10 trucchi di gestione del tempo per migliorare la produttività dei dipendenti nel 2024

Il tempo è una risorsa preziosa per tutti i professionisti che lavorano. Il desiderio di avere più delle solite 24 ore al giorno è un sentimento che molti possono condividere, ma il tempo rimane inafferrabile e scivola via inesorabilmente.

I professionisti di oggi si trovano ad affrontare importanti sfide di gestione del tempo, soprattutto con l'aumento del lavoro a distanza. Sorprendentemente, la ricerca suggerisce che l'82% dei professionisti che lavorano non dispone di un sistema efficace di gestione del tempo. Questo non solo amplifica lo stress sul posto di lavoro, ma si riversa anche sulla vita privata, facendo sentire le persone sopraffatte.

Il problema della gestione del tempo non è solo un problema individuale, ma pervade tutti i luoghi di lavoro. Gli studi rivelano che il dipendente medio di un'azienda trascorre il 51% della giornata lavorativa su compiti di scarso valore. Sul posto di lavoro fisico, i dipendenti possono perdere tempo a spettegolare con i colleghi o a partecipare a festeggiamenti sul posto di lavoro. D'altro canto, in un ambiente remoto, potrebbero sprecare ore di lavoro in modo improduttivo scorrendo sui social media.

Alla luce di questa realtà, la promozione di pratiche moderne di gestione del tempo è un imperativo nel mondo del lavoro di oggi. In questo blog esploreremo 10 trucchi essenziali per la gestione del tempo per salvare i professionisti impegnati e metterli in grado di ottimizzare il loro tempo per ottenere la massima produttività.

10 trucchi di gestione del tempo per migliorare la produttività dei dipendenti

Ecco 10 trucchi di gestione del tempo per migliorare la produttività dei dipendenti:

1. Effettuare una verifica del tempo trascorso

Per ottimizzare il vostro tempo per ottenere una migliore produttività, dovete innanzitutto identificare come lo impiegate attualmente. A questo proposito può essere utile una verifica del tempo speso.

È necessario monitorare diligentemente il modo in cui si impiega il tempo durante una giornata lavorativa media. Una verifica del tempo impiegato può aiutarvi a determinare:

• Quali compiti potete svolgere in un giorno, 
• Identificare le attività che forniscono i maggiori ritorni sugli sforzi compiuti e 
• Individuate le attività o i momenti in cui potreste essere più produttivi.

Ecco alcuni passaggi che vi aiuteranno a condurre correttamente la verifica del tempo speso:

• Registrare tutte le attività svolte durante la giornata lavorativa e il tempo impiegato per ciascuna di esse.
• Tenete sotto controllo i vostri livelli di energia durante la giornata.
• Valutate la vostra energia, il vostro umore, la vostra motivazione e la vostra concentrazione ogni ora, su una scala da 1 a 10.
• Evitare, quando possibile, gli stimolanti esterni come la caffeina. 

È necessario eseguire questo esercizio ogni giorno per una settimana.

Questo vi aiuterà a capire rapidamente quanto tempo viene speso in attività inutili. Avrete anche un'idea più precisa del tempo che impiegate per i diversi compiti e identificherete le vostre ore di massima produttività. Inoltre, allineando i compiti più impegnativi a queste ore principali, potrete massimizzare l'efficienza e rispettare le scadenze in modo efficace.

2. Creare un programma giornaliero in anticipo

Ammettiamolo. Siamo tutti colpevoli di aver perso tempo in cose che non aggiungono valore. Ma vi siete mai chiesti perché succede? Perché non avete un piano o un programma fisso. 

Un programma giornaliero con un elenco organizzato di attività può risolvere questo problema. Programmare in anticipo può dare una direzione al modo di affrontare le cose e persino aiutare a bloccare il tempo. Vi sentirete meno ansiosi e avrete un quadro chiaro di ciò che vi aspetta. 

Per creare un programma giornaliero: 

• Dedicate 15-20 minuti prima di iniziare la giornata lavorativa per scrivere i vostri obiettivi quotidiani. 
• Utilizzate il principio di Pareto 80:20 per capire a quali attività dare priorità. Come spiegato da Brian Tracy, il principio di Pareto afferma che "il 20% delle vostre attività sarà responsabile dell'80% dei vostri risultati". 
• Stabilire le scadenze per i propri obiettivi mantenendo Legge di Parkinson tenendo presente la legge di Parkinson. Questa regola afferma che "il lavoro si espande per riempire il tempo disponibile per il completamento". Ciò significa che se si fissa la scadenza di un compito in modo rigoroso piuttosto che libero, si può comunque portarlo a termine risparmiando tempo.
• Seguire Modello a matrice di Eisenhower per aumentare la produttività classificando i compiti come urgenti e importanti (fare subito), importanti ma non urgenti (programmare), urgenti ma non importanti (delegare) o nessuno dei due (eliminare). Questo metodo consente di concentrarsi sugli obiettivi chiave, migliorando la gestione del tempo e i risultati.

