Wie lässt sich der Arbeitsfluss effizient gestalten?

Wie können Sie die Arbeitsabläufe für Ihre Mitarbeiter effizient auf Ihr Unternehmensziel abstimmen?

Wenn Sie die Antwort auf diese Frage gefunden haben, werden Sie an einer glücklichen Kreuzung ankommen. Eine, an der das übergeordnete Ziel Ihrer Organisation und das Ihrer Mitarbeiter in etwa in dieselbe Richtung weisen.

Und Sie verdienen es, sich jetzt auf die Schulter zu klopfen, denn wie wir gesehen haben, ist dies die optimale Position für jedes Unternehmen, das auf die nächste Stufe abheben will. Wenn Sie zu denjenigen gehören, die ein gemeinsames Ziel haben und teilen, ist es jetzt an der Zeit, Ihre Kenntnisse aufzufrischen.

Wenn Sie ein Ziel haben, haben Sie auch ein Ziel. Aber es wäre hilfreich, wenn Sie auch einen Fahrplan hätten, um dieses Ziel zu erreichen. Es nützt nichts, zu wissen, wo man hin will, wenn man den ganzen Tag nur auf Straßensperren und Schlaglöcher stößt. Wenn überhaupt, ist das eher frustrierend.

Deshalb ist der nächste Meilenstein auf dem Weg zum "Zweck" die Gestaltung optimaler "menschlicher Ökosysteme". Prozesse und Protokolle helfen Teams bei der Arbeit und Zusammenarbeit über "sinnvolle" Kanäle. Diese Kanäle sind Schaltkreise, die nicht nur Aufgaben erledigen, sondern auch dafür sorgen, dass die Mitarbeiter engagiert, produktiv und zufrieden sind. Denn auf irgendeiner Ebene, auf irgendeine Weise, stehen sie in Resonanz mit den ursprünglichen Fähigkeiten, dem angeborenen Charakter und den geschätzten Eigenheiten der Mitarbeiter.

Wir können dies grob als eine hybride Mischung aus mehreren Metriken definieren, wie z. B. Ihre:

• Organisatorische Kultur
• Stakeholder-Hierarchien
• HR-Politik
• Entscheidungsstrukturen
• Arbeitsabläufe

Wir haben es "locker" beschrieben, weil es keine exakte Wissenschaft ist (kein Volkseigentum, das etwas auf sich hält, sollte das von sich behaupten, weil sich die Ansichten ändern), und auch, weil es von Natur aus ein lebendiges, sich weiterentwickelndes Paradigma ist.

Jedes Unternehmen muss sein Mitarbeiter-Ökosystem von Zeit zu Zeit überdenken, um sicherzustellen, dass es relevant ist. Wenn Sie ein Kennzahlentyp sind, gibt es nur ein Kästchen, das Sie ankreuzen müssen, nachdem sich der Staub gelegt hat: Bieten Sie Ihren Mitarbeitern ein Umfeld, in dem sie ihre beste Arbeit leisten können?

Nun also zur großen Frage: Wie gestalten Sie Ihr menschliches Umfeld? Beginnen Sie damit, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe um Ihre Mitarbeiter herum aufbauen und nicht umgekehrt.

Effiziente Gestaltung des Arbeitsablaufs

Verstehen Sie, wie Sie Arbeitsplätze im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitern und dem Zweck Ihres Unternehmens definieren, um Business Excellence zu erreichen. Befolgen Sie diese Schritte, um die Arbeit effizient zu gestalten:

1. Lassen Sie den Zweck im Mittelpunkt stehen, um den Arbeitsablauf effizient zu gestalten

Definieren Sie Ihre Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Mitarbeitern und nicht umgekehrt. Wenn Sie die Fähigkeiten (ein Parameter, der mit dem "höheren Zweck" in Verbindung steht) Ihrer Mitarbeiter logisch in den Problemlösungsprozess (Aufgabenabläufe) einbauen, haben Sie sofort eine wesentlich höhere Erfolgswahrscheinlichkeit. Schlüsseln Sie die Fähigkeiten granular auf, um eine humane, flexible und fließende "Kompetenzbank" aufzubauen (im Gegensatz zu "Aufgaben, die durch drakonische Protokolle eingemauert sind"), die die Aufgabe dem Mitarbeiter zuweist, der am ehesten mit dem Talent und der Aufgabe übereinstimmt.

Vergessen Sie nicht, dass die Personalabteilung Teil dieser Strategie sein muss. Das bedeutet, dass die Personalpolitik und -normen im Hinblick auf dieses "passion-first"-Modell überprüft und neu konzipiert werden müssen, und nicht als parallele Übung irgendwo in der Isolation von Fort Knox.

Die drei Dinge, die Ihr aufregendes neues "Menschen-Universum" (Zweck-Universum) zu jeder Zeit ansprechen und vereinfachen muss, sind:

• Einfaches Erstellen von Zielen
• Agilität bei der Zuweisung von Rollen
• Offenhalten von Kommunikations- und Feedbackschleifen.

