12 Kesalahan Umum dalam Proses Umpan Balik Karyawan dan Tips untuk Menghindarinya

Memberikan umpan balik kepada karyawan adalah salah satu aspek manajemen yang paling sulit, seperti yang disoroti oleh studi kasus Harvard Business Review. Mencapai keseimbangan yang tepat antara kritik yang membangun dan menjaga kepercayaan diri karyawan sangatlah penting-namun banyak manajer yang kesulitan melakukannya.

Ketika proses umpan balik karyawan tidak sempurna, hal ini dapat menyebabkan ketidakterlibatan, miskomunikasi, dan bahkan tingkat kinerja yang lebih rendah.

Salah satu kesalahan terbesar dalam proses umpan balik karyawan adalah memperlakukan umpan balik sebagai sebuah peristiwa satu kali dan bukan sebagai sebuah percakapan yang berkelanjutan. Umpan balik yang jarang atau tidak disampaikan dengan baik dapat menimbulkan kebingungan, sehingga karyawan tidak yakin akan kemajuan atau area yang perlu ditingkatkan. 

Selain itu, umpan balik yang tidak jelas atau terlalu kritis dapat menurunkan motivasi dan bukannya memandu karyawan untuk berkembang.

Dalam blog ini, kita akan membahas kesalahan proses umpan balik karyawan yang paling umum dan cara menghindarinya untuk membangun tim yang lebih terlibat dan berkinerja tinggi.

Kesalahan umum dalam proses umpan balik karyawan yang harus dihindari

Jika Anda memiliki karyawan di bawah Anda, berikut adalah 12 kesalahan proses umpan balik karyawan yang paling umum yang harus Anda hindari dan bagaimana para manajer dapat memperbaikinya kepuasan karyawan dengan proses umpan balik.

1. 1. Tidak memberikan umpan balik kepada karyawan

Mungkin ide untuk duduk dan menjalani kinerja karyawan merupakan tugas yang tidak dapat Anda hadapi. Mungkin Anda tidak punya waktu atau ingin menghindari konflik.

Masalah dengan tidak memberikan umpan balik kepada karyawan adalah Anda kehilangan kepercayaan diri karyawan. Hal ini juga menghalangi kemungkinan untuk menetapkan tujuan peningkatan bagi karyawan Anda.

Jika Anda tidak memiliki waktu untuk bertemu langsung, buatlah email yang akurat dan tepat. Dalam proses peninjauan kinerja, jelaskan semua yang perlu dilakukan oleh karyawan Anda untuk meningkatkan kinerja sambil memuji semua hal yang mereka lakukan dengan benar.

2. Mengabaikan anonimitas karyawan

Ketika karyawan takut akan dampaknya, mereka ragu untuk memberikan umpan balik yang jujur. Kurangnya anonimitas dalam umpan balik karyawan menghasilkan tanggapan yang disaring, sehingga membatasi wawasan tentang tantangan di tempat kerja. Organisasi kehilangan kesempatan penting untuk meningkatkan keterlibatan dan retensi tanpa ruang yang aman untuk menyuarakan kekhawatiran.

Memastikan anonimitas mendorong partisipasi yang jujur. Pertanyaan-pertanyaan umpan balik karyawan yang bersifat anonim membantu mengungkap masalah-masalah nyata yang mungkin tidak muncul dalam percakapan langsung.

Menggunakan alat umpan balik yang aman dan mengkomunikasikan bagaimana tanggapan akan digunakan akan membangun kepercayaan. Karyawan yang merasa aman cenderung berbagi wawasan yang berarti yang mendorong perbaikan mendasar.

3. Pengakuan bukanlah bagian dari rutinitas

Jika karyawan tidak tahu kapan waktunya bonus atau mendekati tinjauan tengah tahun, hal ini akan membuat mereka gugup dan bingung. Tidak memahami kapan atau bagaimana Anda akan dievaluasi dan pada akhirnya diberi penghargaan adalah hal yang meresahkan dan tidak membantu bagi semua orang.