3. Blocco temporale e raggruppamento di compiti simili

Il time-blocking è un potente strumento di produttività che prevede l'assegnazione di tempi specifici per i diversi compiti durante la giornata lavorativa. Questo metodo aiuta a ridurre le distrazioni e a mantenere la concentrazione sulle priorità principali.

Stabilire orari particolari per le attività favorisce una gestione efficace del tempo e garantisce che i compiti essenziali siano portati a termine in modo efficiente, evitando la sensazione di essere sopraffatti da richieste contrastanti.

Ecco una delle tecniche efficaci per il blocco del tempo:

• Pomodoro Technique: A prominent time-blocking technique is the Pomodoro technique, developed in the 1980s. It advocates for concentrated work in 25-minute intervals followed by a 5-minute break. This cycle helps to reduce mental fatigue and maintain high motivation by balancing focused work with regular short breaks. After several Pomodoro cycles, a longer 15-minute break is recommended. You can easily access this pomodoro feature available in almost all time tracker apps.

In alternativa, si può anche optare per un time-boxing personalizzato per stabilire il proprio ritmo per le attività. Stimando il tempo che potrebbe richiedere ogni attività, si dedica ad essa una quantità specifica di tempo prima di passare alla priorità successiva, indipendentemente dal fatto che l'attività sia stata completata o meno. Questo approccio aiuta a rispettare i limiti di tempo autoimposti e a gestire in modo più realistico il carico di lavoro della giornata.

Il blocco dell'orario evita anche le distrazioni dovute a nuove attività che si presentano nel corso della giornata. Programmando orari specifici per attività di routine come archiviare, fare telefonate e rispondere alle e-mail, si può evitare la tentazione di controllare le notifiche in momenti non appropriati. Ciò è particolarmente utile nei periodi di lavoro intenso, in cui la concentrazione è fondamentale. 

4. Automatizzare o delegare i compiti

Dando priorità a determinati compiti, sarà più facile capire se è possibile automatizzarli o delegarli. Questo può essere particolarmente utile se si lavora in una posizione dirigenziale. 

Molti manager prendono inconsciamente l'abitudine di microgestione sul posto di lavoroe questo è uno spreco di tempo per entrambe le parti. Effettuando una verifica del tempo e creando un elenco organizzato delle cose da fare, è possibile identificare i succhiatempo e ridurre i compiti che non sono prioritari per una persona nella propria posizione. 

You can automate non-priority tasks (using tools) or delegate them to another employee, team member, or even a virtual assistant! For example, sending sales emails that mostly read the same can be tedious and consume a lot of time for a sales manager. In such a scenario, they can either automate it using a CRM or email marketing automation software or delegate the task to a junior employee or a freelancer.

Come Benjamin Franklin disse una volta: "Il tempo è denaro". Se il vostro tempo vale più di quanto possa costarvi un compito, è sempre consigliabile automatizzarlo o delegarlo al vostro team (e fidarsi di loro per portarlo a termine!). 

5. Identificare i fattori scatenanti della procrastinazione

Circa Il 20% degli adulti è un procrastinatore cronicospesso a causa di un iperfocus sul perfezionismo. I professionisti spesso si impongono standard elevati, che li portano a non svolgere un'attività.

Come combattere questo problema? Il primo passo è iniziare il compito senza pensarci troppo e rompere la barriera mentale che impedisce di progredire. È possibile utilizzare strumenti come un lettore vocale per elaborare le informazioni in modo più efficiente, favorendo l'avvio del compito e la concentrazione.

Oltre a questo, ci sono le distrazioni. Ecco alcune distrazioni comuni sul posto di lavoro e i modi migliori per attenuarle:

• Social media: Limitare l'accesso utilizzando blocchi di siti web o designare momenti di pausa specifici per i social media.
• Riunioni: Avere ordini del giorno chiari, limitare la durata o utilizzare brevi riunioni stand-up.
• Ambienti rumorosi: Usare cuffie a cancellazione di rumore, trovare spazi tranquilli o lavorare in orari meno affollati.
• Notifiche costanti: Modificare le impostazioni di notifica, disattivare gli avvisi non essenziali e programmare orari specifici per controllare i messaggi.

Quando si limitano le distrazioni, è meglio iniziare a piccoli passi. Per un periodo di due settimane, individuate le due distrazioni che trovate più difficili da superare. Inoltre, una dieta sana, sonno sufficiente e idratazione sono fondamentali per mantenere la concentrazione, soprattutto quando si verifica il crollo pomeridiano.

