Bagaimana Memilih Platform Pengalaman Karyawan yang Tepat: Panduan Komprehensif

Jika Anda ingin meningkatkan pendapatan tahunan Anda, melihat harga saham Anda meroket, dan tingkat keluar masuknya karyawan Anda menurun, Anda memerlukannya. Namun, jangan hanya puas dengan 'apa saja'.

Platform pengalaman all-in-one dapat membantu Anda mengkurasi pengalaman terbaik bagi karyawan Anda, mulai dari orientasi hingga keluar.

Adobe beralih ke platform kredensial digital yang menggunakan analitik canggih untuk mengidentifikasi minat karyawan dan membuat perubahan berdasarkan umpan balik mereka. Mereka memantau sentimen karyawan dan membuat perubahan di seluruh perusahaan untuk memberikan pengalaman yang lebih baik kepada karyawan mereka, termasuk:

• 📅 20 hari libur tambahan bagi karyawan yang terkena dampak bencana alam dan pandemi
• 🕑 jadwal kerja yang fleksibel agar sesuai dengan pengasuh dan rutinitas pengasuhan anak
• 💸peningkatan penggantian biaya kesehatan sebesar $600
• ☕ seri rehat kopi dua mingguan

Contoh dari Adobe membuktikan dua poin penting:

• Karyawan tidak hanya melihat hadiah nominal. Mereka menginginkan pengalaman fenomenal yang menunjukkan bahwa perusahaan 'peduli pada mereka'.
• Alat/platform yang tepat memainkan peran penting dalam menyesuaikan pengalaman ini untuk tenaga kerja multi-generasi.

Daftar Periksa Evaluasi Utama

Apa hal pertama yang harus dilakukan ketika Anda ingin membeli laptop yang bagus? Teliti berbagai merek laptop dan buatlah daftar perbandingan berdasarkan kebutuhan Anda. Apakah laptop itu menjalankan sesuatu seperti ini: Intel vs Mac? RAM 256GB atau 1TB? Fitur dan perangkat lunak apa yang Anda butuhkan? Apakah sesuai dengan anggaran Anda? Apakah Anda membutuhkannya untuk bekerja atau berselancar dan email dasar?

Mengevaluasi platform/alat bantu pengalaman untuk perusahaan Anda juga sama. Fakta bahwa pasar penuh dengan pilihan tidak membuatnya lebih mudah. Buatlah daftar untuk memastikan bahwa pilihan akhir Anda sesuai dengan kebutuhan karyawan dan perusahaan.

Sebuah platform pengalaman karyawan yang ideal yang ideal harus memiliki ini:

Kemampuan Platform atau Alat Pengalaman Karyawan

Saat mengevaluasi platform/alat bantu pengalaman karyawan untuk menemukan kecocokan, carilah solusi yang juga memenuhi kebutuhan karyawan Anda dengan memetakannya ke pendorong strategi pengalaman Anda.

Untuk melangkah lebih jauh, Anda dapat memetakan kemampuan platform ke masing-masing dari lima tahap perjalanan siklus hidup karyawan Anda untuk lebih menyederhanakan strategi pengalaman karyawan Anda. Meskipun sulit untuk menemukan platform yang memiliki semua kemampuan, disarankan untuk memilih platform yang menawarkan kemampuan maksimum untuk membantu mencentang kotak centang Anda. Gunakan panduan di bawah ini sebagai referensi:

Kriteria untuk Memilih Platform atau Alat Pengalaman Karyawan yang Tepat

Platform atau alat Pengalaman digital saat ini harus berbasis cloud, dirancang dengan UX, berpusat pada pengguna dengan antarmuka yang mudah digunakan, kolaboratif, terintegrasi, dan memberikan akses kepada karyawan di mana saja ke semua hal yang mereka butuhkan untuk berinteraksi dengan rekan kerja, pimpinan, dan perusahaan.

