Daftar Isi
Paul J. Meyer pernah dengan bijak mengatakan, "Komunikasi - hubungan antar manusia - adalah kunci kesuksesan pribadi dan karier ."
Dikenal sebagai pendiri 'industri pengembangan diri', kutipan dan kontribusi Paul J. Meyer telah teruji oleh waktu dan lulus dengan gemilang.
↠ Menurut McKinsey, bisnis yang memiliki tim yang saling terhubung dengan baik akan mengalami peningkatan produktivitas sebesar 20% hingga 25%.
↠ Menurut CMSWire, 97% karyawan mengatakan bahwa komunikasi berdampak pada efisiensi tugas mereka setiap hari.
↠ Menurut HBR, karyawan yang bekerja di perusahaan yang mengikuti praktik komunikasi yang efektif dan meminimalisir efek silo melalui sistem komunikasi yang terpusat memiliki kemungkinan 3,5x lebih besar untuk berkinerja lebih baik dibandingkan rekan-rekan mereka.
Tanpa strategi komunikasi yang tepat, solusi, dan sinergi, sulit untuk menyelaraskan berbagai pemangku kepentingan organisasi.
Hal ini memunculkan sebuah pertanyaan penting: Apa pendorong utama komunikasi karyawan yang efektif? Ketika Anda mulai merenungkan pertanyaan jutaan dolar ini, sebagai atasan (pemimpin), 'mendengarkan' harus selalu diutamakan daripada berbicara. Dengan demikian, berikut ini adalah lima pilar komunikasi karyawan yang efektif yang harus dipegang teguh oleh setiap perusahaan.
5 Pilar Komunikasi Karyawan yang Efektif di Tempat Kerja
Pada intinya, komunikasi yang efektif di tempat kerja adalah tentang memahami dan berempati dengan audiens Anda. Agar strategi komunikasi, solusi, dan sinergi Anda selaras satu sama lain, pastikan untuk fokus pada pilar-pilar berikut ini: dengarkan, libatkan, hubungkan, beri inspirasi, dan bimbing.
1. Mendengarkan
Pertemuan HSBC Exchange (secara internal disebut 'Shut Up & Listen') menjadi bukti bahwa merek-merek yang menjalankan program komunikasi yang sukses.
Di permukaan, ini mungkin tampak seperti program untuk karyawan, tetapi sebenarnya program ini dibuat untuk anggota manajemen senior.
Meminta para pemimpin untuk memasukkan kaus kaki ke dalamnya, motif dari program ini adalah agar para pemimpin mendengarkan karyawan. Jadi tim komunikasi internal membuka jalur komunikasi langsung antara pimpinan dan karyawan.
Dalam program yang sangat dibutuhkan untuk mendapatkan kembali kepercayaan karyawan, anggota senior tidak diizinkan untuk menyela, mengoreksi, menyimpang, atau melawan karyawan. Para anggota pimpinan hanya diizinkan untuk mendengarkan, mencatat, dan memberikan pembaruan melalui internet setelah program selesai.
Dalam sebuah latihan dengan kurang dari sepuluh orang dalam setiap tim, setiap karyawan mendapat kesempatan untuk secara langsung menyampaikan kekhawatiran & keluhan mereka tanpa takut akan adanya pembalasan atau dampaknya.
Penerapan klasik dari 'pertemuan tingkat loncat,' karyawan mendiskusikan kompensasi hingga keluhan di kantin secara langsung dengan para pemimpin senior HSBC.
Jawaban sederhananya adalah bahwa semua karyawan berhak untuk didengarkan. Ketika Anda mendengarkan karyawan Anda, yang tidak diragukan lagi merupakan aset terbesar Anda, mereka akan merasa dihargai. Rasa memiliki menyertai perasaan dihargai, dan karyawan akan bekerja dengan lebih efisien.
Anda dapat mengumpulkan umpan balik dari karyawan dengan menyelenggarakan rapat tingkat loncat (disebutkan dalam studi kasus di atas), townhall terbalik, diskusi terbuka, obrolan kepemimpinan, tanya jawab, jajak pendapat, dan survei.
