Bagaimana Melakukan Audit DEI Kantor: Panduan Komprehensif

Kontributor Tamu -

Dengan DEI menjadi salah satu topik aktif di tempat kerja, mayoritas orang dewasa AS yang bekerja, yaitu 56%, berfokus pada peningkatan DEI di tempat kerja, demikian ungkap Survei Pusat Penelitian Pew. Perusahaan besar dan menengah lebih memperhatikan moral karyawan dan mengikuti standar internasional untuk menyediakan lingkungan yang sehat di tempat kerja dengan mengikutsertakan semua jenis orang dengan latar belakang budaya, agama, dan jenis kelamin yang beragam. 

Studi yang sama menunjukkan bahwa sebagian besar pekerja mengatakan bahwa atasan mereka memberikan perhatian yang tepat terhadap DEI. Hal ini, pada gilirannya, memberikan budaya tempat kerja yang lebih baik, meningkatkan produktivitas, dan merupakan stimulan sosial. A penelitian tentang D&I menunjukkan bahwa perusahaan dengan tim yang sangat beragam telah melaporkan peningkatan arus kas yang signifikan, 2,5 kali lipat per karyawan. Penelitian yang sama menunjukkan bahwa tim yang sangat beragam menunjukkan keterlibatan dan produktivitas 35% lebih tinggi, sehingga menekankan perlunya setiap perusahaan mengaudit DEI di ruang kerja mereka. 

Mari kita mulai dengan hal-hal mendasar.

Apa yang dimaksud dengan audit DEI?

Audit DEI secara komprehensif menilai praktik keragaman, kesetaraan, dan inklusi organisasi.

Perusahaan sendiri biasanya melakukan audit ini untuk mengikuti standar internasional budaya tempat kerja yang membantu membangun lingkungan kantor yang baik.

Audit ini melibatkan tinjauan sistematis terhadap kebijakan, prosedur, pengalaman karyawan, dan budaya organisasi untuk mengukur seberapa efektif perusahaan mempromosikan keragaman dan menciptakan lingkungan kerja yang inklusif.

Tujuan dari audit DEI adalah untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, dan area yang perlu ditingkatkan, yang akan membantu mempromosikan budaya kerja dan membangun tempat kerja yang beragam dan adil.

Komponen-komponen audit DEI

1. Pengumpulan dan analisis data

Komponen pertama adalah mengumpulkan data demografi karyawan yang meliputi jenis kelamin, ras, etnis, usia, dan detail lainnya.

Tim audit juga dapat melihat data kualitatif yang dapat diperoleh dari survei yang dilakukan terhadap karyawan atau dari kelompok-kelompok fokus yang dikembangkan di dalam perusahaan untuk meningkatkan nilai data.

2. Tinjauan kebijakan dan prosedur

Komponen penting lainnya adalah mengevaluasi kebijakan, prosedur, dan praktik organisasi serta menilai keselarasannya dengan prinsip-prinsip DEI.

Kebijakan dan prosedur yang sejalan dengan berbagai fungsi SDM seperti rekrutmen, perekrutan, promosi, kompensasi, proses penanganan keluhan, serta inisiatif pengembangan dan pelatihan karyawan, semuanya dipertimbangkan di sini.

3. Penilaian kepemimpinan

Representasi kepemimpinan merupakan parameter penting. Memeriksa tingkat representasi individu yang beragam dalam posisi kepemimpinan dan di tingkat dewan direksi sangat penting bagi organisasi.

Apakah kepemimpinan perusahaan mencerminkan keragaman tenaga kerjanya menunjukkan komitmen organisasi terhadap keragaman dan inklusi pada tingkat yang lebih luas.

4. Evaluasi budaya inklusif

Parameter penting dalam audit DEI adalah menganalisis budaya, nilai, dan norma organisasi secara keseluruhan untuk menilai apakah perusahaan mempromosikan inklusivitas dan rasa hormat terhadap semua karyawan.