Karena kita telah beralih dari "solusi titik" di bidang SDM ke pengalaman karyawan yang terintegrasi dan menyeluruh, maka kita juga harus beralih dari sistem transaksional ke apa yang saya sebut sebagai "sistem produktivitas" atau sistem yang mempermudah kehidupan kerja karyawan. - Josh Bersin

Tidak ada tekanan, bukan? Nah, pilihan yang salah bisa menjadi sakit kepala yang mahal, jadi gunakan kriteria berikut ini sebagai panduan saat membuat pilihan akhir Anda:

1. Pengkodean yang dikemas vs pengkodean khusus

Ketika memutuskan antara alat atau platform out-of-the-box yang tidak melibatkan kode tanpa/rendah dan solusi internal yang harus dikodekan dari awal, sangat penting untuk mempertimbangkan dengan cermat pro dan kontranya.

Solusi yang dikodekan khusus membutuhkan tim TI dan perangkat keras yang sangat terspesialisasi, yang dapat meningkatkan biaya overhead. Platform yang dibangun dari awal mungkin memiliki semua komponen yang Anda inginkan, tetapi juga berat dalam hal kode, konfigurasi, dan pemeliharaan.

Perusahaan global yang kompleks dengan lebih dari 50.000 karyawan yang tersebar secara geografis, dengan ruang yang cukup, anggaran (biaya TI, hosting, dan energi), tim internal (TI, data, dan keamanan), serta kebutuhan akan penyesuaian yang besar lebih memilih untuk membangun platform/alat mereka sendiri agar sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.

Misalkan Anda ingin menjelajahi beberapa penawaran paket khusus di pasar. Dalam hal ini, solusi yang disebutkan di bawah ini biasanya sudah sepenuhnya matang, mudah diimplementasikan (rendah/tanpa kode), patuh, dapat disesuaikan (sampai tingkat tertentu), cepat untuk diskalakan, dipelihara, dikonfigurasikan, dan dilindungi oleh enkripsi yang kuat.

Karena solusi ini juga terintegrasi dengan sebagian besar alat bisnis dan sumber data yang ada melalui API, solusi ini menghemat banyak waktu dan tenaga bagi tim TI internal. Solusi pengalaman karyawan yang dikemas dan mandiri ini sangat ideal untuk usaha kecil atau menengah (UKM) dengan 50 hingga 1000 karyawan.

➡ Otomatisasi: Sebagian besar solusi digital Experience di pasar menggunakan kemampuan Machine Learning (ML), Artificial Intelligence (AI), dan Performance Analytics untuk mengotomatisasi proses tanpa mengorbankan kepentingan karyawan. Hal ini membuat pekerjaan HR lebih mudah, sehingga mereka dapat berkonsentrasi pada perencanaan strategis berbagai inisiatif pengalaman.

➡ Kustomisasi: Meskipun solusi yang dikodekan khusus menawarkan tingkat penyesuaian yang lebih besar (dikodekan dari awal), platform/alat digital hadir dengan pembangun visual yang memungkinkan pengguna super dan admin memiliki fleksibilitas yang tinggi. Beberapa komponen dapat dimodifikasi/dipindahkan untuk menyesuaikan platform, seperti menambahkan logo khusus, merek, dan kekayaan intelektual lainnya; untuk perubahan lebih lanjut, yang terbaik adalah menghubungi vendor dengan permintaan perubahan (ini biasanya disetujui dan dihormati).

