Workforce Planning: A Strategic Guide to Future-Proofing Your Team

Vous savez ce qu'on dit : une équipe est aussi forte que son maillon le plus faible. Il est donc important de disposer des bons talents, avec les bonnes compétences, dans les bons rôles, et au bon moment. Ce n'est qu'alors que vous pourrez créer une symphonie de talents, où chaque membre de l'équipe jouera son rôle à la perfection. 

Toutefois, vous ne pourrez réaliser cet exploit que si vous disposez d'un plan de main-d'œuvre solide. Heureusement, à la fin de cet article, vous comprendrez les détails de la planification des effectifs, de ce qu'est la planification des effectifs à la façon dont vous pouvez en élaborer une pour votre entreprise. 

Plongeons dans le vif du sujet. 

Qu'est-ce que la planification des effectifs ? 

Workforce planning involves a series of analyses and forecasts to ensure that you are staffing your business with the right talent, experience, and knowledge. This planning can be carried out using workforce management software like Runn. Here’s an example. 

Il existe deux principaux modèles de planification des effectifs : la planification stratégique des effectifs et la planification opérationnelle des effectifs. 

1. Strategic workforce planning 

It is all about looking at the big picture and the long-term needs of your business. It’s a process of forecasting your future workforce’s needs based on your business key goals and objectives. By using this, you can map out a game plan for the future - onboarding new talent, training and retaining your current workforce, etc. 

2. Operational workforce planning 

Il s'agit de s'assurer que vous disposez du personnel et des compétences nécessaires pour répondre aux besoins opérationnels quotidiens de votre entreprise. Imaginez ceci : vous dirigez un magasin de détail et c'est la période des fêtes. La planification opérationnelle de la main-d'œuvre implique l'embauche d'un plus grand nombre d'employés possédant les compétences adéquates pour faire face à l'augmentation de la clientèle. 

Qu'est-ce que la planification des effectifs ? De manière générale, la planification des effectifs est un moyen global de gérer votre équipe et de veiller à ce qu'elle s'aligne sur vos objectifs commerciaux. 

Why is workforce planning important for your business? 

A sound workforce management plan is more than a nice-to-have—it’s a necessity. It brings several strategic advantages: 

• Team balance: Without a plan, your workforce may become skewed—overstaffed in one area, understaffed in another. This imbalance reduces overall team effectiveness. 
• Skills optimization: Through identifying and addressing skills gaps, you ensure your team has the competencies needed to stay competitive. 
• Regulatory compliance: Industries are governed by labor laws and regulations. Workforce planning helps ensure your hiring, staffing, and scheduling practices remain compliant. 

By addressing these areas, your business can avoid last-minute scrambles, improve employee satisfaction, and prepare for both opportunities and disruptions, which we will discuss in the section of importance. 

What is the importance of workforce planning? 

La planification des effectifs est nécessaire pour plusieurs raisons. D'abord, elle vous aide à trouver le bon équilibre dans votre équipe. Sans plan, vous risquez de surconcentrer un secteur de votre équipe au détriment d'un autre. Cela conduit à une équipe déséquilibrée et inefficace. Vous voulez éviter cela. 

Further, workforce planning involves identifying skill gaps within your workforce. When you find these skill gaps, you can close them up effortlessly. Thus, you can ensure that your workforce has the skills required for you to stay competitive in the market. 

Enfin, la planification des effectifs contribue à la conformité. De nombreuses industries ont des règlements et des lois spécifiques qui régissent l'emploi. Un plan de main-d'œuvre bien conçu peut vous aider à vous assurer que vous vous conformez à ces règlements et à ces lois. 

What are the benefits of workforce planning? 

Around 89% of businesses have integrated workforce planning into their business plan. If you’re looking to join these businesses, here are the benefits to expect. 

1. Déterminer les risques 

Aide à déterminer les risques avant qu'ils n'affectent les objectifs de l'entreprise. La planification de vos effectifs peut vous aider à trouver les risques potentiels avant qu'ils n'affectent les objectifs de votre entreprise. Lorsque vous identifiez ces risques, vous pouvez être proactif et atténuer les problèmes avant qu'ils ne surviennent. 

Imaginez que vous êtes le propriétaire d'une petite entreprise qui est sur le point de lancer un nouveau produit. Tout est prêt, mais soudain, un employé clé démissionne. 

