Handling Employee Grievances: Best Practices, Types, and Prevention Tips

Las quejas de los empleados preocupan a todos los responsables de recursos humanos. Cuando un empleado se siente insatisfecho con el funcionamiento o la gestión de la organización, puede afectar significativamente a la productividad. 

Grievances that are not addressed in time create inefficiencies in the workplace and lower morale. This can lead to an increase in low morale, absenteeism, and high employee turnover rates - none of which are good for the organization. 

Hay muchas razones por las que pueden surgir quejas de los empleados, pero independientemente de la causa, cuidar bien de los trabajadores debería ser fundamental en toda organización. 

El personal de RRHH debe encontrar formas eficaces de tratar todas las quejas formales que se presenten, ya sean auténticas o imaginarias. 

Este artículo se ha escrito para ayudarle en este sentido. Lee el resto para descubrir todo lo que necesitas saber sobre las quejas de los empleados y cómo gestionarlas adecuadamente. 

¿Qué es una queja de los trabajadores? 

An employee grievance refers to the dissatisfaction or discontent expressed by an employee toward their employer, organization, or management. It typically arises when there's a gap between what an employee expects and what is actually delivered by the workplace. 

Employees expect fair compensation, respect, a safe working environment, clarity in their roles, and equitable treatment. When these expectations are not met, they may raise a formal or informal complaint, known as a grievance. 

Even when the concern may seem minor or unjustified, it must be taken seriously. Failing to do so can lead to larger issues affecting employee morale, productivity, and retention. 

Indicadores de quejas de los empleados 

Las quejas de los empleados son inevitables, y lo mejor que puede hacer es prepararse para reconocerlas y resolverlas. 

El primer paso que hay que dar es conocer los indicadores de las quejas de los empleados, que se describen a continuación. 

1. Cambio de comportamiento 

Every good HR staff should tell when something is wrong with their staff. They can easily spot the signs of low morale and dissatisfaction and take it upon themselves to approach the affected staff to enquire what is bothering them. 

2. Apertura 

Los empleados pueden abrirse a sus supervisores o jefes. No importa lo insignificantes que puedan parecer, es bueno escuchar y ayudar al personal a resolver sus preocupaciones, porque no hacerlo puede crear un problema mayor. 

3. 3. Baja productividad 

La reducción de la productividad puede ser un signo de queja de los empleados. Cuando esto ocurre, los expertos aconsejan al personal de RRHH que se plantee hablar directamente con el personal afectado para averiguar el problema. 

En lugar de esperar a que surjan los problemas, el departamento de RRHH puede adoptar un enfoque proactivo realizando encuestas de opinión para determinar si hay algún problema o preocupación que moleste al personal. 

When do employee grievances typically arise? 

A continuación se enumeran los motivos más comunes de las quejas de los empleados en una organización: 

• La existencia de condiciones físicas insatisfactorias hace que las condiciones de trabajo sean indeseables para los trabajadores. 
• Aplicar cambios sin notificarlos previamente a los empleados. 
• Ajuste indebido del salario de los trabajadores sin notificación previa. 
• Políticas insatisfactorias como traslados, descensos de categoría, ascensos, bajas por maternidad/paternidad, despidos y horas extraordinarias Condiciones insatisfactorias de salud y seguridad que pongan en peligro a un empleado. 
• La inexistencia de disciplina organizativa e incidencias de nepotismo y favoritismo laboral. 

This list isn’t all-inclusive, and other factors can impact an employee’s well-being, but this list contains some of the more common issues. 

Hay muchas formas de abordar este tipo de problemas una vez que han surgido. Sin embargo, lo más importante es tratar estas cuestiones de forma rápida y adecuada. 

Recuerde que sus empleados son la única fuente de ventaja competitiva única para su empresa. Ellos son la base de los excelentes resultados de ingresos registrados al final del ejercicio financiero específico. 

Sus habilidades, talento y competencias no pueden imitarse, y fallarles significa fallar a la organización. Por eso su organización nunca debe dar por sentados sus intereses y preocupaciones. 

Besides that, addressing employee grievances appropriately offers a ton of additional benefits for your business. It helps to maintain employee morale, increase productivity, and boost the retention of top talent. 

