Handling Employee Grievances: Best Practices, Types, and Prevention Tips

Beschwerden von Mitarbeitern sind für jeden Personalleiter ein Grund zur Sorge. Wenn ein Mitarbeiter unzufrieden mit der Art und Weise ist, wie das Unternehmen geführt oder verwaltet wird, kann dies die Produktivität erheblich beeinträchtigen. 

Grievances that are not addressed in time create inefficiencies in the workplace and lower morale. This can lead to an increase in low morale, absenteeism, and high employee turnover rates - none of which are good for the organization. 

Es gibt viele Gründe für Beschwerden von Arbeitnehmern, aber unabhängig von der Ursache sollte die gute Betreuung der Arbeitnehmer für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung sein. 

Die Mitarbeiter der Personalabteilung müssen wirksame Mittel und Wege finden, um jede formelle Beschwerde, ob echt oder eingebildet, zu bearbeiten. 

Dieser Artikel soll Ihnen dabei helfen. Lesen Sie den Rest des Artikels, um alles zu erfahren, was Sie über Beschwerden von Arbeitnehmern wissen müssen und wie Sie diese angemessen behandeln können. 

Was ist eine Arbeitnehmerbeschwerde? 

An employee grievance refers to the dissatisfaction or discontent expressed by an employee toward their employer, organization, or management. It typically arises when there's a gap between what an employee expects and what is actually delivered by the workplace. 

Employees expect fair compensation, respect, a safe working environment, clarity in their roles, and equitable treatment. When these expectations are not met, they may raise a formal or informal complaint, known as a grievance. 

Even when the concern may seem minor or unjustified, it must be taken seriously. Failing to do so can lead to larger issues affecting employee morale, productivity, and retention. 

Indikatoren für Arbeitnehmerbeschwerden 

Mitarbeiterbeschwerden sind unvermeidlich, und das Beste, was Sie tun können, ist, sich darauf vorzubereiten, sie zu erkennen und zu lösen. 

Der erste Schritt besteht darin, die Indikatoren für Beschwerden von Arbeitnehmern zu verstehen, die im Folgenden beschrieben werden. 

1. Geändertes Verhalten 

Every good HR staff should tell when something is wrong with their staff. They can easily spot the signs of low morale and dissatisfaction and take it upon themselves to approach the affected staff to enquire what is bothering them. 

2. Aufmachen 

Die Mitarbeiter können sich ihren Vorgesetzten oder Managern gegenüber öffnen. Egal, wie unbedeutend sie auch klingen mögen, es ist gut, zuzuhören und den Mitarbeitern bei ihren Anliegen zu helfen, denn wenn sie das nicht tun, kann das zu einem größeren Problem führen. 

3. Geringe Produktivität 

Eine verringerte Produktivität kann ein Anzeichen für die Unzufriedenheit der Mitarbeiter sein. Wenn dies der Fall ist, raten Experten den Personalverantwortlichen, sich direkt mit den betroffenen Mitarbeitern in Verbindung zu setzen, um das Problem zu klären. 

Anstatt darauf zu warten, dass Probleme auftauchen, kann die Personalabteilung einen proaktiven Ansatz verfolgen, indem sie Meinungsumfragen durchführt, um festzustellen, ob es Probleme und Bedenken gibt, die die Mitarbeiter belasten. 

When do employee grievances typically arise? 

Im Folgenden werden die häufigsten Gründe für Beschwerden von Mitarbeitern in einer Organisation aufgeführt: 

• Das Vorhandensein von unbefriedigenden physischen Bedingungen macht die Arbeitsbedingungen für die Arbeitnehmer unerwünscht. 
• Durchführung von Änderungen ohne vorherige Benachrichtigung der Mitarbeiter. 
• Unzulässige Anpassung der Löhne der Arbeitnehmer ohne vorherige Mitteilung. 
• Unbefriedigende Maßnahmen wie Versetzung, Herabstufung, Beförderung, Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub, Entlassung und Überstunden Unbefriedigende Gesundheits- und Sicherheitsbedingungen, die einen Arbeitnehmer gefährden. 
• Das Fehlen von organisatorischer Disziplin und das Auftreten von Vetternwirtschaft und Günstlingswirtschaft am Arbeitsplatz. 

