Stratégie de travail à distance : Comment commencer à travailler avec des équipes à distance de la bonne manière

Le travail à distance est un phénomène en pleine expansion. Certaines des plus grandes entreprises du monde, dont Spotify et Quora, permettent à leurs employés de choisir le lieu où ils souhaitent travailler - et elles ne seront pas les dernières.

Permettre aux employés de travailler en dehors du bureau présente plusieurs avantages pour recentrer le temps, augmenter la productivité et donner la priorité au bien-être personnel.

Mais cela ne veut pas dire que le travail à distance ne pose pas plusieurs problèmes : mauvaise communication, retard dans les projets et isolement sont autant de conséquences possibles.

Alors, comment les entreprises peuvent-elles commencer à travailler avec des équipes à distance pour maximiser les avantages associés ? Voyons cela de plus près.

7 stratégies de travail à distance réussies à long terme

Le travail à distance consiste à copier vos activités au bureau depuis un autre endroit. Voici comment développer une stratégie de travail à distance efficace.

1. Prévoyez des rencontres régulières

Buffer et AngelList publient chaque année une nouvelle édition de leur rapport sur l'état du travail à distance. Dans le rapport de 2021, 16 % des participants à l'enquête ont cité la solitude comme leur plus grande difficulté lorsqu'ils travaillent à distance. Par ailleurs, 16 % ont déclaré que c'était la communication et la collaboration qui leur posaient le plus de problèmes.

Les entreprises peuvent réduire le nombre d'employés souffrant de ces effets en programmant des rencontres régulières. Ceux-ci n'ont pas besoin d'appartenir. Dans la plupart des cas, 10 minutes par session sont probablement suffisantes. De plus, les rattrapages peuvent être programmés périodiquement ; une ou deux fois par semaine devraient faire l'affaire.

En prévoyant des contrôles réguliers, les équipes peuvent s'assurer que les projets continuent d'avancer sans retard inattendu. De plus, elles peuvent créer un sentiment d'unité et de camaraderie, ce qui accroît l'engagement et réduit le sentiment d'isolement.

2. Définir des attentes claires en matière de communication

Il existe de nombreuses 📢 plateformes de communication parmi lesquelles choisir. Selon le rapport 2019 sur la messagerie sur le lieu de travail de m.io, le professionnel interrogé utilisait en moyenne 3,3 apps de chat sur le lieu de travail. En outre, 91 % des entreprises utilisaient au minimum deux apps de messagerie.

L'utilisation de plus d'une application de messagerie permet aux équipes d'affiner leurs communications. Les employés peuvent éviter que des informations importantes ne se perdent dans de longs fils d'e-mails, et chaque plateforme peut avoir un objectif unique. Cependant, si les équipes n'établissent pas de stratégie pour les plateformes de communication, la gestion de plusieurs applications peut les submerger et provoquer un épuisement.

Naturellement, le travail à distance exige que les membres de l'équipe communiquent par des moyens numériques. Pour optimiser l'efficacité, les équipes doivent veiller à définir des attentes claires quant aux plateformes à utiliser pour des formes de communication spécifiques.

3. Faites confiance à vos employés

Dans les lieux de travail physiques, la confiance est l'un des facteurs les plus critiques pour que les entreprises gardent leurs employés engagés. La microgestion et la surveillance oppressive peuvent avoir d'énormes conséquences ; 68 % des employés interrogés dans le rapport "Trust in the Modern Workplace" du Workforce Institute ont déclaré que la confiance avait un impact direct sur leurs performances quotidiennes au travail.

En outre, la performance n'est pas la seule raison pour laquelle la confiance est essentielle. Près d'un quart des employés interrogés dans le cadre de la même étude ont déclaré avoir quitté une entreprise parce qu'ils ne se sentaient pas en confiance, et le départ d'employés signifie la perte de talents de qualité et la dépense de temps et d'argent pour recruter des remplaçants.

