30 Contoh Umpan Balik Karyawan untuk Percakapan Positif & Konstruktif

Pertanyaan penting yang harus ditanyakan oleh setiap manajer: Apakah karyawan Anda tahu apa yang mereka lakukan dengan benar dan di mana mereka membutuhkan peningkatan secara berkelanjutan? Umpan balik secara teratur sangat penting untuk menjaga karyawan tetap berada di jalur yang benar, terlibat, dan selaras dengan tujuan perusahaan. Hal ini memberi mereka pemahaman yang lebih dalam tentang peran mereka, sebuah faktor kunci dalam mendorong kepuasan dan kinerja karyawan.

Namun, umpan balik hanya efektif jika disampaikan dengan cara yang benar. Tanpa struktur, hal ini seperti mengirim karyawan dalam perjalanan dengan peta yang sudah ketinggalan zaman dan tanpa rambu-rambu-ini akan menimbulkan kebingungan, frustrasi, dan inefisiensi. Kuncinya adalah mencapai keseimbangan yang tepat antara umpan balik karyawan yang memperkuat perilaku yang baik dan contoh umpan balik karyawan yang negatif yang memandu perbaikan yang diperlukan.

Jadi, seperti apa umpan balik yang efektif itu? Anda mungkin bertanya-tanya apa yang harus dikatakan, bagaimana, dan kapan harus memberikannya. Dalam blog ini, kita akan membahas contoh-contoh umpan balik karyawan, menguraikan mengapa umpan balik itu berhasil dan bagaimana Anda dapat menggunakannya untuk menciptakan percakapan yang konstruktif dan berdampak dengan tim Anda.

Kerangka kerja untuk memberikan umpan balik karyawan yang efektif

Umpan balik sangat penting untuk pertumbuhan karyawan, namun cara Anda menyampaikannya menentukan keefektifannya. Pendekatan yang terstruktur memastikan bahwa umpan balik yang diberikan jelas, konstruktif, dan dapat ditindaklanjuti. Dua model yang dikenal luas dalam memberikan umpan balik-model Situasi-Perilaku-Dampak (SBI ) dan model umpan balik McKinsey-membantupara manajer mengkomunikasikan umpan balik untuk meminimalkan sikap defensif dan memaksimalkan perbaikan.

Dengan menggunakan kerangka kerja ini, umpan balik yang diberikan akan berdasarkan fakta, menghindari asumsi, dan berfokus pada perilaku, bukan pada sifat-sifat pribadi. Mari kita jelajahi kedua model tersebut secara mendetail.

1. Model SBI: Situasi-Perilaku-Dampak

Model SBI adalah salah satu kerangka kerja umpan balik yang paling banyak digunakan di organisasi-organisasi terkemuka. Model ini membantu para manajer memberikan umpan balik yang positif dan konstruktif dengan berfokus pada tiga elemen kunci:

• Situasi: Tentukan kapan dan di mana perilaku itu terjadi. Memberikan konteks akan membantu penerima mengingat kejadian tersebut dan memahami umpan balik dalam kerangka acuan yang tepat. Daripada pernyataan yang tidak jelas, tentukan momen yang spesifik, seperti presentasi proyek terbaru atau rapat tim.
• Perilaku: Jelaskan dengan jelas perilaku yang diamati tanpa membuat penilaian pribadi. Tujuannya adalah untuk fokus pada fakta daripada asumsi atau interpretasi. Misalnya, alih-alih mengatakan, "Anda ceroboh," katakan, "Anda melewatkan beberapa poin data penting dalam laporan Anda."
• Dampak: Jelaskan bagaimana perilaku tersebut mempengaruhi tim, proyek, atau organisasi. Hal ini memperkuat mengapa umpan balik itu penting dan memberikan motivasi untuk perubahan atau penguatan.

✅ Contoh umpan balik positif menggunakan Model SBI:

"Dalam pertemuan klien hari Senin (S), Anda mempresentasikan proposal yang telah direvisi dengan percaya diri dan membahas semua masalah dengan jelas (B). Hasilnya, klien sekarang lebih percaya diri untuk meningkatkan investasinya bersama kami (I). Kerja bagus!"

✅ Contoh umpan balik konstruktif menggunakan Model SBI:

"Selama sesi curah pendapat kemarin (S), Anda menginterupsi rekan kerja Anda beberapa kali saat mereka sedang berbagi ide (B). Hal ini menyulitkan mereka untuk berkontribusi penuh dalam diskusi (I). Ke depannya, mari kita pastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk berbicara."

Pendekatan ini memastikan bahwa umpan balik bersifat spesifik, menghindari serangan pribadi, dan memudahkan karyawan untuk memahami dan menindaklanjutinya.

2. Model Umpan Balik McKinsey (Model X-Y-Z)

Model umpan balik McKinsey, yang juga dikenal sebagai model X-Y-Z, adalah kerangka kerja efektif lainnya yang dirancang untuk membuat umpan balik berbasis fakta dan dapat ditindaklanjuti. Kerangka kerja ini mengikuti struktur sederhana ini:

• X (Apa yang Terjadi): Jelaskan tindakan atau peristiwa spesifik yang terjadi.
• Y (Dampak dari Perilaku): Jelaskan bagaimana perilaku tersebut memengaruhi orang lain atau hasil dari suatu situasi.
• Z (Perubahan atau Peningkatan yang Diharapkan): Berikan panduan yang jelas tentang apa yang harus dilakukan secara berbeda di masa mendatang.

