Mengapa Komunikasi Internal Penting dan Bagaimana Manfaatnya bagi Tempat Kerja

Bisnis telah lama terobsesi untuk melakukan komunikasi yang benar dengan pelanggan mereka. Namun, komunikasi internal terjadi di dalam organisasi dan membutuhkan lebih banyak perhatian dan waktu untuk melakukannya dengan benar.

Hanya dengan demikian bisnis dapat berkembang dan berhasil dalam segala situasi. Terakhir, karyawan Anda adalah pelanggan Anda yang pertama dan utama. Jika Anda berkomunikasi dengan baik dengan karyawan Anda, Anda dapat berkomunikasi dengan baik dengan pelanggan Anda.

Sangat mudah bagi bisnis untuk mengabaikan komunikasi internal karena mereka mungkin terlalu sibuk melakukan komunikasi dengan pemangku kepentingan eksternal. Meskipun pelanggan Anda sangat penting bagi kesuksesan bisnis, tidak ada bisnis yang boleh mengabaikan pentingnya komunikasi internal.

Mengapa Komunikasi Internal Penting

Miskomunikasi di tempat kerja bisa berakibat buruk. Satu kesalahan langkah dapat dengan cepat berubah menjadi bencana. Sebuah bisnis bisa kehilangan miliaran dolar, produk bisa gagal, reputasi bisa rusak, dan karyawan bisa kehilangan pekerjaan (atau bahkan menghadapi masalah hukum).

Pentingnya komunikasi internal dalam sebuah organisasi sudah cukup lama ditekankan. Namun, kami menemukan laporan media tentang merek-merek populer yang gagal menerapkan praktik komunikasi yang efektif di tempat kerja. Tidak percaya? Kalau begitu, mari kita pelajari beberapa pelajaran komunikasi dari kesalahan yang dilakukan merek-merek tersebut di masa lalu.

Contoh kegagalan komunikasi: Belajar dari kesalahan orang lain

Berikut ini adalah dua kisah bencana kehidupan nyata yang menunjukkan kepada kita bagaimana merek-merek terkenal di dunia salah menilai komunikasi internal dan eksternal mereka dan berakhir dengan kesalahan besar.

Contoh 1: Kontroversi 'Kostum Gadis Gemuk' Walmart

Apa yang sebenarnya terjadi: Pada tahun 2014, Walmart menjadi pusat perhatian karena alasan yang salah. Halloween sudah dekat, dan Walmart menciptakan cerita horor komunikasi dengan menambahkan bagian di situs web mereka yang bertuliskan- "Kostum Gadis Gemuk."

Ungkapan yang tidak benar secara politis dan tidak sensitif ini memulai longsoran pers yang tidak menyenangkan: ungkapan ini segera menjangkau berbagai platform media online, dan reputasi merek ini sangat terpukul. Perusahaan ini menerima banyak sekali keluhan di saluran sosialnya dan bahkan masuk ke dalam 10 besar tren Twitter. Belakangan, Walmart meminta maaf karena mengiklankan kostum Halloween mereka di bawah kategori "kostum gadis gemuk".(Sumber: Inc)

Kata mereka:

"Hal ini tidak seharusnya ada di situs kami. Hal ini tidak dapat diterima dan kami meminta maaf. Segera setelah kami diberitahu tentang hal itu pagi ini, tim kami segera mulai menghapusnya dari situs kami dan juga memastikan hal itu tidak akan terjadi lagi." - today.com

Contoh 2: Skandal Enron

Apa yang sebenarnya terjadi: Kejatuhan perusahaan kesayangan Wall Street ini sudah diketahui oleh seluruh dunia. Keruntuhan perusahaan ini tidak hanya berdampak pada ribuan karyawan, tetapi juga mengguncang pasar saham hingga ke intinya.

