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Collecting honest feedback and getting the best insights is essential most of the time to notice various perspectives. One of the critical situations in which you may need the best insights is resignations.
De nombreux salariés quittent leur entreprise pour de multiples raisons, telles que la culture d'entreprise, les salaires insuffisants, l'environnement de travail, les horaires de travail et la charge de travail. Les employeurs devraient étudier ces raisons et apporter les changements nécessaires en fonction du retour d'information, si l'entreprise en a besoin.
There are various ways to collect constructive feedback from employees who resign. The most common way to do it is to conduct exit surveys.
Exit surveys are preferred because they can be created online and filled out quickly via mobile applications. In this article, you will learn methods, questions, and reasons to obtain the best insights in your surveys in a detailed way.
What is an employee exit survey?
An employee exit survey is a structured questionnaire given to departing employees to understand their reasons for leaving, gather feedback on their work experience, and identify areas for improvement within the organization.
Unlike exit interviews, which can sometimes lead to guarded responses, exit surveys provide employees with a confidential platform to share honest insights about management, workplace culture, compensation, career growth, and job satisfaction.
Leaders can create a better company culture when employees express their opinions about why they are leaving the organization.
The responses to the exit surveys show more clearly where the company has shortcomings. For this reason, the reactions should be noted and analyzed to improve employee engagement and retention. So companies can make the necessary moves to correct their shortcomings.
4 Reasons you should use employee exit surveys
Vous vous demandez peut-être quels autres avantages les enquêtes sur les entretiens de départ peuvent apporter à la culture du travail et aux entreprises. À bien des égards, ces enquêtes donnent à votre entreprise une nouvelle perspective, et vous devenez une entreprise où les employés rivalisent pour travailler avec vous.
1. Obtenir un retour d'information utile
With the feedback and various ideas you get, you can bring new perspectives to the HR department and make existing employees more satisfied. This feedback is usually about situations that employees are uncomfortable with.
Engaged employees will be more committed to their workplace. In addition, they will embrace workplace projects as their own.
2. Renforcer les relations
Même si les employés démissionnent, cela ne signifie pas qu'ils ne travailleront plus jamais au même endroit. Il se peut qu'ils n'aiment pas leurs collègues ou, plus important encore, leur travail sur leur nouveau lieu de travail, et qu'ils veuillent retravailler avec vous.
C'est pourquoi les enquêtes de départ des employés peuvent vous aider à garder le contact avec eux et même à renforcer les liens qui les unissent.
3. Découvrir les points faibles et les points forts
Criticism is one of the best ways to detect your weak points to improve yourself. Companies and their management groups need to be open to both positive and negative criticism because only in this way can they discover their strengths and weaknesses.
Si vous faites plus d'activités pour améliorer vos faiblesses, vous satisferez automatiquement vos nouveaux employés.
4. Éviter de nouveaux départs
While many people can work for you, hiring a new employee for a company is an important and lengthy process. Both employees and employers need to trust each other mutually. Every employee who leaves is a waste of time and effort for the company, and proper communication with employees can help you avoid these losses.
Comment créer une enquête de sortie
L'élaboration d'une enquête de départ peut s'avérer utile pour recueillir les commentaires des personnes qui quittent votre organisation ou votre programme. L'enquête peut vous aider à identifier les domaines à améliorer et à comprendre les raisons de leur départ.
Voici un guide étape par étape pour vous aider à créer une enquête de sortie efficace :
1. Définir ses objectifs
Determine the specific goals you want to achieve with the exit survey. For example, you should understand the reasons for employee turnover, identify areas of dissatisfaction, or gather suggestions for improvement.
2. Sélectionner la méthode d'enquête
Décidez du format et de la méthode de diffusion de votre enquête. Vous pouvez choisir entre des outils d'enquête en ligne et des enquêtes sur papier.
