كيفية إدارة الموظفين وتحقيق التوازن بين متطلبات العمل اليومية

تعد إدارة الموظفين ووجود قادة أقوياء من الجوانب الهيكلية الأساسية لأي عمل ناجح. الموظفون هم فريق العمل وراء كل خطوة إلى الأمام. ضمان تلبية احتياجاتهم سيضمن تقدم شركتك باستمرار وفعالية.

"الإدارة الجيدة هي فن جعل المشاكل مثيرة للاهتمام وحلولها بناءة لدرجة أن الجميع يريد العمل والتعامل معها." —بول هوكين

كونك مديرا أمر صعب ، ومعرفة كيفية إدارة الموظفين ليست دائما نزهة في الحديقة. قد يكون الموظفون محترفين في مجالهم ، لكنهم بشر فريدون لديهم تفضيلات وحوافز وتحديات شخصية.

إن تلبية احتياجاتهم وتزويدهم بالموارد الكافية لن يبقيهم سعداء ومتحمسين فحسب ، بل سيجعل عملك كمدير أسهل بكثير.

فيما يلي بعض الأدوات والحيل المفيدة التي يمكنك استخدامها لبناء وإدارة فريق قوي من الموظفين السعداء.

تعريف إدارة الموظفين

هناك العديد من الزوايا لما يمكن أن تبدو عليه إدارة الموظفين يوميا. الدور مشابه لوظيفة الموارد البشرية النموذجية. يتم تعريفه من خلال مقاييس مختلفة لتقييم الموظفين ، والانضباط ، والمراقبة ، والتواصل ، وتفويض المهام ، والتوظيف.

ينظر إلى مديري الموظفين على أنهم "الوالد" لفريقهم. يقدمون تقارير الأداء ، وأعضاء جدد ، ويديرون برامج المكافآت أو الحوافز. كما أنهم يفرضون سياسات الشركة ويتعاملون مع أي مسائل مهمة للموظفين.

يمكن أن تمثل إدارة فريق من الأشخاص بأي صفة تحديات فريدة. يحتاج المديرون إلى إعداد أنفسهم لهذه للإشراف على موظفيهم بشكل فعال.

الموظفون أكثر من مجرد عمال. لكل منهم عاداته ومزاجاته الخاصة التي سيحتاج المدير إلى أن يكون على دراية بها لتقديم الدعم والإشراف.

كونك مدير موظف هو مهمة معقدة تتطلب مستوى متميزا من الوعي العاطفي والدراية المهنية.

أهمية الإدارة الفعالة للموظفين

الإدارة الفعالة للموظفين أمر حيوي لإنتاجية وكفاءة أي بيئة عمل. بدون قائد واسع المعرفة ومختص ، يمكن أن يصبح إنتاج الموظف مبعثرا وغير متسق ، مما يجعل تحقيق نجاح الشركة أكثر صعوبة.

مع تزايد عدد العاملين عن بعد في جميع أنحاء العالم ، أصبحت الحاجة إلى مديري الموظفين الأكفاء أكبر. قد يتم تشتيت العمال الذين ينتمون إلى نفس الشركة في جميع أنحاء العالم. ومع ذلك ، فإنها تتطلب اتصالا متكررا وتفويضا للمشروع من المدير.

من وجهة نظر الإنتاجية والروح المعنوية ، فإن مديري الموظفين الأكفاء لا يقدرون بثمن للشركات من كل نطاق. إذا شعروا بالدعم الكافي ، فمن المرجح أن يعمل الموظفون بجدية أكبر وبمزيد من الدافع. بالإضافة إلى ذلك ، سيكون حافزهم لتحقيق هدف أعلى أكثر اتساقا.

يستثمر الموظف والمدير الماهر والبديهي باستمرار في أنفسهم والقوى العاملة لديهم. من خلال القيادة بالقدوة وخلق ثقافة عمل إيجابية ، سيساعدون أيضا في الحفاظ على انخفاض تكاليف الشركة. يمكن أن تكون نفقات دوران الموظفين شاملة على العديد من المستويات. ولكن مع الممارسات الإدارية السليمة ، فإن مستويات ولاء الموظفين ورضاهم ليس لديها سبب للتعثر. بشكل أساسي ، يشغل مديرو الموظفين دورا ضروريا للنجاح في مكان العمل.

تكتيكات لتحسين إدارة الموظفين

عند التعامل مع الناس ، فأنت لا تعرف أبدا كيف سيبدو يومك. من العلاقات المكتبية إلى أداء العمل الضعيف ، تحتاج إلى تجهيز نفسك لمختلف المواقف والمآزق التي قد تنشأ.