Why should organizations address employee grievances? 

Handling grievances appropriately is central to effective employee grievance management. When left unresolved, these concerns can result in: 

• Baja moral 
• Aumento del absentismo laboral 
• Higher employee turnover 
• Poor productivity 
• Workplace toxicity 

Proactively managing employee grievances helps HR teams maintain a positive work culture, foster trust, and create a psychologically safe space for employees to express their concerns. 

Employees are a key competitive advantage. Their skills, talent, and commitment drive business performance. Ignoring their grievances may lead to disengagement, harming both short-term performance and long-term retention. 

Which are the common types of employee grievances? 

Las reclamaciones de los trabajadores pueden clasificarse en cuatro grandes categorías, que se explican a continuación: 

1. Salario y prestaciones 

Este tipo de reclamaciones son el resultado del sentimiento de abandono e insatisfacción de un empleado con las políticas salariales y de prestaciones aplicadas en el lugar de trabajo. 

For instance, an employee can raise grievances if they earn lower than someone in the same job group. Even though employee perks and benefits can help reduce the chance of these issues, they can still pop up. 

2. Acoso escolar 

Research conducted on workplace harassment in 2019 indicated that about 90% of the survey respondents had been bullied in the workplace. 40% of these employees had been victims to their coworkers while their superiors bullied the rest. Different forms of bullying can cause grievances among employees. 

3. 3. Condiciones de trabajo 

Se trata de quejas derivadas de las malas condiciones de trabajo de los empleados. Ejemplos de condiciones de trabajo que pueden causar estos problemas son las temperaturas incómodas en el lugar de trabajo, la falta de etiqueta en el escritorio y la falta de higiene. 

4. Reclamaciones sobre la carga de trabajo 

Un empleado puede plantear estas quejas por una carga de trabajo anormalmente elevada. Por ejemplo, los empleados de finanzas expresarán su preocupación por la carga de trabajo adicional si la empresa sigue un sistema de informes en papel. 

Employers could consider moving to expense management software to reduce huge amounts of workload and associated grievances. 

Éstos son sólo algunos de los muchos tipos de quejas de los empleados que puede encontrar en su empresa. Ahora que las conoce, es el momento de encontrar formas eficaces de gestionarlas adecuadamente. 

How to handle employee grievances? 

El primer paso para tramitar las quejas de los empleados es iniciar el procedimiento de quejas de la empresa, en el que se indica al empleado a quién debe dirigirse cuando tenga un problema y los pasos que debe seguir para ello. 

Next is the grievance investigation to determine the root cause of the problem and any other affected parties. Set up a grievance hearing where the HR professional casually meets the complaining employees to hear their concerns. 

Debe tomarse una decisión al respecto, y el empleado debe ser informado de cómo la decisión abordará las quejas planteadas en el proceso de reclamación. 

Por último, puedes gestionar las quejas de los empleados abriendo una ventana de apelación para el empleado si no está satisfecho con la decisión y escuchar su propuesta de solución, sopesando si puede ser viable o no. 

A la hora de gestionar las reclamaciones en el lugar de trabajo, los responsables de RRHH suelen seguir estos cinco pasos, también denominados procedimiento de reclamación del empleado: 

Paso nº 1: Identificar el problema 

El primer paso en el procedimiento de reclamación de los empleados es la identificación del problema, en la que el directivo determina la naturaleza de la reclamación lo antes posible. 

Paso nº 2: Reunir toda la información 

This step involves investigating, collecting information and facts regarding the grievance. If the employee listed specific incidences or situations, inquire about those and gather any relevant data. 

Paso nº 3: Explorar posibles soluciones 

La exploración de diferentes soluciones posibles al problema. Si es posible, podría considerarse la posibilidad de consultar al empleado afectado. Recopilar información adicional de experiencias pasadas y casos industriales para llegar a las mejores decisiones. 

Paso nº 4: Finalizar la decisión 

El último paso es finalizar la decisión e informar al empleado afectado sobre la misma y las medidas que se van a tomar, como un procedimiento disciplinario para resolver sus quejas. 