Die Neugestaltung Ihrer Arbeitsweise - die aller Wahrscheinlichkeit nach bedeutet, dass Sie aus Ihrer Komfortzone heraustreten müssen - ist schwierig, also verlieren Sie nicht den Mut, wenn Sie anfangs auf eine Mauer stoßen. Alles, was sich lohnt, braucht Zeit.

Alteingesessene werden vielleicht die Augenbrauen hochziehen, Puritaner werden vielleicht sogar an Ihrem Verstand zweifeln, aber das ist in Ordnung (das Gleiche haben sie mit Galilei gemacht!). Wenn Sie eine Kultur der gesunden Neugier und des Forscherdrangs etabliert haben - was unbedingt der erste Schritt in jedem Bestreben sein sollte - wird es natürlich viel einfacher sein, den Status quo zu übernehmen und später einen Konsens über Innovationen und Überarbeitungen zu erreichen.

2. Denken Sie in "Design Thinking".

Machen Sie es sich leichter, indem Sie die Grundsätze des Design Thinking anwenden. Stellen Sie Konventionen und Klischees an jedem Punkt mit lateraler Logik in Frage, und Sie werden feststellen, dass "alternative Wege" nicht nur spontan auftauchen, sondern auch immer mehr Sinn ergeben.

Wenden Sie die klassischen Prinzipien des Design Thinking von Anfang bis Ende an:

Denken Sie daran, dass dies nicht unbedingt immer in dieser Reihenfolge geschehen muss. Der letzte Schritt - das Testen - beinhaltet eine genaue Überwachung, eine Verfeinerung in Echtzeit und ständige Wiederholungen, bis Sie das richtige Rezept gefunden haben.

3. Versuchen Sie die 'Tour'

Der Versuch eines "Gallery Walk" kann diesem Universum eine gesunde Dosis Intuition verleihen. So funktioniert das Konzept in Kurzform. Bei einem Gallery Walk erstellen Sie Post-it-Zettel mit den verschiedenen Erkenntnissen, die Sie von Ihren Mitarbeitern über deren Ziele, Bedürfnisse und Schmerzpunkte gesammelt haben (in gewisser Weise, wie der ideale "Mitarbeiterprozess" für sie aussehen würde). Diese Post-it-Zettel werden dann an eine Wand gehängt (die "Galerie", wenn Sie so wollen).

Wichtige Stakeholder und Entscheidungsträger sind nun eingeladen, einen Rundgang durch diese Galerie zu machen, indem sie Punkte aufschreiben und Perspektiven notieren, die sie für die Gestaltung eines zielgerichteten Arbeitsablaufs als wesentlich erachten.

Gallery Walks ermöglichen es, die Bedürfnisse aller zu demokratisieren und zu berücksichtigen. Sie schließen auch willkürliche Voreingenommenheit und Urteile aus und schaffen die Grundlage für eine Organisationsstruktur, die wirklich auf das ausgerichtet ist, was zählt: Die Menschen, die sie tagtäglich nutzen werden.

Empuls groups are great tools for making this 'gallery walk' virtual and well-documented. You can create dedicated channels for these walk-throughs and ask employees to input them as channel feeds. The leadership team could use these threads to seek clarity further or discuss it. All the while, these discussions will be well documented for future reference.

Was Sie gerade getan haben, ist immens: Sie haben den Arbeitnehmer in die Mitte, an die Spitze der Dinge und in die Verantwortung gestellt. Sie ermächtigen die Menschen auf diese Weise - und vertrauen ihnen Entscheidungsbefugnisse an. In der Zwischenzeit setzen Sie Ihr Geld (Autorität, wenn Sie so wollen) dort ein, wo Ihr Geld ist, und beweisen, dass Ihr Leitbild mehr ist als nur Gerede.

Dies löst einen Dominoeffekt aus, der zu zufriedeneren Mitgliedern, einer Kultur der Vielfalt und Integration und einer guten Arbeitsmoral führt, die die Produktivität exponentiell steigert. Alles vervielfacht sich - vom Engagement über die Eigenverantwortung bis hin zu den Resultaten.

4. Ein Arbeitsablauf, der weniger Arbeit und mehr Fluss bedeutet

Wenn Sie dieses maßgeschneiderte, zielgerichtete Arbeits-Ökosystem erfolgreich aufgebaut haben, stehen die Chancen gut, dass es auf der Absicht und dem Gespür für die Situation vor Ort beruht. Eine intuitive, lösungsorientierte, selbstlernende Matrix, die instinktiv Unvorhersehbarkeiten und Peripheriegeräte einbezieht, korrigiert ständig den Kurs, um sicherzustellen, dass die Aufgaben auf intelligente Weise erledigt werden. Mit anderen Worten: mit einem Minimum an Schweiß, Zeit und Ressourcen. Es gibt erstaunliche Online-Tools für die Zusammenarbeit, die Sie dabei unterstützen.

Und nicht nur das. Ein von Natur aus organischer Prozess ist in der Regel auch transparent. Das ist der ideale Boden für die Schaffung eines verhaltensorientierten Umfelds, in dem der Aufwand genau erfasst, die Einstellung angemessen anerkannt und die Leistung gerecht belohnt wird.