Enron, salah satu perusahaan energi terbesar di AS, bangkrut karena akuntansi yang tidak sesuai dengan pembukuan, penipuan, dan kepemilikan palsu. Para pemimpin di Enron tidak jujur terhadap tenaga kerja mereka sendiri dan gagal mengatasi salah satu masalah yang paling penting-komunikasi yang transparan antara tenaga kerja dan tim manajemen. Mereka tidak mendengarkan karyawan mereka, mengabaikan masalah, dan menyembunyikan kebenaran.(Sumber: Investopedia)

Jika contoh-contoh kehidupan nyata tersebut belum cukup, biarkan angka-angka yang berbicara:

• Bisnis dengan strategi komunikasi internal yang solid 3,5 kali lebih mungkin untuk meninggalkan pesaing dan terus maju.
• Sebuah studi Gallup menemukan bahwa hanya 13% karyawan yang setuju bahwa pemimpin bisnis mereka berkomunikasi secara efektif dengan mereka, yang berarti 87% karyawan tidak merasa bahwa komunikasi internal yang efektif terjadi di organisasi mereka.
• Meskipun komunikasi internal sangat penting, banyak perusahaan yang mengesampingkannya atau tidak menyadari potensinya. 60% bisnis belum berpikir untuk membangun strategi komunikasi internal jangka panjang.

Biaya Komunikasi yang Buruk Sangat Tinggi

Pergeseran ke pekerjaan jarak jauh/hybrid dan metaverse yang muncul telah mengukuhkan realitas digital, namun tenaga kerja menghadapi tantangan baru. Komunikasi yang buruk merupakan masalah serius, dan masih banyak pemimpin yang tidak menyadari dampak biayanya.

According to a combined research report by The Harris Poll and Grammarly, poor workplace communication is a prevalent problem that continues to burden employees and businesses.

Temuan penelitian ini tidak bisa diabaikan. Meskipun biayanya cukup mengejutkan, fakta-fakta yang ada menunjukkan dampak luas dari komunikasi yang buruk saat ini dan perlunya memikirkan kembali keterlibatan dan produktivitas di tempat kerja.

Temuan survei ini juga mengungkapkan hubungan antara komunikasi yang buruk dengan perputaran karyawan dan semangat kerja. Laporan tersebut mengatakan bahwa 86% karyawan mengalami masalah komunikasi di tempat kerja. Selain itu, karyawan yang mengalami miskomunikasi berkali-kali sepanjang hari lebih mungkin mengalami stres.

Gangguan dalam proses komunikasi membuat karyawan frustrasi, dan menciptakan efek domino:

• Keterlibatan karyawan
• Produktivitas karyawan
• Pengalaman pelanggan

Karena tenaga kerja terus berkembang, meningkatkan komunikasi Anda dengan kejelasan yang tinggi dan menumbuhkan kepercayaan diri karyawan sangatlah penting.

7 Manfaat Komunikasi Internal yang Efektif di Tempat Kerja

Membangun budaya internal yang baik sama seperti membangun rumah. Jika fondasinya tidak kuat, pada akhirnya akan runtuh. Komunikasi tim yang efektif membuat fondasi budaya Anda menjadi lebih sehat dan kuat. Manfaatnya luar biasa ketika Anda memiliki strategi komunikasi internal yang tepat. Kami menyoroti beberapa di antaranya di sini:

1. Meningkatkan keterlibatan karyawan

Keterlibatan karyawan adalah cawan suci bagi bisnis karena ini adalah garis hidup bisnis. Jika karyawan tidak terlibat, mereka menjadi kurang produktif, dan stres mereka dapat merembes ke dalam kesejahteraan mereka secara keseluruhan. Mereka akan lebih frustrasi dan tidak dapat memberikan 100% kemampuan mereka di tempat kerja, yang dapat menurunkan semangat bisnis.

Ketika bisnis melakukan komunikasi internal dengan benar, mereka akan meningkatkan keterlibatan karyawan. Hal ini dengan cepat terlihat dalam kesuksesan bisnis karena organisasi dengan keterlibatan karyawan yang lebih tinggi menghasilkan 22% lebih banyak keuntungan.

Meskipun beberapa karyawan proaktif dalam mendapatkan informasi dan berbicara secara teratur, tidak semua karyawan sama. Adalah tanggung jawab manajer dan manajemen tingkat atas untuk mengupayakan komunikasi yang teratur. Komunikasi internal dapat membantu karyawan merasa dihargai dan penting.

2. Memastikan transparansi di seluruh organisasi

Komunikasi internal memastikan transparansi dalam sebuah organisasi, dan transparansi memastikan kepercayaan. Karyawan tidak ingin mengetahui pengumuman besar melalui orang ketiga atau sumber eksternal. Mereka ingin belajar melalui pemimpin perusahaan atau manajemen tingkat atas.

