ما هي ركائز التواصل الفعال في مكان العمل

ماري مادهافي ريدي -

قال بول جيه ماير بحكمة ذات مرة ، "التواصل - الاتصال البشري - هو مفتاح النجاح الشخصي والوظيفي".

المعروف باسم مؤسس "صناعة التحسين الذاتي" ، صمدت اقتباسات بول ج. ماير ومساهماته أمام اختبار الزمن ومرت بألوان طائرة.

💡
If that statement from Meyer wasn’t convincing enough, then let’s look at what stats say about the importance of effective employee communication in the workplace.↠ According to McKinsey, a business with well-connected teams witnessed increased productivity of 20% to 25%.↠ According to CMSWire, 97% of the employees say that communication impacts their task efficiency everyday.↠ According to HBR, employees working in companies that follow effective communication practices and minimize the silo effect via centralized communication systems are 3.5x more likely to perform better than their peers.

بدون استراتيجية الاتصال الصحيحة والحل والتآزر ، من الصعب مواءمة أصحاب المصلحة التنظيميين المتعددين.

وهذا يطرح سؤالا حاسما: ما هي الدوافع الرئيسية للتواصل الفعال للموظفين؟ عندما تبدأ في التفكير في هذا السؤال الذي تبلغ قيمته مليون دولار ، بصفتك صاحب عمل (قائدا) ، يجب أن يكون "الاستماع" دائما له الأسبقية على التحدث. مع ذلك ، إليك خمس ركائز للتواصل الفعال للموظفين يجب على كل شركة الالتزام بها.

📜
Suggested Read:7 Reasons Why Internal Communication is Important in an Organization

5 ركائز للتواصل الفعال للموظفين في مكان العمل

في جوهرها ، يتعلق التواصل الفعال في مكان العمل بفهم جمهورك والتعاطف معه. لجعل استراتيجية الاتصال الخاصة بك والحل والتآزر تتماشى مع بعضها البعض ، تأكد من التركيز على هذه الركائز: الاستماع والمشاركة والاتصال والإلهام والتوجيه.

1. الاستماع

يمثل اجتماع HSBC Exchange (المسمى داخليا "اسكت واستمع") شهادة على العلامات التجارية التي تنفذ برنامج اتصال ناجحا.

على السطح ، قد يبدو وكأنه برنامج للموظفين ، ولكن بدلا من ذلك تم إنشاؤه لأعضاء الإدارة العليا.

طلب البرنامج من القادة وضع جورب فيه ، وكان دافع البرنامج هو أن يستمع القادة إلى الموظفين. لذلك فتح فريق الاتصالات الداخلية خط اتصال مباشر بين القيادة والموظفين.

في برنامج تشتد الحاجة إليه لاستعادة ثقة الموظفين، لم يسمح لكبار الأعضاء بمقاطعة الموظفين أو تصحيحهم أو انحرافهم أو مواجهتهم. لم يسمح لأعضاء القيادة بالاستماع وتدوين الملاحظات وتقديم تحديث عبر الإنترنت إلا بعد البرنامج.

في تمرين مع أقل من عشرة أشخاص في كل فريق ، حصل كل موظف على فرصة لإثارة مخاوفهم ومظالمهم مباشرة دون خوف من الانتقام أو التداعيات.

وناقش الموظفون التعويضات عن المظالم في المقصف مباشرة مع كبار قادة HSBC.

Why is it important to listen?A simple answer is that all employees deserve to be heard. When you listen to your employees, who are, undoubtedly, your biggest asset, they feel valued. A sense of belonging accompanies the feeling of being valued, and employees immediately operate more efficiently.

يمكنك الحصول على تعليقات الموظفين من خلال تنظيم اجتماعات على مستوى التخطي (المذكورة في دراسة الحالة أعلاه) ، وعكس قاعات المدينة ، والمناقشات المفتوحة ، ودردشات القيادة ، والأسئلة والأجوبة ، واستطلاعات الرأي ، والاستطلاعات.

