Pada halaman ini
Tertanya-tanya bagaimana untuk menulis e-mel selamat datang kepada pekerja baru? Mulakan dengan mengingati bagaimana perasaannya pada hari pertama anda di syarikat. Tanya diri anda apa yang anda ingin tahu pada hari pertama anda.
Pekerja baru adalah aset yang luar biasa kepada mana-mana organisasi, dan mereka adalah pelaburan kritikal dalam mencapai visi, misi, dan matlamat syarikat. Pengekalan jangka panjang mana-mana pekerja baru bermula pada pengambilan dan sementara pekerja menyertai pasukan.
Artikel ini menunjukkan kepada anda cara menulis e-mel alu-aluan kepada pekerja baru, menerimanya dengan baik ke dalam organisasi anda, dan memulakan penglibatan pekerja dari awal.
E-mel selamat datang membantu memulakan hubungan pekerja-majikan yang sihat dengan menunjukkan kepada pekerja bahawa anda mengambil berat. E-mel alu-aluan yang hebat melampaui mengucapkan terima kasih kepada seseorang kerana menyertai, memberi mereka maklumat yang bermanfaat, dan mengekalkan motivasi 'penyertaan baru' dengan membuat mereka teruja untuk menyertai anda.
Mengapa menulis e-mel alu-aluan kepada pekerja baru penting?
Walaupun proses onboarding adalah titik kritikal dalam kitaran hayat bakat, dan di antaranya hari pertama memainkan peranan yang paling penting daripada fasa induksi.
E-mel selamat datang yang hebat kepada pekerja baru merapatkan jurang antara pra-konsep calon organisasi (baik atau buruk) dan realiti organisasi mahu mereka percaya. E-mel ini juga bertindak sebagai pemangkin untuk kepuasan dan pengekalan pekerja.
Lebih daripada satu titik sentuh komunikasi alu-aluan
Sebaik sahaja calon secara rasmi menerima tawaran sewa, semua komunikasi melalui e-mel yang sampai kepada mereka selepas itu dianggap sebagai sebahagian daripada mengalu-alukan pekerja. Masing-masing memainkan peranan dalam berjaya memulakan perjalanan pekerja.
Pekerja baru secara amnya mempunyai tiga kategori e-mel yang dihantar kepada mereka pada peringkat yang berbeza sebelum hari pertama mereka.
1. Perakuan penerimaan tawaran
Sejurus selepas pekerja menerima tawaran itu, pengakuan penerimaan mesti dihantar dari organisasi kepada calon. E-mel ini perlu mempunyai elemen penting dalam kehangatan mengalu-alukan pekerja di atas kapal.
Selain daripada pengenalan yang mengalu-alukan pekerja dengan gembira, e-mel ini juga boleh termasuk:
- Pautan dan butiran log masuk ke sistem pengurusan calon organisasi untuk memuat naik dokumen onboarding mereka, termasuk borang gaji dan pengakuan penerimaan dasar dan prosedur tertentu.
- Senaraikan semua dokumen onboarding yang diperlukan yang perlu dikemukakan dan dilampirkan salinan dasar dan prosedur yang perlu diakui oleh calon.
2. E-mel semakan latar belakang
E-mel kedua yang biasanya akan dihantar adalah dari vendor pemeriksaan latar belakang organisasi, yang merangkumi soal selidik pemeriksaan latar belakang. Pastikan mel ini peribadi dan hangat - sesuatu yang mencerminkan budaya organisasi anda.
3. Jadual orientasi
Secara amnya, mel akhir sebelum hari pertama, e-mel jadual orientasi, mungkin interaksi terakhir yang berlaku sebelum hari pertama pekerja baru.
E-mel ini bukan sahaja mengalu-alukan pekerja tetapi juga perlu memberikan maklumat yang sangat penting mengenai orientasi sewa baru mereka, seperti:
- Tarikh
- Jadual
- Topik
- Butiran POC orientasi yang berbeza
Bagaimana untuk menulis e-mel selamat datang untuk pekerja baru?
