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Vous savez ce qu'on dit : une équipe est aussi forte que son maillon le plus faible. Il est donc important de disposer des bons talents, avec les bonnes compétences, dans les bons rôles, et au bon moment. Ce n'est qu'alors que vous pourrez créer une symphonie de talents, où chaque membre de l'équipe jouera son rôle à la perfection.
Toutefois, vous ne pourrez réaliser cet exploit que si vous disposez d'un plan de main-d'œuvre solide. Heureusement, à la fin de cet article, vous comprendrez les détails de la planification des effectifs, de ce qu'est la planification des effectifs à la façon dont vous pouvez en élaborer une pour votre entreprise.
Plongeons dans le vif du sujet.
Qu'est-ce que la planification des effectifs ?
La planification des effectifs implique une série d'analyses et de prévisions pour s'assurer que votre entreprise dispose des talents, de l'expérience et des connaissances nécessaires. Cette planification peut être réalisée à l'aide d'un logiciel de gestion des ressources humaines tel que Runn. Voici un exemple.
Il existe deux principaux modèles de planification des effectifs : la planification stratégique des effectifs et la planification opérationnelle des effectifs.
Planification stratégique des effectifs
Il s'agit d'avoir une vue d'ensemble et de prendre en compte les besoins à long terme de votre entreprise. Il s'agit d'un processus de prévision des besoins futurs de votre personnel sur la base des principaux buts et objectifs de votre entreprise. Grâce à ce processus, vous pouvez élaborer un plan d'action pour l'avenir - intégration de nouveaux talents, formation et fidélisation de votre main-d'œuvre actuelle, etc.
Planification des effectifs opérationnels
Il s'agit de s'assurer que vous disposez du personnel et des compétences nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels quotidiens de votre entreprise. Imaginez ceci : vous dirigez un magasin de détail et c'est la période des fêtes. La planification opérationnelle de la main-d'œuvre implique l'embauche d'un plus grand nombre d'employés possédant les compétences adéquates pour faire face à l'augmentation de la clientèle.
Qu'est-ce que la planification des effectifs ? De manière générale, la planification des effectifs est un moyen global de gérer votre équipe et de veiller à ce qu'elle s'aligne sur vos objectifs commerciaux.
Importance de la planification des effectifs
La planification des effectifs est nécessaire pour plusieurs raisons. D'abord, elle vous aide à trouver le bon équilibre dans votre équipe. Sans plan, vous risquez de surconcentrer un secteur de votre équipe au détriment d'un autre. Cela conduit à une équipe déséquilibrée et inefficace. Vous voulez éviter cela.
En outre, la planification des effectifs implique l'identification des lacunes en matière de compétences au sein de votre personnel. Lorsque vous trouvez ces lacunes, vous pouvez les combler sans effort. Ainsi, vous pouvez vous assurer que votre personnel possède les compétences requises pour rester compétitif sur le marché.
Enfin, la planification des effectifs contribue à la conformité. De nombreuses industries ont des règlements et des lois spécifiques qui régissent l'emploi. Un plan de main-d'œuvre bien conçu peut vous aider à vous assurer que vous vous conformez à ces règlements et à ces lois.
Avantages de la planification des effectifs
Environ 89 % des entreprises ont intégré la planification des effectifs dans leur plan d'entreprise. Si vous souhaitez rejoindre ces entreprises, voici les avantages auxquels vous pouvez vous attendre.
1. Déterminer les risques
Aide à déterminer les risques avant qu'ils n'affectent les objectifs de l'entreprise. La planification de vos effectifs peut vous aider à trouver les risques potentiels avant qu'ils n'affectent les objectifs de votre entreprise. Lorsque vous identifiez ces risques, vous pouvez être proactif et atténuer les problèmes avant qu'ils ne surviennent.
Imaginez que vous êtes le propriétaire d'une petite entreprise qui est sur le point de lancer un nouveau produit. Tout est prêt, mais soudain, un employé clé démissionne.
