Come progettare in modo efficiente il flusso di lavoro?

Come progettare in modo efficiente il flusso di lavoro per i vostri dipendenti intorno allo scopo dell'organizzazione?

Quando scoprirete la risposta a questa domanda, arriverete a un incrocio beato. Un incrocio in cui lo scopo generale della vostra organizzazione e quello dei vostri dipendenti sono rivolti più o meno nella stessa direzione.

E vi meritate una pacca sulla spalla perché, come abbiamo visto, questa è la posizione ottimale per qualsiasi azienda che voglia passare al livello successivo. Se vi siete uniti alla nostra narrazione di avere e condividere uno scopo comune, è il momento di ripassare.

Quando si ha uno scopo, si ha una destinazione. Ma sarebbe utile avere anche una tabella di marcia per raggiungere quest'ultima. Non serve a nulla sapere dove si vuole arrivare se tutto il giorno si finisce per incontrare solo blocchi stradali e buche. Semmai è più frustrante.

Ecco perché la prossima pietra miliare nel viaggio verso lo "scopo" è la progettazione di "ecosistemi di persone" ottimali. Processi e protocolli aiutano i team a lavorare e collaborare lungo canali "significativi". Questi canali sono circuiti che non solo portano a termine i compiti, ma mantengono i lavoratori impegnati, produttivi e felici. Perché a un certo livello, in qualche modo, risuonano con le attitudini grezze dei lavoratori, con il loro carattere nativo e con le loro caratteristiche più care.

Possiamo definirlo vagamente come una miscela ibrida di diverse metriche, come la vostra:

• Cultura organizzativa
• Gerarchie degli stakeholder
• Politiche HR
• Strutture decisionali
• Flussi di lavoro

L'abbiamo descritta "vagamente" sia perché non è una scienza esatta (nessuna proprietà che si rispetti dovrebbe mai pretendere di esserlo, perché le mentalità cambiano), sia perché è, per sua stessa natura, un paradigma vivo e in evoluzione.

Ogni organizzazione ha bisogno di rivedere continuamente il proprio ecosistema di persone per assicurarsi che sia pertinente. Se siete una persona che fa uso di KPI, c'è solo una casella da spuntare dopo che la polvere si è depositata: state dando alle vostre persone un ambiente in cui possano lavorare al meglio?

Passiamo quindi alla grande domanda: Come si progetta l'universo delle persone? Iniziate a costruire i vostri flussi di lavoro intorno ai vostri lavoratori, anziché il contrario.

Progettare in modo efficiente il flusso di lavoro

Capire come definire i lavori nel contesto dei dipendenti e dello scopo organizzativo per raggiungere l'eccellenza aziendale. Seguite questi passaggi per progettare il lavoro in modo efficiente:

1. Lasciare che lo scopo sia centrale per progettare il flusso di lavoro in modo efficiente.

Definite le vostre mansioni nel contesto dei vostri dipendenti, anziché il contrario. Quando si inseriscono logicamente le capacità (un parametro viscerale per uno "scopo superiore") dei lavoratori nel processo di risoluzione dei problemi (flussi di compiti), si ottiene immediatamente una probabilità di successo significativamente più elevata. Scomponete i set di competenze in modo granulare per costruire una "banca delle competenze" umana, agile e fluida (in contrapposizione ai "compiti murati da protocolli draconiani") che assegna il lavoro al lavoratore con la corrispondenza più stretta tra talento e compito.

Tenete presente che le risorse umane devono far parte di questa strategia. Ciò significa che le politiche e le norme in materia di risorse umane devono essere riviste e ripensate in base a questo modello "passion-first", non come un esercizio parallelo da qualche parte nell'isolamento di Fort Knox.

Le tre cose che il vostro nuovo ed entusiasmante "people-verse" (universo di intenti) deve affrontare e semplificare in qualsiasi momento sono:

• Facilità di creazione degli obiettivi
• Agilità nell'assegnazione dei ruoli
• Mantenere aperti i circuiti di comunicazione e di feedback.