Semasa merangka e-mel alu-aluan perlu sangat peribadi kepada organisasi dan budaya anda, ada cara untuk memikirkan cara memulakannya. Mengingat nasib anda sendiri pada hari pertama anda sendiri meletakkan anda dalam hampir perspektif peserta baru. Tanya diri anda apa yang anda ingin tahu semasa anda bermula.
Fikirkan jurang yang anda ada dalam memikirkan bagaimana beberapa hari akan datang dan selebihnya hari kerja anda akan berkembang. Semasa anda menulis e-mel, ingat bahawa tujuan yang paling penting adalah untuk membantu menempatkan joiner baru dan membuat mereka merasa di rumah. Untuk mencapai matlamat ini, anda juga harus mengelakkan perkara seperti kegagalan DKIM, memastikan pengesahan e-mel yang betul, supaya anda dapat memberi kesan pertama yang baik kepada penerima e-mel anda.
Struktur e-mel alu-aluan yang hebat kepada pekerja baru
Berikut adalah struktur ringkas e-mel selamat datang yang hebat kepada pekerja baru:
1. Pengenalan
Bahagian e-mel ini adalah di mana anda perlu memberitahu pekerja baru anda betapa gembiranya anda bahawa mereka telah menyertai organisasi anda. Bahagian ini tidak perlu terlalu panjang, dan beberapa ayat sepatutnya mencukupi. Perkara utama ialah mereka tahu anda gembira kerana mereka menyertai syarikat itu.
Bermula di syarikat baru adalah keputusan yang agak besar, jadi penting bagi pekerja merasa selamat dalam pilihan mereka.
2. Berikan gambaran hari pertama dan jalan ke hadapan
Pastikan anda memberitahu pekerja baru anda bila hari pertama mereka akan dan di mana untuk muncul dalam e-mel anda. Cuba berikan mereka garis kasar jadual hari pertama mereka.
Mereka akan lebih santai jika mereka mempunyai beberapa jangkaan untuk apa yang akan mereka lakukan, sama ada orientasi sepanjang hari atau turun ke beberapa kerja. Sekiranya ada apa-apa yang perlu mereka bawa bersama mereka atau ke pejabat terlebih dahulu, beritahu mereka dalam e-mel selamat datang anda.
3. Kesimpulannya
Ini juga merupakan masa yang baik untuk memberitahu mereka mengapa anda fikir mereka sesuai untuk jawatan itu dan mengapa anda membawa mereka ke atas kapal.
Pergi ke atas perkembangan dari pekerja baru kepada pekerja yang berpengalaman. Anda juga boleh memberitahu mereka di mana anda melihat mereka bergerak di syarikat itu.
Idea kandungan e-mel selamat datang
Berikut ialah jenis kandungan yang harus anda gunakan semasa menghantar e-mel alu-aluan:
1. Baris subjek yang menarik
Pastikan baris subjek e-mel anda menarik dan sekhusus mungkin, kerana ia adalah perkara pertama yang akan dilihat oleh pekerja baru. Baris subjek hendaklah ditulis dengan cara yang bertujuan dan menarik.
Dalam erti kata lain, baris subjek harus memberitahu pekerja tujuan e-mel tetapi juga harus menarik—penggunaan kata kerja aktif, vocatives, dan elemen rasa ingin tahu untuk menggalakkan pekerja membuka e-mel anda.
2. Pilih nada mengikut budaya syarikat anda
Seperti semua yang lain dalam organisasi, e-mel alu-aluan anda juga harus mencerminkan budaya syarikat anda.
E-mel selamat datang pejabat yang menyeronokkan dan moden boleh menjadi lebih menyeronokkan daripada, katakan, firma yang mempunyai budaya yang lebih konservatif seperti universiti atau organisasi dari sektor awam.