Ini berarti mereka menginginkan peningkatan transparansi untuk memahami bagaimana organisasi mereka bekerja dan bagaimana manajemen mengambil keputusan. Transparansi memungkinkan karyawan untuk mempercayai pemimpin mereka, dan hal ini menumbuhkan akuntabilitas.

Studi Slack yang sama juga mengungkapkan bahwa sebanyak 55% organisasi merasa bahwa mereka transparan, dan hanya 18% karyawan yang berpikiran sama. Komunikasi internal dapat membantu menjembatani kesenjangan dalam hal transparansi dan memungkinkan karyawan untuk mempercayai dan bekerja sesuai dengan nilai dan misi perusahaan.

Komunikasi internal memungkinkan penyampaian informasi yang cepat, baik dari manajer tingkat atas maupun antar karyawan. Aliran informasi ini memungkinkan transparansi, sehingga setiap karyawan mendapatkan informasi yang sama dengan karyawan lainnya. Hal ini dapat membantu membangun budaya tempat kerja yang kuat.

3. Memberikan informasi dan pembaruan kepada karyawan

Internal communications aim to keep employees up-to-date about any information they need to know. A Bambu report said 80% of employees are interested to know what is currently taking place in their business.

Dalam laporan yang sama, 77% dari mereka secara eksplisit menyatakan bahwa hal tersebut dapat membantu mereka bekerja lebih baik, sementara 66% mengatakan bahwa hal tersebut dapat meningkatkan hubungan mereka dengan rekan kerja mereka. Hal ini menunjukkan betapa bersemangatnya karyawan untuk mengetahui berita tentang organisasi mereka.

Strategi komunikasi internal yang efektif dapat memungkinkan karyawan untuk selalu mendapatkan informasi terbaru tentang berita perusahaan. Misalnya, setiap perubahan dalam kebijakan perusahaan, budaya kerja, atau cara kerja bisnis harus dikomunikasikan kepada karyawan.

4. Membantu pada saat krisis

Komunikasi internal dapat membantu dalam manajemen krisis. Dalam dunia yang ideal, organisasi tidak mengalami masalah apa pun. Namun kenyataannya jauh dari itu. Merger, akuisisi, krisis ekonomi makro, pandemi, situasi politik, dan lain-lain, terus terjadi. Tindakan organik mungkin perlu memberhentikan beberapa atau banyak karyawan atau mengambil keputusan yang tidak menyenangkan pada saat krisis.

Dalam beberapa kasus, tim harus merestrukturisasi dan sebagainya. Krisis dapat memengaruhi bisnis dalam berbagai ukuran, dan orang-orang di dalamnya membutuhkan informasi yang tepat tentang apa yang terjadi di perusahaan. Komunikasi internal dapat membantu mengelola dan memastikan tidak ada informasi yang salah.

Rumor dapat menyebar dengan cepat, dan hal ini dapat menyebabkan keracunan di tempat kerja. Selain itu, orang mungkin kehilangan kepercayaan dan menjadi kurang terlibat karena komunikasi internal yang buruk. Namun, organisasi dengan strategi komunikasi internal yang tepat dapat berkembang bahkan di masa-masa sulit.

Komunikasi internal dapat mempermudah percakapan yang sulit untuk dilakukan sehingga karyawan dapat memahami gambaran lengkap dan mengapa sesuatu yang tidak menyenangkan seperti PHK terjadi. Hal ini dapat membantu karyawan menghargai organisasi tempat mereka bekerja, menciptakan lingkungan yang terbuka untuk berdiskusi.

5. Membantu komunikasi eksternal

Internal and external communications are often seen as separate entities in the business world, but they are not. According to a Bambu report, 63% of employees said proper internal communication could help them become brand advocates and spread the word about their company.

Pikirkanlah tentang hal ini. Karyawan bertindak sebagai orang dalam perusahaan karena mereka bekerja di dalamnya. Ketika karyawan mengatakan sesuatu tentang perusahaan, baik atau buruk, hal itu akan memiliki bobot yang lebih besar karena mereka adalah bagian dari organisasi. Hal ini bisa berdampak positif atau negatif tergantung dari apa yang dikatakan karyawan tentang perusahaan.

Ketika komunikasi internal dilakukan dengan benar, karyawan mengetahui apa yang sedang terjadi dan merasa menjadi bagian dari tim. Ketika karyawan memiliki perasaan positif ini, maka akan mendorong karyawan untuk mengatakan hal-hal yang baik tentang organisasi. Baik di media sosial atau dengan keluarga dan teman, para karyawan ini akan mengatakan hal-hal yang menyemangati tentang organisasi.