Jenis jaringan afinitas, sumber daya untuk rekrutmen dan berbagai inisiatif yang diambil oleh perusahaan secara keseluruhan diperiksa oleh tim.

5. Pembandingan dan praktik-praktik terbaik

Komponen terakhir untuk memahami posisi perusahaan adalah dengan membandingkan upaya DEI organisasi dengan tolok ukur industri dan praktik terbaik. Hal ini juga membantu dalam menghasilkan area perbaikan bagi perusahaan.

Pentingnya audit DEI

Melakukan audit DEI sangat penting karena hal ini menjadi dasar bagi perubahan yang positif dan berdampak besar menuju tempat kerja yang lebih inklusif dan beragam.

Beberapa alasan utama mengapa audit DEI sangat penting adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi ketidakadilan dan kesenjangan

Sebagian besar perusahaan terlihat beragam dari luar, namun audit yang tepat dapat mengungkapkan kebenarannya. Audit DEI membantu menunjukkan dengan tepat area-area di mana upaya keberagaman dan inklusi mungkin kurang berhasil di perusahaan.

Dengan mengidentifikasi kesenjangan atau ketidaksetaraan tertentu, perusahaan dapat mengambil tindakan yang ditargetkan untuk mengatasi tantangan ini.

2. Menciptakan strategi berbasis data

Data adalah kebenaran yang nyata dan membantu memperjelas berbagai hal - Audit menyediakan data empiris yang menjadi dasar bagi strategi berbasis bukti.

Alih-alih mengandalkan asumsi, keputusan berbasis data dapat menghasilkan hasil yang lebih efektif.

3. Membina kepercayaan dan keterlibatan karyawan

Melakukan audit DEI adalah cara yang bagus untuk meningkatkan budaya kerja yang beragam dan inklusif.

Karyawan menghargai komitmen organisasi untuk melakukan audit DEI, karena hal ini menunjukkan minat yang tulus terhadap kesejahteraan mereka.

Hal ini mengarah pada peningkatan kepercayaan, keterlibatan, dan loyalitas karyawan dalam perusahaan.

4. Meningkatkan reputasi organisasi

Perusahaan yang blak-blakan tentang inklusivitas dan budaya kerja yang positif memiliki citra yang lebih kuat.

Komitmen terhadap keragaman dan inklusi berdampak positif terhadap reputasi organisasi baik secara internal maupun eksternal.

Calon karyawan, klien, dan mitra lebih tertarik pada budaya perusahaan yang inklusif dan orang-orang senang diasosiasikan dengan merek seperti itu.

5. Meningkatkan kinerja bisnis

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, keragaman dan inklusivitas membantu mendorong suasana kerja yang sehat dan karenanya mendorong kesuksesan di tempat kerja.

Tempat kerja yang beragam dan inklusif lebih inovatif dan mudah beradaptasi, yang membantu pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

Perusahaan yang memprioritaskan DEI memiliki posisi yang lebih baik untuk mengungguli pesaing mereka dalam jangka panjang.

Salah satu tantangan di dunia saat ini adalah berbagai komplikasi hukum yang dapat muncul pada saat terjadi konflik.

Audit DEI yang proaktif dapat membantu organisasi mengidentifikasi potensi risiko hukum terkait diskriminasi atau bias di tempat kerja dan mengambil tindakan korektif sebelumnya untuk menghindari masalah hukum yang merugikan atau kerusakan reputasi perusahaan.

7. Menyelaraskan dengan harapan pemangku kepentingan

Audit DEI sebagian besar dilakukan di perusahaan-perusahaan besar dengan jumlah tenaga kerja yang besar.

Jika ini adalah perusahaan publik, maka para pemangku kepentingan, termasuk pelanggan, investor, dan masyarakat luas semakin mengharapkan perusahaan untuk menunjukkan komitmen mereka terhadap keragaman, kesetaraan, dan inklusi.

