Quand commencer à planifier votre programme de récompenses et de reconnaissance des employés ?

Quel est le moment idéal pour mettre en place le plan de repos et de récupération de vos employés ?

Commençons par vous dire quand vous ne devez pas "commencer" à planifier le programme de repos et de récupération de vos employés :

• Quand vos employés sont déjà désengagés.
• Quand la vigne du bureau bourdonne de murmures de mécontentement.
• Quand l'entreprise perd de l'argent !

Prenez General Motors, par exemple.

Dans le scandale du rappel de General Motors en 2014, où la PDG de GM, Mary Barra, a dû se présenter devant le Congrès pour répondre de l'incapacité de l'entreprise à rappeler des voitures défectueuses ayant entraîné jusqu'à 13 décès, ce qui est apparu comme l'une des causes sous-jacentes était le processus défectueux de récompenses et de punitions de l'entreprise.

L'environnement de GM décourageait les individus (employés) d'exprimer leurs préoccupations au lieu de les récompenser pour leur conscience. Après cela, le programme de R&R de l'entreprise a fait l'objet d'une refonte complète, mais pas avant que le mal ne soit fait !

Votre programme de récompenses et de reconnaissance doit être intégré dans le tissu de la culture de votre entreprise dès sa conception.

87% of employees report a high level of inclusion at their company when there’s a strong culture of recognition. Forbes

Mais il y a plusieurs étapes à franchir avant que votre plan ne passe du stade de l'esquisse sur la planche à dessin proverbiale à celui de la réalité.

Quand commencer un programme de R&R : Une chronologie des événements

Si c'est la première fois que votre entreprise met en œuvre un programme de récompenses et de reconnaissance, sa planification peut sembler être une tâche ardue.

C'est ce qui se produit lorsqu'un programme de récompenses est lancé à la hâte, sans réflexion ni planification. Vous êtes animé par l'enthousiasme et la passion de faire les choses bien pour vos employés, mais ne vous lancez pas tête baissée sans plan !

Du jour où vous envisagez le programme jusqu'à son lancement effectif, un plan d'action bien conçu et exécuté avec précaution vous garantira un succès plus important en termes de lancement et de participation.

1. Le plan à 6 mois

• Une fois que vous avez rallié l'organisation à l'idée d'un programme de R&R, assurez-vous de mettre votre plan en marche au moins un an avant le lancement réel.
• Commencez par les objectifs que vous voulez atteindre. Évaluez les objectifs de votre entreprise, les besoins de vos employés et la manière de les atteindre avec succès.
• Préparez une estimation approximative des délais et vérifiez-la régulièrement pour vous assurer que le lancement est en bonne voie.
• Dans les mois qui suivent, constituez l'équipe adéquate qui vous aidera à rechercher, exécuter et mettre en œuvre le programme.
• Faites des recherches sur les différentes plateformes ou fournisseurs de reconnaissance des employés. Examinez les incitations, les avantages et les options de récompense qu'ils proposent. Assurez-vous que tout s'aligne sur les objectifs généraux de votre entreprise.

2. L'étape des 4 mois

• Au bout de 4 mois, il est temps de contacter différents fournisseurs pour obtenir des devis. Faites un appel interne sur la logistique du programme.
• Plusieurs facteurs jouent un rôle important dans l'évaluation d'un fournisseur ou d'une plateforme de R&R, notamment les frais de licence, la sélection des fonctionnalités et le niveau de personnalisation.
• En même temps, il est crucial de fixer un budget et de choisir les catégories de récompenses dans le cadre de ce budget.
• Créez une liste d'indicateurs clés de performance qui peuvent vous aider à mesurer le succès du programme. Dressez la liste des objectifs de vos employés et définissez les catégories de récompenses pour aider vos employés à s'aligner sur ces objectifs et à répondre à leurs besoins.
• Une fois que vous avez défini les critères, utilisez les quelques mois suivants pour effectuer une analyse comparative des fournisseurs/plateformes sur la base d'échantillons, de démos, de témoignages, de références et de prix, afin de vous aider à faire un choix éclairé.
• Décidez de la portée et de l'étendue du programme. S'appliquera-t-il à l'ensemble de l'entreprise ? Ou sera-t-il ciblé sur un lieu ou un service spécifique ? Quelle sera la récompense la plus élevée et la plus basse ?