✅ Contoh umpan balik menggunakan Model mckinsey:

"Jumat lalu, saat Anda datang terlambat ke rapat tim mingguan kami (X), hal ini menyebabkan frustrasi karena kami harus terburu-buru menyelesaikan agenda, sehingga ada poin diskusi yang terlewatkan (Y). Ke depannya, mohon informasikan kepada kami terlebih dahulu jika Anda akan datang terlambat agar kami dapat menyesuaikan diri (Z)."

Model ini membantu mencegah kesalahpahaman dengan berfokus pada tindakan yang dapat diamati, bukan pada pendapat pribadi. Model ini juga memberikan langkah selanjutnya yang jelas, sehingga memudahkan karyawan untuk mengimplementasikan umpan balik.

Mengapa menggunakan kerangka kerja umpan balik ini?

Baik model SBI maupun model umpan balik McKinsey memastikan bahwa umpan balik yang diberikan bersifat terstruktur, tidak menghakimi, dan berdasarkan fakta. Inilah alasan mengapa model-model tersebut berhasil:

• Mengurangi sikap defensif: Karyawan cenderung tidak menanggapi umpan balik secara pribadi ketika umpan balik tersebut dibingkai dengan perilaku tertentu dan dampaknya.
• Mendorong diskusi yang konstruktif: Umpan balik menjadi percakapan dua arah, sehingga karyawan dapat merefleksikan dan merespons tanpa merasa diserang.
• Memberikan ekspektasi yang jelas: Karyawan memahami dengan tepat apa yang harus terus mereka lakukan atau tingkatkan.

Dengan mengadopsi kerangka kerja umpan balik terstruktur ini, para manajer dapat menciptakan budaya tempat kerja di mana umpan balik tidak ditakuti, tetapi diterima sebagai alat untuk berkembang. Baik untuk memperkuat perilaku positif atau memandu perbaikan, model-model ini membantu membuat setiap percakapan umpan balik menjadi lebih efektif dan berdampak.

Sekarang setelah Anda mengetahui cara memberikan umpan balik kepada karyawan, mari kita lihat beberapa contoh umpan balik yang jujur dari karyawan!

Templat Survei Karyawan yang Siap Digunakan untuk Wawasan Instan

Hemat waktu dan dapatkan umpan balik yang tepat dengan templat survei karyawan dari Empuls. Pilih dari berbagai survei yang telah dirancang sebelumnya untuk mengukur keterlibatan, kepuasan, dan budaya tempat kerja-yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda.

Unduh Sekarang

20 Contoh umpan balik positif dari karyawan

Berikut ini adalah 20 contoh umpan balik positif dari karyawan.

1. Seorang karyawan yang menjalankan tanggung jawab besar dengan dedikasi penuh

Karyawan baru umumnya membutuhkan pelatihan untuk menyesuaikan diri dengan lingkungan perusahaan yang baru. Anggota tim yang ditugaskan untuk melaksanakan program pelatihan tersebut harus menangani banyak masalah dari individu yang berbeda. Oleh karena itu, mereka layak mendapatkan umpan balik yang positif.

✅ Untuk mengapresiasi mereka, Anda bisa memberikan pujian: "Anda mengambil tanggung jawab besar untuk tim dan membantu melatih rekan tim baru kita dengan dedikasi dan komitmen penuh. Saya dengan tulus menghargai upaya ekstra Anda untuk membantu karyawan baru menyesuaikan diri dengan cepat."

2. Seorang karyawan menangani situasi yang rumit dan menemukan resolusi untuk konflik

Saat berkolaborasi dalam sebuah proyek, rekan kerja sering kali bisa berselisih karena pendekatan mereka yang berbeda-beda, sehingga menimbulkan ketidaksesuaian. Namun, jika karyawan berinisiatif untuk mengatasi semua konflik dan menemukan solusi praktis agar pekerjaan tetap berjalan, mereka layak mendapatkan umpan balik positif.

Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya sangat menghargai upaya Anda dalam menangani ketidaksepakatan dan menemukan resolusi yang dapat diterima oleh semua anggota dan pemangku kepentingan yang terkait. Kami mengakui bahwa hal itu tidak mudah, namun Anda telah menanganinya dengan baik. Kerja yang bagus!

3. Karyawan yang dibebani dengan pekerjaan tambahan

Ada kalanya terjadi kekurangan sumber daya, dan karena itu, banyak karyawan yang masih ada tidak punya pilihan selain melakukan pekerjaan tambahan. Seiring berjalannya waktu, hal ini dapat membuat beberapa di antara mereka menjadi sangat stres dan pada akhirnya memilih untuk berhenti secara diam-diam.

✅Dalam hal ini, Anda bisa mengatakan: "Saya menyadari betapa kerasnya Anda bekerja selama dua minggu terakhir, dan saya sangat menghargai upaya Anda. Pekerjaan Anda akan segera kembali ke jadwal normal, dan Anda akan mendapatkan kompensasi yang sesuai untuk lembur Anda. Teruslah bekerja dengan baik!"

4. Seorang karyawan yang kerja kerasnya tidak diperhatikan

Beberapa karyawan di organisasi Anda selalu bekerja tanpa lelah untuk menghasilkan hasil yang terbaik. Mereka secara konsisten memberikan hasil kerja yang berkualitas, apa pun yang terjadi, namun terkadang tidak diperhatikan.