Un plan de ressources humaines efficace vous aurait aidé à identifier le risque potentiel de départ d'un talent clé. Ensuite, vous auriez créé des stratégies proactives pour atténuer le risque au lieu de vous précipiter pour trouver un remplaçant à la dernière minute.
2. Outils et rapports puissants
Vous donne des outils et des rapports qui expliquent comment les décisions ont un impact. La planification des effectifs vous offre des outils et des rapports puissants qui peuvent vous aider à comprendre si vos décisions ont un impact positif ou négatif sur les effectifs.
À l'aide d'enquêtes et d'un logiciel de gestion des effectifs, vous pouvez identifier les schémas et les tendances de votre personnel. Vous saurez quel département est en diminution ou en croissance.
Vous aurez également accès à des données clés telles que le taux de rotation des employés, la productivité, etc. Des taux de rotation élevés et une faible productivité au fil du temps pourraient signifier que vous avez pris de mauvaises décisions, et vice versa. Grâce à ces informations, vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données pour améliorer votre personnel.
3. Aperçu de l'offre et de la demande
Vous aide à comprendre les problèmes liés à l'offre et à la demande. La planification de vos effectifs vous aide également à comprendre les problèmes liés à l'offre et à la demande de main-d'œuvre. Lorsque vous évaluez régulièrement vos besoins actuels et futurs en matière de main-d'œuvre, vous pouvez découvrir les secteurs où il y a des pénuries ou des surplus d'employés. Grâce à ces informations, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées pour équilibrer l'offre et la demande de talents. Ces décisions peuvent porter sur les licenciements, la formation, l'embauche, etc.
Imaginons que vous dirigiez un magasin où vous êtes constamment à court de personnel le week-end. Un plan de main-d'œuvre vous aide à comprendre ce problème de demande de personnel. Ensuite, vous pouvez planifier l'embauche (l'approvisionnement) de plus d'employés pour couvrir la demande.
4. Détecter les problèmes de manière proactive
vous permet de reconnaître les problèmes potentiels qui limitent la productivité. Enfin, la planification des effectifs vous permet de détecter de manière proactive les problèmes qui peuvent freiner votre équipe. En identifiant ces problèmes, il est plus facile de les résoudre.
Une évaluation régulière fait partie intégrante de la planification des effectifs. L'évaluation peut être aussi simple que des réunions en temps réel avec vos employés pour comprendre comment ils se sentent par rapport à leurs responsabilités, leurs rôles et leur satisfaction professionnelle globale.
Cela vous aide à identifier ce qui peut limiter la productivité de vos employés - faible satisfaction au travail, mauvais profilage des employés, etc.
Lorsque vous identifiez ces problèmes, vous pouvez alors les résoudre en utilisant les stratégies appropriées. Ces stratégies peuvent consister à investir dans des plans de formation, à mettre en place des modalités de travail flexibles, voire à encourager vos employés.
5 Étapes d'une planification efficace des effectifs
Après avoir compris ce qu'est la planification des effectifs et ses avantages, nous allons vous guider dans sa mise en œuvre.
1. Assurer une orientation à long terme
Lorsqu'il s'agit de planifier les effectifs, vous pouvez facilement être pris dans le quotidien et vous concentrer sur les besoins immédiats.
Mais pour constituer une équipe vraiment solide et durable, vous devez penser au-delà de l'année ou du trimestre à venir et vous concentrer sur cinq, dix, voire vingt ans.
La concentration sur le long terme est encore plus nécessaire si votre entreprise opère dans un créneau sujet à des changements et des perturbations. Par exemple, le domaine de la technologie. Si vous ne tenez pas compte, dans votre plan de main-d'œuvre, des rôles dont vous aurez besoin à l'avenir - prouesses en matière de web3 et d'IA, approches innovantes de vérification des courriels, IoT, etc... - votre main-d'œuvre pourrait devenir obsolète.