3. Choisir les questions de l'enquête
Develop a set of questions that align with your objectives. Consider a mix of closed ended (multiple-choice or rating scale) and open-ended (free text) questions. Here are some common types of questions to include:
- Informations démographiques: Recueillir des données de base telles que l'intitulé du poste, le département, la durée d'emploi ou les raisons du départ.
- Questions à échelle de Likert: Utilisez des échelles d'évaluation pour mesurer les niveaux de satisfaction, par exemple en demandant aux participants d'évaluer certains aspects de leur travail ou de l'organisation.
- Multiple-choice questions: Offer predefined options for respondents, such as asking about the primary reason for their departure.
- Questions ouvertes: Les questions ouvertes permettent aux personnes interrogées de fournir un retour d'information détaillé, des suggestions ou des commentaires supplémentaires.
4. Garantir la confidentialité et l'anonymat
Assurez aux répondants que leurs réponses resteront confidentielles et anonymes. Cela favorise des réponses honnêtes et impartiales.
5. Faire en sorte que l'enquête soit concise
Respectez le temps des répondants en faisant en sorte que l'enquête soit courte et ciblée. Évitez les questions inutiles ou répétitives.
6. Test pilote de l'enquête
Avant de diffuser l'enquête à grande échelle, effectuez un test pilote auprès d'un petit groupe de personnes qui quittent ou ont récemment quitté l'entreprise. Cela vous aidera à identifier les éventuels problèmes ou ambiguïtés de l'enquête et à y apporter les ajustements nécessaires.
7. Distribuer l'enquête
Once confident in the survey's design, distribute it to the intended audience. Send it via email, link to your organization's website, or distribute paper copies if necessary.
8. Fixer une date limite et envoyer des rappels
Communicate the deadline for survey completion and consider sending reminder emails to encourage participation.
9. Analyser les données
Une fois que vous avez recueilli les réponses, analysez les données afin d'identifier les modèles, les tendances et les idées clés. Recherchez les thèmes communs, les problèmes récurrents et les domaines à améliorer.
10. Prendre des mesures
Use the insights from the exit survey to inform your decision-making and improve your organization or program. Implement changes based on feedback to address any identified issues or concerns.
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Understand why employees leave and improve retention with Empuls’ employee exit surveys. Get honest feedback, identify workplace challenges, and make data-driven decisions to enhance employee experience. Ensure every departure leads to meaningful organizational growth.
How to conduct an employee exit survey: 5 Best methods
Si les informations que vous avez lues vous ont fait prendre conscience de l'utilité de ces enquêtes pour votre entreprise et vos employés, vous êtes probablement en train de réfléchir à la manière de les créer.
We have compiled three frequently used methods for you so that you will have an average knowledge of each one and can choose the best one for yourself.
1. Face à face
L'une des méthodes les plus utilisées pour mener une enquête de départ est le face-à-face. Les anciens questionnaires papier, plus traditionnels, sont préparés par les services des ressources humaines et sont censés être remplis par les salariés qui ont déclaré leur intention de démissionner.
You can ensure employees read the survey questions completely and answer them themselves. The downside is that the answers to these questions must be recorded and analyzed individually, which is a very long process.
2. Enquêtes imprimées
Printed surveys are another way to collect honest feedback from your employees. You can quickly print the surveys you create on the computer and then give them to those who resign from their jobs. This method is more costly and laborious than others.
Employees must also be physically present in the office to complete the printed questionnaires, which many people do not want to deal with.
3. Appel téléphonique
Surveying by phone call is also one of the methods used, although it is not very popular. The first reason for its unpopularity is the low response rate to these surveys.
According to Pew Research, the response rate to telephone surveys continues to decline. During phone calls, the person in charge reads the previously prepared text to the resigned employees and records their answers.
However, this method is a very tiring process for both parties. Misunderstandings and poor connections can also hurt the results of the survey.
4. Créer une enquête en écrivant du code
Another well-known method is to write code to build an online exit survey. With this method, you can create a survey with your desired look. You need to know how to code or hire a program to do this.