Tanpa mengira nada, memerhatikan perkara berikut dapat membantu e-mel menjadi sangat berkesan:
- Penggunaan ayat pendek dan mudah.
- Elakkan slanga dan jargon.
- Memudahkan dan mengelakkan bahasa birokrasi.
- Gunakan kata kerja aktif dan kata sifat positif.
- Elakkan kata keterangan berlebihan seperti "sangat," "benar-benar," atau "benar-benar".
- Elakkan topi dan tanda seru - ini boleh menjadikan e-mel anda terlalu kuat atau emosi.
3. Jadilah visual
Walaupun e-mel teks lama yang baik masih boleh menjadi sangat relevan, lihat pelbagai alat percuma di pasaran yang membolehkan anda menghantar e-mel visual untuk kesan yang lebih baik.
Semasa mereka bentuk templat sedemikian, pastikan templat e-mel bergaya sesuai dengan garis panduan jenama anda.
4. Semak kesilapan kesilapan ejaan dan tatabahasa
Kesalahan kesilapan kesilapan dan tatabahasa memainkan peranan penting dalam bagaimana seorang pekerja melihat organisasi yang berfungsi seperti kesan pertama. Ia mungkin tidak boleh dikatakan, tetapi selalu penting untuk memeriksa semula e-mel sebelum menghantarnya. Pertimbangkan petua hebat berikut semasa menulis e-mel untuk mengalu-alukan pekerja baru:
- Pastikan penyemak ejaan penyemak imbas anda dihidupkan dan semak ejaan semua e-mel sebelum menghantar.
- Gunakan penyemak tatabahasa dan tanda baca oleh Prepostseo atau Grammarly.
- Fahami kesilapan tatabahasa dan tanda baca yang biasa untuk mengelakkannya.
- Baca e-mel anda dengan kuat untuk menjadikannya berkesan
Apa yang perlu disertakan dalam e-mel selamat datang pekerja baharu?
Berikut ialah aset lain yang perlu anda sertakan dalam e-mel alu-aluan anda:
1. Video selamat datang
Banyak yang boleh dicapai dengan kandungan visual dan mengikuti kemasukan video yang paling penting yang boleh anda benamkan dalam mel selamat datang.
- Video alu-aluan oleh Ketua Pegawai Eksekutif Ketua Pegawai Eksekutif Sumber Manusia
- Video kemas kini syarikat
- Video 'mengenai syarikat'
- Budaya atau video 'menyeronokkan di tempat kerja'
2. Lampiran
Bergantung pada peringkat e-mel alu-aluan (pengakuan / pemeriksaan latar belakang / orientasi), lampiran yang sesuai perlu dimasukkan ke dalam e-mel. Pastikan lampiran ini dinamakan dengan betul sebelum dilampirkan.
Lampirkan dokumen yang memerlukan bacaan yang besar, seperti terma dan syarat pekerjaan dan senarai faedah dan faedah pekerja yang ditawarkan - supaya pekerja tidak perlu berebut-rebut melalui klausa sebelum mereka menandatanganinya pada hari pertama mereka.
3. Senarai Semak
Senarai Semak adalah cara terbaik untuk membantu pekerja memastikan bahawa mereka membawa dokumen yang diperlukan pada hari pertama mereka.
Sama ada memasukkan senarai semak dalam isi e-mel atau sebagai lampiran yang boleh dicetak. Senarai semak ini dipecahkan kepada bahagian berikut:
- Tugas untuk diselesaikan sebelum hari pertama pekerja.
- Tugas untuk diselesaikan pada hari kerja penuh pertama pekerja.
- Tugas untuk diselesaikan dalam tempoh orientasi pekerja (contohnya)
4. Peta jalan orientasi
Cara menarik bagi organisasi yang tersebar di seluruh tingkat untuk memastikan pekerja tidak benar-benar 'hilang' di premis adalah dengan menyediakan mereka dengan peta laluan pada hari pertama.
