Communiquer avec succès le lancement de votre programme de reconnaissance des employés

S'il vous est déjà arrivé d'organiser une activité amusante le vendredi, avec des collations et des jeux, pour ne voir qu'une poignée d'employés se présenter, vous avez compris l'importance de la communication!  

Il en va de même pour votre programme de reconnaissance des employés. N'amenez pas le navire sur le rivage pour le voir s'écraser sur les rochers ! Des mois de stratégie, de budgétisation et de mise en place de l'outil parfait ne serviront à rien si vos employés sont laissés dans l'ignorance en raison d'un manque de communication.

"Le plus grand problème de la communication est l'illusion qu'elle a eu lieu." - George Bernard Shaw

Pour rentabiliser au maximum votre investissement dans le programme (avec une mise en œuvre et une adoption généralisées), vous devez disposer d'un plan de communication adéquat et d'une liste de contrôle de lancement pour vous assurer que chaque employé :

• Connaît le programme.
• Il est enthousiaste à l'idée de l'utiliser.
• Est satisfait de l'offre de prix et de récompenses.

L'objectif est de faire connaître la valeur de votre programme de reconnaissance à vos employés.

Ce blog vous présentera quelques approches éprouvées pour communiquer avec succès les programmes de reconnaissance des employés à l'échelle de l'entreprise.

La communication est la clé du succès

Afin d'instaurer une culture de la reconnaissance dans votre organisation et d'augmenter la productivité globale, vous avez créé un programme de reconnaissance complet qui motive vos employés à chaque étape de leur parcours au sein de l'entreprise.

Mais il ne suffit pas d'investir dans le programme si vos employés ne comprennent pas bien ses objectifs et ses avantages.

Pour que votre programme de reconnaissance des employés soit un succès, vous devez :

• Décrire les objectifs et le processus du programme.
• Communiquez les délais de lancement et mettez en avant l'équipe qui gère le programme.
• Définir les comportements susceptibles d'être reconnus et leurs avantages pour les employés.

Obtenez l'adhésion de vos employés en créant un buzz autour du programme grâce à une campagne de communication bien planifiée dont le lancement est le point central.

Pourquoi

• Faire connaître le programme et son rôle dans la promotion d'une culture de l'appréciation.
• Obtenir l'adhésion des employés en créant un buzz de pré-lancement autour du programme.
• Encourager une large adoption du programme après son lancement afin que les contributions de chacun soient reconnues.

Comment

• Prévoyez un budget pour la campagne de communication et obtenez l'adhésion de la hiérarchie.
• Planifiez un événement d'entreprise autour du lancement avec des communications de pré-lancement.
• Créez une dynamique avec des courriels, des affiches, des notifications et même le bouche à oreille.

Lorsque

• 1 à 2 mois avant le lancement proprement dit ; trop tôt, l'excitation retombera, trop tard, il n'y aura pas assez d'élan.
• Continuez après le lancement effectif pour maintenir l'enthousiasme et maximiser le retour sur investissement.

Adapter votre communication à tous les types de participants

Bien que le programme s'applique de la même manière aux employés ordinaires et aux employés occupant des postes de direction, votre plan de communication doit être adapté à chaque groupe.

1. Pour les employés

En tant que groupe cible du programme de reconnaissance, vos efforts de communication doivent se concentrer sur les buts et objectifs du programme, les détails du processus, les outils à utiliser et les avantages à court et à long terme du programme pour les employés.

Si possible, sélectionnez quelques acteurs clés pour défendre le programme. Faites passer le message à vos employés par le biais de réunions, de documents d'accueil, de l'intranet, de messages sociaux, de notes sur le tableau d'affichage, d'e-mails, etc.

2. Pour les managers

En tant que parties prenantes essentielles du programme de reconnaissance, les gestionnaires et les superviseurs doivent être informés de la raison d'être du programme. En tant que responsables de l'initiation de la reconnaissance et de la réponse aux questions de leurs équipes, ils doivent comprendre le processus, la technologie et le fonctionnement de l'outil/plateforme.

Des réunions avec les parties prenantes, des sessions de formation, des dossiers de questions-réponses et des courriels permettraient de mettre les cadres de niveau intermédiaire au courant et de les aider à se familiariser avec le programme.

Méthodes de promotion et de lancement de votre programme de reconnaissance des employés

Des courriels de lancement aux affiches, en passant par les campagnes, les réunions publiques et les popups sur l'intranet, il existe plusieurs façons de susciter l'enthousiasme autour du lancement.

Les RH devraient lancer la première communication quelques semaines avant le lancement effectif ; cela donne aux employés le temps de comprendre le programme, sa valeur, les récompenses offertes et la façon dont il améliorera leur développement de carrière global.