3. Le délai de 2 mois

• Il ne reste plus que deux mois, il est temps de passer à la mise en œuvre proprement dite. Choisissez un fournisseur ou une plateforme sur la base de votre évaluation et partagez la liste des indicateurs clés de performance que vous souhaitez intégrer au programme, ainsi que les paramètres mesurables.
• Fournissez une liste des objectifs du programme, des catégories de récompenses et des valeurs, des détails sur la marque, des directives, des listes d'employés, des exigences en matière de rapports, etc. Des consultations détaillées avec votre fournisseur vous aideront à préparer et à optimiser la plate-forme pour votre lancement initial.
• Mettez au point un budget et un plan de communication pour le lancement. Il est ensuite temps de commercialiser votre programme auprès des employés en utilisant une stratégie à deux volets visant à la fois le lancement lui-même et les avantages du programme.

4. 1 mois avant le lancement

• Au bout d'un mois, votre plateforme doit être prête à être testée. Les RH et les cadres supérieurs de l'entreprise doivent passer en revue le programme, en testant chaque caractéristique et fonctionnalité pour s'assurer que la plate-forme est entièrement prête avant sa mise en service.
• Prenez le temps de tester les liens. Recherchez les bogues dans le système, vérifiez les fonctions personnalisées et assurez des lignes de communication claires avec votre fournisseur pour effectuer les derniers ajustements. Vous pouvez utiliser un outil de suivi des bogues pour gagner du temps dans cette tâche.
• Donnez un coup de fouet à vos communications de lancement et utilisez une approche multicanal. Exploitez les courriels, les campagnes, les affiches, les réunions publiques et les fenêtres contextuelles sur l'intranet pour susciter l'intérêt des employés et mettre en évidence la valeur du programme.

5. 2 semaines à venir

• C'est l'heure de vérité ! À deux semaines de l'échéance, votre plate-forme devrait être opérationnelle.
• Fixez des points de contact réguliers avec votre fournisseur pour affiner la plateforme et valider les données du programme (y compris les détails sur les employés).
• Commencez à former vos équipes RH et vos managers de niveau intermédiaire, utilisez des paquets de questions-réponses pour les familiariser avec l'outil et ses rapports.
• Organisez régulièrement des réunions avec les parties prenantes afin de régler les problèmes de dernière minute.
• Continuez à donner à vos employés un avant-goût du programme en leur présentant les récompenses, les détails sur la façon d'atteindre les objectifs et les avantages du programme pour leur développement professionnel et personnel.

6. 1 jour restant

• La veille du lancement s'annonce généralement sous le signe du suspense. Il est temps d'effectuer les dernières vérifications auprès de votre fournisseur de plate-forme pour s'assurer que tout est prêt à partir !
• Organisez une série d'événements de pré-lancement pour amplifier l'anticipation. Vous pouvez organiser une fête de pré-lancement, des jeux de construction d'équipe, une réunion hors site, ou n'importe quoi d'autre pour montrer à vos employés qu'il s'agit d'un programme de récompenses pour les employés.

7. Journée de lancement

• Félicitations ! Alors que vous annoncez votre programme par une grande fête de lancement ou une réunion publique, il est temps de dévoiler toute son étendue et ses caractéristiques.
• Surveillez les interactions et réactions initiales, organisez une séance de questions-réponses approfondie pour assurer vos employés de ses avantages et bénéfices.
• Dans les jours qui suivent, rendez votre équipe de programme disponible pour répondre au flot de questions qui ne manqueront pas de se poser à mesure que vos employés commenceront à utiliser la plate-forme. Passez en revue la plate-forme et l'outil à intervalles réguliers pour suivre les changements.

Le succès de la R&R pour les entreprises qui ont choisi le bon moment

Bien que les délais mentionnés ci-dessus puissent être considérés comme une moyenne, les entreprises qui ont connu un succès remarquable dans leurs initiatives de R&R ont non seulement pris en compte la taille et la position sur le marché, mais aussi l'évolution des besoins des employés.

En d'autres termes, ces entreprises ont adopté une approche agile du R&R, en planifiant ou en adaptant leur programme en fonction des besoins du moment.

En prenant ces entreprises comme exemples de R&R bien fait, vous pouvez estimer le moment opportun pour que votre entreprise planifie son programme de R&R des employés en fonction des critères suivants :

Le temps, c'est de l'argent !

Le temps est un facteur essentiel lors de la planification du programme R&R de vos employés. Bien qu'il s'agisse d'un voyage passionnant entre la vision et le lancement, il ne s'arrête pas là. La partie la plus cruciale vient après le lancement, lorsqu'il est temps de surveiller l'adoption, l'utilisation, les progrès et les taux de participation et d'ajuster le programme pour en faire le meilleur cadeau possible pour vos employés et votre entreprise.

Vous atteindrez les objectifs commerciaux souhaités, à savoir conserver votre personnel qualifié, recruter de nouveaux talents et accélérer la croissance de l'entreprise.