✅ Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya menghargai bahwa Anda tidak pernah melewatkan tenggat waktu dan secara konsisten membantu menjaga segala sesuatunya tetap berjalan untuk kami. Anda menikmati pekerjaan Anda karena hal ini tercermin dari kualitas hasil kerja Anda setiap saat. Kami sangat menghargai Anda sebagai bagian dari tim kami."

5. Seorang karyawan yang bekerja melebihi kapasitasnya untuk memenuhi target

Karena tenggat waktu yang ketat, karyawan sering kali membiarkan piring mereka penuh dengan pekerjaan. Memang perlu diapresiasi jika karyawan bekerja melebihi kapasitas reguler mereka untuk menghasilkan hasil kerja pada atau sebelum waktunya.

Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya tahu bahwa Anda baru-baru ini ditugaskan untuk mengerjakan beberapa pekerjaan tambahan. Anda berhasil menyelesaikannya tepat waktu untuk memenuhi target mingguan kami, yang saya sadari bisa jadi sulit mengingat tenggat waktu yang ketat. Terima kasih yang tulus atas dedikasi Anda yang tidak terpengaruh.

6. Karyawan merasa kurang dihargai atas upaya jujur mereka

Terkadang, karyawan yang bekerja keras juga bisa terjebak dalam situasi sulit di mana mereka merasa tidak penting atau kurang dihargai atas usaha mereka. Anda perlu memberikan umpan balik positif untuk membantu mereka keluar dari jebakan mental tersebut.

Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Selama beberapa minggu terakhir, Anda tidak hanya melaksanakan tugas yang diberikan kepada Anda secara efektif, namun juga berkontribusi secara signifikan terhadap keberhasilan proyek terbaru tim kami. Kami berterima kasih kepada Anda karena telah memberikan contoh yang baik bagi rekan tim Anda yang lain. Kerja bagus!"

7. Seorang karyawan melampaui harapan Anda

Meneliti strategi yang berhubungan dengan proyek tertentu dan menemukan strategi yang sesuai bisa memakan waktu yang cukup lama. Jika rekan satu tim melampaui ekspektasi Anda dan menghasilkan beberapa strategi yang menarik sehingga Anda dapat membuat keputusan bisnis yang lebih baik, jangan sungkan untuk memuji mereka dengan umpan balik positif.

✅ Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Ketulusan dan dedikasi Anda terhadap proyek ini patut dipuji. Anda telah melakukan penelitian yang baik dan menghasilkan strategi yang efektif dalam waktu yang singkat. Terima kasih atas komitmen Anda terhadap tujuan bersama tim kami."

8. Seorang karyawan melakukan inisiatif besar untuk seluruh tim

Saat ini separuh dari dunia korporat kehilangan kesempatan untuk membangun hubungan sosial. Karyawan merasa sulit untuk memahami rekan kerja mereka karena kurangnya komunikasi yang baik. Hal ini merupakan hasil dari penggabungan pengaturan kerja hibrida dan jarak jauh setelah lonjakan pandemi COVID-19.

Jika seorang rekan kerja berinisiatif untuk membuat sesi bersosialisasi secara virtual di mana para karyawan mendapatkan wadah untuk membangun hubungan yang kuat, maka hal ini akan mendapatkan umpan balik yang sangat positif.

✅Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Banyak karyawan yang merasa takut ketinggalan karena tidak ada cukup kesempatan untuk berinteraksi dan terhubung dengan rekan kerja. Namun, menyiapkan sesi sosialisasi virtual sangat membantu dalam membina hubungan interpersonal di antara anggota tim. Terima kasih telah menciptakan dampak yang signifikan dan membawa tim kami lebih dekat dari sebelumnya."

9. Karyawan secara konsisten melakukan yang terbaik untuk mencapai tujuan organisasi

Jika Anda memperhatikan bahwa karyawan Anda secara konsisten memenuhi semua target mereka tepat waktu, maka hal ini benar-benar patut diapresiasi. Umpan balik positif dari Anda akan memperkuat rasa pencapaian tersebut.

✅ Untuk menghormati mereka, Anda bisa mengatakan: "Saya perhatikan bahwa selama beberapa minggu terakhir, Anda telah mencapai semua target Anda pada atau sebelum tenggat waktu. Untuk semua rekan tim lainnya, ini merupakan contoh yang sangat baik. Kemampuan manajemen dan kemampuan Anda untuk mengenali keterbatasan Anda serta bekerja lebih keras membuktikan bahwa Anda akan menjadi anggota tim yang berharga untuk waktu yang lama."

10. Seorang karyawan membantu Anda menyelamatkan perusahaan Anda dari pemborosan sumber daya tambahan

Katakanlah seorang karyawan memberikan solusi praktis untuk menyelesaikan masalah yang dapat merugikan perusahaan Anda. Solusi tersebut terbukti berhasil dan menghemat waktu dan uang perusahaan Anda.

Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Kami sangat menghargai tindakan cepat Anda dalam menemukan solusi untuk masalah ini. Kesediaan Anda untuk menghadapi situasi yang berisiko dan membuat penilaian yang cepat telah menghindarkan kami dari bencana besar. Saya senang Anda bergabung dengan kami!"

11. Seorang karyawan mengambil inisiatif untuk menjaga komunikasi karyawan

Setiap bisnis yang sukses membutuhkan karyawan yang merupakan komunikator yang terampil. Membina hubungan yang efektif di antara anggota staf dapat memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik lagi. Komunikasi karyawan yang efektif adalah salah satu keterampilan yang dimanfaatkan oleh karyawan berkinerja tinggi.