بصفتك قائدا ، فإن الحصول على معرفة مباشرة ومنظور للحياة الشخصية والمهنية لموظفيك أمر مفيد وحاسم للشركة.

علاوة على ذلك ، يمكنك قياس التغيير في المشاعر من خلال استطلاعات النبض الدورية ، وحساب الموظفين الذين يعودون إلى التمرين والحفاظ على علامات التبويب على المشاركات العامة على Glassdoor وغيرها.

يمكنك استخدام تجربة الاستماع هذه والبيانات الكمية لتحسين وتوجيه جهود الاتصالات المستقبلية.

📜
القراءة المقترحة:الاستماع الفعال في مكان العمل: لماذا هو مهم وكيفية القيام بذلك

2. الانخراط

قدم باركليز، شركة الخدمات المصرفية والمالية، مثالا ممتازا لمشاركة العملاء القوية من خلال التدريب والتواصل.

أطلقت الشركة تطبيقها المصرفي لنظامي التشغيل Android و iOS ولكنها أدركت أن موظفيها لا يعرفون كيفية استخدامه. وبالتالي ، لم يتمكنوا من خدمة العملاء بشكل فعال. وإدراكا منه لأهمية التكنولوجيا وتطبيقه الأصلي، ضاعف باركليز جهوده من خلال إطلاق برنامج النسور الرقمية.

وسيتفاعل البرنامج بشكل كامل مع موظفي باركلي حول استخدام التطبيق، والحصول على أقصى استفادة من الإنترنت، وخدمة العملاء بدقة.

وبتحويل المبتدئين إلى خبراء، تلقى الموظفون تدريبا لا مثيل له من خلال مبادرة النسور الرقمية، وأظهرت النتائج زيادة مذهلة من 18 نسرا رقميا إلى 18000 نسر.

كمثال كلاسيكي على القادة الذين يحلون قضية ملحة من خلال التفاعل مع الموظفين ، تظهر مبادرة Digital Eagles أن التواصل مع الموظفين أمر حيوي.

Why is it essential to engage?If you take the case of Barclays, for instance, the leaders were steadfast in ideating and solving the problem at hand. It is critical to engage with the issue in step one without overreacting or taking drastic measures.

عندما تختبر العلامات التجارية وتعلم وتعلم جنبا إلى جنب مع الموظفين أثناء التنقل ، فلن تحل المشكلة الحالية فحسب ، بل ستحل شركتك أيضا.

للتوصل إلى مثل هذه الأفكار أو نشرها بفعالية ، يمكنك إشراك موظفيك ، وأفكار التعهيد الجماعي ، وخلق شعور بالوحدة داخل المؤسسة ، وهي طريقة أخرى لإشراك موظفيك.

من المفيد أن نتذكر أنه ليس كل شيء يحتاج إلى التدفق من الإدارة المركزية. إنه يعزز ثقافة يكون فيها الحوار ثنائي الاتجاه عبر جميع التسلسلات الهرمية أسهل طريقة لحل القضايا من جميع المستويات.

3. الاتصال

قد يبدو التواصل مع الموظفين مشابها للمشاركة ولكن انتظر حتى تقرأ الفوضى الناتجة عن الانفصال بين القادة في PayPal وموظفيهم.

أصدر ديفيد ماركوس ، الرئيس السابق لشركة PayPal ، حكما خاطئا بإعطاء إنذار نهائي لموظفيه. عندما علم ديفيد أن العديد من موظفيه لا يستخدمون تطبيق PayPal ، اتخذ نهج مكبر الصوت المتمثل في مطالبة موظفيه باستخدام التطبيق أو الاستقالة.

"إذا كنت أحد الأشخاص الذين رفضوا تثبيت تطبيق PayPal أو إذا كنت لا تستطيع تذكر كلمة المرور الخاصة بك ، فافعل لنفسك معروفا ، وابحث عن شيء من شأنه أن يتصل بقلبك وعقلك في مكان آخر" - ديفيد ماركوس.