The downsides of coding are that it is expensive and takes too long to create a survey. For this reason, although it is a well-known method, it is also a method that is no longer preferred.
5. Utiliser les outils de création d'enquêtes
Another frequently preferred and popular method is online employee feedback and survey tools. One of the most preferred reasons is that online survey tools do not require coding knowledge, and surveys can be created online.
En outre, de nombreux outils de création d'enquêtes incluent des modèles d'enquêtes de sortie, ce qui vous facilite encore plus la tâche. Des modèles et des thèmes prêts à l'emploi vous aideront à créer des enquêtes en une minute.
How to summarize the findings of exit interviews to improve performance
You'll have a tone of helpful information in your possession after conducting an employee departure interview. One issue remains for you to consider after the departing employee has been subjected to all of those exit interview questions: What will I do with this information?
Too frequently, businesses file it away without acting on the new information. In reality, 37% of HR managers claim to utilize departure interview data seldom. #Stop allowing it to happen to you.
Voici quelques étapes pour résumer les conclusions des entretiens de sortie :
1. Mener des entretiens de départ avec les employés qui quittent l'entreprise
When your employees inform the human resources department that they want to resign, you should send them the exit survey you prepared earlier. You can do this in the way you think will be most useful for you. For example, these can be online surveys or paper surveys.
Your exit survey should include engaging questions with a purpose similar to other HR survey questions. Employees should answer questions without wasting too much time after leaving their work. Otherwise, it can be challenging to get the most honest feedback.
2. Analyser les données pour voir s'il existe un modèle commun.
L'étape suivante, et l'une des plus importantes, consiste à analyser les réponses. La première chose à faire est de vérifier s'il existe des réponses communes. Ces points communs permettent d'identifier plus facilement les forces et les faiblesses de votre entreprise.
You should especially note your weak points so that you don't face the same problems in the future. You should also record your employees' favorite features in your company so that you don't have to put effort into developing them further.
3. Comparer les résultats des entretiens de départ avec les résultats d'autres enquêtes
Another way to analyze the survey results is to compare them with other employee surveys and forms. The general purpose of these surveys is to measure employee satisfaction with their work and to improve their performance. In all surveys, you can check whether employees answer the questions consistently.
If employees are dissatisfied with the same aspects across all surveys, the human resources department should prioritize improving them. This way, you can enhance your company culture and obtain more engaged employees.
4. Identifier les points faibles et s'efforcer de les améliorer
Une autre étape consiste à identifier et à classer les points faibles. Une fois que vous les aurez catégorisés, il sera plus facile de les améliorer. Par exemple, les préoccupations des employés peuvent être liées au travail, à l'environnement de travail, à la culture d'entreprise, à des raisons économiques ou au harcèlement moral.
Si une personne directe est responsable de ces problèmes, vous devez lui en faire part. Si ces problèmes sont des éléments que l'entreprise peut améliorer et changer, il faut leur accorder de l'importance et s'efforcer de mettre en œuvre ces innovations.
5. Partagez vos conclusions avec les dirigeants afin d'élaborer de nouvelles politiques
La dernière étape consiste à noter toutes les analyses en détail et à procéder à une évaluation globale. Vous devez partager tous les résultats avec les responsables de votre organisation et réfléchir à de nouvelles stratégies pour remédier à ces lacunes.
Si vous parvenez à transformer toutes ces lacunes en points forts, vous rendrez votre entreprise encore plus attrayante du point de vue de vos employés.
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Exit interview questions HRs should ask employees
If you want to create an exit survey from scratch and are unsure what questions to include, you should use the questions below.
Even if you don’t use the same questions below, you can take inspiration from them and develop more relevant questions for your own company.
General exit interview questions HRs should ask employees
The questions listed below are more generic exit interview questions. These inquiries may be asked during an exit interview regardless of the reasons for a candidate's departure from the organization. We will offer more detailed questions based on the kind of departure.