"Memastikan Anda memiliki jadwal yang teratur untuk semua hal di atas adalah hal yang adil dan konsisten. Hal ini akan membantu mengatur Anda, tujuan bisnis Anda, dan proyek-proyek yang sedang dikerjakan oleh tenaga kerja Anda. Menyisihkan waktu untuk berbicara empat mata akan menunjukkan kepada karyawan bahwa suara mereka penting. Hal ini memiliki bonus untuk menangani masalah potensial sebelum menjadi masalah yang menganga", - jelas Dean Bennett, seorang Manajer Rekrutmen.

4. Penghargaan tertinggi

Meskipun pujian dari atasan atau bahkan bos bisa sangat memuaskan, namun jika ini adalah satu-satunya pengakuan yang digunakan, Anda akan mendapatkan tenaga kerja yang tidak bahagia.

Memberikan kesempatan kepada rekan kerja untuk mengenali, memuji, dan menghargai pekerjaan satu sama lain merupakan hal yang baik dalam banyak hal. Pertama, hal ini memberikan karyawan kekuasaan untuk membuat keputusan dan menunjukkan bahwa keputusan tersebut dihormati dan ditindaklanjuti.

"Ingatlah bahwa jenis penghargaan ini tidak boleh bersifat umum, namun harus mengakui pencapaian spesifik seperti mencapai tujuan proyek. Semua ini menjadi satu untuk memberikan rasa persatuan di antara rekan kerja, membangun persahabatan dan meningkatkan semangat kerja," kata Rodney Vaz, Manajer SDM di Reviewed and Writing Populist. 

Anda juga dapat menggunakan alat bantu seperti Empuls yang memungkinkan tinjauan antar rekan.

5. Menjadikan uang sebagai satu-satunya hadiah

Sistem moneter yang efektif sistem penghargaan yang efektif adalah alat standar untuk mengenali karyawan dan sangat penting di sebagian besar industri.

Setelah tinjauan tahunan, bonus menunjukkan kepada staf bahwa Anda mengetahui nilai mereka dan menghargai masukan mereka, namun ada skema penghargaan lain yang perlu dipertimbangkan.

Hari libur ekstra, konsesi seperti keanggotaan gym bersubsidi, atau rencana perawatan kesehatan yang sangat baik juga dapat dimanfaatkan untuk menunjukkan nilai staf.

Dalam banyak hal, semakin kreatif Anda dengan alternatif moneter, semakin banyak staf yang tahu bahwa Anda telah memperhatikan apa yang memotivasi mereka secara pribadi; mereka akan menghargai pemikiran ekstra.

Kuncinya adalah mengatur hadiah ekstra ini pada tingkat yang tepat. Jika sistem hadiahnya sangat mudah, memenangkannya tidak akan dianggap cukup unik.

Karyawan akan kehilangan motivasi dan merasa tidak terjangkau jika mereka dibuat terlalu rumit. Memang menantang untuk menyeimbangkannya, namun perbedaan yang bisa dibuat jika Anda melakukannya dengan benar bisa sangat besar.

Mendistribusikan lencana dan memiliki papan pemimpin karyawan dapat menjadi imbalan non-moneter lainnya, yang merupakan faktor penarik yang signifikan untuk keterlibatan karyawan yang tinggi.

Anda dapat meningkatkan keterlibatan karyawan dan produktivitas dengan sistem penghargaan yang tepat sebagai bonus.‍

6. Menjadi referensi bagi diri sendiri

Jika Anda terus-menerus berbicara tentang bagaimana, Anda akan melakukan sesuatu saat memberikan umpan balik negatif, Anda bisa berisiko membuat karyawan merasa kesal, yang tidak akan membantu keterlibatan karyawan.

Sebagai bonus, mereka mungkin tidak belajar bagaimana memperbaiki kesalahan mereka dan meningkatkan perilaku mereka. Anda juga bisa membuat kesalahan dengan membuat mereka bosan dengan detail kesuksesan Anda yang tidak perlu, yang mungkin tidak ada hubungannya dengan peningkatan mereka.