✅ Ketika Anda melihat karyawan Anda mengambil inisiatif, Anda dapat mengatakan: "Saya menghargai cara Anda secara aktif memberi saya informasi tentang kemajuan tugas minggu ini. Hal ini sangat mengurangi waktu yang harus saya habiskan untuk berkomunikasi dan berkoordinasi dengan para pemangku kepentingan proyek. Produktivitas dan kemampuan komunikasi Anda cukup mengesankan."

12. Seorang karyawan mengejutkan Anda dengan ketekunan mereka

Terkadang karyawan mengejutkan Anda dengan menunjukkan keterampilan yang luar biasa di tempat kerja. Hal ini membantu Anda mengarahkan mereka untuk mencapai potensi mereka dan memberikan hasil yang lebih baik bagi organisasi Anda.

✅ Dalam hal ini, Anda bisa mengatakan: "Target yang telah Anda capai bulan ini membuat saya sangat bangga. Anda menunjukkan keahlian unik Anda dengan ketekunan dan tidak pernah kehilangan motivasi. Saya menghargai semua waktu dan upaya yang Anda berikan untuk mencapai target Anda."

13. Seorang karyawan yang tidak memiliki pengalaman sebelumnya ternyata adalah seorang pembelajar yang cepat

Jangan pernah meremehkan seorang pemula. Siapa tahu, mereka bisa menjadi pembelajar yang cepat dan bekerja dengan penuh dedikasi tanpa melupakan tujuan tim mereka. Jika Anda memiliki staf seperti itu dalam tim Anda, berikan umpan balik positif untuk meningkatkan semangat mereka.

✅ Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Meskipun Anda tidak memiliki pengalaman sebelum bergabung dengan kami, Anda ternyata adalah seorang pembelajar yang cukup cepat dan mengelola pekerjaan yang dialokasikan dengan penuh dedikasi. Mengingat masuknya informasi baru yang terus menerus, mungkin sulit untuk mencapai hal ini di masa-masa awal. Itulah mengapa kami semua senang Anda bergabung dengan kami."

14. Seorang karyawan membantu Anda mengatasi rintangan jalan

Tidak selamanya semua hal dapat berjalan dengan sempurna di tempat kerja, dan Anda mungkin harus menghadapi tantangan yang rumit. Jika rekan kerja membantu Anda menyusun solusi dengan menerapkan strategi pemecahan masalah yang kreatif, Anda akan mendapatkan umpan balik yang positif.

Untuk membantu, Anda dapat meyakinkan mereka dengan mengatakan: "Anda melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam mencari cara agar kami terus maju dengan pemikiran kreatif Anda. Resolusi yang Anda tawarkan telah menyelamatkan proyek ini tepat pada waktunya; oleh karena itu, saya bersyukur Anda menjadi bagian dari tim kami. Terima kasih telah mempertahankan sikap positif selama prosesnya."

15. Seorang karyawan menunjukkan kualitas kepemimpinan

Mungkin saja Anda dibanjiri dengan banyak pekerjaan dan melewatkan rapat penting. Namun, jika anggota tim yang bertanggung jawab melangkah untuk menggantikan Anda, beri mereka tepukan di punggung karena telah mengambil inisiatif dengan segera.

Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Saya menghargai Anda yang secara sukarela memimpin rapat kita hari ini. Anda membuktikan bahwa Anda dapat menangani tanggung jawab kepemimpinan dan membina kolaborasi yang produktif di antara para karyawan kita. Saya mengetahui bahwa kemampuan komunikasi Anda yang efektif membuat semua orang merasa didengar, dan ini sangat luar biasa."

16. Seorang karyawan memilih kasih sayang daripada daya saing

Kehidupan korporat membuat Anda menjadi kompetitif. Terkadang, sebagai pengganti untuk maju dan meraih promosi, kita melakukan apa saja untuk mengungguli rekan kerja kita. Jika Anda menghadapi situasi di mana salah satu karyawan Anda terbukti layak mendapatkan promosi, namun memilih untuk membantu anggota tim yang lain untuk mencapai tujuan tim bersama, mereka layak mendapatkan apresiasi.

✅ Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Satu hal yang saya sukai dari Anda adalah Anda berusaha mencari cara untuk membantu orang lain. Misalnya, saya mengamati minggu lalu bagaimana Anda meluangkan waktu untuk membantu salah satu anggota tim Anda menyelesaikan presentasi dengan cepat. Bagi anggota tim yang lain, Anda adalah inspirasi sejati."

17. Seorang karyawan mempelajari keterampilan baru untuk memenuhi persyaratan yang berubah

Misalnya, salah satu karyawan Anda dengan tekun berusaha untuk meningkatkan keterampilan agar dapat mengikuti tuntutan pasar yang terus berubah. Penting untuk mendukung karyawan yang berusaha meningkatkan kemampuan mereka.

✅ Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: "Keterampilan baru yang Anda pelajari ini bukanlah sesuatu yang semua orang bisa atau tertarik untuk mempelajarinya. Namun, dedikasi dan upaya Anda untuk mencari cara baru untuk meningkatkan diri sangatlah mengagumkan. Saya ingin sekali melihat bagaimana, dalam beberapa bulan ke depan, keterampilan baru ini akan bermanfaat bagi Anda dan perusahaan."

18. Seorang karyawan mendapatkan beberapa ulasan positif dari pelanggan

Mari kita asumsikan karyawan Anda menerima ulasan pelanggan yang positif dari pelanggan karena perilaku yang baik, dedikasi, dan sikap mereka dalam memecahkan masalah.