1. Why did you decide to leave [company]?
2. Qu'est-ce qui vous a incité à commencer à chercher du travail ailleurs ?
3. Was a specific event that made you leave your position? Then what?
4. Qu'est-ce que votre nouvel emploi offre que votre ancien emploi n'offrait pas ?
5. Could anything has been done to keep you working for the company? Then what?
6. Avez-vous consulté quelqu'un avant de décider de démissionner ?
7. Reviendriez-vous dans l'entreprise ? Si oui ou non
8. Would others consider working for the company? Why not, then?
9. Avez-vous déjà été victime d'une forme quelconque d'intimidation ou de harcèlement ? Si oui, avez-vous contacté les RH ?
10. Au cours de votre travail, avez-vous fait l'expérience d'un leadership engageant ou encourageant ?
11. Did you have the right equipment, materials, and/or training to fulfill your role's requirements? What was lacking if not?
12. Avez-vous des suggestions pour améliorer l'attractivité de l'organisation ?
13. Avez-vous d'autres commentaires à faire ?
14. Is it acceptable if a representative of our human resources division contacts you to inquire about anything further?
Questions à poser à un employé au moment de son départ à la retraite lors d'un entretien de départ
La retraite est un moment doux-amer. Ils quittent l'emploi qu'ils ont connu et aimé, mais cela peut aussi signifier qu'ils auront plus de temps libre et d'opportunités pour de nouvelles expériences. Vous pouvez en apprendre davantage sur le parcours professionnel et les objectifs futurs d'un employé qui prend sa retraite en lui posant les questions suivantes lors d'un entretien de départ.
15. Que pensez-vous de votre développement professionnel et de vos réalisations au sein de l'entreprise ?
16. Qu'avez-vous l'intention de faire après votre retraite ?
17. Pensez-vous avoir suffisamment d'argent pour subvenir à vos besoins à la retraite ?
18. Tout au long de votre carrière, l'entreprise vous a-t-elle donné suffisamment de formation et de soutien ?
19. Qu'est-ce qui aurait pu être fait pour améliorer votre expérience ou la rendre plus réussie ?
20. Avez-vous des recommandations à faire aux employés actuels ou futurs de l'entreprise ?
21. Avez-vous des suggestions pour améliorer les avantages sociaux ou le plan de retraite de l'entreprise ?
22. Avez-vous l'intention de continuer à travailler avec l'entreprise à un titre quelconque, par exemple en tant que consultant ou bénévole ?
Exit interview questions for terminated employees
Even though termination is never a simple topic, exit interviews are crucial. There are situations when a separation can be amicable. It might not be at other times. The following questions can be used to learn how a fired employee feels about the company and, ideally, address any rules or practices that may have contributed to their termination.
23. Pouvez-vous décrire les circonstances qui ont conduit à votre licenciement ?
24. Y avait-il des signaux d'alarme ou des signes avant-coureurs avant d'être licencié ?
25. Did you receive the assistance and instruction you need for your role before your employment was terminated?
26. Did you feel that the management valued your work?
Exit interview questions to ask employees when they resigns voluntarily
There are many different causes for voluntary resignations, from personal to professional. The following questions can be used in an exit interview with a departing employee to learn more about their time there and, ideally, to change any rules or practices that may have contributed to their choice to leave.
27. Why did you decide to leave your position?
28. Y avait-il un moyen pour l'entreprise d'empêcher votre démission ?
29. Pensez-vous avoir reçu les instructions et l'assistance nécessaires pour votre poste ?
30. Une mauvaise communication avec la direction ou vos collègues a-t-elle influencé votre choix de démissionner ?
31. Avez-vous des recommandations à faire pour améliorer la culture d'entreprise ou le lieu de travail ?
32. Suggéreriez-vous l'entreprise comme un endroit où il fait bon travailler ?
33. Souhaitez-vous ajouter quelque chose concernant votre temps de travail dans l'entreprise ou votre démission ?
Questions à poser lors de l'entretien de départ lorsqu'un stagiaire quitte l'entreprise
The success of the intern program and the degree to which interns were assimilated into the company may be learned through exit interviews with interns. The following questions can be asked of a departing intern during an exit interview to learn more about their time with the company and, perhaps, to enhance any rules or procedures for future intern recruits.