Dengan cara ini, karyawan dapat menjadi duta yang kredibel jika mereka merasa puas dengan cara mereka diperlakukan. Perhatikan bahwa karyawan yang berhubungan langsung dengan pelanggan juga akan mendapatkan manfaat dari komunikasi internal. Perasaan mereka terhadap perusahaan akan tercermin dari cara mereka berbicara kepada pelanggan.

6. Memupuk budaya dan nilai-nilai perusahaan

Budaya tempat kerja yang kuat dapat memungkinkan bisnis untuk mempertahankan dan menarik talenta terbaik, yang tidak diragukan lagi dapat berdampak positif pada hasil bisnis. Menurut studi Gallup, budaya kerja sangat penting untuk kesuksesan bisnis, dan karyawan terbaik tertarik untuk bekerja di tempat yang memiliki budaya kerja yang luar biasa.

Komunikasi internal dapat membantu menumbuhkan budaya kerja yang positif dan berdampak besar pada keuntungan perusahaan. Budaya dan nilai-nilai perusahaan yang dijalin ke dalam komunikasi internal dapat membuat karyawan merasa nyaman bekerja di sana dan meningkatkan lingkungan kerja yang sehat.

Budaya tempat kerja yang berkembang membantu menyelaraskan karyawan dengan tujuan organisasi. Menurut sebuah penelitian, hanya 40% karyawan yang memahami bagaimana mereka berkontribusi terhadap organisasi. Komunikasi internal memungkinkan karyawan memahami dengan jelas bagaimana peran mereka dalam gambaran yang lebih besar, sehingga mendorong karyawan untuk bekerja sama sebagai sebuah tim.

Komunikasi internal dapat membantu orang-orang bekerja sama secara efektif dan efisien. Tanpanya, lingkungan tempat kerja dapat berubah menjadi beracun, sehingga mendorong karyawan yang baik untuk meninggalkan organisasi. Komunikasi internal memiliki kekuatan untuk menumbuhkan budaya kerja dan dapat membantu alur kerja secara keseluruhan.

7. Memungkinkan umpan balik dan inovasi

Kolaborasi yang efektif diperlukan agar dapat berjalan dengan lancar dan mencapai tujuan bisnis yang diperlukan. Komunikasi internal memfasilitasi hal tersebut dan membantu menciptakan tempat keterbukaan di mana karyawan dapat berdiskusi dan menyampaikan ide mereka.

Karyawan dapat mengutarakan pendapat mereka sehingga manajemen tingkat atas dapat memahami karyawan mereka dengan lebih baik. Jenis komunikasi dua arah ini dapat meningkatkan hubungan antara semua pemangku kepentingan dalam organisasi dan memastikan budaya inovasi.

Umpan balik memungkinkan karyawan untuk menyampaikan apa yang mereka pikirkan. Ini adalah tentang alur tertentu di tempat kerja atau bagaimana mereka diharapkan untuk bekerja. Ketika karyawan merasa bahwa pendapat mereka penting, mereka akan lebih cenderung terhubung dengan perusahaan.

Hal ini dapat membantu meningkatkan keterlibatan dan meningkatkan produktivitas. Karyawan menghargai umpan balik, dan strategi komunikasi internal yang solid memastikan umpan balik dan diskusi merupakan bagian rutin dari bisnis.

Kesimpulan

Komunikasi internal membutuhkan perhatian yang sama besarnya, bahkan lebih besar dari komunikasi eksternal. Semuanya dimulai dari dalam bisnis. Jika karyawan terlibat, mereka akan bekerja lebih baik, dan bisnis pun akan berkembang. Dalam dunia kerja yang serba baru setiap harinya dan dunia kerja hybrid, bisnis perlu kembali fokus pada komunikasi internal dan mengupayakan strateginya.

Seiring dengan perubahan iklim ekonomi, ekspektasi karyawan yang berkembang, dan teknologi yang lebih baru yang masuk ke dalam organisasi, komunikasi internal adalah faktor penghubung utama. Komunikasi internal membantu membangun hubungan yang sehat dan saling percaya di antara para karyawan dan memastikan bahwa perusahaan bekerja sama sebagai satu kesatuan bahkan dalam menghadapi perubahan.