Sebagai seorang pemimpin, mendapatkan pengetahuan dan perspektif langsung tentang kehidupan pribadi dan profesional karyawan Anda sangat membantu dan penting bagi perusahaan.
Lebih jauh lagi, Anda dapat mengukur perubahan sentimen melalui survei denyut nadi berkala, menghitung karyawan yang kembali berolahraga, dan mengawasi postingan publik di Glassdoor dan lainnya.
Anda dapat menggunakan pengalaman mendengarkan dan data kuantitatif ini untuk meningkatkan dan memandu upaya komunikasi di masa mendatang.
2. Melibatkan
Barclays, perusahaan perbankan & jasa keuangan, telah memberikan contoh yang sangat baik dalam hal keterlibatan pelanggan melalui pelatihan dan komunikasi.
Perusahaan ini meluncurkan aplikasi perbankannya untuk Android & iOS tetapi menyadari bahwa karyawannya tidak tahu cara menggunakannya. Oleh karena itu, mereka tidak dapat melayani pelanggan secara efektif. Menyadari pentingnya teknologi dan aplikasi asli mereka, Barclays menggandakannya dengan meluncurkan program Digital Eagles.
Program ini akan melibatkan staf Barclay sepenuhnya dalam menggunakan aplikasi, memanfaatkan internet secara maksimal, dan melayani pelanggan secara menyeluruh.
Mengubah para pemula menjadi ahli, para karyawan menerima pelatihan yang tak tertandingi melalui inisiatif Digital Eagles, dan hasilnya menunjukkan peningkatan yang mengejutkan dari 18 Digital Eagles menjadi 18.000.
Sebuah contoh klasik tentang para pemimpin yang menyelesaikan masalah mendesak dengan melibatkan karyawan, inisiatif Digital Eagles menunjukkan bahwa berkomunikasi dengan karyawan sangatlah penting.
Jika Anda mengambil contoh kasus Barclays, misalnya, para pemimpinnya sangat gigih dalam mencari ide dan memecahkan masalah yang dihadapi. Sangat penting untuk terlibat dengan masalah pada langkah pertama tanpa bereaksi berlebihan atau mengambil tindakan drastis.
Ketika merek menguji, mengajar, dan belajar bersama dengan karyawan di mana saja, Anda tidak hanya akan menyelesaikan masalah saat ini, tetapi juga membuktikan masa depan perusahaan Anda.
Untuk menghasilkan ide-ide tersebut atau menerapkannya secara efektif, Anda dapat melibatkan karyawan Anda, mengumpulkan ide-ide, dan menciptakan rasa persatuan dalam organisasi, yang merupakan cara lain untuk melibatkan karyawan Anda.
Penting untuk diingat bahwa tidak semua hal harus mengalir dari manajemen pusat. Hal ini menumbuhkan budaya di mana dialog dua arah di semua hierarki merupakan cara termudah untuk menyelesaikan masalah di semua skala.
3. Menghubungkan
Berhubungan dengan karyawan mungkin tampak mirip dengan berinteraksi, tetapi tunggu sampai Anda membaca kekacauan yang tercipta akibat terputusnya hubungan antara pemimpin di PayPal dan karyawan mereka.
David Marcus, mantan presiden PayPal, membuat keputusan yang keliru dengan memberikan ultimatum kepada karyawannya. Setelah mengetahui bahwa banyak stafnya tidak menggunakan aplikasi PayPal, David mengambil pendekatan megafon dengan meminta stafnya untuk menggunakan aplikasi tersebut atau berhenti.
"Jika Anda adalah salah satu dari orang-orang yang menolak untuk menginstal aplikasi PayPal atau jika Anda tidak dapat mengingat kata sandi Anda, bantulah diri Anda sendiri, carilah sesuatu yang dapat menghubungkan hati dan pikiran Anda di tempat lain" - David Marcus.
Setelah memo di atas bocor ke media dan menjadi tontonan publik, PayPal kembali ke papan tulis untuk mencari tahu mengapa karyawan mereka tidak menggunakan aplikasi PayPal.
David dan anggota manajemen senior lainnya belajar dengan cara yang sulit bahwa orang-orang perlu merasa terhubung dan menjadi bagian dari percakapan agar termotivasi di tempat kerja
Seperti yang terlihat di atas, para karyawan di PayPal jelas merasakan adanya keterputusan hubungan yang signifikan antara pimpinan dan diri mereka sendiri, dan ini bukanlah kabar baik.