This list isn’t all-inclusive, and other factors can impact an employee’s well-being, but this list contains some of the more common issues. 

Es gibt viele Möglichkeiten, solche Probleme anzugehen, wenn sie einmal aufgetaucht sind. Das Wichtigste ist jedoch, diese Probleme schnell und angemessen zu lösen. 

Denken Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter die einzige Quelle eines einzigartigen Wettbewerbsvorteils für Ihr Unternehmen sind. Sie sind die Grundlage für hervorragende Umsatzergebnisse, die am Ende eines bestimmten Finanzzeitraums ausgewiesen werden. 

Ihre Fähigkeiten, Talente und Kompetenzen können nicht nachgeahmt werden, und wenn sie versagen, bedeutet dies ein Versagen der Organisation. Deshalb sollte Ihre Organisation ihre Interessen und Anliegen niemals als selbstverständlich ansehen. 

Besides that, addressing employee grievances appropriately offers a ton of additional benefits for your business. It helps to maintain employee morale, increase productivity, and boost the retention of top talent. 

Why should organizations address employee grievances? 

Handling grievances appropriately is central to effective employee grievance management. When left unresolved, these concerns can result in: 

• Niedrige Moral 
• Erhöhte Abwesenheitsquote 
• Higher employee turnover 
• Poor productivity 
• Workplace toxicity 

Proactively managing employee grievances helps HR teams maintain a positive work culture, foster trust, and create a psychologically safe space for employees to express their concerns. 

Employees are a key competitive advantage. Their skills, talent, and commitment drive business performance. Ignoring their grievances may lead to disengagement, harming both short-term performance and long-term retention. 

Which are the common types of employee grievances? 

Beschwerden von Arbeitnehmern lassen sich in vier große Kategorien einteilen, die im Folgenden erläutert werden: 

1. Gehalt und Leistungen 

Diese Art von Beschwerden resultiert aus dem Gefühl der Vernachlässigung und der Unzufriedenheit des Arbeitnehmers mit der Lohn- und Leistungspolitik am Arbeitsplatz. 

For instance, an employee can raise grievances if they earn lower than someone in the same job group. Even though employee perks and benefits can help reduce the chance of these issues, they can still pop up. 

2. Mobbing 

Research conducted on workplace harassment in 2019 indicated that about 90% of the survey respondents had been bullied in the workplace. 40% of these employees had been victims to their coworkers while their superiors bullied the rest. Different forms of bullying can cause grievances among employees. 

3. Arbeitsbedingungen 

Dabei handelt es sich um Beschwerden, die auf schlechte Arbeitsbedingungen bei den Arbeitnehmern zurückzuführen sind. Beispiele für Arbeitsbedingungen, die zu diesen Problemen führen können, sind unangenehme Temperaturen am Arbeitsplatz, mangelnde Umgangsformen am Schreibtisch und schlechte sanitäre Einrichtungen. 

4. Beschwerden über die Arbeitsbelastung 

Ein Arbeitnehmer kann diese Beschwerden aufgrund einer ungewöhnlich hohen Arbeitsbelastung vorbringen. So werden z. B. Mitarbeiter aus dem Finanzbereich Bedenken wegen der zusätzlichen Arbeitsbelastung äußern, wenn das Unternehmen ein papiergestütztes Berichtssystem verwendet. 

Employers could consider moving to expense management software to reduce huge amounts of workload and associated grievances. 

Dies sind nur einige der vielen verschiedenen Arten von Mitarbeiterbeschwerden, denen Sie in Ihrem Unternehmen begegnen können. Jetzt, da Sie sie kennen, ist es an der Zeit, wirksame Wege zu finden, um Beschwerden von Mitarbeitern angemessen zu behandeln. 