بعد أن تم تسريب المذكرة أعلاه إلى الصحافة وأصبحت مشهدا عاما ، عادت PayPal إلى لوحة الرسم لاكتشاف سبب عدم استخدام موظفيها لتطبيق PayPal.

تعلم ديفيد وبقية أعضاء الإدارة العليا بالطريقة الصعبة أن الناس بحاجة إلى الشعور بالاتصال وأن يكونوا جزءا من المحادثة من أجل أن يكونوا متحمسين في العمل

Why is it vital to connect?As seen above, the employees at PayPal clearly felt a significant disconnect between the leadership and themselves, which is never good news.

الانفصال الذي مهد الطريق للرئيس لإرسال مذكرة إنذار نهائي إلى الموظفين ، يمكن تخفيف المشكلة تماما مع ما يكفي من الجهد والبصيرة.

Efforts such as providing a social platform for the employees to connect, celebrate events, speak to peers, reach out to superiors, and share grievances go a long way. Creating community groups for people with similar interests (related and unrelated to work) can do wonders.

4. إلهام

ذات مرة ، حققت العلامة التجارية للأحذية في بلدة صغيرة "كلاركس" نجاحا كبيرا عندما قررت العمل عالميا. مع دوران كبير يزيد عن 1.5 مليار وأربعة فروع رئيسية ، كان كلاركس يستعد ليصبح منافسا عالميا بخطة مدتها عشر سنوات.

خطة يمكن توقعها بسهولة من قبل أصحاب الرؤى ، لكن موظفي المدن الصغيرة في كلاركس كافحوا لفهم هذا النمو الشهم. ما فعله كلاركس بعد ذلك لم يكن أقل من عبقري - لقد صنعوا فيلما.

مع الاهتمام بمشكلتين في وقت واحد ، جعل هذا الفيلم من السهل على الموظفين تصور مستقبل المنظمة وعمل كحملة تسويقية لبدء محادثة عالمية.

يكمن جمال هذه الحملة في أن موظفي كلاركس شاركوا في صنع الفيلم ، مبتعدين عن روتين الشركة. صنعت الفرق الإبداعية الدعائم ، وسجل الموظفون الآخرون تعليقات صوتية ، ولعبوا دور البطولة كعملاء محتملين ، كما تم استخدام شبكة الإنترانت وأقراص DVD الداخلية في الصنع.

Why is it necessary to inspire?Clarks stands as a classic example of inspiring employees by aligning them collectively with the company’s ten-year vision. As employees return to either hybrid or full-time office hours, they may feel a lack of motivation or inspiration. Reinviting employees to join the journey may seem like a complex undertaking, but it is necessary.

من خلال الإبداع ، قد يطرح القادة حجة مقنعة ويلهمون القوى العاملة للعودة إلى الوراء بما يتماشى مع غرض العلامات التجارية وأهدافها. إذا تمكن القادة من الاستفادة من عواطف الموظفين ، فقد ألهمتهم حقا.

5. الدليل

Employees who are logically and emotionally invested in your company often ponder ‘what’s next.’ This is especially true when your workforce is returning to the office post-pandemic. It is the leader's responsibility to handhold the employees and navigates them with the help of the company’s principles and values. Providing them with the necessary guardrails in the due process may also help.

Why is it crucial to guide?Giving direction is a behaviour that not all are good at. Leaders influence their workplace environment—and every member of the organization—through positive behaviours. They share guiding principles for reference and prepare the managers for effective communication. And that's the starting point and the foundation of healthy company culture.

حدد العديد من الشركات العالمية العملاقة مجموعات واضحة من المبادئ التوجيهية لتشكيل مستقبل مؤسساتهم عند عودتهم إلى العمل. يمكنك تحقيق أقصى استفادة من الموقف وإعادة تنظيم رؤية العلامة التجارية إذا لزم الأمر.