Pemutusan hubungan yang membuka jalan bagi presiden untuk mengirim memo ultimatum kepada karyawan, masalahnya bisa diatasi sepenuhnya dengan usaha dan wawasan yang cukup.
Upaya-upaya seperti menyediakan platform sosial bagi karyawan untuk saling terhubung, merayakan acara, berbicara dengan rekan kerja, menjangkau atasan, dan berbagi keluhan akan sangat membantu. Menciptakan kelompok komunitas untuk orang-orang yang memiliki minat yang sama (terkait dan tidak terkait dengan pekerjaan) dapat memberikan keajaiban.
4. Menginspirasi
Suatu ketika, sebuah merek alas kaki dari kota kecil 'Clarks' meraih sukses besar dengan memutuskan untuk beroperasi secara global. Dengan omset yang signifikan lebih dari 1,5 miliar dan empat cabang utama, Clarks bersiap untuk menjadi pesaing global dengan rencana sepuluh tahun.
Sebuah rencana yang mungkin mudah diramalkan oleh para visioner, namun karyawan kota kecil di Clarks kesulitan untuk memahami pertumbuhan yang luar biasa ini. Apa yang dilakukan Clarks selanjutnya tidak kalah cerdiknya-mereka membuat film.
Dengan menangani dua masalah sekaligus, film ini memudahkan para karyawan untuk memvisualisasikan masa depan organisasi dan berfungsi sebagai kampanye pemasaran untuk memulai percakapan global.
Keindahan dari kampanye ini adalah bahwa karyawan Clarks berpartisipasi dalam pembuatan film, melepaskan diri dari rutinitas perusahaan. Tim kreatif membuat alat peraga, staf lain merekam sulih suara, membintangi pemeran utama, dan intranet internal serta DVD juga digunakan dalam pembuatannya.
Clarks menjadi contoh klasik dalam menginspirasi karyawan dengan menyelaraskan mereka secara kolektif dengan visi sepuluh tahun perusahaan. Ketika karyawan kembali ke jam kerja hybrid atau penuh waktu, mereka mungkin merasa kekurangan motivasi atau inspirasi. Mengajak kembali karyawan untuk bergabung dalam perjalanan ini mungkin tampak seperti pekerjaan yang rumit, namun hal ini perlu dilakukan.
Dengan menjadi kreatif, para pemimpin dapat memberikan alasan yang menarik dan menginspirasi tenaga kerja untuk kembali sejalan dengan tujuan dan sasaran merek. Jika para pemimpin berhasil menyentuh emosi karyawan, Anda telah benar-benar menginspirasi mereka.
5. Panduan
Karyawan yang secara logis dan emosional berinvestasi di perusahaan Anda sering kali merenungkan 'apa yang akan terjadi selanjutnya'. Hal ini terutama terjadi ketika tenaga kerja Anda kembali ke kantor pasca pandemi. Adalah tanggung jawab pemimpin untuk menggandeng karyawan dan memandu mereka dengan bantuan prinsip dan nilai perusahaan. Memberi mereka pagar pembatas yang diperlukan dalam proses ini juga dapat membantu.
Memberi arahan adalah perilaku yang tidak semua orang bisa melakukannya dengan baik. Para pemimpin memengaruhi lingkungan tempat kerja mereka-dan setiap anggota organisasi-melalui perilaku positif. Mereka membagikan prinsip-prinsip panduan sebagai referensi dan mempersiapkan para manajer untuk berkomunikasi secara efektif. Dan itulah titik awal dan fondasi budaya perusahaan yang sehat.
Banyak perusahaan raksasa global yang menetapkan pedoman yang jelas untuk membentuk masa depan organisasi mereka saat mereka kembali bekerja. Anda dapat memanfaatkan situasi ini sebaik-baiknya dan menyelaraskan kembali visi merek jika perlu.