Berhati-hatilah dengan kata-kata Anda dan fokuslah untuk memberi mereka petunjuk tentang peningkatannya - dan jika perlu, sertakan beberapa elemen cerita Anda ke dalam ulasan.

7. Umpan balik yang jarang atau satu kali

Survei umpan balik tahunan atau yang jarang dilakukan gagal menangkap masalah di tempat kerja yang terus berkembang. Kesenjangan yang panjang antara sesi umpan balik menyulitkan untuk mengatasi masalah secara real-time, yang menyebabkan wawasan yang ketinggalan zaman dan hilangnya peluang untuk perbaikan. Proses umpan balik karyawan yang konsisten membantu organisasi untuk tetap responsif dan selaras dengan kebutuhan karyawan.

Check-in rutin, survei denyut nadi, dan mekanisme umpan balik waktu nyata memastikan dialog yang berkelanjutan. Pertanyaan survei yang sering diajukan untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan memberikan wawasan yang tepat waktu, sehingga organisasi dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan. Umpan balik yang berkelanjutan membuat karyawan merasa didengar, dihargai, dan lebih terlibat dalam peran mereka.

8. Hanya berbicara tentang apa yang tidak berhasil

Sebagian besar karyawan takut akan ulasan mereka karena atasan terus-menerus membicarakan apa yang tidak berhasil ketika mereka seharusnya fokus pada apa yang berhasil dan memberikan dukungan yang tepat untuk menginspirasi peningkatan dalam sifat-sifat kepribadian dan keterlibatan karyawan.

Berfokus hanya pada hal-hal negatif tidaklah konstruktif, dan tidak mengubah apa pun - hal ini hanya akan menambah kebencian pelanggan dan menghalangi mereka untuk maju. Perusahaan seharusnya tidak memiliki budaya menyalahkan, melainkan lingkungan yang mendukung pertumbuhan dan menyediakan fasilitas serta sumber daya yang tepat untuk perubahan tersebut.

9. Tidak bertindak berdasarkan umpan balik

Mengumpulkan umpan balik tidak ada gunanya jika tidak ada tindakan yang dilakukan. Ketika karyawan menyampaikan kekhawatirannya namun tidak melihat adanya perubahan, kepercayaan terhadap proses umpan balik akan melemah, yang berujung pada ketidakpercayaan.

Tanpa tindak lanjut yang jelas, karyawan merasa tidak didengar, sehingga mengurangi partisipasi dalam survei di masa mendatang. Bahkan jika setiap saran tidak dapat diimplementasikan, mengakui umpan balik dan mengkomunikasikan keputusan akan menumbuhkan transparansi dan kepercayaan.

Organisasi harus menganalisis tren, memprioritaskan isu-isu utama, dan memberi informasi terbaru kepada karyawan mengenai kemajuan agar umpan balik menjadi bermakna. Tindak lanjut yang teratur menunjukkan komitmen terhadap perbaikan dan memperkuat budaya di mana umpan balik mendorong perubahan. Mengabaikan masukan dari karyawan dapat menyebabkan frustrasi, sehingga keterlibatan di masa depan menjadi tidak mungkin terjadi.

10. Berpikir bahwa Anda tahu apa yang membuat staf termotivasi

Memang benar bahwa alat motivasi seperti kompetisi staf dapat menjadi insentif yang bagus untuk meningkatkan kinerja, namun tidak semua orang menikmati atau terlibat dengan hal yang sama.

Sebagai contoh, sebuah kata pujian atau dorongan yang sederhana akan memiliki efek yang sama dengan kemenangan di papan peringkat. Kunci dari proses umpan balik karyawan yang tenang adalah mengenal mereka secara pribadi dan mencari tahu apa yang membuat mereka termotivasi dan bahagia.

Tidak semua hal harus berupa kompetisi atau tantangan; terkadang, pendekatan yang lebih lembut adalah cara yang tepat. Dengan menerapkan sistem penghargaan yang menyeluruh, Anda berisiko membuat karyawan merasa terisolasi. Hal ini juga menyebabkan kebencian dan kegagalan untuk terlibat dengan organisasi Anda dan tujuan-tujuannya.