6. Utilizzare la tecnologia per semplificare la giornata lavorativa

La tecnologia è essenziale per la gestione del tempo perché offre strumenti e applicazioni che aumentano la produttività, automatizzano le attività ripetitive e assegnano il tempo alle vere priorità. Soluzioni come un chatbot di chatbot di WhatsApp può semplificare la comunicazione e migliorare l'efficienza nella gestione di attività e richieste.

Ecco alcuni esempi di strumenti di gestione del tempo che possono aiutarvi a raggiungere tutti gli obiettivi sopra descritti:

• Todoist: È uno strumento flessibile di gestione delle attività con funzioni quali collaborazione, scadenze, priorità e organizzazione dei progetti. Offre compatibilità multipiattaforma, un'interfaccia utente facile da usare e si interfaccia con diversi programmi, tra cui Google Calendar.
• Time doctor: È un software di tracciamento del tempo che le piccole imprese e le grandi aziende utilizzano per migliorare la loro produttività e le loro prestazioni. Include funzioni come il tracciamento del tempo per la durata delle attività, i progetti più popolari, le ripartizioni della produttività e i riepiloghi giornalieri della timeline. 
• Salvataggio del tempo: Monitora l'uso del computer per esaminare le pratiche di gestione del tempo. Aiuta gli utenti a identificare le attività che fanno perdere tempo, offrendo informazioni complete sull'utilizzo di un sito web e di un'applicazione. Rescue Time promuove una gestione consapevole del tempo.
• Asana: è uno strumento efficace per la gestione dei progetti. Rende possibili attività come la delega dei compiti, la definizione delle scadenze, l'assegnazione di sottocompiti e la creazione di piani di progetto. Asana funziona bene per la gestione del tempo in team perché incoraggia la collaborazione semplificando la comunicazione all'interno di attività e progetti.
• Foresta: È un'applicazione innovativa che adotta un approccio gamificato alla gestione del tempo. Durante le sessioni di lavoro concentrate, gli utenti possono far crescere degli alberi virtuali, che appassiscono se escono dall'interfaccia. Questo favorisce il senso di soddisfazione per il mantenimento della concentrazione e aiuta a combattere le distrazioni.

7. Fare pause sufficienti per ricaricarsi 

Anche se fare una pausa può sembrare controintuitivo, gli studi dimostrano che i lavoratori più produttivi si concentrano sulle attività per 52 minuti, seguiti da una pausa di 17 minuti. Questa finestra di un quarto d'ora è spesso chiamata "ora d'oro" della produttività. Dura quanto basta perché la mente si spenga e si senta rigenerata, ma non così tanto da distrarsi e perdere di vista ciò che si sta facendo.

Pause frequenti migliorano la memoria, il processo decisionale, la salute mentale e la produttività, mentre saltarle può aumentare lo stress e accelerare il burnout. Tuttavia, utilizzare queste pause solo per sfogliare i social media o per guardare i canali canali OTT non è utile. Durante queste pause, è necessario muovere il corpo: alzarsi dalla sedia, fare stretching, prendere una bottiglia d'acqua, ecc. Durante questi intervalli si possono anche eseguire piccoli lavori che richiedono meno di due minuti.

Oltre alle pause durante il lavoro, è importante anche dormire bene. La maggior parte dei professionisti soffre di disturbi del sonno, che compromettono la loro produttività durante le ore di lavoro. Per garantire un buon sonno, può essere utile investire in un materasso di qualità. Si consiglia anche di: 

• Stabilite un orario regolare per andare a letto e assicuratevi di dormire almeno 8 ore.
• Evitare l'uso di dispositivi intelligenti, poiché la luce blu dello schermo dello smartphone può interferire con il ciclo del sonno. 
• Concedetevi frequenti ma brevi sonnellini di 15 minuti per ottenere un'immediata spinta alla produttività. 
• Evitate la caffeina dopo le 17:00 e bevete invece una bevanda rilassante come la camomilla.

8. Evitare il multi-tasking per una maggiore concentrazione

Il multi-tasking può sembrare una tattica ideale per la gestione del tempo in teoriama, realisticamente, può essere molto controproducente. Questo perché il cervello umano non è costruito per concentrarsi su più attività contemporaneamente.

Si può pensare che portare a termine una serie di compiti insieme faccia risparmiare tempo, ma il nostro cervello cambia contesto quando siamo multitasking. La giocoleria mentale comporta "costi di commutazione" che riducono il rendimento. Anche se il passaggio da un'attività all'altra può richiedere solo pochi secondi, se il multitasking è frequente, i costi si accumulano. Inoltre, si è più soggetti a rischi di errore e a una significativa riduzione della produttività a lungo termine. 