✅ Di sini, Anda bisa mengatakan: "Saya membaca setiap ulasan yang ditinggalkan klien Anda bulan ini untuk Anda. Anda telah melakukan lebih dari yang seharusnya untuk memastikan pelanggan mendapatkan pengalaman yang positif. Kami bangga dengan Anda. Pertahankan kinerja yang luar biasa."

19. Seorang karyawan bekerja keras untuk mengikuti perubahan organisasi yang sedang berlangsung

Misalkan ada perubahan dalam manajemen atau proses kerja, dan beradaptasi dengan perubahan tersebut dengan cepat tidaklah mudah bagi banyak orang. Selama masa transisi ini, tindakan terbaik adalah membantu karyawan Anda dengan memberikan umpan balik positif atas perilaku mereka.

✅ Dalam hal ini, Anda bisa mengatakan: "Saya menyadari betapa stresnya beberapa minggu terakhir ini bagi semua orang. Namun, Anda menangani situasi baru ini dengan kedewasaan dan ketenangan. Perilaku Anda juga berdampak positif pada anggota tim Anda. Terima kasih atas dukungan Anda yang konsisten."

20. Seorang karyawan menerima promosi ke peran yang lebih besar

Misalnya, Anda baru saja mempromosikan seorang anggota tim ke posisi yang lebih tinggi. Mereka telah menerima tugas baru dan harus diberi tahu apakah mereka membenarkan posisi baru mereka dengan melakukan pekerjaan dengan baik. Jika ya, Anda harus memberikan umpan balik positif tanpa penundaan.

Dalam hal ini, Anda dapat mengatakan: Kami percaya bahwa menunjuk Anda untuk posisi baru ini adalah keputusan terbaik. Anda telah melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam menyelesaikan masalah yang terkait dengan penjualan kami dan mendapatkan kepercayaan kami atas kemampuan Anda. Teruslah bekerja dengan baik!

Sekarang kita telah mengetahui beberapa situasi di mana Anda dapat memberikan umpan balik positif kepada karyawan Anda dan apa yang harus dikatakan, mari kita pelajari beberapa manfaat langsungnya.

Perkuat Organisasi Anda dengan Budaya Umpan Balik

Ciptakan tempat kerja di mana umpan balik dihargai, dapat ditindaklanjuti, dan mendorong pertumbuhan. Dorong percakapan terbuka, kenali masukan dari karyawan, dan tingkatkan keterlibatan dengan strategi yang tepat.

Lihat Cara Kerjanya

Bagaimana cara memberikan umpan balik negatif?

Wajar jika Anda merasa sedikit tidak nyaman saat memikirkan untuk memberikan umpan balik tentang sesuatu yang tidak menyenangkan - Anda ingin karyawan Anda merasa senang dan didukung di tempat kerja.

Namun dalam jangka panjang, tidak memberi tahu karyawan ketika ada sesuatu yang perlu dihentikan atau disesuaikan dalam perilaku mereka lebih baik daripada membiarkan mereka terus berada di jalan yang salah.

Anggap saja GPS secara otomatis dan tanpa menghakimi mengoreksi Anda dalam perjalanan ketika Anda berbelok di tempat yang salah.

Berikut ini beberapa poin umpan balik karyawan dan tips untuk melakukan percakapan umpan balik negatif yang lebih efektif:

• ➡️Stick ke pernyataan saya. Daripada mengatakan kepada karyawan, "Anda membuat saya kesal," cobalah memimpin dengan, "Saya merasa kesal ketika perilaku ini terjadi." Ini adalah cara untuk membuat karyawan merasa tidak terlalu defensif, yang membantu mereka mendengarkan alih-alih langsung membela diri.
• ➡️Clarify tujuan Anda. Apa yang ingin Anda capai dalam percakapan ini? Mengetahui apa yang ingin Anda lakukan sebelum memulai percakapan akan membantu Anda menjadi lebih langsung dan jelas.
• ➡️Lead dengan empati. Anda ingin karyawan Anda tahu bahwa Anda memahami bahwa ini adalah percakapan yang sulit - sulit untuk didengar ketika Anda tidak bekerja atau berperilaku sebaik mungkin. Mencatat bahwa Anda masuk dan mengingatkan mereka bahwa Anda melakukan hal ini karena Anda peduli dengan karier mereka dan mereka sebagai pribadi akan membuat keterusterangan Anda terasa lebih baik.
• ➡️Avoid yang "sandwich umpan balik." Di sinilah Anda memberikan umpan balik negatif di antara dua pujian positif. Meskipun kelihatannya bagus, namun ini membingungkan. Bagaimanapun juga, karyawan berpikir bahwa mereka telah melakukan sesuatu dengan baik - dua pujian secara bersamaan! Dan orang cenderung menyimpan bagian terakhir dengan lebih baik, sehingga pesan untuk perbaikan menjadi hilang. Kejujuran dan keterusterangan adalah cara yang lebih baik.

Contoh contoh umpan balik negatif karyawan

Menyampaikan umpan balik negatif dengan cara yang konstruktif sangat penting untuk pertumbuhan dan perkembangan karyawan. Jika dibingkai dengan baik, hal ini membantu karyawan memahami harapan, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan mengambil langkah yang dapat ditindaklanjuti untuk meraih kesuksesan. Alih-alih mematahkan semangat, umpan balik yang terstruktur dengan baik justru mendorong pembelajaran dan meningkatkan kinerja. Di bawah ini adalah sepuluh contoh umpan balik negatif yang konstruktif dengan situasi yang jelas untuk memastikan kejelasan dan keefektifan.