Se concentrer sur le long terme signifie également que vous pensez à la planification de la succession et à la retraite. Il est important de penser aux rôles vitaux qui pourraient être difficiles à remplir lorsque les employés actuels qui les occupent partiront. Ainsi, vous serez en mesure d'occuper ces postes et d'assurer la continuité des activités.
La grille à 9 cases peut vous aider à planifier votre succession. Cet outil vous aide à analyser et à classer vos employés en fonction de leurs performances et de leur potentiel, comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez facilement choisir ceux qui ont le meilleur potentiel et les meilleures performances pour la succession.
Vous pouvez également vous concentrer sur le long terme en mettant en place un programme de gestion des talents dans votre plan. Un programme de gestion des talents vous aide à entretenir les talents jusqu'à ce qu'ils puissent occuper des postes clés dans votre organisation. Cela est particulièrement nécessaire si l'on considère que 85 millions d'emplois pourraient ne pas être pourvus d'ici à 2030, en raison d'une pénurie d'employés qualifiés.
2. Trouver les lacunes en matière de compétences
Les lacunes en matière de compétences sont les domaines dans lesquels vos employés n'ont pas les connaissances ou les compétences nécessaires pour faire leur travail efficacement. Lorsque vous identifiez ces lacunes, vous pouvez élaborer des stratégies dans votre plan de main-d'œuvre pour les combler.
Pour déceler ces lacunes, procédez à des évaluations régulières des performances. Cela peut se faire par le biais d'examens hebdomadaires, d'enquêtes, d'enregistrements de la productivité, d'un feedback à 360 degrés, etc. En utilisant cette évaluation, vous pouvez découvrir les domaines clés dans lesquels vos employés peuvent avoir des difficultés et avoir besoin d'une formation supplémentaire.
Vous pouvez également étudier les tendances du secteur et les changements technologiques pour identifier les lacunes. Par exemple, si une nouvelle technologie devient prévalente dans votre domaine et que votre équipe ne possède pas les compétences nécessaires pour l'utiliser, il peut s'agir d'une énorme lacune.
Enfin, vous pouvez utiliser une matrice des compétences pour représenter les résultats de votre analyse des écarts de compétences. Comme indiqué ci-dessous, ce document comprend toutes les compétences nécessaires pour chaque rôle dans votre organisation. Vous pouvez ensuite faire correspondre ces compétences à ce que les membres de votre équipe possèdent actuellement. Cela donne une image plus claire de vos lacunes.
Lorsque vous identifierez ces lacunes, vous saurez sur quoi axer votre plan de ressources humaines opérationnel et stratégique.
3. Planifier l'avenir de la main-d'œuvre à l'aide de scénarios
Le scénario ou la planification d'urgence consiste à envisager divers résultats potentiels et la manière dont ils peuvent affecter votre personnel. Cela vous permet de voir au-delà et de tester l'impact potentiel de vos décisions sur votre personnel.
Commencez par identifier ces scénarios. Vous pouvez les découvrir en utilisant des données existantes - des événements qui se sont produits dans des entreprises comme la vôtre.
Vous pouvez également trouver des scénarios en identifiant les facteurs qui peuvent affecter votre main-d'œuvre à l'avenir. Ces facteurs peuvent être l'émergence d'une nouvelle technologie, une nouvelle approche pour améliorer votre plan de marketing, des changements dans l'économie ou des perturbations dans l'industrie.
Lorsque vous identifiez ces facteurs, vous pouvez commencer à imaginer différents scénarios.
Imaginez ceci : vous êtes propriétaire d'un magasin de détail et l'un des facteurs que vous avez identifiés est la perturbation du commerce électronique. L'un des scénarios que vous pouvez envisager est que le commerce électronique devienne l'outil de prédilection de tout le monde. De ce fait, les clients seront moins nombreux à se rendre dans votre magasin traditionnel.