• 📰 Communiqué de presse : Donnez le coup d'envoi de la communication avec une stratégie de communiqué de presse solide présentant le programme, exposant ses objectifs et préparant le terrain pour le lancement.
• 📧 Emails : Un seul courriel d'annonce n'est pas suffisant ! Une campagne d'emails au compte-gouttes avec des teasers avant le lancement, des annonces de lancement et des suivis après le lancement maximisera l'impact du programme.
• 📢 Marketing numérique et imprimé : Créez un buzz autour de votre programme de reconnaissance des employés. Installez des panneaux numériques et des stands dans les locaux du bureau, de la réception à la cafétéria, en passant par les tableaux d'affichage, ou tout autre endroit où vous pouvez attirer le maximum de regards pour sensibiliser le public. Parallèlement, la promotion numérique par le biais d'économiseurs d'écran, de notifications contextuelles et de téléscripteurs défilants permettra de garder le programme à l'esprit.
• 🗣 Intranet et médias sociaux internes : L'intranet de l'entreprise fonctionne comme un média social interne pour discuter du lancement, fournir des informations et des aperçus de pré-lancement aux employés. Utilisez des sondages et des quiz pour inviter des suggestions, discuter des réactions, et une image de bannière pour populariser le lancement.
• 👨💻 Townhall/Activités : Instaurez la confiance et la crédibilité en demandant aux chefs d'entreprise et aux responsables du personnel de l'entreprise de souligner les aspects essentiels du programme et de sa mise en œuvre lors de la réunion publique à l'échelle de l'entreprise (sur site ou virtuelle). Invitez les discussions et les questions pour faire participer les employés, planifiez des activités amusantes et envoyez des cadeaux symboliques pour créer le buzz.

Lancements de R&R dans la vie réelle avec un facteur "Wow".

Ces entreprises se sont fait un nom non seulement pour leurs programmes de reconnaissance, mais aussi pour la façon dont elles ont lancé leur programme R&R et la fanfare qui l'a entouré.

➡ Heineken a reconditionné et relancé son programme R&R avec toutes les cloches et les sifflets. La préparation du lancement comprenait des communications omnicanales par le biais d'emails, de posts quotidiens sur les médias sociaux, de standees et d'affiches, de SMS aux employés, d'écrans de veille pour PC, et plus encore.

➡ Cox Communications a planifié un festival de lancement d'une semaine avec des activités à part entière autour de sa plateforme Spark R&R. Ils en ont fait un événement annuel qui commence par un courriel à thème amusant, diffusé à l'échelle de l'entreprise, annonçant les festivités de la semaine Spark.

Le moyen de dire aux employés "qui" reçoit la reconnaissance et "pourquoi" dépend de la culture de l'organisation. - SHRM

Une liste de contrôle pour les RH qui envisagent de lancer leur R&R

Une liste de contrôle rapide vous aidera à consolider votre stratégie de lancement et à faire en sorte que votre plan de communication pour le lancement de votre programme de reconnaissance et de récompenses des employés soit prêt à fonctionner.

Do's ✅

• Préparez une stratégie de communication de pré-lancement et obtenez l'adhésion et le budget de la haute direction.
• Créez un plan de campagne agile, suivez les éléments livrables à l'aide d'un outil de planification de projet et désignez un responsable de campagne pour garantir une bonne exécution.
• Décidez sur quoi vous voulez vous concentrer - le programme de R&R lui-même ou la raison de sa mise en œuvre et de son lancement.
• Mettez au point le message en testant la campagne sur un petit groupe et en l'adaptant en fonction des réactions.
• Assurez-vous que votre communication - affiches, courriels, graphiques, ton du contenu et style - est conforme à l'image de marque de l'entreprise.
• Mettez le paquet le jour du lancement pour susciter l'enthousiasme et obtenir l'adhésion des employés.
• Mettez en évidence la proposition de valeur commerciale et les avantages pour les employés lors du lancement.
• Organisez régulièrement des événements et promouvez les étapes importantes du programme pour maintenir la dynamique après le lancement.

A ne pas faire ❌

• N'attendez pas la dernière minute pour obtenir l'adhésion et le budget de la direction. La campagne ne démarrera pas à temps.
• N'utilisez pas la vieille méthode du papier et du crayon ou de la feuille Excel. Elle ne suffit pas à suivre le rythme d'un plan de campagne dynamique et est sujette aux erreurs.
• Ne divisez pas votre attention sur trop de choses. Cela vous ferait perdre de vue l'importance du message principal.
• N'envoyez pas un message générique. Il aura un impact sur le lancement et la mise en œuvre de votre programme de reconnaissance.
• N'utilisez pas de couleurs et de styles génériques, car votre campagne pourrait perdre sa crédibilité ou avoir un impact réduit sur les employés.
• Ne lésinez pas sur le jour du lancement. Le programme ne sera pas couronné de succès sans l'adhésion des employés.
• Ne vous concentrez pas sur les avantages périphériques. Cela découragerait une utilisation et une adoption généralisées.
• Ne pensez pas que le programme commence et se termine avec le lancement. Encouragez l'adoption généralisée par des activités et une communication post-lancement.

Que se passe-t-il après le lancement ?

Comme il est facile de laisser retomber l'excitation, maintenez le buzz en envoyant des courriels de suivi, des enquêtes, des quiz et même des groupes de discussion.

Ouvrez vos canaux de communication et encouragez l'utilisation à l'échelle de l'entreprise pour garantir une mise en œuvre réussie, une adoption après le lancement et un engagement durable envers votre programme de reconnaissance des employés.

En même temps, communiquez les mesures de réussite du programme, qui comprennent des facteurs tels que :

• Productivité
• Taux de rotation
• Taux d'absentéisme
• Note de satisfaction
• ENPS(taux de recommandation net des employés)

Assurer des mises à jour régulières sur les changements de version, les changements structurels, les modifications et les statistiques intéressantes des parties prenantes et des employés du programme.

Veillez à ce que les cadres supérieurs soient également de la partie en communiquant fréquemment avec leurs équipes et en récompensant ceux qui réussissent et ceux qui gagnent.

Cela favorisera la confiance et montrera aux employés que l'entreprise ne se contente pas d'investir dans un outil, mais qu'elle croit fermement au programme dans son ensemble.