• 🧩Integrasi: Sebagian besar platform/tool Experience modern terintegrasi dengan berbagai macam alat untuk bekerja tanpa hambatan di semua departemen, dan ini termasuk:
• Kolaborasi (Google Workspace, Zapier, JIRA, Outlook),
• Sistem masuk tunggal (Google Workspace, Azure AD, Bitium SAML, Okta SSO/Inbound SAML),
• Komunikasi (Gmail, Slack, Microsoft Teams, Skype, Duo),
• Media sosial (LinkedIn, Workplace by Facebook, Amazon)
• HRIS/HRMS, LMS (Workday, MS Azure, Inbound SFTP, Keka, Darwinbox, Namely, Timely, Toggl Track, SCHM, Zoho People, Bamboo HR)
• Pelacakan produktivitas (Hubstaff, Clockify, Groupe.io, Asana, Monday - Anda mungkin ingin membandingkan Asana dengan Monday.com sebelum menentukan pilihan)
• Kesejahteraan (Headspace, radio Calm)
• 🔧Pemeliharaan: Platform/tool Experience yang rendah/tanpa kode mudah dipelihara tanpa keterlibatan yang besar dari tim TI. Alat-alat ini dirancang agar mudah digunakan dan diperbarui.
• 👨‍🔧Configuration: Panduan terperinci, langkah cepat, dan dokumentasi pengguna lainnya memudahkan penginstalan dan konfigurasi solusi paket yang sudah dirancang sebelumnya dibandingkan dengan solusi yang dibuat khusus.
• Keamanan: Solusi paket menawarkan berbagai langkah keamanan dan tingkat enkripsi termasuk kunci SSH, SSL , HTTPS, TLS untuk mencegah akses yang tidak sah, melindungi keamanan data, dan mencegah pelanggaran jaringan dan sistem.
• 🔐Kerahasiaan data: Platform pengalaman menyimpan, mentransmisikan, dan menangani data karyawan dan bisnis yang penting, sehingga rentan terhadap serangan kecuali jika dijamin oleh undang-undang dan peraturan privasi data, termasuk CCPA, EU GDPR 2016/679, DPA 2018 (Inggris), Undang-Undang Privasi 1988 (Australia), Undang-Undang Teknologi Informasi 2000, dan Peraturan Teknologi Informasi, 2011
• ☑️Compliance: Periksa apakah platform/alat Experience pilihan Anda telah menyertakan kepatuhan terhadap peraturan yang diperlukan dan sesuai dengan hukum negara bagian/federal/internasional termasuk ISO, VAPT, SOC-2, InfoSec, GDPR, EU-US Privacy shield.

2. Berbasis awan vs di tempat

Sangat mudah untuk memutuskan antara solusi berbasis cloud dan solusi lokal yang padat infrastruktur. Dengan kecepatan, fleksibilitas, kualitas, dan skalabilitas yang dipertaruhkan, mudah ditebak siapa yang akan menang.

Mengingat tren kerja hybrid saat ini, solusi SaaS sesuai permintaan, berbasis cloud, merupakan pilihan tepat bagi perusahaan yang cenderung mengutamakan efisiensi dan efektivitas biaya. Memilih platform/alat berbasis cloud akan menghemat waktu, ruang, dan biaya. Solusi ini menawarkan keamanan yang lebih baik, mencegah kehilangan data, pembaruan secara real-time, dan dapat ditingkatkan sesuai permintaan.

Di sisi lain, alat on-premise lebih disukai oleh perusahaan dengan 100% tim di kantor yang ingin melakukan kustomisasi ekstensif dan dengan sumber daya TI serta ruang yang tersisa.

3. Biaya yang dapat diprediksi vs Biaya yang tidak dapat diprediksi

Pilihlah alat platform pengalaman Anda dengan bijak karena ini akan berdampak pada anggaran Anda secara keseluruhan. Jika biaya lisensi Anda lebih tinggi daripada keuntungan Anda, itu tidak sebanding dengan investasinya. Poin penting yang perlu dipertimbangkan adalah biaya yang dapat diprediksi vs biaya yang tidak dapat diprediksi.

Bagi perusahaan yang memilih untuk membangun platform/alat pengalaman mereka, ada ketidakpastian tertentu dalam hal hosting, sumber daya total, konsultasi, dan biaya infrastruktur. Hal ini cenderung bervariasi dan meningkat dari tahun ke tahun, sehingga menambah biaya tambahan.