فيما يلي بعض التكتيكات الشائعة الاستخدام للمديرين الذين يرغبون في معرفة كيفية إدارة الموظفين بأكثر الطرق نجاحا وإنتاجية:

1. تصميم قنوات اتصال مفتوحة

التواصل المفتوح بين الموظفين والمشرفين هو مفتاح ديناميكية الشركة الصحية. يحتاج موظفوك إلى الشعور بالراحة عند طرح مواضيع مهمة (مثل المشاكل في حياتهم الشخصية التي تؤثر على أدائهم أو مظالم العمل أو السلوك المكتبي غير المناسب) معك. سيكون من الأفضل جعل هذه العملية سهلة ومتاحة لهم.

2. اطلب التعليقات

سيثق موظفوك بك ويحترمونك أكثر إذا شعروا بالراحة في إعطائك ملاحظات حول سياساتك ونهجك تجاه إدارتها. لن تعرف دائما أن شيئا ما تفعله يزعج أو يمنع أداء الموظف ما لم يخبرك أن هذا الخيار يجب أن يكون متاحا.

3. برامج تقدير ومكافآت الموظفين

التعزيز الإيجابي للسلوك الجيد والأداء وأخلاقيات العمل يمكن أن يقطع شوطا طويلا. من خلال تحفيز الموظفين على تحقيق أهداف أعلى من خلال برنامج مكافآت مختص ، يمكنك تعزيز الشعور بالتحفيز والرغبة في تحقيق مخرجات أفضل داخل مكان العمل.

ستحفز برامج المكافآت والتقدير لأداء العمل العالي موظفيك على بذل جهد أكبر وتعزيز الروح المعنوية في مكان العمل. كلاهما مهم للغاية لعلاقة صحية بين الموظف والمدير.

4. خلق بيئة داعمة

سوف يزدهر الموظفون في بيئة داعمة ، والأمر متروك لك لإنشاء هذه البيئة. قدم الدعم في كل جانب من جوانب العمل ، وتابع عرضك. مجرد القول بأنك تستطيع المساعدة لا يكفي. تحتاج إلى التدخل والمساعدة حيثما أمكن ذلك بنشاط.

يقود المديرون الجيدون بالصبر والتشجيع ولديهم نهج عملي ، مما يجعل الموظفين يشعرون بالدعم والقدرة. هذا يؤدي إلى زيادة في الإنتاجية وثقافة عمل ممتازة.

5. تشجيع النمو

تشجيع النمو ليس جيدا للموظفين فقط. إنه جيد للأعمال أيضا. القادة الجيدون مبتكرون ومستعدون دائما لتعلم أشياء جديدة ، ويمكنك نقل ذلك إلى الموظفين.

سواء كان الأمر يتعلق بتشجيع حضور الدورات التدريبية ، أو تحسين مجموعات مهاراتهم ، أو الترويج لفكرة مواصلة الدراسة ، فإن تعزيز النمو يخلق فريقا أقوى وأكثر قدرة. إذا أظهرت للموظفين أنك تتعلم باستمرار ، إلهامهم للنمو ومواجهة التحديات الجديدة أيضا.

6. كن مستمعا نشطا

هناك فرق بين السمع والاستماع. تتطلب إدارة الموظفين أن تسمع حقا ما يقوله موظفوك وأن تتصرف بناء عليه. هذا يعني أنه عندما يتحدث الموظفون ، فإنك تستجيب وفقا لذلك وتتصرف بناء على ما قالوه.

ليس عليك أن توافق على ما يقولونه أو تفعل بالضبط ما يطلبونه ، لكنك تحتاج إلى إظهار أنك سمعتهم بشكل صحيح. إذا رأوك ترد على ما قالوه ، فسيشعرون بالثقة في التحدث معك حتى حول أصعب الموضوعات.

7. حدد الأهداف والتوقعات

إن تحديد الأهداف والتوقعات بوضوح يمنح الموظفين شيئا يهدفون إليه. إذا لم يتم تحديد هذه المعلمات ، يمكن لأعضاء الفريق بسهولة أن يصبحوا بلا دفة ومعزولين. كما أن عدم وجود أهداف يجعل الموظفين يشعرون بعدم اليقين من غرضهم ويمكن أن يؤدي إلى فقدان الحافز.

مع هدف موحد ، يتم إلهام الفرق للعمل معا وتحقيق هدف. تخلق الأهداف شعورا بالتماسك حيث يتعاون الموظفون للوصول إلى معلم.