Audit DEI menandakan komitmen ini dan dapat memberikan dampak positif terhadap hubungan pemangku kepentingan dengan memulai pandangan dan wacana positif terhadap pengalihan dan inklusivitas.

Bagaimana cara melakukan audit DEI?

1. Membentuk tim audit yang beragam dan inklusif

Sebelum menetapkan bahwa perusahaan memiliki tenaga kerja dan budaya yang beragam dan inklusif, maka perlu memiliki tim audit yang beragam dan inklusif yang dapat mewakili berbagai demografi, peran, dan tingkatan dalam organisasi.

Tim yang beragam ini akan membawa perspektif, pengalaman, dan wawasan yang beragam pada saat audit yang memastikan proses audit yang komprehensif terhadap inisiatif DEI perusahaan.

2. Tentukan ruang lingkup dan tujuan

Setiap proses audit harus memiliki ruang lingkup dan tujuan yang jelas dan terdefinisi sejak awal. Nyatakan dengan jelas ruang lingkup dan tujuan audit DEI terhadap organisasi tertentu.

Tentukan area spesifik yang perlu dinilai, seperti praktik perekrutan, proses promosi, kesetaraan gaji, program pelatihan, budaya perusahaan, dan keluhan karyawan serta kelompok-kelompok sumber daya.

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu menjaga agar audit tetap fokus dan selaras dengan tujuan setiap saat.

3. Mengumpulkan data dan metrik

Langkah selanjutnya adalah mengumpulkan semua data dan metrik yang relevan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja DEI perusahaan.

Hal ini mencakup catatan SDM yang ada, survei karyawan, wawancara keluar, dan sumber informasi lain yang dapat memberikan wawasan tentang lanskap keberagaman dan inklusi organisasi.

Menganalisis data ini berdasarkan jenis kelamin, ras, etnis, usia, dan dimensi lain yang relevan untuk mengidentifikasi tingkat inklusi atau kesenjangan dan tren.

4. Melakukan survei karyawan dan kelompok fokus

Salah satu langkah penting dalam melakukan audit adalah dengan melibatkan karyawan dan mengumpulkan data secara real time.

Ajaklah karyawan untuk berpartisipasi dalam proses audit DEI dengan melakukan survei anonim dan kelompok fokus. Mintalah umpan balik yang jujur mengenai pandangan mereka terhadap keragaman dan inklusi di tempat kerja, termasuk tantangan yang mereka hadapi atau saran untuk perbaikan.

Data kualitatif ini bersama dengan data kuantitatif sebelumnya akan memberikan pemahaman yang lebih mendalam tentang pengalaman karyawan.

5. Meninjau kebijakan dan praktik

Sekarang setelah gagasan yang adil tentang standar inklusivitas dan keragaman perusahaan telah ditetapkan, sangat penting untuk memeriksa kembali kebijakan dan praktik perusahaan.

Hal ini dilakukan untuk mengidentifikasi potensi bias atau hambatan yang mungkin ada di perusahaan dan yang menghalangi keberagaman dan inklusi. Fokus pada praktik perekrutan, evaluasi kinerja, kriteria promosi, dan prosedur pengaduan.

Selain itu, tim audit juga harus memeriksa aksesibilitas fasilitas tempat kerja dan akomodasi bagi karyawan penyandang disabilitas, ibu hamil dan ibu yang baru melahirkan, dan lain-lain.

6. Menilai program pelatihan dan pengembangan

Pelatihan dan Pengembangan adalah bagian penting dari SDM dan audit fungsi ini membantu memberikan kesempatan yang sama bagi semua karyawan.

Memeriksa efektivitas inisiatif pelatihan dan pengembangan DEI perusahaan.

Inisiatif ini harus inklusif, peka terhadap budaya, dan berdampak dalam mengembangkan asosiasi dan pemahaman di tempat kerja di antara para karyawan. Identifikasi kesenjangan dalam pelatihan dan harus dibuat rencana untuk mengatasinya.