Pada asasnya, cetakan biru pejabat (anggaran dan boleh dikongsi secara bebas), masa, dan aktiviti boleh ditulis dalam lokasi peta yang dijadualkan berlangsung. Ini sangat berguna untuk program orientasi besar yang berlaku di seluruh bilik latihan dan jabatan.
Selanjutnya untuk orientasi bilik darjah, menyediakan peta jalan "bertemu dan menyambut" dapat membantu menghubungkan pekerja baru dengan individu lain yang harus mereka ketahui untuk membina rangkaian dalaman mereka. Peta sekali lagi boleh terdiri daripada butiran lokasi pejabat individu.
Mesyuarat ini juga membantu mereka mengetahui lebih lanjut mengenai syarikat dengan bercakap dengan pekerja di jabatan lain dan memperoleh pemahaman yang lebih mendalam tentang peranan dan tanggungjawab rakan sekerja mereka.
5. Perkara penting dalam hubungan
Butiran lengkap (nama, e-mel, dan nombor telefon) orang yang perlu dihubungi sebelum, semasa, atau selepas hari pertama perlu diberikan kepada pekerja terlebih dahulu.
Butiran ini mestilah daripada mereka:
- POC orientasi
- Pentadbir & IT POC
- HR POC
- Pengurus
- Butiran hubungan rakan orientasi
6. Sumber pembelajaran
Mulakan pekerja dengan cepat dengan pautan ke bahan pembelajaran kritikal seperti:
- Laman web syarikat
- Blog dan sumber pembelajaran
- Kajian kes dan dokumentasi produk
- Portal L&D
- Pautan ke alatan dan timbunan teknologi yang digunakan dalam fungsinya
7. Butiran log masuk
Buat pekerja sudah berhubung dengan rakan sebaya mereka sejak hari pertama dan seterusnya. Beri mereka akses kepada platform sosial pejabat seperti Empuls untuk menemui dan meneroka lebih lanjut tentang persekitaran pejabat, kumpulan kerja dan kumpulan minat mereka. Kongsi pautan ke kumpulan kerja khusus mereka supaya mereka mudah menemui rakan sebaya mereka.
8. Butiran rakan orientasi
Penyelidikan menunjukkan bahawa menyediakan pekerja baru dengan teman dari fungsi mereka sendiri membantu mengurangkan kekeliruan awal dan ketidakpastian yang dihadapi oleh semua pekerja baru dan meningkatkan penglibatan pekerja.
Rakan membantu pekerja berasa selesa dan boleh bekerjasama dengan pekerja baru atau bahkan dipindahkan semasa induksi mereka. Mereka menawarkan nasihat, sumber, dan panduan mengenai aspek harian bekerja di jabatan dan di organisasi.
Jika anda telah memutuskan untuk mempunyai sistem 'buddy', mel alu-aluan adalah tempat yang tepat untuk memperkenalkan pekerja yang diperuntukkan, kawan.
9. Soalan Lazim
Sertakan jawapan kepada soalan paling kritikal yang mungkin ada pekerja baru sebelum atau semasa orientasi.
Contoh templat untuk e-mel alu-aluan kepada pekerja baru
Di bawah yang diberikan adalah koleksi kandungan e-mel selamat datang sewa baru. Gunakan ini untuk penglibatan pekerja yang berkesan, dan sampel di bawah mungkin sesuai untuk budaya dan keperluan organisasi yang berbeza, jadi gunakannya dengan sewajarnya.
Sampel 1
Nada: Kasual
Gaya: Visual
Dihantar oleh: Pengurus HR
Sampel 2
Nada: Formal
Gaya: Visual
Dihantar oleh: HR
Sampel 3
Nada: Tidak rasmi
Gaya: Deskriptif
Dihantar oleh: HR
Sampel 4
Nada: Formal
Gaya: Deskriptif
Dihantar oleh: Pengurus HR
Sampel 5
Nada: Tidak rasmi
Gaya: Deskriptif
Dihantar oleh: Pengurus
Pengenalan e-mel alternatif
Sampel 1
Sangat bagus untuk mempunyai anda dalam pasukan kami dan bagi pihak semua ahli pasukan, kami ingin mengucapkan selamat datang. Kami yakin bahawa sumbangan anda tidak ternilai kepada objektif dan hasil pasukan. Semoga dapat berjumpa dengan anda pada [tarikh menyertai].