8. بناء الثقة والمساعدة في تطوير الموظفين

في أي فريق ، الثقة مهمة. يحتاج الموظفون إلى الثقة في أن قادتهم يمكنهم مساعدتهم وتوجيههم في الاتجاه الصحيح. بالإضافة إلى ذلك ، يحتاجون إلى معرفة أنك تثق بهم للقيام بالمهمة وليس إدارتهم بشكل دقيق.

تساعد الثقة أيضا في تطوير الموظفين ، حيث يشعر الموظفون بالأمان في مكان العمل. هذا يزودهم بالأدوات اللازمة لتطوير مهارات جديدة وفهم أكبر للأعمال.

9. الحفاظ على الشفافية

بصفتك قائدا ، الأمر متروك لك لممارسة الشفافية دائما. تجنب حجب المعلومات ولا تكذب أبدا على الموظفين. إذا ظهرت الحقيقة ، فسوف تعرض علاقتك وموقعك القيادي للخطر وتفقد احترام فريقك.

إن معرفة كيفية إدارة الموظفين تعني فهم أن الصدق هو الأفضل دائما ، حتى لو لم يكن إيجابيا تماما. تعد مشاركة التعليقات الشفافة والصادقة جزءا من قيادة الفريق.

10. مراقبة وقياس الأداء بانتظام

إذا كان فريقك لا يعرف مدى جودة أدائه أو أين يحتاجون إلى التحسين ، فلا يمكن أن يتغير الوضع الراهن. تعد إدارة الأداء مجموعة مهارات مهمة للقادة ، ومقاييس التتبع جزء من هذا. مؤشرات الأداء الرئيسية العادية مثالية لهذا الغرض.

Measuring performance highlights where employees are excelling and where they may need assistance. If this is clearly tracked, you can motivate employees to perform and grow and learn.

أدوات للتنفيذ من أجل إدارة أفضل للموظفين

يميل المديرون إلى تحمل الكثير من الوزن في المكتب. ولكن لا حرج في استخدام الأدوات والبرامج الفعالة لمساعدتك في تحمل واجباتك الإدارية. بعد كل شيء ، أنت أيضا إنسان فقط!

1. أدوات الاتصال

التواصل هو قوة الحياة لأي شركة أو مؤسسة. من خلال تبسيط طرق الاتصال الخاصة بك ، ستفهم أنت والموظفون الذين تديرهم ما تحتاجه من بعضكما البعض مع التركيز على المهام اليومية المهمة الأخرى. منذ أن بدأ الوباء ، كانت العشرات من أدوات الاتصال بين المكاتب متاحة بسهولة. استخدم هذه لصالحك.

2. أدوات نظام إدارة الموارد البشرية

يمكن أن تكون زراعة وتحليل سجل بيانات العامل مملة عند تنفيذها يدويا. قلل ساعات من جدولك الزمني باستخدام أدوات إدارة الموارد البشرية التي تساعدك على فهم مسار موظفك بشكل أفضل وإدارة كشوف المرتبات المكتبية والإعداد.

3. أدوات تتبع الأداء

غالبا ما يشكل تتبع أداء الموظفين الذين تشرف عليهم جزءا كبيرا من دورك كمدير للموظفين. استخدم أدوات تتبع الأداء لمراقبة الموظفين الذين يتفوقون مقابل التخلف عن الركب. اسمح لهذه المعلومات بالمساعدة في اتخاذ القرارات المتعلقة بكيفية إدارة الموظفين. يمكن أن يوجه قراراتك حول الترقيات ، وخفض الرتب ، ومجالات الأداء الأخرى التي قد تتطلب مدخلاتك.

4. أدوات إدارة المشروع والعرض التقديمي

يعد تنسيق وتنفيذ مشاريع مكان العمل أمرا حيويا لأي وظيفة إدارة موظف. يجب أن يكون لديك فهم أساسي لمن هو الأفضل لأي مهمة. يمكن أن يؤدي وجود أداة لإدارة المشاريع مثل Gantt Chart إلى جانبك إلى توضيح هذه القرارات وجعل المنظمة أسرع وأسهل كثيرا.

الوجبات السريعة الرئيسية

يلعب المديرون دورا كبيرا في نجاح أي شركة كبيرة أو صغيرة. كونك قائدا قويا يستغرق وقتا وجهدا ، ولكن هناك أدوات وتقنيات لتبسيط العملية.

تعد معرفة كيفية إدارة الموظفين وتحقيق التوازن بين العمل مهارة حاسمة ، وبمجرد تعلمها ، فإنها تهيئ أعضاء الفريق للنجاح. إذا قمت بتحفيز الموظفين ، وخلق بيئة عمل ممتازة ، وبناء الثقة ، فستصبح مديرا فعالا يقود بالقدوة.