Dans ce scénario, vous devez prévoir une réduction du personnel en magasin et vous concentrer davantage sur les ventes en ligne. En y regardant de plus près, vous pouvez soit former vos employés actuels au commerce électronique, soit embaucher de nouveaux talents.
D'après l'analogie ci-dessus, vous savez déjà ce qu'il faut faire si un tel scénario se produit. Ce qu'il faut retenir ici, c'est qu'il faut être proactif.
4. Demander un conseil extérieur
En matière de planification des effectifs, personne n'a toutes les réponses. Heureusement, c'est là qu'interviennent les conseillers externes. Vous pouvez profiter de leur expertise et de leur expérience pour obtenir une nouvelle perspective sur votre plan de main-d'œuvre.
De plus, les consultants peuvent vous aider si vous envisagez d'étendre votre activité à un nouveau pays. Ils peuvent vous donner des informations précieuses sur les réglementations.
Vous pouvez également comprendre les différences culturelles et les marchés du travail. Vous pouvez vous faire une idée de la manière dont les entreprises traitent les questions juridiques, qu'il s'agisse de conflits du travail, de délits tels que les abus de confiance, les procès liés au paraquat ou la fraude dans votre nouveau pays.
Toutefois, avant de demander conseil à quelqu'un, assurez-vous de bien comprendre ce dont vous avez besoin. Avez-vous besoin de conseils sur des parties spécifiques du plan, comme le développement des talents ou l'engagement des employés ? Ou souhaitez-vous un examen plus global de l'ensemble de votre plan ? Lorsque vous aurez compris cela, vous pourrez le communiquer efficacement au conseiller.
Faites également des recherches. Trouvez des personnes ou des entreprises ayant de l'expérience dans votre secteur. N'hésitez pas à demander des recommandations aux associations professionnelles et à vos collègues. Lorsque vous aurez établi une liste restreinte de conseillers potentiels, n'oubliez pas de les contacter en leur expliquant de manière claire et concise ce que vous voulez. Ils seront heureux de vous aider.
5. Garder un œil sur le plan
Cette étape semble aller de soi. Mais vous seriez surpris de voir à quel point il est facile de créer un plan d'effectifs et de l'oublier. Vous devez régulièrement tester et contrôler le plan pour vous assurer que tout reste sur la bonne voie.
Vous pouvez surveiller le plan en organisant des contrôles réguliers. Cela peut être annuel, trimestriel ou mensuel. À ces occasions, passez en revue le plan pour évaluer ses progrès. Y a-t-il des compétences très demandées qui vous font défaut ? Votre personnel est-il en sous-effectif ou en sureffectif ? Voilà quelques-unes des questions que vous devriez poser. En fonction des réponses, vous pourrez alors adapter votre plan.
En outre, recueillez toujours les commentaires de votre équipe. Cela peut se faire par le biais de réunions individuelles. Interrogez-les sur leurs responsabilités et leurs rôles pour vous assurer que tout reste sur la bonne voie.
De même, il peut y avoir des situations inattendues dans lesquelles votre entreprise peut avoir besoin de développer ses activités. Lorsqu'elles se présentent, n'ayez pas peur de réviser et de restructurer votre plan.
En conclusion
Un plan de main-d'œuvre est nécessaire pour atteindre les buts et objectifs de votre entreprise. Vous comprenez maintenant ce qu'est la planification des effectifs et les avantages qu'elle promet à votre entreprise.
Si vous souhaitez en mettre un en place, commencez par vous concentrer sur le long terme et identifier les lacunes en matière de compétences. Ensuite, utilisez divers scénarios pour planifier l'avenir de votre main-d'œuvre. Il est également utile de faire appel à des conseils externes et de garder un œil sur le plan.
Suivez ces conseils pour une planification efficace du lieu de travail et récoltez les meilleurs résultats.