Sampel 2
Selamat datang ke [nama syarikat]. Terima kasih kerana menerima surat tawaran kerja dan kami berharap dapat melihat anda menjadi salah satu aset paling berharga kepada syarikat kami. Doakan yang terbaik dan berharap dapat bertemu dengan anda pada [tarikh].
Sampel 3
Kami mengalu-alukan anda menaiki pesawat bagi pihak semua orang di [nama syarikat]. Kami berharap untuk mempunyai anda sebagai ahli pasukan dan berharap [syarikat] memberi anda peluang yang cukup untuk mempamerkan kebolehan, kemahiran, dan hasil yang diharapkan daripada anda.
Sampel 4
Tahniah kerana menjadi sebahagian daripada syarikat kami. Kami mempunyai budaya di mana anda akan mendapat peluang untuk mengembangkan kerjaya anda dan mengembangkan hubungan mesra dengan pekerja lain. Kami mempunyai harapan yang tinggi daripada anda dan mengharapkan agar anda mempunyai hubungan dengan kami untuk tempoh yang lebih lama.
Sampel 5
Selamat datang ke syarikat. Kami telah mendengar banyak tentang anda dan menjangkakan bahawa anda pasti akan menunjukkan prestasi yang baik dan memenuhi jangkaan kami. Tahniah kerana memulakan perjalanan baru anda dengan syarikat kami dan semoga berjaya untuk masa depan anda.
Sampel 6
Sungguh mengagumkan untuk mempunyai orang yang sangat berbakat dan mahir dalam pasukan kami. Kami mengalu-alukan anda kepada pasukan kami dan memberi jaminan yang terbaik daripada kemudahan dan budaya di syarikat kami. Kami menjangkakan bahawa kemahiran anda akan diterapkan pada kedudukan pekerjaan yang terbaik dan lebih baik akan dicapai oleh anda pada masa akan datang.
Sampel 7
Setinggi-tinggi tahniah kerana diupah dengan [nama syarikat]. Saya mengucapkan selamat datang kepada pasukan dan berharap anda akan mencapai tahap yang tinggi dalam kerjaya anda di sini. Kami berharap dapat melihat anda sebagai penyumbang yang berkesan kepada [syarikat] dan menemui hubungan mesra dengan rakan-rakan anda.
Sampel 8
Selamat datang. Tahniah kerana dipilih sebagai [jawatan] di [nama syarikat].
Saya ingin menyebut bahawa terdapat beberapa peluang di [syarikat] yang dapat anda gunakan, untuk memajukan secara profesional. Terdapat banyak peluang untuk pertumbuhan kerjaya di [syarikat]. Harapan untuk melihat anda menyokong pasukan anda dengan usaha terbaik anda dan menjadi pekerja syarikat yang berhasil tinggi.
Sampel 9
Selamat datang ke pasukan, [nama]. Kami teruja untuk membawa anda ke atas kapal. Kami menjangkakan bahawa anda mencapai matlamat anda dan mengembangkan kerjaya yang hebat dengan kami. Semoga berjaya untuk peranan anda di [syarikat] dan tahniah kerana menjadi sebahagian daripada pasukan.
Sampel 10
Sangat bagus untuk memiliki anda di [syarikat]. Kami berharap anda mempunyai masa yang indah di sini -dengan peluang besar untuk mencapai dan berkembang. Kami mengucapkan tahniah kepada anda atas peranan baru anda sebagai [peranan] dan berharap untuk melihat anda cemerlang.