Di sisi lain, perusahaan yang memilih untuk membeli platform/alat pengalaman dapat mengharapkan untuk membayar biaya yang seragam dengan sedikit atau tanpa perubahan selama bertahun-tahun. Sebagian besar platform menawarkan paket lengkap yang mencakup komunikasi, integrasi, analisis, fitur sistem, Keamanan dan Kepatuhan, Survei, Penagihan, dan Dukungan dalam total harga.

Selain itu, vendor menanggung semua fluktuasi harga di bidang TI, jaringan, dan infrastruktur, yang diserap ke dalam biaya lisensi. Hal ini membuat struktur harga dari solusi pengalaman yang dipaketkan menjadi sederhana dan transparan. Platform semacam itu juga dilengkapi dengan opsi untuk membagi anggaran untuk inisiatif pengalaman yang berbeda. Bisa berupa paket bulanan dan tahunan.

• 💸Anggaran umum: Anggaran standar atau anggaran keseluruhan yang dialokasikan sebagai jumlah sekaligus di seluruh program pengalaman.
• 💸Anggaran khusus: Ini adalah anggaran khusus yang dialokasikan untuk berbagai inisiatif di bawah payung program pengalaman. Sebagai contoh, Adobe memperkenalkan tiga inisiatif yang berbeda - penggantian biaya kesehatan sebesar $600, 20 hari libur tambahan, dan seri rehat kopi dua mingguan - masing-masing dengan anggaran yang berbeda.
• 💸Paket bulanan: Perusahaan yang mengevaluasi berbagai platform/alat dapat memilih untuk mengeksplorasi pilihan mereka dengan paket bulanan. Karena tidak ada komitmen jangka panjang, Anda bisa mencoba beberapa platform hingga menemukan platform yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, ukuran tim, dan anggaran Anda. Setelah Anda menemukan yang cocok, lebih bijaksana untuk beralih ke paket tahunan.
• 💸Paket tahunan: Dengan penghematan yang tinggi, paket tahunan sangat ideal untuk perusahaan yang mengetahui apa yang mereka inginkan dan telah menemukan platform/alat yang tepat untuk bisnis mereka.

4. Personalisasi vs generalisasi

Perusahaan yang memiliki nilai tinggi dalam Indeks Pengalaman Karyawan telah muncul sebagai pemenang dalam permainan ini karena mereka memperhatikan karyawan mereka dan mempertimbangkan kebutuhan mereka sambil menyelaraskan penawaran mereka dengan tujuan bisnis secara keseluruhan.

Di sinilah platform/alat digital Experience menawarkan kemudahan survei, umpan balik, chatbot, dan notifikasi email dan menganalisis data dari semua itu menjadi wawasan yang dapat ditindaklanjuti secara real-time. Wawasan ini dapat digunakan lebih lanjut untuk memberikan pengalaman yang dipersonalisasi kepada karyawan, seperti halnya Adobe, yang menggunakan umpan balik survei karyawan untuk meningkatkan penggantian biaya kesehatan mereka hingga $600.

Sebagai perbandingan, perusahaan dengan program pengalaman terbatas/tidak ada yang menawarkan pengalaman umum akan mengalami tingkat perputaran karyawan yang tinggi, produktivitas yang rendah, pendapatan yang menurun, dan harga saham yang rendah di pasar. Ini adalah reaksi berantai - ketika karyawan Anda tidak puas, maka hal ini akan mempengaruhi bisnis Anda. Kasus General Motors tahun 2014 merupakan kasus klasik yang menyoroti bahaya memberikan pengalaman yang kurang memuaskan kepada karyawan Anda.

5. Wawasan dinamis vs laporan historis

Tanyakan pada diri Anda pertanyaan sederhana: apakah Anda lebih suka laporan dinamis dengan wawasan yang dapat ditindaklanjuti atau data historis yang kompleks untuk membuat laporan Anda? Pikirkan mana yang dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah, dan Anda akan mendapatkan jawabannya. Meskipun laporan dan data historis sangat penting dalam keseluruhan analisis, laporan dan data tersebut tidak dapat memberikan gambaran yang tidak bias tentang program pengalaman Anda.