Paso nº 5: Hacer un seguimiento constante del asunto 

Incluso después de que se haya resuelto la reclamación del empleado, sigue siendo necesario hacer un seguimiento constante para asegurarse de que todo va bien. 

To ensure that your employees understand the internal processes for resolving grievances, it may be beneficial to use one of the popular online course platforms to develop a training course that explains how this is done. 

Podría exigirse a los empleados que vieran este curso (o cursos) como parte de su incorporación, pero también es bueno ponerlos a disposición de los empleados siempre que necesiten consultarlos. 

¿Cómo reducir las quejas de los empleados? 

Como dice el refrán, más vale prevenir que curar. Los profesionales de RRHH inteligentes saben cómo adoptar medidas preventivas para minimizar las posibilidades de que las quejas de los empleados lleguen a sus organizaciones. 

El personal de RRHH puede ayudar a prevenir las quejas de los empleados detectando todas las posibles causas y aplicando las medidas preventivas que se indican a continuación: 

• Communicate changes in workplace policies well before the time they’re implemented in the workplace. These can be announced in person, using webinar software for internal communications, email, or other mediums that all employees are likely to digest. 
• Facilite formularios o modelos de cartas de reclamación a los empleados y anímeles a redactar una carta de reclamación en cuanto se ponga de manifiesto un problema. 
• Introduzca una cultura empresarial de transparencia y comprensión, para que los empleados no tengan miedo de expresar sus preocupaciones. 
• Train managers to identify possible signs of grievances early and issue employee handbooks for further reference. 
• Con periodicidad anual o incluso trimestral, realice encuestas entre los empleados para detectar los problemas más comunes. 
• Create employee well-being programs and initiatives that also address mental well-being. 

Conclusiones significativas sobre las quejas de los trabajadores en el lugar de trabajo 

Fuente de la imagen 

A continuación figuran algunas estadísticas de encuestas recientes sobre las quejas de los empleados en el lugar de trabajo y cómo las gestionan las organizaciones. 

• About 59% of organizations track employee relations matters. 
• Out of the 46% of new hires who fail within the first 18 months, 89% were for attitude-related issues, while only 11% were for lack of skill. 
• 16% of Employees have grievances about age discrimination in the workplace. 
• Sexual harassment accounts for 27% of grievances among staff. 

It's extremely troubling that only 6 out of 10 employers track employee relations matters. While it may seem like an afterthought, this is paramount to keeping employees comfortable and protecting the company if there is a lawsuit. 

Ejemplos de reclamaciones de los trabajadores 

A continuación figuran algunos ejemplos de reclamaciones de empleados tomados de diversas situaciones en distintas organizaciones: 

• Quejas de un empleado que intenta recibir algunas asignaciones para hacer frente a sus gastos cuando se desplaza al lugar de trabajo. 
• Denuncias de acoso sexual, como tocamientos físicos por parte de un compañero o un alto cargo de la organización. 
• Quejas sobre acoso en el lugar de trabajo, como el uso de palabras malsonantes o el maltrato físico a un compañero. 
• Las condiciones de trabajo insoportables, como temperaturas extremadamente altas o bajas en la oficina, reducen la productividad y ponen en riesgo la salud de los empleados de la unidad. 
• La falta de higiene en el suelo de la oficina, la cocina, los baños o cualquier otro lugar hace que el lugar de trabajo sea insalubre y aumenta el riesgo de que los empleados enfermen. 
• No encontrar un sustituto para el personal de baja aumenta la carga de trabajo de los que quedan en la unidad. 
• Aumentar la carga de trabajo a un empleado intencionadamente como medida para reducir los costes de producción en lugar de contratar a más personas cuando aumenta el trabajo. 

Estos son sólo algunos de los muchos ejemplos de reclamaciones de empleados que pueden surgir en su organización. 

Es importante recordar que las quejas de los empleados pueden presentarse de formas muy diversas. 

So, although it's not possible to know in advance what might cause grievances for your employees, having a firm understanding of the types of employee grievances (and the effective steps for addressing them) makes it more likely that you will be able to successfully handle problems when they inevitably come up in your business. 

The responsibility of the HR staff in employee grievance 

Sabiendo lo que sabes ahora, es importante comprender la responsabilidad del personal de RRHH a la hora de gestionar adecuadamente las quejas de los empleados. 