How to handle employee grievances? 

Der erste Schritt bei der Bearbeitung von Beschwerden von Arbeitnehmern besteht darin, das Beschwerdeverfahren des Arbeitgebers einzuleiten, in dem dem Arbeitnehmer mitgeteilt wird, an wen er sich bei einem Problem wenden kann und welche Schritte er dabei einhalten muss. 

Next is the grievance investigation to determine the root cause of the problem and any other affected parties. Set up a grievance hearing where the HR professional casually meets the complaining employees to hear their concerns. 

Es sollte eine Entscheidung in der Angelegenheit getroffen werden, und der Arbeitnehmer muss darüber informiert werden, wie die Entscheidung auf die im Beschwerdeverfahren vorgebrachten Beschwerden eingehen wird. 

Schließlich können Sie mit Beschwerden von Mitarbeitern umgehen, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, Einspruch zu erheben, wenn sie mit der Entscheidung unzufrieden sind, und sich ihre Lösungsvorschläge anhören und abwägen, ob sie praktikabel sind oder nicht. 

Bei der Behandlung von Beschwerden am Arbeitsplatz befolgen effektive Personalleiter in der Regel diese fünf Schritte, die auch als Beschwerdeverfahren für Mitarbeiter bezeichnet werden: 

Schritt 1: Identifizieren Sie das Problem 

Der erste Schritt im Beschwerdeverfahren für Arbeitnehmer ist die Problemermittlung, bei der der Vorgesetzte die Art der Beschwerde zum frühestmöglichen Zeitpunkt feststellt. 

Schritt #2: Sammeln Sie alle Informationen 

This step involves investigating, collecting information and facts regarding the grievance. If the employee listed specific incidences or situations, inquire about those and gather any relevant data. 

Schritt #3: Mögliche Lösungen erkunden 

Die Erkundung verschiedener möglicher Lösungen für das Problem. Wenn möglich, könnte eine Konsultation mit dem betroffenen Arbeitnehmer in Betracht gezogen werden. Sammeln zusätzlicher Informationen aus früheren Erfahrungen und industriellen Fällen, um die besten Entscheidungen zu treffen. 

Schritt #4: Die Entscheidung abschließen 

Der letzte Schritt ist die endgültige Entscheidung und die Unterrichtung des betroffenen Mitarbeiters über die Entscheidung und die zu treffenden Maßnahmen, wie z. B. ein Disziplinarverfahren, um die Beschwerden zu beseitigen. 

Schritt Nr. 5: Ständige Nachbereitung der Angelegenheit 

Auch nach der Beilegung der Beschwerde eines Mitarbeiters müssen Sie ständig nachfassen, um sicherzustellen, dass alles gut läuft. 

To ensure that your employees understand the internal processes for resolving grievances, it may be beneficial to use one of the popular online course platforms to develop a training course that explains how this is done. 

Die Mitarbeiter könnten verpflichtet werden, diesen Kurs (oder diese Kurse) als Teil ihrer Einarbeitung zu besuchen, aber es ist auch gut, diese Kurse den Mitarbeitern zugänglich zu machen, wann immer sie sie brauchen. 

Wie lassen sich Beschwerden von Mitarbeitern reduzieren? 

Wie das Sprichwort sagt, ist Vorbeugen besser als Heilen. Kluge Personalverantwortliche wissen, wie sie präventive Maßnahmen ergreifen können, um die Wahrscheinlichkeit zu minimieren, dass Beschwerden von Mitarbeitern ihren Weg in ihre Organisationen finden. 