Un plan de ressources humaines efficace vous aurait aidé à identifier le risque potentiel de départ d'un talent clé. Ensuite, vous auriez créé des stratégies proactives pour atténuer le risque au lieu de vous précipiter pour trouver un remplaçant à la dernière minute. 

2. Outils et rapports puissants 

Vous donne des outils et des rapports qui expliquent comment les décisions ont un impact. La planification des effectifs vous offre des outils et des rapports puissants qui peuvent vous aider à comprendre si vos décisions ont un impact positif ou négatif sur les effectifs. 

À l'aide d'enquêtes et d'un logiciel de gestion des effectifs, vous pouvez identifier les schémas et les tendances de votre personnel. Vous saurez quel département est en diminution ou en croissance. 

You’ll also access key data such as employee turnover rates, productivity, etc. High turnover rates and low productivity over time could mean you’ve been making wrong decisions, and vice versa. With this information, you can make data-driven decisions to improve your workforce. 

3. Aperçu de l'offre et de la demande 

Helps you understand problems with supply and demand. Planning your workforce also helps you gain insights into the issues related to workforce supply and demand. When you regularly assess your current and future workforce needs, you can find out areas with shortages or surpluses of employees.  

With this information, you can make better-informed decisions to balance talent demand and supply. These decisions could include layoffs, training, hiring, etc. 

Imaginons que vous dirigiez un magasin où vous êtes constamment à court de personnel le week-end. Un plan de main-d'œuvre vous aide à comprendre ce problème de demande de personnel. Ensuite, vous pouvez planifier l'embauche (l'approvisionnement) de plus d'employés pour couvrir la demande. 

4. Détecter les problèmes de manière proactive 

vous permet de reconnaître les problèmes potentiels qui limitent la productivité. Enfin, la planification des effectifs vous permet de détecter de manière proactive les problèmes qui peuvent freiner votre équipe. En identifiant ces problèmes, il est plus facile de les résoudre. 

Une évaluation régulière fait partie intégrante de la planification des effectifs. L'évaluation peut être aussi simple que des réunions en temps réel avec vos employés pour comprendre comment ils se sentent par rapport à leurs responsabilités, leurs rôles et leur satisfaction professionnelle globale. 

Cela vous aide à identifier ce qui peut limiter la productivité de vos employés - faible satisfaction au travail, mauvais profilage des employés, etc. 

When you identify these issues, you can then solve them using the appropriate strategies. These strategies could include investing in training plans, implementing flexible working arrangements, or even incentivizing your employees. 

When should you use workforce planning? 

Workplace planning is not a one-time initiative. It should be an ongoing, dynamic process that adapts to your business's current and future needs. Here are the key moments to implement or revisit your workforce plan: 

• When forecasting future growth or expansion 
• When entering new markets or geographies 
• When experiencing high turnover or retention challenges 
• When preparing for technology shifts or industry disruptions 
• When reevaluating operational efficiency 

Whether it’s the end of a fiscal quarter or the start of a new product launch, revisiting your workforce management plan during these pivotal times can help your team stay prepared. 

5 Étapes d'une planification efficace des effectifs 

Après avoir compris ce qu'est la planification des effectifs et ses avantages, nous allons vous guider dans sa mise en œuvre. 

1. Assurer une orientation à long terme 

Lorsqu'il s'agit de planifier les effectifs, vous pouvez facilement être pris dans le quotidien et vous concentrer sur les besoins immédiats. 

Mais pour constituer une équipe vraiment solide et durable, vous devez penser au-delà de l'année ou du trimestre à venir et vous concentrer sur cinq, dix, voire vingt ans. 

Long-term focus is even more necessary if your business operates in a niche subject to changes and disruptions. For example, the technology field. If you don’t consider roles that you’ll need in the future in your workforce plan - web3 and AI prowess, innovative email verification approaches, IoT, etc - your workforce might become obsolete. 

Se concentrer sur le long terme signifie également que vous pensez à la planification de la succession et à la retraite. Il est important de penser aux rôles vitaux qui pourraient être difficiles à remplir lorsque les employés actuels qui les occupent partiront. Ainsi, vous serez en mesure d'occuper ces postes et d'assurer la continuité des activités. 

La grille à 9 cases peut vous aider à planifier votre succession. Cet outil vous aide à analyser et à classer vos employés en fonction de leurs performances et de leur potentiel, comme indiqué ci-dessous. Vous pouvez facilement choisir ceux qui ont le meilleur potentiel et les meilleures performances pour la succession. 