Lo ideal sería vivir en un mundo en el que no existieran las quejas de los empleados. Pero eso nunca será así, por mucho que su organización se esfuerce por evitar esos problemas. 

Sus esfuerzos en RRHH estarían mejor invertidos en garantizar que los empleados que experimentan problemas reciben un trato justo a la hora de resolver sus quejas. 

Un departamento de RRHH que funcione correctamente le permitirá identificar y abordar las causas de las quejas de los empleados antes de que se conviertan en problemas más profundos, duraderos y, en última instancia, más costosos. 

How Empuls helps organizations address employee grievances effectively 

Employee grievances are not just workplace complaints—they are warning signs that something needs attention before it escalates. For HR professionals, preventing and addressing these grievances is critical to ensuring a healthy, productive work environment. This is where Empuls becomes a powerful ally. 

Use case: Streamlining Employee Feedback & Grievance Resolution 

With Empuls, an HR is empowered to build a more responsive and transparent feedback culture. Here's how: 

1. Continuous feedback & anonymous reporting 

Feature: Employee Feedback & Surveys | Anonymous Suggestion Box 

Empuls lets HR teams launch pulse surveys, employee opinion polls, and even maintain an anonymous suggestion box. This makes it easy for employees to: 

• Voice concerns without fear of retaliation. 
• Share feedback about workload, team dynamics, or policy dissatisfaction. 
• Highlight early-stage grievances, giving HR the chance to intervene before the issue grows. 

2. Two-way transparent communication 

Feature: Social Intranet & Communication Channels 

Empuls provides a dedicated social intranet for sharing important updates and policy changes. HR can: 

• Clearly communicate new HR policies, transfer or promotion processes, and disciplinary guidelines. 
• Share timelines and expectations during organizational changes. 
• Open dialogue around sensitive topics like DEI, bullying, or mental health. 

3. Training & awareness on grievance redressal 

Feature: Resource Sharing & Learning Integration 

Empuls enables HR to create and share learning content related to grievance procedures. HR can: 

• Upload short videos or guides explaining how employees can raise formal complaints. 
• Share handbooks, policy documents, and FAQs in the shared knowledge base. 
• Make grievance redressal training part of the onboarding process. 

4. Monitor trends & track sentiment 

Feature: Real-time Dashboards & Analytics 

With Empuls’ analytics, the HR gets insights into: 

• Employee sentiment trends across departments or locations. 
• Survey completion rates and recurring grievances. 
• Effectiveness of actions taken post feedback. 

This data allows HR to identify hotspots, understand what drives employee dissatisfaction, and measure the impact of grievance resolution efforts. 

5. Reinforce a culture of recognition & belonging 

Feature: Employee Recognition & Well-being Programs 

Addressing grievances isn't just about solving problems—it's also about building a culture where employees feel valued and safe. Empuls helps HR: 

• Recognize and appreciate employees consistently. 
• Run well-being initiatives that support mental and emotional health. 
• Celebrate milestones and foster a sense of inclusion and belonging. 

Why Empuls is the smart choice for hr leaders 

For HR team, Empuls isn't just a tool—it's a strategic partner in managing employee experiences. From early detection of grievances to enabling open communication and driving cultural change, Empuls supports every stage of grievance management: 

Whether it's a complaint about unfair workload distribution or deeper issues like harassment or favoritism, HR’s ability to address grievances quickly and transparently is essential.  

With Empuls, HR leaders gain the tools to not only listen to employees but truly act on their concerns—creating a workplace that values trust, equity, and continuous improvement. 

Want to see how Empuls can transform your grievance management strategy? 
👉 Book a demo today 

Conclusión 

Grievances are inevitable in any organization, but managing employee grievances with care, consistency, and fairness can turn these challenges into opportunities for improvement. 

A strong employee grievance management process empowers HR to act quickly, restore trust, and prevent similar issues in the future. It also demonstrates that your company values fairness, respect, and employee well-being. 

As an HR professional, your commitment to resolving grievances will reflect in employee morale, engagement, and your organization’s overall success. 

Preguntas frecuentes