Quindi, invece di dividere la vostra attenzione tra più cose contemporaneamente, dovreste limitare le distrazioni e concentrarvi su un compito alla volta per generare risultati ottimizzati. Ad esempio, piuttosto che cercare di scrivere e-mail mentre si ascolta un nuovo podcast o gestire la propria agenda mentre si partecipa a una riunione di team, è bene separare i compiti in modo da poterli svolgere in modo qualitativo. 

Nota: potreste essere criticati dai vostri manager o dai vostri colleghi perché non siete multitasking. Alcuni posti di lavoro potrebbero non apprezzare una consegna di alta qualità se non vi occupate di più attività quantitativamente. Siate prudenti nel seguire questo hack.

9. Imparare a dire "no" quando le cose diventano opprimenti.

Nel mondo professionale di oggi è fondamentale riconoscere le nostre limitate energie quotidiane e l'importanza di dire no ai compiti non essenziali. Assumere un lavoro extra, soprattutto quando si devono affrontare scadenze ravvicinate, può ostacolare la capacità di portare a termine compiti importanti. Concentratevi sui vostri punti di forza e, se possibile, assegnate ad altri compiti che possano essere portati a termine in modo più rapido ed efficace. 

Questo è un buon modo per praticare la mindfulness come strumento di gestione del tempo. È possibile utilizzare applicazioni di mindfulness come Headspace per diventare più consapevoli dei propri pensieri e delle proprie reazioni a determinati compiti e rimanere nel momento presente durante la giornata lavorativa. Tuttavia, la mindfulness come mentalità può essere difficile da coltivare per qualsiasi professionista.

Pertanto, prima di rifiutare un compito, considerate il suo impatto sul vostro tempo e sulla vostra energia, soppesate i pro e i contro e valutate la sua rilevanza per i vostri obiettivi quotidiani. Evitate di pensare troppo o di sentirvi in colpa per aver rifiutato compiti che non aggiungono valore alla vostra vita professionale.

10. Organizzare le cose (e mantenerle tali!)

Una gestione efficace del tempo passa soprattutto attraverso l'organizzazione. Una scrivania disordinata rende difficile trovare gli oggetti necessari, facendo perdere tempo e riducendo la concentrazione. L'organizzazione dello spazio di lavoro e dei processi aumenta la produttività, evitando scadenze non rispettate o compiti dimenticati.

L'aspetto positivo è che le capacità organizzative possono essere apprese facilmente. Ecco alcune nozioni di base:

• Mantenere una scrivania ordinata: Il disordine visivo può spesso aumentare l'ansia e lo stress, scatenando una reazione di lotta o fuga. Iniziate a distruggere o riciclare la carta per aiutarvi a prendere decisioni migliori. Fate spazio per le cose necessarie e collocate gli strumenti di uso quotidiano in posizioni comode.
• Organizzare il calendario: Potete differenziare e inserire nel calendario le categorie di vita, come "personale", "professionale" e "impegni". Utilizzate un codice colore per distinguere tra le categorie o tra le cose urgenti e quelle non urgenti.
• Coordinare i file condivisi con Google Drive: Lavorare in un'azienda significa che la maggior parte dei file deve essere accessibile a più persone. In questo caso l'uso di Google Drive può essere utile. Nominate i file in modo appropriato e create una struttura che permetta a voi e ai vostri colleghi di trovarli in modo semplice e veloce.
• Disponete di canali di comunicazione separati: Le e-mail sono ottime, ma con l'evoluzione della tecnologia è possibile conversare e aggiornare i membri del team utilizzando applicazioni come Slack. È consigliabile creare canali separati all'interno del vostro spazio di lavoro Slack per scopi e reparti diversi.

Conclusione

Come disse una volta il filosofo francese Jean de La Bruyère, "coloro che sfruttano al meglio il proprio tempo si lamentano soprattutto della sua brevità". Il tempo è la risorsa più preziosa e si può migliorare notevolmente la propria vita gestendolo in modo efficiente.

I trucchi per la gestione del tempo discussi sopra si sono dimostrati utili per rompere vecchie abitudini inefficaci e svilupparne di nuove e produttive. Come qualsiasi altra abilità di vita, questi incredibili metodi possono essere padroneggiati solo con la perseveranza e la pratica.

Tuttavia, nessun suggerimento vi trasformerà magicamente in un esperto di gestione del tempo. Per vedere un vero cambiamento, dovete essere consapevoli che il tempo è una risorsa limitata. Abituatevi a documentare, organizzare e programmare le attività quotidiane in modo da sostenere i vostri obiettivi di gestione del tempo. Inoltre, monitorate regolarmente il tempo trascorso a svolgere le attività quotidiane per identificare eventuali interruzioni ricorrenti o cambiamenti di priorità. 

Date priorità al tempo oggi per diventare il dipendente più produttivo della vostra organizzazione domani!