Die Mitarbeiter der Personalabteilung können dazu beitragen, Beschwerden von Arbeitnehmern vorzubeugen, indem sie alle möglichen Ursachen aufdecken und Präventivmaßnahmen ergreifen: 

• Communicate changes in workplace policies well before the time they’re implemented in the workplace. These can be announced in person, using webinar software for internal communications, email, or other mediums that all employees are likely to digest. 
• Geben Sie Beschwerdeformulare oder Briefvorlagen für Mitarbeiter aus und ermutigen Sie dazu, ein Beschwerdeschreiben zu verfassen, sobald sich ein Problem abzeichnet. 
• Führen Sie eine Unternehmenskultur der Transparenz und des Verständnisses ein, damit sich die Mitarbeiter nicht scheuen, ihre Bedenken zu äußern. 
• Train managers to identify possible signs of grievances early and issue employee handbooks for further reference. 
• Führen Sie jährlich oder sogar vierteljährlich Mitarbeiterbefragungen durch, um häufige Mitarbeiterprobleme zu ermitteln. 
• Create employee well-being programs and initiatives that also address mental well-being. 

Wesentliche Erkenntnisse über Beschwerden von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz 

Bildquelle 

Im Folgenden finden Sie einige Statistiken aus aktuellen Erhebungen über Beschwerden von Arbeitnehmern am Arbeitsplatz und den Umgang der Unternehmen damit. 

• About 59% of organizations track employee relations matters. 
• Out of the 46% of new hires who fail within the first 18 months, 89% were for attitude-related issues, while only 11% were for lack of skill. 
• 16% of Employees have grievances about age discrimination in the workplace. 
• Sexual harassment accounts for 27% of grievances among staff. 

It's extremely troubling that only 6 out of 10 employers track employee relations matters. While it may seem like an afterthought, this is paramount to keeping employees comfortable and protecting the company if there is a lawsuit. 

Beispiele für Arbeitnehmerbeschwerden 

Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Beschwerden von Arbeitnehmern, die aus verschiedenen Situationen in unterschiedlichen Organisationen stammen: 

• Beschwerden eines Arbeitnehmers, der versucht, einige Zulagen zu erhalten, um seine Ausgaben für das Pendeln zum Arbeitsplatz zu decken. 
• Beschwerden über sexuelle Belästigung, z. B. körperliche Berührungen durch einen Kollegen oder einen leitenden Angestellten des Unternehmens. 
• Beschwerden über Mobbing am Arbeitsplatz, wie z. B. die Verwendung harter Worte oder die körperliche Misshandlung eines Mitarbeiters. 
• Unerträgliche Arbeitsbedingungen, wie z. B. extrem hohe oder niedrige Temperaturen im Büro, verringern die Produktivität und gefährden die Gesundheit der Mitarbeiter im Betrieb. 
• Schlechte Hygiene im Büro, in der Küche, in den Badezimmern oder anderswo macht den Arbeitsplatz unhygienisch und erhöht das Risiko, dass Mitarbeiter krank werden. 
• Wenn es nicht gelingt, einen Ersatz für die beurlaubten Mitarbeiter zu finden, erhöht sich die Arbeitsbelastung für die im Referat verbliebenen Mitarbeiter. 
• Die Arbeitsbelastung eines Mitarbeiters wird absichtlich erhöht, um die Produktionskosten zu senken, anstatt mehr Mitarbeiter einzustellen, wenn die Arbeit zunimmt. 

Dies sind nur einige der vielen verschiedenen Beispiele für Mitarbeiterbeschwerden, die in Ihrem Unternehmen auftreten können. 

Es ist wichtig, daran zu denken, dass Beschwerden von Arbeitnehmern auf ganz unterschiedliche Weise auftreten können. 

So, although it's not possible to know in advance what might cause grievances for your employees, having a firm understanding of the types of employee grievances (and the effective steps for addressing them) makes it more likely that you will be able to successfully handle problems when they inevitably come up in your business. 

The responsibility of the HR staff in employee grievance 

Mit dem Wissen, das Sie jetzt haben, ist es wichtig zu verstehen, welche Verantwortung die Mitarbeiter der Personalabteilung für den angemessenen Umgang mit den Beschwerden der Mitarbeiter haben. 

Idealerweise würden wir in einer Welt leben, in der es keine Beschwerden von Mitarbeitern gibt. Aber das wird nie der Fall sein, egal wie sehr sich Ihr Unternehmen bemüht, solche Probleme zu vermeiden. 