1. Tenggat waktu yang terlewat berdampak pada alur kerja tim

Seorang karyawan sering melewatkan tenggat waktu, sehingga menunda kemajuan proyek secara keseluruhan. Misalnya, mereka gagal menyerahkan dua hasil utama tepat waktu dalam tiga minggu terakhir. Hal ini menyebabkan gangguan dalam proses tinjauan internal dan memaksa tim untuk bekerja di bawah kondisi yang ketat untuk mengkompensasi waktu yang hilang. Karyawan tersebut tidak mengomunikasikan tantangan apa pun sebelumnya, sehingga menyulitkan untuk memberikan dukungan yang diperlukan.

"Saya perhatikan bahwa dalam tiga minggu terakhir, Anda telah melewatkan dua tenggat waktu yang penting, yang menunda alur kerja tim. Misalnya, ketika laporan klien diserahkan pada hari Jumat lalu, hal ini menghambat proses peninjauan internal dan menyebabkan pekerjaan tambahan untuk yang lain. Jika Anda memperkirakan adanya penundaan, mohon komunikasikan terlebih dahulu agar kami dapat menyesuaikan diri dan menjaga proyek tetap pada jalurnya."

2. Sering datang terlambat yang mempengaruhi rapat tim

Seorang karyawan secara teratur datang terlambat ke pertemuan yang dijadwalkan, menyebabkan gangguan dan menunda diskusi. Hal ini telah menjadi masalah yang berulang, dengan setidaknya tiga kali keterlambatan dalam satu bulan terakhir. Akibatnya, tim harus memulai rapat tanpa mereka atau mengulang informasi, sehingga memengaruhi efisiensi dan produktivitas.

" Saya perhatikan bahwa Anda datang terlambat ke rapat jam 9 pagi setidaknya tiga kali dalam bulan ini. Senin lalu, kita harus memulai rapat tanpa Anda, dan Anda melewatkan pembaruan proyek yang penting. Penting bagi kita untuk saling menghargai waktu satu sama lain dan memastikan semua orang hadir untuk berdiskusi. Tolong sesuaikan jadwal Anda agar tepat waktu ke depannya."

3. Komunikasi yang buruk yang menyebabkan kesalahpahaman

Seorang karyawan tidak memberikan informasi terbaru yang jelas atau tepat waktu, sehingga menyebabkan kebingungan di antara rekan kerja. Dalam satu contoh, mereka gagal memberi tahu tim tentang permintaan klien yang telah direvisi, sehingga tim bekerja dengan informasi yang sudah ketinggalan zaman. Hal ini menyebabkan revisi tambahan dan tertundanya penyelesaian proyek.

✅ " Selama serah terima proyek minggu lalu, saya melihat ada beberapa detail penting yang tidak ada dalam pembaruan Anda kepada tim. Karena permintaan klien yang telah direvisi tidak dibagikan, tim terus bekerja dengan instruksi yang sudah ketinggalan zaman, yang menyebabkan kebingungan dan pengerjaan ulang. Ke depannya, pastikan Anda memberikan pembaruan yang lengkap dan tepat waktu di saluran komunikasi kami agar semua orang tetap selaras."

4. Kurangnya perhatian terhadap detail yang menyebabkan kesalahan

Seorang karyawan berulang kali mengirimkan pekerjaan yang memiliki kesalahan, sehingga membutuhkan waktu ekstra untuk memperbaikinya. Dalam satu contoh baru-baru ini, laporan keuangan mereka mengandung beberapa kesalahan perhitungan yang harus diperbaiki sebelum diserahkan. Hal ini menyebabkan penundaan yang tidak perlu dan mempengaruhi pengambilan keputusan.

" Saya melihat kesalahan berulang dalam laporan Anda selama sebulan terakhir. Misalnya, ringkasan keuangan hari Selasa lalu memiliki beberapa kesalahan perhitungan, yang memerlukan revisi sebelum dikirim. Kesalahan-kesalahan ini memperlambat proses dan berdampak pada keputusan-keputusan penting. Saya mendorong Anda untuk memeriksa ulang pekerjaan Anda sebelum dikirim dan menggunakan daftar periksa internal kami untuk memastikan keakuratannya."

5. Sikap negatif yang mempengaruhi moral tim

Seorang karyawan sering mengungkapkan rasa frustrasi atau menolak ide orang lain selama diskusi. Dalam sebuah rapat tim baru-baru ini, mereka secara terbuka mengkritik saran rekan kerja tanpa memberikan masukan yang konstruktif. Hal ini menghambat kolaborasi terbuka dan memengaruhi lingkungan kerja secara keseluruhan.

✅ "Saya mengamati bahwa nada bicara Anda dalam diskusi tim lebih negatif dari biasanya. Misalnya, dalam rapat Kamis lalu, saat seorang rekan kerja mengusulkan pendekatan baru, Anda menolak ide tersebut tanpa memberikan umpan balik yang membangun. Tanggapan semacam ini dapat menghambat kolaborasi. Saya mendorong Anda untuk berbagi kekhawatiran secara konstruktif dan menyumbangkan solusi daripada kritik."