11. Pertanyaan umpan balik dengan kata-kata yang buruk

Pertanyaan survei praktis untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan harus jelas dan tidak bias. Pertanyaan yang tidak jelas atau mengarahkan akan menghasilkan jawaban yang tidak dapat diandalkan, sehingga membatasi kemampuan organisasi untuk mengambil tindakan yang berarti. Pertanyaan seperti "Apakah Anda senang dengan pekerjaan Anda?" gagal mengidentifikasi bidang-bidang tertentu yang menjadi perhatian, sementara pertanyaan yang bersifat positif akan menghambat umpan balik yang jujur.

Pertanyaan umpan balik yang terstruktur dengan baik untuk ditanyakan kepada karyawan mencakup campuran pilihan ganda, skala penilaian, dan tanggapan terbuka. Survei yang dirancang dengan cermat menghasilkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, membantu bisnis meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan. Di sisi lain, survei yang tidak dirancang dengan baik akan menghasilkan data yang menyesatkan dan melewatkan kesempatan untuk berkembang.

12. Tidak ada komunikasi dua arah

Umpan balik haruslah sebuah dialog, bukan proses satu arah. Ketika karyawan melihat tidak ada tanggapan atas masukan mereka, mereka akan melepaskan diri, sehingga proses umpan balik karyawan menjadi tidak efektif. Kurangnya komunikasi dua arah menciptakan frustrasi dan membuat umpan balik terasa seperti formalitas daripada alat untuk perubahan.

Organisasi harus mendorong diskusi terbuka, di mana umpan balik diakui dan ditindaklanjuti. Pemeriksaan rutin, rapat tindak lanjut, dan alat bantu interaktif membantu menciptakan budaya di mana masukan dari karyawan mendorong perbaikan yang nyata. Tanpa komunikasi yang berkelanjutan, umpan balik akan kehilangan dampaknya dan menjadi latihan yang sia-sia.

Cara meningkatkan proses umpan balik karyawan Anda: Kiat untuk menghindari kesalahan

Proses umpan balik karyawan yang efektif adalah yang terstruktur, berbasis data, dan berorientasi pada tindakan. Mengumpulkan tanggapan saja tidak cukup, organisasi harus memastikan bahwa umpan balik yang diberikan bermakna, diimplementasikan dalam pengambilan keputusan, dan menjadi bagian dari dialog yang berkelanjutan. Berikut ini cara menciptakan proses yang memberikan nilai nyata:

1. Menetapkan tujuan yang jelas dan selaras dengan tujuan bisnis

Identifikasi fokus utama dari umpan balik Anda-apakah Anda ingin menilai efektivitas kepemimpinan, mengukur moral tim, atau meningkatkan komunikasi? Misalnya, jika tingkat perputaran karyawan tinggi, ajukan pertanyaan survei yang ditargetkan untuk mendapatkan umpan balik dari karyawan mengenai kepuasan kerja, pertumbuhan karier, dan dukungan di tempat kerja. Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu dalam mengumpulkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti, bukannya mengumpulkan tanggapan umum.

2. Merancang pertanyaan yang spesifik dan seimbang

Survei yang disusun dengan kata-kata yang buruk akan menghasilkan tanggapan yang tidak jelas atau menyesatkan. Daripada bertanya, "Apakah Anda merasa didukung?", susunlah pertanyaan tersebut menjadi "Seberapa sering manajer Anda memberikan umpan balik yang konstruktif terhadap pekerjaan Anda?" Sertakan pertanyaan umpan balik untuk ditanyakan kepada karyawan yang menyeimbangkan data kualitatif dan kuantitatif, seperti skala penilaian (1-10), pilihan ganda, dan pertanyaan terbuka untuk mendapatkan wawasan yang lebih dalam.