Vous pouvez également vous concentrer sur le long terme en mettant en place un programme de gestion des talents dans votre plan. Un programme de gestion des talents vous aide à entretenir les talents jusqu'à ce qu'ils puissent occuper des postes clés dans votre organisation. Cela est particulièrement nécessaire si l'on considère que 85 millions d'emplois pourraient ne pas être pourvus d'ici à 2030, en raison d'une pénurie d'employés qualifiés. 

2. Trouver les lacunes en matière de compétences 

Les lacunes en matière de compétences sont les domaines dans lesquels vos employés n'ont pas les connaissances ou les compétences nécessaires pour faire leur travail efficacement. Lorsque vous identifiez ces lacunes, vous pouvez élaborer des stratégies dans votre plan de main-d'œuvre pour les combler. 

Pour déceler ces lacunes, procédez à des évaluations régulières des performances. Cela peut se faire par le biais d'examens hebdomadaires, d'enquêtes, d'enregistrements de la productivité, d'un feedback à 360 degrés, etc. En utilisant cette évaluation, vous pouvez découvrir les domaines clés dans lesquels vos employés peuvent avoir des difficultés et avoir besoin d'une formation supplémentaire. 

Vous pouvez également étudier les tendances du secteur et les changements technologiques pour identifier les lacunes. Par exemple, si une nouvelle technologie devient prévalente dans votre domaine et que votre équipe ne possède pas les compétences nécessaires pour l'utiliser, il peut s'agir d'une énorme lacune. 

Enfin, vous pouvez utiliser une matrice des compétences pour représenter les résultats de votre analyse des écarts de compétences. Comme indiqué ci-dessous, ce document comprend toutes les compétences nécessaires pour chaque rôle dans votre organisation. Vous pouvez ensuite faire correspondre ces compétences à ce que les membres de votre équipe possèdent actuellement. Cela donne une image plus claire de vos lacunes. 

Lorsque vous identifierez ces lacunes, vous saurez sur quoi axer votre plan de ressources humaines opérationnel et stratégique. 

3. Planifier l'avenir de la main-d'œuvre à l'aide de scénarios 

Le scénario ou la planification d'urgence consiste à envisager divers résultats potentiels et la manière dont ils peuvent affecter votre personnel. Cela vous permet de voir au-delà et de tester l'impact potentiel de vos décisions sur votre personnel. 

Commencez par identifier ces scénarios. Vous pouvez les découvrir en utilisant des données existantes - des événements qui se sont produits dans des entreprises comme la vôtre. 

Also, you can find scenarios by identifying the factors that can affect your workforce in the future. These factors could be the emergence of new technology, a new approach to enhance your marketing plan, changes in the economy, or disruptions in the industry. 

Lorsque vous identifiez ces facteurs, vous pouvez commencer à imaginer différents scénarios. 

Imagine this: you are a retail store owner and a factor you identified is the e-commerce disruption. One scenario you can consider is that e-commerce becomes everyone's go-to. As such, fewer customers will visit your brick-and-mortar store. 

Dans ce scénario, vous devez prévoir une réduction du personnel en magasin et vous concentrer davantage sur les ventes en ligne. En y regardant de plus près, vous pouvez soit former vos employés actuels au commerce électronique, soit embaucher de nouveaux talents. 

D'après l'analogie ci-dessus, vous savez déjà ce qu'il faut faire si un tel scénario se produit. Ce qu'il faut retenir ici, c'est qu'il faut être proactif. 

4. Demander un conseil extérieur 

En matière de planification des effectifs, personne n'a toutes les réponses. Heureusement, c'est là qu'interviennent les conseillers externes. Vous pouvez profiter de leur expertise et de leur expérience pour obtenir une nouvelle perspective sur votre plan de main-d'œuvre. 

De plus, les consultants peuvent vous aider si vous envisagez d'étendre votre activité à un nouveau pays. Ils peuvent vous donner des informations précieuses sur les réglementations. 

You can also understand cultural differences and labor markets. You can gain insights into how businesses deal with legal issues, from labor disputes to tort like breach of fiduciary cases, paraquat lawsuits, and fraud in your new location. 