6. Interaksi pelanggan yang buruk berdampak pada kepuasan klien

Seorang karyawan menerima keluhan dari pelanggan karena nada bicara yang meremehkan atau tidak membantu. Dalam satu kasus, seorang klien melaporkan bahwa ketika mereka menanyakan tentang penundaan, mereka menerima tanggapan singkat yang tidak menjawab kekhawatiran mereka. Hal ini menimbulkan ketidakpuasan dan berdampak pada hubungan perusahaan dengan klien.

✅ "Saya menerima umpan balik dari seorang klien yang merasa kekhawatiran mereka tidak ditangani dengan baik selama panggilan terakhir mereka dengan Anda. Mereka menyebutkan bahwa ketika mereka bertanya tentang penundaan, mereka merasa tanggapannya singkat dan meremehkan. Komunikasi pelanggan adalah kunci untuk menjaga hubungan yang kuat, jadi mari kita berupaya menggunakan nada yang lebih positif dan berempati untuk memastikan klien merasa didengar dan didukung."

7. Kurangnya inisiatif yang mengakibatkan hilangnya peluang

Seorang karyawan hanya menyelesaikan tugas yang diberikan dan tidak mengambil langkah proaktif untuk meningkatkan alur kerja. Dalam sebuah proyek baru-baru ini, ketika tim mengalami hambatan, mereka tidak menawarkan bantuan atau saran, meskipun mereka memiliki pengalaman yang relevan yang dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut.

✅ " Saya perhatikan bahwa meskipun Anda menyelesaikan tugas yang diberikan dengan baik, Anda jarang mengambil inisiatif di luar tanggung jawab Anda. Minggu lalu, saat tim menghadapi masalah, Anda memiliki keahlian untuk membantu, namun Anda tidak melangkah lebih jauh. Bersikap proaktif dalam pemecahan masalah tidak hanya akan meningkatkan efisiensi tim, tetapi juga menunjukkan potensi kepemimpinan Anda. Saya mendorong Anda untuk berbagi ide dan mengambil peran yang lebih aktif dalam diskusi tim."

8. Resistensi terhadap umpan balik dan pertumbuhan

Seorang karyawan berulang kali mengabaikan umpan balik yang konstruktif dan tidak mengambil tindakan untuk memperbaikinya. Dalam sebuah presentasi klien baru-baru ini, mereka mengulangi masalah yang sama yang telah dibahas dalam sesi umpan balik sebelumnya-bergegas membahas detail-detail penting tanpa penjelasan yang cukup.

✅ "Dalam dua pertemuan terakhir kita, kita telah mendiskusikan area-area yang bisa Anda tingkatkan, terutama dalam keterampilan presentasi. Namun, selama presentasi klien Jumat lalu, Anda kembali terburu-buru dalam menyampaikan detail-detail penting tanpa penjelasan yang cukup, sehingga menyulitkan klien untuk mengikutinya. Umpan balik dimaksudkan untuk membantu Anda berkembang, dan saya ingin melihat lebih banyak upaya dalam menerapkan saran-saran ini. Mari kita bekerja sama untuk memastikan presentasi Anda berikutnya lebih efektif."

9. Menginterupsi orang lain dalam rapat

Seorang karyawan sering berbicara di atas rekan kerja dalam diskusi, sehingga menyulitkan orang lain untuk berkontribusi. Dalam sesi strategi terakhir, mereka menginterupsi beberapa kali ketika anggota tim sedang berbagi ide, yang menyebabkan frustrasi di antara kelompok.

"Saya perhatikan bahwa dalam beberapa pertemuan terakhir, Anda menyela rekan kerja sebelum mereka selesai berbicara. Misalnya, selama sesi strategi pada hari Senin, Anda berbicara dua kali saat orang lain sedang mempresentasikan ide mereka. Penting bagi setiap orang untuk mendapatkan kesempatan berkontribusi, jadi saya ingin Anda lebih berhati-hati dan membiarkan orang lain menyelesaikan pemikiran mereka sebelum menambahkan masukan Anda."

10. Tenggat waktu yang terlewat karena manajemen waktu yang buruk

Seorang karyawan kesulitan menentukan prioritas, yang menyebabkan pekerjaan menjadi tidak lengkap atau terburu-buru. Dalam proyek terbaru, mereka menyerahkan laporan mereka tepat sebelum tenggat waktu, tetapi laporan tersebut tidak memiliki detail penting yang harus dikoreksi dengan tergesa-gesa, sehingga berdampak pada kualitas secara keseluruhan.

✅ " Saya perhatikan bahwa tugas-tugas Anda sering kali diselesaikan di menit-menit terakhir, sehingga memengaruhi kualitas dan menciptakan stres yang tidak perlu. Minggu lalu, laporan Anda diserahkan tepat sebelum tenggat waktu dan tidak memiliki detail penting yang harus diperbaiki dengan terburu-buru. Manajemen waktu yang efektif sangat penting, jadi saya ingin Anda merencanakan beban kerja dengan lebih baik dan mengalokasikan waktu untuk revisi sebelum diserahkan."

Umpan balik negatif, jika diberikan secara konstruktif, membantu karyawan untuk memperbaiki diri dan melakukan yang terbaik. Memberikan contoh yang jelas, berfokus pada perilaku daripada sifat pribadi, dan menawarkan solusi membuat umpan balik menjadi lebih efektif. Manajer harus berusaha menciptakan budaya umpan balik di mana karyawan merasa didukung dalam pertumbuhan mereka, bukannya dikritik karena kesalahan mereka.