7. Meninjau kepemimpinan dan perwakilan

Pimpinan atau dewan dalam perusahaan harus mewakili setiap kelompok dalam perusahaan sehingga dapat memberikan manfaat bagi semua jenis tenaga kerja.

Sangat penting untuk memeriksa keragaman dan keterwakilan tim kepemimpinan dan dewan direksi perusahaan Anda. Identifikasi setiap ketidakseimbangan dalam hal gender, ras, etnis, dan dimensi lainnya.

Kurangnya keragaman di tingkat manajemen dapat menandakan masalah yang lebih luas dalam upaya DEI.

8. Tolok ukur terhadap standar industri

Hanya dengan membandingkan kinerja perusahaan dengan standar industri, maka akan mudah untuk menafsirkan posisi perusahaan dan upayanya.

Bandingkan praktik DEI organisasi dengan tolok ukur industri dan praktik terbaik. Perspektif eksternal ini dapat membantu mengidentifikasi area-area di mana perusahaan Anda mungkin gagal dan menemukan cara-cara kreatif untuk menjembatani kesenjangan tersebut.

9. Mengidentifikasi bidang-bidang yang perlu ditingkatkan

Sebagai kelanjutan dari langkah di atas, setelah hasilnya dibandingkan dengan standar industri, tim audit dapat menentukan cara untuk meningkatkan peringkat.

Berdasarkan temuan audit, identifikasi area spesifik untuk perbaikan dan berikan rekomendasi. Prioritaskan inisiatif-inisiatif yang mengatasi kesenjangan DEI yang paling kritis agar selaras dengan tujuan dan sasaran perusahaan secara keseluruhan.

10. Mengembangkan rencana aksi DEI

Berdasarkan temuan dan hasil audit, implementasi rekomendasi merupakan langkah selanjutnya.

Membuat rencana aksi DEI yang komprehensif yang menguraikan langkah-langkah, jadwal, dan pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk mengimplementasikan inisiatif yang direkomendasikan.

Libatkan semua pemangku kepentingan utama dalam proses perencanaan untuk memastikan rasa tanggung jawab dan komitmen terhadap perubahan yang diusulkan.

11. Mendorong akuntabilitas dan transparansi

Penting untuk tetap berada di jalur yang benar setelah audit. Menetapkan mekanisme untuk melacak kemajuan, mengukur keberhasilan, dan meminta pertanggungjawaban pihak-pihak terkait atas komitmen DEI.

Secara teratur mengkomunikasikan pembaruan dan pencapaian kepada semua pemangku kepentingan untuk menunjukkan dedikasi Anda terhadap tempat kerja yang beragam dan inklusif.

12. Terus mengulang dan meningkatkan

DEI adalah perjalanan yang berkelanjutan, bukan upaya sekali jadi. Tinjau dan perbarui rencana aksi DEI Anda secara terus menerus seiring dengan kemajuan yang Anda capai dan ketika Anda menghadapi tantangan baru.

Lakukan audit tindak lanjut secara teratur untuk memeriksa dampak dari inisiatif Anda dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan lebih lanjut.

Kesimpulan

Kami berharap blog ini dapat membantu tim SDM dan manajemen senior untuk membantu membangun tempat kerja yang beragam dan inklusif, dan dengan melakukan audit DEI, Anda sudah selangkah lebih dekat untuk menciptakan tempat kerja yang lebih beragam, adil, dan inklusif.

Semuanya terletak pada data dan rinciannya dan oleh karena itu, mengumpulkan data yang jujur dari karyawan, memperbarui kebijakan dan prosedur secara teratur, serta menyelaraskan tujuan perusahaan dengan keragaman dan inklusivitas adalah hal yang paling penting.

Ingatlah, perjalanan DEI membutuhkan dedikasi, komunikasi yang terbuka, dan kemauan untuk terus belajar dan berkembang.