التواصل الفعال هو مفتاح مشاركة الموظفين

بالنسبة لكل صاحب عمل ، يعد EVP (عرض قيمة صاحب العمل) أحد الأولويات الكبيرة وللحصول على هذا بشكل صحيح ، تستثمر كل شركة الملايين كل عام. يمكن أن يكون هذا في أي مكان من برامج التعلم والتطوير إلى المكافآت الإجمالية لتعزيز العلاقة بين صاحب العمل والموظف. وهذا الاستثمار يتزايد عاما بعد عام.

ومع ذلك ، تقول دراسة غالوب هذه أن 74٪ من الموظفين إما يراقبون فرص عمل جديدة أو يبحثون بنشاط عن فرص عمل أخرى. على الرغم من زيادة اهتمام أصحاب العمل وإنفاقهم على EVP ، إلا أن الموظفين ما زالوا لا يدركون القيمة.

إذن لماذا هناك انفصال كبير بين الشركة وموظفيها؟ حسنا ، الجواب بسيط: الرسالة لا تمر.

💡
According to the IDG survey:↠ Three-quarters of employees participating in the survey said that the communication about compensation, benefits, and HR-related policies was not easy to understand or engage.↠ More than 60% said their company’s employee communications weren’t easy to access.↠ About 65% of employees said their company’s communications were not sufficiently comprehensive. And 72% of them said that they weren’t happy with the level of personalization.

التواصل مع الموظف مكسور ، والأسباب واضحة

اليوم ، تغيرت الطريقة التي نعمل بها ، والقوى العاملة نفسها ، بشكل كبير. هناك 5 أجيال في العمل. ومن المثير للاهتمام أن جيل الألفية سيشكل 75٪ من القوى العاملة العالمية بحلول عام 2025 ، وهم بالفعل أكبر مجموعة. (لا تنسى: الجيل Z ساخن على أعقابهم)

لقد تغير استهلاك المعلومات. لم تعد طرق الاتصال التقليدية في مكان العمل تعمل في أماكن العمل الحديثة.

اليوم ، تختلف الطريقة التي يريد بها الناس تلقي المعلومات. إنهم يتوقعون أن تحدث الاتصالات متى وأينما أرادوا. أيضا ، يريدونها بتنسيق مألوف وسهل الاستهلاك وغير ساحق.

الحل: امتلاك أداة تعزز مشاركة الموظفين عبر التواصل

يعتمد نجاح الشركة كليا على فهم موظفيها للقيمة التي تقدمها. وبالتالي ، فإن استراتيجية الاتصال الفعالة أمر حيوي لتحقيق ذلك.

يتطلب تواصل الموظفين اليوم مقابلة موظفيك أينما كانوا - مما يعني الوصول إليهم بتنسيق يتردد صداه معهم. من خلال فهم الاتصالات بين الشركة والموظف بشكل أفضل ، يمكنك جعل مكان عملك أكثر إنتاجية.

يقسم هذا الرسم البياني التواصل الفعال للموظفين إلى أربع مجموعات ، وعندما يتم ذلك بشكل صحيح ، يمكن أن يؤدي إلى زيادة المشاركة.

استنتاج

مع كل ما يقال ويفعل ، تتطلب الشركات من جميع المقاييس والصناعات استراتيجية شاملة للتواصل مع الموظفين. في حين أن الدوافع الرئيسية لذلك المذكورة في هذه المقالة ستكون بلا شك مفيدة ، إلا أنها ليست سوى غيض من فيض.

إن ثقافة العمل المتماسكة حيث يكون لدى كل من الرئيس التنفيذي الجديد والرئيس التنفيذي للشركة نفس الرؤية في الاعتبار هو حلم ، والنشر الفعال لاستراتيجية الاتصال هو أسهل طريقة لتحقيق ذلك.