عمليات التوظيف ، وتحسين التحكم في البيانات ، والأمن ، وانخفاض عدد الموظفين ، وزيادة التحفيز والإنتاجية بين الموظفين الحاليين. مقنع جدا ، أليس كذلك؟ 

9. الحفاظ على اتساق الأمور 

كل فرد في فريق الموارد البشرية الخاص بك يفعل الأشياء بشكل مختلف قليلا. يعالج أحد أعضاء الفريق إدخال البيانات، ويستخدم آخر نظاما مختلفا. تقوم مجموعة واحدة بتشغيل عملية بطريقة معينة ، بينما تستخدم مجموعة أخرى طريقة أخرى. 

على الرغم من أنه لا يجب القيام بكل شيء في الموارد البشرية بنفس الطريقة ، إلا أن زيادة اتساق البيانات والعمليات يمكن أن تؤدي إلى كفاءات كبيرة. 

هذا صحيح بشكل خاص في بيئة الموارد البشرية المعقدة اليوم. تضمن أتمتة عمليات الموارد البشرية اكتمال المهام الحيوية بنفس الطريقة في كل مرة ، مما يقلل من الحاجة إلى التدخلات اليدوية ويضمن أن الجميع على نفس الصفحة طوال الوقت. يساعدك على الالتزام بمهام سير العمل المحددة مسبقا ومنع العمليات غير المنتظمة من الحفاظ على الكفاءة. 

10. بناء المرونة التنظيمية 

إذا كان لديك بعض النجوم في فريقك ، فأنت محظوظ! ولكن يمكنك أيضا أن تنمو لتعتمد عليها أكثر من اللازم. عندما يغادر هؤلاء النجوم ، تترك لك فجوات في المعرفة وأحيانا البيانات والعمليات أيضا. 

ولكن عندما تقوم بتضمين أتمتة الموارد البشرية ، يمكنك إنشاء نسخ احتياطية لجميع هذه العمليات والمعلومات ، لذلك لا تعتمد كليا على حفنة من الموظفين للالتصاق بها. 

وهذا يساعد مؤسستك على أن تصبح أكثر مرونة - فأنت مستعد عندما يغادر الأشخاص ، كما سيفعلون حتما ، ولن يتوقف فريقك بأكمله عندما يحدث ذلك. 

الوجبات السريعة الرئيسية 

في بيئة الأعمال التنافسية للغاية اليوم ، تحتاج إلى اكتساب كل الكفاءة التي يمكنك التنافس فيها. تعد أتمتة الموارد البشرية طريقة رائعة لشركتك للعمل بشكل أسرع وأكثر ذكاء وخدمة موظفيك القيمين بشكل أفضل. قد يبدو من الغريب استخدام الآلات لمساعدة موظفيك على النجاح ، ولكن هذا هو بالضبط هدف أدوات أتمتة الموارد البشرية - ومن الأسهل من أي وقت مضى العثور على الأدوات التي تناسبك. 

If you're looking for an automated tool to help you reward, recognize, and engage your employees every day with data-driven technology, Book a Demo or Schedule a Free Trial of Empuls today.

الأسئلة الشائعة