Rédiger des courriels RH pour une communication plus efficace : 6 stratégies

C'est frustrant. Vous êtes un spécialiste des RH, un superviseur ou un directeur chargé de communiquer des informations importantes aux employés de l'organisation. Il peut y avoir des changements dans les avantages sociaux, de nouvelles options de prestations, des politiques de congé et des procédures de demande, et bien plus encore.

Pourtant, les analyses que vous avez mises en place indiquent que, même s'ils sont ouverts, le temps passé à lire ces e-mails est bien trop court pour que les destinataires en aient réellement absorbé le contenu. Vous le savez aussi parce que des employés se présentent dans vos bureaux en faisant des demandes qui indiquent qu'ils n'ont pas lu ces e-mails.  

Comment corriger cela ?

La réponse courte est que vous devez rendre vos courriels moins ennuyeux, afin que vos employés, déjà très occupés, s'arrêtent et y prêtent attention. La réponse plus longue est que cela peut impliquer de modifier vos communications par courrier électronique afin d'engager et d'obliger vos employés à les ouvrir.

Voici six stratégies pour rédiger des courriels efficaces qui pourraient contribuer à une meilleure communication sur le lieu de travail.

6 stratégies essentielles de messagerie RH pour une communication par courriel efficace sur le lieu de travail

La communication est la clé de la construction d'une organisation solide. Voici les conseils à l'intention des RH pour rédiger un courriel en vue d'une communication efficace sur le lieu de travail" :

1. Ces lignes d'objet ennuyeuses et générales doivent disparaître

Pensez aux courriels que vous ouvrez réellement. Qu'est-ce qui vous motive lorsque vous parcourez cette longue liste ? Il y a de fortes chances que ce soit l'objet du message. Les lignes d'objet comportent un élément psychologique que l'on ne peut ignorer.

Ils doivent faire appel aux émotions. Les journalistes le savent - c'est pourquoi leurs titres sont si convaincants. Ils suscitent la curiosité, la peur de manquer quelque chose, une éventuelle surprise (besoin de savoir), etc.

Pensez à votre ligne d'objet.

Comment la rendre plus convaincante ? Considérez ces deux exemples :

• "De nouvelles options de prestations sont maintenant offertes" vs.
• "Vous avez de nouvelles options d'assurance maladie à vérifier"

La deuxième ligne d'objet est beaucoup plus convaincante. L'assurance maladie est essentielle pour les gens. Quelles pourraient être ces nouvelles options ? Vos employés voudront le savoir pour ne pas passer à côté de quelque chose.

2. Un courriel, un objet

Il peut y avoir des changements de politique ou de procédure qui arrivent tous simultanément. La tentation est grande de rédiger un long courriel expliquant tous ces changements en même temps.

Grosse erreur.

Chaque courriel envoyé doit porter sur un seul sujet. L'objet de l'e-mail doit porter sur ce seul sujet et le corps de l'e-mail ne doit porter que sur celui-ci. Cela signifie que vos e-mails seront plus courts, ce que les destinataires apprécient. L'autre grand avantage est qu'il n'y a aucune confusion sur l'objet de l'e-mail.

Si vous demandez aux destinataires de faire quelque chose, soyez très clair et précis sur ce qu'ils doivent faire et comment le faire.

3. Segmentez vos courriels

Cette suggestion est liée à la stratégie précédente. L'une des plus grandes erreurs a été de concevoir un courriel "global" pour tous les employés, avec de nombreuses sections, dont chacune ne s'applique qu'à un seul segment de la population des employés.

Personne n'a envie de parcourir un long courrier électronique pour trouver les sections qui ne s'appliquent qu'à lui, même si vous avez réussi à le diviser en sous-sections. Divisez votre liste de destinataires et envoyez des e-mails séparés qui ne concernent que le segment spécifique de votre population d'employés.

4. Modifiez votre ton et votre style

Le message que vous devez faire passer est peut-être important. Mais doit-il être décrit dans un langage et un ton rigides et formels ? Il y a de fortes chances que non. Vous pouvez vous détendre, utiliser un langage plus informel et faire passer votre message.

Vous pouvez même injecter quelques emojis pour montrer vos sentiments personnels ou anticiper ceux des destinataires. Si, par exemple, il y a un nouveau formulaire que les employés doivent remplir et vous renvoyer, montrez votre empathie avec un emoji qui dit "ugh". Ils apprécieront que vous compreniez ce qu'ils ressentent.

Si l'e-mail a trait à un événement social, vous pouvez injecter des émojis joyeux. Cela vous donne l'impression d'être beaucoup plus humain, d'avoir des sentiments et des émotions comme eux.

5. Vérifiez toujours la grammaire et la ponctuation

Vous avez l'air paresseux si vous envoyez des e-mails sans vérifier l'orthographe, la grammaire ou la ponctuation. Et si vous avez l'air paresseux, c'est exactement la réponse que vous obtiendrez de la part d'un grand nombre de vos destinataires.

Si vous êtes paresseux, vous pouvez répondre de la même manière. Les services d'aide à la rédaction tels que Grammarly, Rytr ou Unemployed Professors ou les outils de relecture tels que Scribbr peuvent être utilisés pour obtenir une aide professionnelle. Évitez d'utiliser l'argot et les raccourcis tels que "LOL", "BRB", "OMG" dans les courriels liés à des communications professionnelles. Vérifiez toujours la ligne du destinataire avant d'envoyer un courriel.

6. Ajouter des éléments visuels

Les éléments visuels captent l'attention. Et ils constituent un excellent moyen d'insérer un peu d'humour dans vos messages électroniques. L'utilisation de GIFs et de mèmes avec un message intégré peut être puissante et engageante. Soyez un peu créatif ici - cela sera apprécié, et les destinataires seront beaucoup plus susceptibles de faire ce que vous demandez ou d'absorber les informations que vous fournissez. N'oubliez pas de vérifier que votre public a bien reçu vos messages et, si vous avez des problèmes de délivrabilité, utilisez le rapport DMARC et vérifiez que vous n'avez pas d'erreur d'enregistrement DMARC.

Conclusion

Les courriels sont ouverts et lus dans leur intégralité s'ils sont attrayants et s'ils sont le fruit d'une certaine créativité de la part de l'expéditeur. Mais ne communiquez pas trop par e-mail. Vous êtes un professionnel des RH, mais vous êtes aussi un humain qui doit avoir une bonne relation avec les employés de votre organisation.

Cette relation peut être renforcée par les courriels que vous envoyez - ceux qui fournissent des informations importantes, ceux qui nécessitent une réponse et ceux qui transmettent à la fois de bonnes et de mauvaises nouvelles. Si vous utilisez ces six stratégies lors de la rédaction d'un courriel, qu'il s'agisse d'un courriel professionnel, d'un courriel de RH ou d'un courriel personnel, vous êtes sûr d'obtenir plus d'ouvertures et de lectures.