Ihre Personalabteilung sollte sich lieber darum kümmern, dass Mitarbeiter, die Probleme haben, bei der Lösung ihrer Beschwerden fair behandelt werden. 

Eine gut funktionierende Personalabteilung ermöglicht es Ihnen, die Ursachen von Mitarbeiterbeschwerden zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie sich zu tieferen, länger andauernden und letztlich kostspieligeren Problemen entwickeln. 

How Empuls helps organizations address employee grievances effectively 

Employee grievances are not just workplace complaints—they are warning signs that something needs attention before it escalates. For HR professionals, preventing and addressing these grievances is critical to ensuring a healthy, productive work environment. This is where Empuls becomes a powerful ally. 

Use case: Streamlining Employee Feedback & Grievance Resolution 

With Empuls, an HR is empowered to build a more responsive and transparent feedback culture. Here's how: 

1. Continuous feedback & anonymous reporting 

Feature: Employee Feedback & Surveys | Anonymous Suggestion Box 

Empuls lets HR teams launch pulse surveys, employee opinion polls, and even maintain an anonymous suggestion box. This makes it easy for employees to: 

• Voice concerns without fear of retaliation. 
• Share feedback about workload, team dynamics, or policy dissatisfaction. 
• Highlight early-stage grievances, giving HR the chance to intervene before the issue grows. 

2. Two-way transparent communication 

Feature: Social Intranet & Communication Channels 

Empuls provides a dedicated social intranet for sharing important updates and policy changes. HR can: 

• Clearly communicate new HR policies, transfer or promotion processes, and disciplinary guidelines. 
• Share timelines and expectations during organizational changes. 
• Open dialogue around sensitive topics like DEI, bullying, or mental health. 

3. Training & awareness on grievance redressal 

Feature: Resource Sharing & Learning Integration 

Empuls enables HR to create and share learning content related to grievance procedures. HR can: 

• Upload short videos or guides explaining how employees can raise formal complaints. 
• Share handbooks, policy documents, and FAQs in the shared knowledge base. 
• Make grievance redressal training part of the onboarding process. 

4. Monitor trends & track sentiment 

Feature: Real-time Dashboards & Analytics 

With Empuls’ analytics, the HR gets insights into: 

• Employee sentiment trends across departments or locations. 
• Survey completion rates and recurring grievances. 
• Effectiveness of actions taken post feedback. 

This data allows HR to identify hotspots, understand what drives employee dissatisfaction, and measure the impact of grievance resolution efforts. 

5. Reinforce a culture of recognition & belonging 

Feature: Employee Recognition & Well-being Programs 

Addressing grievances isn't just about solving problems—it's also about building a culture where employees feel valued and safe. Empuls helps HR: 

• Recognize and appreciate employees consistently. 
• Run well-being initiatives that support mental and emotional health. 
• Celebrate milestones and foster a sense of inclusion and belonging. 

Why Empuls is the smart choice for hr leaders 

For HR team, Empuls isn't just a tool—it's a strategic partner in managing employee experiences. From early detection of grievances to enabling open communication and driving cultural change, Empuls supports every stage of grievance management: 

Whether it's a complaint about unfair workload distribution or deeper issues like harassment or favoritism, HR’s ability to address grievances quickly and transparently is essential.  

With Empuls, HR leaders gain the tools to not only listen to employees but truly act on their concerns—creating a workplace that values trust, equity, and continuous improvement. 

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Schlussfolgerung 

Grievances are inevitable in any organization, but managing employee grievances with care, consistency, and fairness can turn these challenges into opportunities for improvement. 

A strong employee grievance management process empowers HR to act quickly, restore trust, and prevent similar issues in the future. It also demonstrates that your company values fairness, respect, and employee well-being. 

As an HR professional, your commitment to resolving grievances will reflect in employee morale, engagement, and your organization’s overall success. 

FAQs