Bingkai contoh umpan balik Anda sendiri

Setelah Anda melihat beberapa cara untuk menyampaikan umpan balik, pikirkanlah percakapan yang akan datang yang perlu Anda lakukan dengan karyawan.

Menuliskan awal dan akhir percakapan dapat membantu Anda merasa tidak perlu khawatir untuk memberikan umpan balik atau menjadi manajer baru.

A panduan seperti ini dari SHRM bermanfaat untuk percakapan umpan balik negatif.

Berikut ini adalah contoh alur percakapan untuk percakapan umpan balik berikut ini - cara memulai, mengakhiri, dan memengaruhi perubahan.

• Mulailah dengan menyampaikan tujuan percakapan sehingga karyawan tahu apa yang diharapkan.
• Pindah ke kerangka kerja SBI, yang dapat Anda petakan sebelumnya.
• Sekarang saatnya untuk mendengarkan apa yang karyawan Anda katakan - apakah mereka memiliki pertanyaan atau kekhawatiran tentang apa yang baru saja Anda katakan?
• Terakhir, ucapkan terima kasih kepada mereka karena telah mendengarkan, akui bahwa hal ini mungkin sulit atau tidak nyaman, dan katakan kepada mereka bahwa Anda ada di sini untuk mendukung mereka.

Kejelasan dan keterusterangan adalah cara yang paling baik untuk mendekati topik-topik yang rumit ketika mereka ditempa dengan empati.

Jika tidak, karyawan mungkin akan merasa tidak tenang dan tidak yakin apa yang salah (atau benar!) meskipun mereka tahu akan ada umpan balik.

Ini adalah perasaan yang pernah kita alami - kita tidak yakin belokan terakhir dalam perjalanan kita sudah benar, tetapi kita tidak dapat melihat tanda atau tengara apa pun untuk memberi tahu kita apakah kita berada di jalan yang benar atau membantu kita mencari cara untuk kembali ke jalan yang benar.

Kita merasa tersesat dan tidak tenang, dan kita menginginkan arah yang jelas dan penuh kasih untuk menemukan jalan kita kembali.

Kapan harus memberikan umpan balik?

Umpan balik sebaiknya tidak terbatas pada tinjauan kinerja tahunan. Menunggu satu tahun penuh untuk membahas kinerja karyawan dapat menimbulkan kejutan, frustrasi, dan kehilangan kesempatan untuk perbaikan. Jika karyawan merasa bahwa mereka bekerja dengan baik namun menerima kritik yang tidak terduga selama peninjauan, hal ini dapat merusak semangat kerja dan membuat mereka kewalahan.

Waktu terbaik untuk memberikan umpan balik adalah secara teratur dan pada saat itu juga. Karyawan harus menerima masukan yang berkelanjutan sepanjang tahun, baik pujian untuk pekerjaan yang baik atau umpan balik yang konstruktif untuk membantu mereka berkembang. Umpan balik yang tepat waktu memungkinkan karyawan untuk melakukan penyesuaian sebelum masalah kecil menjadi masalah besar. Hal ini juga memastikan bahwa kontribusi positif diakui saat terjadi, sehingga memperkuat perilaku yang tepat.

Untuk menciptakan budaya umpan balik yang berkelanjutan, manajer harus memasukkannya ke dalam interaksi harian, check-in mingguan, atau tanya jawab proyek. Pendekatan ini membantu karyawan tetap berada di jalur yang benar, menghilangkan kejutan, dan menumbuhkan lingkungan kerja yang mengutamakan pertumbuhan dan komunikasi.

Saatnya membangun budaya umpan balik yang positif dalam organisasi Anda!

Budaya umpan balik yang kuat budaya umpan balik yang kuat tidak terjadi secara kebetulan-itu dibangun dengan niat, kepercayaan, dan alat yang tepat. Ketika umpan balik mengalir secara terbuka, karyawan merasa dihargai, keterlibatan meningkat, dan kinerja meningkat. Baik pengakuan secara langsung, wawasan yang membangun, atau umpan balik dari pimpinan, menumbuhkan budaya di mana masukan didorong akan menghasilkan kesuksesan jangka panjang.

Langkah-langkah untuk menumbuhkan budaya umpan balik yang positif:

Doronglah percakapan yang terbuka: Jadikan umpan balik sebagai jalan dua arah antara karyawan dan pimpinan.

✔ Berikan umpan balik yang berkelanjutan: Bergeraklah melampaui tinjauan tahunan dengan umpan balik reguler dan real-time.

✔ Memanfaatkan teknologi: Gunakan alat bantu seperti Empuls untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menindaklanjuti umpan balik.

✔ Mengenali dan bertindak berdasarkan masukan: Tunjukkan kepada karyawan bahwa umpan balik mereka mendorong perubahan nyata.

Melatih tim dalam memberikan dan menerima umpan balik: Pastikan umpan balik bersifat konstruktif dan dapat ditindaklanjuti.

Mulailah menjadikan umpan balik sebagai bagian alami dari tempat kerja Anda hari ini!

Hal-hal penting yang dapat diambil

Memberikan umpan balik yang sering, berempati, dan efektif tidaklah mudah. Namun dengan latihan dan beberapa panduan sederhana, Anda bisa belajar melakukannya dengan cara yang memberikan hasil dan membuat karyawan tetap terlibat dan berada di jalur yang benar.

Umpan balik Anda memberikan panduan dan koreksi arah kepada karyawan saat mereka menavigasi jalur karier mereka - jadi pastikan Anda melakukannya dengan cara yang benar, dan Anda berdua akan berhasil.