3. Gunakan platform umpan balik yang didukung AI untuk wawasan yang lebih baik

Pengumpulan umpan balik tradisional melalui spreadsheet atau email sering kali menghasilkan partisipasi yang rendah dan analisis yang lambat. Alat-alat seperti Empuls mengotomatiskan prosesnya, memastikan keterlibatan yang lebih tinggi, anonimitas, dan analisis sentimen real-time. Dasbor bertenaga AI menyoroti pola, menandai potensi masalah, dan melacak tren umpan balik dari waktu ke waktu.

4. Menjembatani kesenjangan antara umpan balik dan tindakan

Kesalahan utama organisasi adalah mengumpulkan umpan balik namun gagal menindaklanjutinya. Setelah tanggapan dianalisis, bagikan poin-poin penting kepada karyawan dalam forum terbuka atau rapat tim. Misalnya, jika umpan balik menyoroti masalah distribusi beban kerja, mulailah diskusi tentang alokasi sumber daya daripada menunggu siklus survei berikutnya. Transparansi mengenai apa yang dilakukan dengan masukan dari karyawan akan membangun kepercayaan dan mendorong partisipasi di masa depan.

5. Jadikan umpan balik sebagai proses dua arah dan berkelanjutan

Survei tahunan saja tidak dapat menangkap masalah-masalah yang terjadi secara real-time. Gabungkan pemeriksaan rutin, survei denyut nadi bulanan, dan diskusi umpan balik dalam tinjauan kinerja.

Manajer harus secara aktif mencari pertanyaan umpan balik dari karyawan agar para manajer dapat meningkatkan pendekatan kepemimpinan mereka, seperti "Apa yang dapat saya lakukan untuk mendukung pertumbuhan profesional Anda dengan lebih baik?" Sistem umpan balik yang terstruktur dan berkelanjutan memastikan tantangan di tempat kerja ditangani secara proaktif, bukan secara reaktif.

Organisasi dapat meningkatkan keterlibatan, memperkuat kepemimpinan, dan menumbuhkan budaya komunikasi terbuka yang mendorong perubahan yang terukur dengan menyempurnakan proses umpan balik karyawan Anda dengan tujuan yang jelas, survei terstruktur, analisis berbasis AI, dan loop umpan balik yang berkelanjutan.

Hindari kesalahan umpan balik karyawan yang umum terjadi dengan Empuls

Proses umpan balik yang tidak sempurna dapat menyebabkan ketidakterlibatan, ketidakpercayaan, dan hilangnya kesempatan untuk berkembang. Empuls membantu organisasi menyederhanakan pengumpulan umpan balik, menghilangkan bias, dan mengubah wawasan menjadi tindakan nyata.

• Survei otomatis & terstruktur: Cegah siklus umpan balik yang tidak konsisten dengan survei reguler berbasis data.
• Tanggapan anonim & jujur: Mendorong transparansi dengan saluran umpan balik yang aman.
• Analisis waktu nyata: Hindari salah tafsir dengan memanfaatkan wawasan yang didukung AI.
• Wawasan yang dapat ditindaklanjuti untuk perbaikan: Memastikan umpan balik mengarah pada perubahan yang berarti di tempat kerja.

Dengan Empuls, organisasi dapat menciptakan budaya umpan balik yang konstruktifmemastikan karyawan merasa didengar sambil menghindari jebakan proses umpan balik yang umum terjadi.

Pesan Demo untuk menyempurnakan pendekatan umpan balik karyawan Anda hari ini!

Kesimpulan

Proses umpan balik karyawan yang terstruktur dengan baik sangat penting untuk membangun tim yang terlibat dan berkinerja tinggi. Menghindari kesalahan proses umpan balik karyawan yang umum terjadi, seperti umpan balik yang tidak konsisten, komunikasi yang tidak jelas, dan kurangnya tindak lanjut, memastikan bahwa umpan balik dapat mendorong peningkatan yang nyata.

Dengan menciptakan budaya dialog terbuka, bertindak berdasarkan wawasan, dan menjadikan umpan balik sebagai proses yang berkelanjutan, organisasi dapat menumbuhkan kepercayaan, meningkatkan semangat kerja, dan meningkatkan produktivitas di tempat kerja secara keseluruhan.