Platform pengalaman digital modern membuat laporan dinamis dan dasbor khusus yang menawarkan wawasan mendalam yang mendorong pengambilan keputusan yang tepat. Laporan-laporan ini melacak siklus hidup dan interaksi karyawan secara real-time untuk memahami keterlibatan dari setiap inisiatif.

• 📋Laporan yang cerdas: Laporan kinerja, pendapatan, stok dan produktivitas, survei, formulir umpan balik, dll., dapat membantu menghitung ROI Pengalaman, skor keterlibatan, penggunaan program, dampak, dan adopsi di seluruh organisasi, seperti yang dilakukan Arby's dengan program Brand Champ.
• Dasbor khusus: Dasbor khusus dan visualisasi data lainnya dari wawasan yang dapat ditindaklanjuti dapat membantu perusahaan menyesuaikan programnya dengan karyawan dan menyelaraskannya dengan tujuan yang lebih luas.

6. Tim hibrida vs tim di dalam kantor

Sebagian besar perusahaan yang memiliki program pengalaman telah beralih ke tren model kerja hibrida saat ini. Salah satu pertimbangan pertama saat memilih platform/alat bantu pengalaman Anda adalah melihat apakah platform/alat bantu tersebut cocok untuk tim Anda.

Apakah Anda memiliki tim yang 100% berada di kantor, tenaga kerja yang sepenuhnya bekerja dari rumah, atau tim hibrida yang tersebar di wilayah geografis yang kecil atau besar? Tim yang berada di kantor dapat bekerja dengan alat bantu pengalaman di tempat dengan akses desktop dan web karena sebagian besar inisiatif pengalaman dilakukan dari/dimulai di kantor.

Namun, tim jarak jauh/hybrid membutuhkan kenyamanan platform/alat digital berbasis cloud dengan konektivitas perangkat apa pun dan kapan pun. Aplikasi seluler untuk iOS dan Android dengan UI yang intuitif atau aplikasi desktop untuk laptop/PC dengan akses offline menawarkan visibilitas dan kolaborasi karyawan di lingkungan kerja hybrid/ jarak jauh.

Misalnya, tim jarak jauh dapat bergabung dengan acara tim/sosial virtual untuk berinteraksi dengan rekan-rekan dan pimpinan mereka.

• 👷Pekerja kerah biru& Eksekutif: Perincian lebih lanjut untuk mengidentifikasi dan mengkategorikan inisiatif pengalaman untuk pekerja kerah biru dan eksekutif perusahaan sangat penting karena hal ini memastikan distribusi yang adil. Kedua bagian tersebut harus sama-sama diikutsertakan/dilibatkan, dan pengalaman yang diberikan harus disesuaikan dengan masing-masing kategori. Para eksekutif yang memberikan arahan strategis kepada perusahaan dan karyawan biasa yang melakukan pekerjaan di lapangan-bersama-sama membentuk badan kolektif, yaitu 'perusahaan'.
• 👨‍💻Multi-dukungan-bahasa: Tim hibrida biasanya tersebar di beberapa lokasi geografis dan berbicara dalam beberapa bahasa. Solusi harus menawarkan dukungan multi-bahasa untuk menarik mereka semua dan menyatukan mereka dengan menggunakan satu platform/alat pengalaman.

Pengalaman Karyawan adalah Hal yang Tak Tergantikan

Jika Anda memperlakukan karyawan Anda dengan benar, mereka akan bersumpah demi Anda sampai kerajaan datang! Jangan mengambil jalan pintas saat memilih platform pengalaman yang baik, dan Anda akan mendapatkan imbalan berupa pendapatan yang lebih tinggi, produktivitas yang lebih baik, peningkatan eSAT, dan pergantian karyawan yang rendah. Karyawan yang bahagia berarti bisnis yang berkembang, jadi pilihlah dengan bijak.