Toutefois, avant de demander conseil à quelqu'un, assurez-vous de bien comprendre ce dont vous avez besoin. Avez-vous besoin de conseils sur des parties spécifiques du plan, comme le développement des talents ou l'engagement des employés ? Ou souhaitez-vous un examen plus global de l'ensemble de votre plan ? Lorsque vous aurez compris cela, vous pourrez le communiquer efficacement au conseiller. 

Faites également des recherches. Trouvez des personnes ou des entreprises ayant de l'expérience dans votre secteur. N'hésitez pas à demander des recommandations aux associations professionnelles et à vos collègues. Lorsque vous aurez établi une liste restreinte de conseillers potentiels, n'oubliez pas de les contacter en leur expliquant de manière claire et concise ce que vous voulez. Ils seront heureux de vous aider. 

5. Garder un œil sur le plan 

Cette étape semble aller de soi. Mais vous seriez surpris de voir à quel point il est facile de créer un plan d'effectifs et de l'oublier. Vous devez régulièrement tester et contrôler le plan pour vous assurer que tout reste sur la bonne voie. 

Vous pouvez surveiller le plan en organisant des contrôles réguliers. Cela peut être annuel, trimestriel ou mensuel. À ces occasions, passez en revue le plan pour évaluer ses progrès. Y a-t-il des compétences très demandées qui vous font défaut ? Votre personnel est-il en sous-effectif ou en sureffectif ? Voilà quelques-unes des questions que vous devriez poser. En fonction des réponses, vous pourrez alors adapter votre plan. 

En outre, recueillez toujours les commentaires de votre équipe. Cela peut se faire par le biais de réunions individuelles. Interrogez-les sur leurs responsabilités et leurs rôles pour vous assurer que tout reste sur la bonne voie. 

De même, il peut y avoir des situations inattendues dans lesquelles votre entreprise peut avoir besoin de développer ses activités. Lorsqu'elles se présentent, n'ayez pas peur de réviser et de restructurer votre plan. 

Empuls can help you strategize the whole workforce planning. In case you don’t know how to get started, read on. 

Empuls workforce planning engagement toolkit 

Here's a ready-to-use Empuls implementation template that you can follow or adapt for launching workforce planning surveys and scenario-based engagement strategies inside your organization. 

Part 1: Setup a workforce planning survey campaign 

Objective: Identify current skill gaps, forecast hiring needs, assess employee aspirations and readiness for change. 

Survey template: Workforce planning pulse check 

Deploy via: Empuls > Surveys > Create New > Use Template 
Frequency: Quarterly or Bi-Annually 
Trigger: Based on onboarding, promotions, or tenure milestones 

Part 2: Scenario-based engagement campaigns 

Objective: Test employee sentiment and adaptability to various strategic workforce scenarios. 

Use case 1: Hybrid vs. remote work model 

Poll setup: 

• Title: How would you prefer to work in the coming quarter? 
• Options: Fully Remote, Hybrid (2–3 days in office), Fully On-site 
• Launch via: Empuls > Townhall > Polls 

Follow-up quiz: "Which challenges have you faced with remote work?" 
(Options: Communication, Collaboration, Tools Access, Isolation) 

Result Usage: Create community groups for each segment (e.g., "Remote Champs", "Office Regulars") to drive tailored internal communication​. 

Part 3: Automate recognition based on survey insights 

Goal: Celebrate those who contribute to workforce planning through ideas or action. 

Award workflow example 

En conclusion 

Un plan de main-d'œuvre est nécessaire pour atteindre les buts et objectifs de votre entreprise. Vous comprenez maintenant ce qu'est la planification des effectifs et les avantages qu'elle promet à votre entreprise. 

Si vous souhaitez en mettre un en place, commencez par vous concentrer sur le long terme et identifier les lacunes en matière de compétences. Ensuite, utilisez divers scénarios pour planifier l'avenir de votre main-d'œuvre. Il est également utile de faire appel à des conseils externes et de garder un œil sur le plan. 

Follow these tips for effective workplace planning and reap the best results. But to get the result you want, consider Empuls. With it, you get: 

• Data-backed decision-making through people analytics 
• Higher visibility into team dynamics, motivation levels, and cultural alignment 
• Automated workflows for awards, recognition, and surveys that save admin time 
• Global compliance with tax-saving benefits, GDPR, SOC2, ISO 27001 adherence​ 
• Integration with HRMS and collaboration tools for seamless data syncing