Lorsqu'on travaille à distance, il est encore plus important de créer un environnement basé sur la confiance. Les entreprises peuvent y parvenir en maintenant la transparence de tous les processus et en encourageant un retour d'information ouvert et direct.

Les entreprises permettront aux employés de produire un meilleur travail en créant un environnement de confiance. Les membres de l'équipe seront également plus enclins à partager les problèmes qu'ils rencontrent, ce qui permet de les résoudre avant qu'ils ne deviennent importants.

4. Motiver par la reconnaissance

Les employés ont toujours voulu obtenir plus de leur travail qu'un salaire régulier, et l'un des éléments les plus importants de l'engagement des employés est la reconnaissance.

Reconnaître les réalisations des employés n'est pas toujours synonyme de promotion (bien que si les employés ont constamment produit un travail exceptionnel, les entreprises devraient l'envisager). Souvent, la reconnaissance et la célébration des réalisations se suffisent à elles-mêmes.

Lorsque vous travaillez à distance, il est bon de réunir les membres de l'équipe une fois par semaine et de demander à chacun de partager ses plus grandes victoires. Même les petites victoires sont importantes, et reconnaître l'engagement et le bon travail des employés les motivera à se dépasser.

5. Se concentrer sur l'équilibre entre le travail et le bien-être

Le travail à distance - et l'absence de déplacements qui l'accompagne - a permis à de nombreux employés de profiter de plus de temps libre. Et à mesure que cela se produit, l'importance de trouver un équilibre entre le travail et le bien-être personnel devient plus évidente.

Si le repos est important en dehors du temps de travail, il l'est tout autant pendant la journée. Les êtres humains ne sont pas faits pour se concentrer intensément pendant huit heures, et des pauses régulières sont nécessaires pour que les employés puissent se donner à fond dans chaque tâche.

La pause déjeuner est peut-être la nécessité la plus négligée de la journée de travail.

Les responsables doivent veiller à ce que les membres de l'équipe fassent plusieurs pauses lorsqu'ils travaillent à distance. Ils doivent également s'assurer que les employés se reposent suffisamment et prévoir du temps pour se déconnecter et récupérer. Encourager le repos peut se traduire par une plus grande productivité et un niveau de bonheur plus élevé.

6. Mettre en place les bons systèmes logiciels

Les entreprises d'aujourd'hui sont bénies par le volume de technologies disponibles pour simplifier les flux de travail et accroître l'efficacité. Et pour les entreprises réparties sur plusieurs sites, il est vital de réduire autant que possible le travail manuel si elles veulent que le travail à distance soit un succès à long terme.

Les domaines dans lesquels les entreprises devraient envisager d'utiliser des logiciels pour automatiser ou simplifier les processus de travail :

• Gestion de projet
• Gestion des dépenses des employés
• Avantages sociaux
• Formation des employés

Il est également utile d'utiliser un logiciel pour aider les membres de l'équipe à suivre les congés payés et à gérer les analyses des ventes et du marketing. En utilisant la technologie pour rationaliser les flux de travail et automatiser les processus, les équipes distantes auront plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus essentielles. Par exemple, le calculateur d'heures supplémentaires peut être d'une aide précieuse, vous permettant de planifier votre budget et de calculer précisément les heures supplémentaires de vos employés.

7. Affiner votre stratégie de travail à distance pour obtenir un succès à long terme

Le travail à distance est là pour rester, et plusieurs entreprises dans le monde ont désormais mis en place des accords de travail à distance, en totalité ou en partie. Tant les entreprises que les employés peuvent tirer un grand profit de ces structures, à condition de se préparer en conséquence.

Conclusion

Si les équipes veulent réussir avec le travail à distance, il est essentiel d'instaurer la confiance, d'encourager la communication et de fixer des attentes claires. La mise en place de systèmes adaptés est également nécessaire, tout comme le fait de rappeler aux employés l'importance du repos et de leur bien-être. En répondant à tous ces besoins, les entreprises continueront à réussir, où qu'elles se trouvent.

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