Komunikasi yang Efektif adalah Kunci Keterlibatan Karyawan
Bagi setiap perusahaan, EVP (Employer Value Proposition ) merupakan salah satu prioritas utama dan untuk mendapatkannya, setiap perusahaan menginvestasikan jutaan dolar setiap tahunnya. Hal ini dapat berupa program pembelajaran dan pengembangan hingga penghargaan total untuk memperkuat hubungan antara pemberi kerja dan karyawan. Dan investasi ini terus meningkat dari tahun ke tahun.
Namun, studi Gallup ini mengatakan bahwa 74% karyawan melihat adanya lowongan pekerjaan baru atau secara aktif mencari peluang kerja lain. Meskipun perusahaan telah meningkatkan perhatian dan pengeluaran mereka untuk EVP, karyawan masih belum menyadari nilainya.
Jadi, mengapa ada keterputusan yang besar antara perusahaan dan karyawannya? Jawabannya sederhana: pesannya tidak tersampaikan.
↠ Tiga perempat karyawan yang berpartisipasi dalam survei ini mengatakan bahwa komunikasi mengenai kompensasi, tunjangan, dan kebijakan terkait SDM tidak mudah dimengerti atau dilibatkan.
↠ Lebih dari 60% mengatakan bahwa komunikasi karyawan di perusahaan mereka tidak mudah untuk diakses.
↠ Sekitar 65% karyawan mengatakan bahwa komunikasi di perusahaan mereka tidak cukup komprehensif. Dan 72% dari mereka mengatakan bahwa mereka tidak senang dengan tingkat personalisasi.
Komunikasi karyawan terputus, dan alasannya jelas
Saat ini, cara kita bekerja, dan tenaga kerja itu sendiri, telah berubah secara dramatis. Ada 5 generasi di tempat kerja. Menariknya, generasi milenial akan menjadi 75% dari tenaga kerja global pada tahun 2025, dan mereka sudah menjadi kelompok terbesar. (Jangan lupa: Gen Z sedang bersemangat)
Konsumsi informasi telah berubah. Metode komunikasi tradisional di tempat kerja tidak lagi berfungsi di tempat kerja modern.
Saat ini, cara orang ingin menerima informasi sudah berbeda. Mereka mengharapkan komunikasi terjadi kapan pun dan di mana pun mereka menginginkannya. Selain itu, mereka juga menginginkannya dalam format yang familiar, mudah dikonsumsi dan tidak berlebihan.
Menyatukan tenaga kerja Anda dalam satu platform yang sama. Gunakan alat yang memiliki fitur-fitur canggih untuk mengatasi berbagai masalah sekaligus-yang merampingkan komunikasi Anda, melibatkan karyawan, meningkatkan produktivitas, dan menyelaraskannya dengan nilai-nilai perusahaan.
Solusinya: Miliki alat yang mendorong keterlibatan karyawan melalui komunikasi
Kesuksesan sebuah perusahaan sepenuhnya bergantung pada pemahaman karyawannya akan nilai yang mereka berikan. Oleh karena itu, strategi komunikasi yang efektif sangat penting untuk mencapai hal tersebut.
Komunikasi karyawan saat ini menuntut Anda untuk menemui karyawan Anda di tempat mereka berada-yang berarti menjangkau mereka dalam format yang sesuai dengan mereka. Dengan memahami komunikasi perusahaan-ke-karyawan dengan lebih baik, Anda dapat membuat tempat kerja Anda lebih produktif.
Infografis ini membagi komunikasi karyawan yang efektif ke dalam empat kelompok, dan jika dilakukan dengan benar, komunikasi ini dapat mendorong keterlibatan.
Kesimpulan
Dengan segala hal yang telah dikatakan dan dilakukan, perusahaan dari semua skala dan industri memerlukan strategi komunikasi karyawan yang komprehensif. Meskipun pendorong utama yang disebutkan dalam artikel ini tidak diragukan lagi akan berguna, namun semua itu hanyalah puncak gunung es.
Budaya kerja yang kohesif di mana karyawan baru dan CEO perusahaan memiliki visi yang sama adalah sebuah impian, dan penerapan strategi komunikasi yang efektif adalah cara termudah untuk mencapainya.
Mendefinisikan Ulang Intranet Tempat Kerja untuk Menghidupkan Tempat Kerja Digital Anda.
Pelajari bagaimana