Riprogettare il vostro modo di lavorare - che con ogni probabilità comporterà l'uscita dalla vostra zona di comfort - è complicato, quindi non perdetevi d'animo se all'inizio vi scontrate con un muro. Tutto ciò che vale richiede tempo.

Gli anziani potrebbero alzare le sopracciglia, i puritani potrebbero persino iniziare a mettere in dubbio la vostra sanità mentale, ma va bene così (hanno fatto la stessa cosa con Galileo!). Naturalmente, se avete instaurato una cultura di sana curiosità e di indagine - che dovrebbe necessariamente essere il primo passo di ogni ricerca - sarà molto più facile affrontare lo status quo e raggiungere un consenso su innovazioni e revisioni in seguito.

2. Pensare al "design thinking

Rendete tutto più semplice utilizzando i principi del Design Thinking. Sfidate le convenzioni e i cliché in ogni punto con la logica laterale e scoprirete che le "vie alternative" non solo si propongono spontaneamente, ma iniziano ad avere più senso.

Applicare i principi classici del design thinking da un capo all'altro:

Ricordate che non deve necessariamente essere sempre in quest'ordine. L'ultima fase - il collaudo - comporterà un attento monitoraggio, un affinamento in tempo reale e iterazioni continue fino a ottenere la ricetta giusta.

3. Provate il "tour

Provare una "Gallery Walk" può aggiungere una sana dose di intuizione a questo universo. Ecco come funziona il concetto in breve. In una Gallery Walk, si creano dei post-it con le varie intuizioni raccolte dai dipendenti in merito ai loro obiettivi, alle loro esigenze e ai loro punti dolenti (in un certo senso, come apparirebbe per loro il "processo delle persone" ideale). Questi post-it vengono poi appesi a una parete (la "Galleria", se preferite).

I principali stakeholder e i responsabili delle decisioni sono ora invitati a fare un "tour" di questa Galleria, scarabocchiando i punti e annotando le prospettive che ritengono essenziali per progettare un flusso di lavoro "Purpose-Driven".

Le Gallery Walks permettono di democratizzare e incorporare le esigenze di tutti. Inoltre, esclude i pregiudizi e i giudizi casuali, gettando le fondamenta di una struttura organizzativa che è realmente radicata e sincronizzata con ciò che conta: Le persone che la useranno giorno per giorno.

Empuls groups are great tools for making this 'gallery walk' virtual and well-documented. You can create dedicated channels for these walk-throughs and ask employees to input them as channel feeds. The leadership team could use these threads to seek clarity further or discuss it. All the while, these discussions will be well documented for future reference.

Quello che avete appena fatto è immenso: avete messo il lavoratore al centro, in cima alle cose e al comando. In questo modo date potere alle persone, affidando loro la capacità di prendere decisioni. Nel frattempo, mettete i vostri soldi (l'autorità, se volete) al posto dei vostri soldi e dimostrate che la vostra dichiarazione di missione è più che un discorso.

Si innesca un effetto domino che porta a membri più felici, a una cultura della diversità e dell'inclusione e a un morale alto che spinge la produttività in modo esponenziale. Tutto si moltiplica, dal coinvolgimento alla partecipazione ai risultati.

4. Un flusso di lavoro meno faticoso e più fluido

Se siete riusciti a costruire questo ecosistema di lavoro su misura e mirato, è probabile che sia basato sull'intenzione e sul senso "in-the-moment". Una matrice intuitiva, orientata alla soluzione e all'autoapprendimento, che tiene conto istintivamente dell'imprevedibilità e delle periferiche, continua a "correggere la rotta" per garantire che i lavori siano portati a termine in modo intelligente. In altre parole, con un livello minimo di fatica, tempo e risorse. In rete esistono strumenti di collaborazione straordinari per aiutarvi in questo senso.

Non solo. Un processo intrinsecamente organico è anche solitamente trasparente. È il terreno ideale per creare un ambiente basato sul comportamento, in cui lo sforzo viene registrato minuziosamente, l'atteggiamento è ragionevolmente riconosciuto e le prestazioni sono giustamente ricompensate.