34. What would you say about your time as an intern at the company?
35. Did you believe that you were given the proper instruction and assistance for your position?
36. Did poor communication with management or coworkers contribute to your decision to leave the internship program?
37. Do you have any recommendations about how to make the intern program or the workplace for interns better?
38. Would you suggest the company to prospective interns looking for experience?
39. Do you have any further comments on your time as an intern at the company and/or your decision to leave the program?
40. Would you think your experience working for the organization as an intern was beneficial to your career and personal development?
41. Would you ever think about submitting an application for full-time employment with the company? If not, why not?
How can exit interviews affect the retention of employees
Employee retention is greatly influenced by employee engagement. However, departure interviews will only affect employee retention if the lessons learned are acted upon and applied to benefit the rest of your staff.
On estime qu'environ 85 % des employés sont désengagés au travail. 1 Même si ce chiffre peut être difficile à comprendre, il existe des mesures que vous pouvez prendre pour changer le cours des événements.
Les trois éléments suivants ont un impact significatif sur l'engagement des employés :
- La relation entre un superviseur et un employé
- la confiance du salarié dans la direction de l'entreprise
- Le sens du travail en équipe d'un employé
Keep these in mind as you prepare for the departure interview and ask questions to discover how you may enhance relationships, trust, and pride in your company.
Comment tirer profit des enquêtes de sortie des employés
You may learn a lot from exit interviews. Don't waste the opportunity to learn by failing to use employee departure surveys. Employee surveys may be used at any time, not only when someone is leaving, but they are especially crucial when someone is about to leave. It's important to receive comments from others since, according to 71% of workers, it makes them more productive.
One of the last opportunities you have to hear from an employee before they leave your firm is when they are about to leave. Don't pass up the chance to learn from them; utilize constructive criticism to improve your team's workplace.
Remember that the main objective of departure interviews is to use the knowledge you gain to improve workplace culture for your current and future teams. Take advantage of every employee leaving to enhance your business.
Improve employee retention with the Empuls exit survey software
Losing employees is inevitable, but understanding why they leave can help organizations build a better workplace. Empuls’ employee exit survey software provides structured feedback to uncover key reasons for attrition, helping HR teams make informed decisions that improve retention.
🔹 Automated & customizable surveys: Make exit surveys effortlessly with pre-designed templates or create your own.
🔹 Confidential & honest feedback: Ensure departing employees feel safe sharing their experiences.
🔹 AI-driven analytics: Identify trends and recurring issues to address workplace concerns.
🔹 Easy integration: Conduct surveys seamlessly via Slack, Microsoft Teams, or email.
🔹 Actionable insights: Use real-time data to refine policies, improve engagement, and boost retention.
Don’t let valuable feedback walk out the door. With Empuls’ employee exit interview survey, turn departures into opportunities for workplace growth and improvement.
Points clés à retenir
Recueillir un retour d'information honnête et demander l'avis des employés vous aidera à améliorer votre entreprise. Vous pouvez transformer votre culture d'entreprise et vos conditions de travail afin que les employeurs et les employés puissent obtenir une efficacité maximale.
Exit surveys are one of the best ways to get the most honest feedback because a resigning employee can freely offer his or her opinions about coworkers and the work environment without hesitation.
To get the best results, face-to-face and online surveys built by survey-maker tools are the most practical and effective.
Moreover, with the ready-made templates offered by survey maker tools, you can create professional surveys in no time and ensure that employees can access these surveys from anywhere, thanks to the phone application. Start creating exit surveys to collect feedback without wasting time!
